Відповідно до статті 126 Закону України "Про судоустрій України" та пункту 4 Положення про Державну судову адміністрацію України , затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 № 182 (із змінами і доповненнями), з метою удосконалення організації діловодства в апеляційних загальних судах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційному загальному суді (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню документального забезпечення та організаційної роботи (Бровко Т.В.) довести наказ до відома голів апеляційних загальних судів.

4. Рекомендувати головам апеляційних загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

1.5. Прийом громадян у суді здійснюється згідно з Правилами внутрішнього розпорядку суду та відповідними нормативно-правовими актами України. Графік приймання громадян і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці об'яв суду). На цьому самому стенді має бути вивішена інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, зразки заяв про видачу копій судових документів, про надання побачень з особами, які тримаються під вартою і числяться за судом.

1.6. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003" , затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55 (далі - Національний стандарт України).

1.7. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

1.8. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду або особа, яка виконує його обов'язки (далі - голова суду).

Організацію та контроль за веденням діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції здійснює керівник апарату суду.

Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.9. Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у двох примірниках, один із яких передається керівнику апарату для відповідного реагування у встановленому порядку.

Обов'язки, права працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності керівником апарату суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.

Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду має забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя.

1.10. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт.

1.11. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

1.12. Усі журнали, алфавітні покажчики прошнуровуються і скріплюються підписом керівника апарату суду, а також гербовою печаткою; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

1.13. Внесення відомостей про облік судового збору здійснюється працівником апарату суду, на якого покладено відповідний обов'язок, шляхом заповнення даних в автоматизованій системі діловодства суду. Контроль за своєчасністю та достовірністю внесення даних здійснюється керівником апарату суду.

2.1. Усі судові справи (матеріали кримінального провадження) та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків.

Робота з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції України , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25 грудня 2007 року № 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому Інструкцією, та зберігаються разом з документами, отриманими електронною поштою.

2.2. Працівник, який здійснює приймання судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів і конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер, сформований автоматизованою системою документообігу суду (журнал реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до надісланих документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи (матеріали кримінального провадження), кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ (матеріалів кримінального провадження) з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки і судові повідомлення, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки (повідомлення) про одержання повісток про виклик і повідомлень.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція одразу ж пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом керівника апарату.

2.5. Судові справи (матеріали кримінального провадження), скарги на роботу апарату суду, інші матеріали і документи, отримані під час особистого приймання, невідкладно передаються працівникам, відповідальним за приймання судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції, для реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, алфавітних покажчиках, після чого під підпис передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті.

2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі надати додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата (у разі необхідності - і час) отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

2.7. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження, двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

При передачі таких документів керівництву суду за необхідності додаються короткі довідки інформаційного змісту з питань, порушених у цих документах, за наявності - попереднє листування. На вимогу керівництва суду інформаційна довідка складається у вигляді окремого документа.

2.8. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До автоматизованої системи документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.

2.9. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до автоматизованої системи документообігу суду відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, а інші співвиконавці з документом оперативно ознайомлюються під підпис на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.10. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправки адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, в якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді підписується керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається ксерокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.12. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3.1. Всі судові справи (матеріали кримінального провадження) та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до цивільного, адміністративного чи кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках, які формуються на підставі внесеної до автоматизованої системи документообігу суду інформації.

Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ (матеріалів кримінального провадження) та кореспонденції здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішення Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.

Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, до якої з робочої бази переносяться обліково-статистичні картки та інші дані у справах, у яких закінчено провадження.

3.2. Матеріали кримінального провадження та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження за апеляційною скаргою (додаток 4).

3.2.4. Провадження за клопотанням слідчого, прокурора та інших осіб, скарги на їх рішення, дії чи бездіяльність, а також заяви про відвід реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 8) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.6. Апеляційна скарга разом із матеріалами кримінального провадження на судові рішення, які були ухвалені судами першої інстанції і не набрали законної сили, реєструються в обліково-статистичній картці на кримінальне провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією (додаток 11) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження за апеляційною скаргою.

У разі надходження до суду апеляційної інстанції матеріалів кримінального провадження щодо кількох осіб обліково-статистична картка заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які після роздрукування скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи. Для внесення до звіту необхідних показників про кількість осіб, стосовно яких апеляційною інстанцією прийнято рішення, у кожній обліково-статистичній картці робиться спеціальна відмітка про надходження чи ненадходження апеляційної скарги. До алфавітного покажчика матеріалів кримінального провадження за апеляційною скаргою вносяться дані щодо кожного обвинуваченого із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

3.2.7. Апеляційна скарга на ухвалу слідчого судді суду першої інстанції реєструється в обліково-статистичній картці матеріали на кримінальне провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією (додаток 12) та в алфавітному покажчику справ кримінального судочинства за апеляціями.

3.2.8. Заява про перегляд судових рішень, що набрали законної сили, за нововиявленими обставинами реєструється в обліково-статистичній картці про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами (додаток 13) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.9. Подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого реєструються в обліково-статистичній картці на подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого (додаток 14) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.3. Справи цивільного судочинства за апеляційними скаргами, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику цивільних справ за апеляційними скаргами (додаток 15). Для полегшення пошуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ за апеляціями облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина тощо).

3.3.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, якими закінчено розгляд цивільної справи, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали) у цивільних справах за нововиявленими обставинами (додаток 17) та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у тих обліково-статистичних картках, на які зареєстровані справи, судові рішення в яких переглядаються. Матеріали щодо розгляду цих заяв підшиваються до цивільної справи і зберігаються в ній, а на обкладинці цивільної справи зазначається відповідний номер.

3.3.4. Цивільна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду (про оскарження рішення суду чи щодо відмови у прийнятті заяви про видачу судового наказу або скасування судового наказу, забезпечення позову чи скасування забезпечення позову, повернення заяви позивачеві (заявникові), відмови у відкритті провадження у справі, відкриття провадження у справі з недотриманням правил підсудності, передачі справи на розгляд іншому суду, відмови поновити або продовжити пропущений процесуальний строк, визнання мирової угоди за клопотанням сторін, визначення розміру судових витрат, унесення виправлень у рішення, відмови ухвалити додаткове рішення, роз'яснення рішення, зупинення провадження у справі, закриття провадження у справі, залишення заяви без розгляду, залишення заяви про перегляд заочного рішення без розгляду, відхилення заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими обставинами, видачі дубліката виконавчого листа, поновлення пропущеного строку для пред'явлення виконавчого документа до виконання, відстрочки і розстрочки, зміни чи встановлення способу й порядку виконання рішення, тимчасового влаштування дитини до дитячого або лікувального закладу; оголошення розшуку відповідача (боржника) або дитини, примусового проникнення до житла, звернення стягнення на грошові кошти, що знаходяться на рахунках, заміни сторони виконавчого провадження, визначення частки майна боржника у майні, яким він володіє спільно з іншими особами, рішень, дій або бездіяльності державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, повороту виконання рішення суду, відмови в поновленні втраченого судового провадження, про надання дозволу на примусове виконання рішення іноземного суду або про відмову в задоволенні клопотання з цього питання, про визнання в Україні рішення іноземного суду або відмову в задоволенні клопотання про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню), реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу за апеляційною скаргою (додаток 19). У відповідну графу алфавітного покажчика цивільних справ за апеляційними скаргами до попереднього запису вноситься інформація про надходження такої справи.

Апеляційні скарги на ухвалу та на рішення суду, винесені в одній справі, реєструються в окремих обліково-статистичних картках.

3.4. Адміністративні справи за апеляційними скаргами, копії апеляційних скарг в адміністративних справах, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 21).

Апеляційні скарги на ухвалу та на постанову суду, винесені в одній справі, реєструються в окремих обліково-статистичних картках.

3.4.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 23) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у тих обліково-статистичних картках, на які зареєстровані справи, судові рішення в яких переглядаються. Матеріали щодо розгляду цих заяв підшиваються до адміністративної справи і зберігаються в ній, а на обкладинці адміністративної справи зазначається відповідний номер.

3.4.3. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, отримані апеляційним судом від осіб, які їх подали, реєструються в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 24) і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами. Після надходження до суду адміністративної справи з відповідною апеляційною скаргою в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах робиться про це запис. Такий журнал можна використовувати для контролю за своєчасністю та повнотою надходження до апеляційної інстанції адміністративних справ з апеляційними скаргами.

Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі після розгляду справ в апеляційній інстанції формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.

3.4.4. Адміністративна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду, реєструється в обліково-статистичній картці на адміністративну справу за апеляційною скаргою (додаток 25). У відповідну графу алфавітного покажчика адміністративних справ за апеляційними скаргами до попереднього запису вноситься інформація про надходження такої справи. Також робляться відповідні відмітки в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах.

3.5. Скарги і подання на постанову по справі про адміністративне правопорушення реєструються в обліково-статистичній картці на скаргу, подання про перегляд постанов про адміністративне правопорушення (додаток 26) і в алфавітному покажчику скарг, подань на постанови суддів місцевого суду у справах про адміністративні правопорушення (додаток 27).

3.6. Для реєстрації та обліку судових справ матеріалів кримінального провадження і матеріалів у суді встановлюється перелік індексів:

"11-кп" - на матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією;

"11-о" - про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами;

"11-кс" - на клопотання, скаргу, заяву (клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування; заяви про відвід);

"11-сс" - на матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією;

11-п - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, винесені місцевим судом;

"22-ц" - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення, винесені місцевим судом, а також на ухвали суду першої інстанції, зазначені в підпункті 3.3.4;

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

"8-ц" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"33" - скарги і протести на постанови у справах про адміністративні правопорушення, винесені суддею місцевого суду.

У разі відсутності матеріалів відповідної категорії в суді індекс не використовується.

Скарги, пов'язані з тривалим розглядом справ, листи (заяви) про вирішення питання підсудності, матеріали з питань судової статистики, матеріали загального листування реєструються в автоматизованій системі документообігу та зберігаються у відповідних справах за номенклатурою справ суду.

3.8. Кожна судова справа надходить до апеляційного суду з єдиним унікальним номером, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції. В апеляційному суді для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з апеляційною скаргою на вирок суду буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер, присвоєний судом першої інстанції, та 11/773/316/12 - номер провадження, сформований автоматизованою системою документообігу суду в апеляційному суді.

Номер провадження проставляється на обгортці судової справи або матеріалу.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

В листуванні, що стосується судових справ, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, вихідний номер складається з єдиного унікального номера у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

3.9. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи (матеріалів) всі пункти і графи, передбачені формами.

Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).

На обліково-статистичних картках на матеріали кримінального провадження, за якими хоча б один з обвинувачених (засуджених) перебуває під вартою, ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.

3.10. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи матеріали кримінального провадження, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого картотека формується починаючи з номера 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року.

3.14. Після реєстрації та визначення автоматизованою системою документообігу суду колегії суддів (запасного судді, слідчого судді) для конкретного судового провадження, судові справи, матеріали кримінального провадження передаються суддям під підпис у контрольному журналі судових справ, матеріалів кримінального провадження, переданих для розгляду. Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ, тощо, забороняється.

3.15. Передання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 28). Такий журнал ведеться окремо стосовно кожного судді або, в разі незначної кількості справ, у окремих щодо кожного судді розділах журналу, спеціально для цього пристосованих. Записи в журналі здійснюються в міру передання справ і матеріалів; розподіл їх за інстанціями, категоріями справ тощо забороняється. До окремого розділу журналу вносяться записи і в разі, якщо суддя буде брати участь у справі, але не визначений головуючим у ній.

Усі записи будуть слугувати голові суду, його заступникам і головам судових палат додатковою інформацією стосовно завантаженості кожного судді.

3.16. Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються в новому контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року - за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.

4.1. Формування судових справ, матеріалів кримінального провадження, які надійшли до апеляційного суду для перегляду судових рішень, і судове провадження яких розпочато місцевим судом, в апеляційному суді продовжується з дотриманням вимог, зазначених у пунктах 4.6 - 4.15 Інструкції.

Супровідний лист, з яким судова справа, матеріали кримінального провадження надійшли до апеляційного суду, підшиваються до справи, після чого підшиваються в хронологічному порядку надходження до суду чи виготовлення в суді інші документи, якщо інше не зазначено в Інструкції.

4.2. Судові справи (матеріали), судове провадження яких розпочато в апеляційному суді як у суді першої інстанції, підшиваються до спеціальної обкладинки, виготовленої друкарським способом, яка наведена у додатку 29.

4.3. На обкладинці судової справи, матеріалів кримінального провадження вказуються:

найменування суду ;

найменування та номер справи, матеріалів кримінального провадження відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи, матеріалів кримінального провадження більше одного, - номер тому справи, матеріалів кримінального провадження та загальна кількість томів;

прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи, відповідна норма закону;

дата надходження справи, матеріалів кримінального провадження до суду.

Лівий верхній кут обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

4.6. До матеріалів кримінального провадження, що надійшли до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

супровідний лист, з яким провадження надійшло до суду;

клопотання учасників судового провадження;

копії ухвал, що постановлені під час вирішення питань про відкриття апеляційного провадження та призначення апеляційного розгляду;

журнал судового засідання;

інші документи, що стосуються кримінального провадження;

копії повідомлень, супровідних листів із зазначенням на них дати та вихідного номера, а також підтвердженням отримання особою повісток про виклик або ознайомлення з її змістом, підшиваються до провадження в хронологічному порядку або зберігаються при ньому (відеозапис).

Документи, що були отримані під час апеляційного перегляду, підшиваються перед журналом судового засідання.

4.7. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

4.8. Документи, що підшиваються до судової справи,(матеріалів кримінального провадження) мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі (матеріалах кримінального провадження), обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням в правому нижньому кутку підпису особи, яка здійснила відправку.

4.9. Усі аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому кутку, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором;

аркуші справи (матеріали кримінального провадження), розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку;

якщо до справи (матеріалів кримінального провадження) долучений конверт з документами, то на конверті вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі;

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі (додаток 30), а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду (палати) із зазначенням посади та дати складання напису.

4.10. У кожній судовій справі (матеріалах кримінального провадження) складається опис документів у справі (матеріалах кримінального провадження). У справі (матеріалах кримінального провадження), що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий до справи (матеріалів кримінального провадження), у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі (матеріалах кримінального провадження) тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу (матеріали кримінального провадження), із зазначенням біля підпису свого прізвища та посади.

4.11. На третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії .

4.12. У процесі подальшого надходження документів справа (матеріали кримінального провадження) продовжують формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

4.13. Справи (матеріали кримінального провадження) з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250 (30 - 40 мм завтовшки).

Кожен том справи (матеріалів кримінального провадження) оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

4.14. Усі матеріали підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження) нитками через п'ять чи чотири (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) отвори впродовж лівого, вільного від тексту поля документів.

Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

5.1. Для забезпечення розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) секретар судового засідання здійснює виклики та повідомлення відповідно до процесуального законодавства і вимог Інструкції та слідкує за поверненням до суду розписок (повідомлення) про вручення судових повісток про виклик у суд (додаток 32).

Розписки (повідомлення) осіб, які одержали судові повістки про виклик до суду, а також судові повістки про виклик до суду, які повернулися у зв'язку з неврученням їх адресату, підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження). У тих випадках, коли надіслані повістки залишилися неврученими, секретар судового засідання зобов'язаний з'ясувати причини невручення, доповісти головуючому у справі (матеріалах кримінального провадження) і за його вказівкою вжити заходів до забезпечення своєчасного вручення судової повістки про виклик до суду.

5.2. Безпосередньо перед розглядом справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність та з'ясовуються причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, уточнюються відомості про вручення судових повісток, повідомлень та інших матеріалів, про що доповідається судді.

5.3. Під час розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) секретар судового засідання забезпечує фіксування судового засідання технічними засобами, а також веде журнал судового засідання.

5.4. Після розгляду справи (матеріалів кримінального провадження) або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних до суду, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду. Відбирається підписка про невиїзд від осіб, до яких застосовано такий запобіжний захід.

5.6. Секретар судового засідання:

оформляє матеріали кримінального провадження в суді;

продовжує нумерацію аркушів і за своїм підписом складає опис документів, що містяться у провадженні;

додає до справи (матеріалів кримінального провадження) заповнені статистичну картку на особу, стосовно якої розглянуто кримінальне провадження, та картку обліку сум шкоди, заподіяної злочином.

5.7. Якщо апеляційний розгляд відкладено, викликаним і присутнім у судовому засіданні особам вручаються відповідні повістки про виклик, повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під підпис на окремому аркуші. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, повістки про виклик надсилаються заздалегідь з урахуванням часу її вручення не пізніше ніж за три дні до дня, коли вони зобов'язані прибути за викликом.

Особа, що перебуває під вартою, викликається через адміністрацію місця ув'язнення.

Про день і час відкладення апеляційного розгляду робиться відмітка в журналі обліку розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів суддею. Після відкладення секретар судового засідання оформляє матеріали кримінальне провадження. В автоматизованій системі документообігу суду у відповідній обліково-статистичній картці зазначається причина відкладення.

7.1. Якщо апеляційна скарга на судові рішення, ухвалені судом першої інстанції, подана безпосередньо до суду апеляційної інстанції, працівник апарату суду, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, надсилає її до суду першої інстанції для виконання вимог статті 397 Кримінального процесуального кодексу України .

7.2. Працівниками апарату суду здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху кримінального провадження в суді апеляційної інстанції.

7.2.3. У разі постановлення суддею-доповідачем ухвали про повернення апеляційної скарги, відмову у відкритті провадження та за відсутності апеляційних скарг інших осіб копія ухвали невідкладно надсилається особі, яка подала апеляційну скаргу, разом з апеляційною скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

7.2.4. У разі якщо обвинувачений захворів на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та судом постановлено відповідну ухвалу сторонам кримінального провадження надсилається повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

7.2.5. Копії усіх судових рішень судді-доповідача, прийнятих під час підготовки до апеляційного розгляду та викладених у формі ухвали, надсилаються учасникам судового провадження.

7.2.8. Працівником апарату суду виготовляється та підшивається до матеріалів кримінального провадження копія апеляційної скарги. Кримінальне провадження повертається до суду першої інстанції, а копії ухвали зберігаються у відповідній справі за номенклатурою справ апеляційного суду.

7.3. Після закінчення апеляційного провадження, у тому числі закриття провадження у зв'язку з відмовою від апеляційної скарги, матеріали кримінального провадження не пізніш як у семиденний строк, а у провадженні за апеляційною скаргою на ухвалу слідчого судді - не пізніш як у триденний строк, направляються до суду першої інстанції.

7-1.1. Судовий розпорядник, а в разі його відсутності - секретар судового засідання роздає особам (потерпілому, його представнику та законному представнику, обвинуваченому, законному представнику обвинуваченого, захиснику, свідку, цивільному позивачу, представнику цивільного позивача та законному представнику цивільного позивача, цивільному відповідачу, представнику цивільного відповідача, перекладачу, експерту, спеціалісту), які беруть участь у судовому розгляді, пам'ятку про їхні права та обов'язки, передбачені Кримінальним процесуальним кодексом України (додатки 36-1- 36-13).

8.1. Забезпечення проходження в суді першої інстанції справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах здійснюється за правилами, встановленими цим розділом, розділом 5 Інструкції та чинним законодавством. Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень у яких ставиться питання про їх перегляд.

8.2. Робота із заявами, залишеними без руху, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

8.2.1. Заяви, залишені в передбачених процесуальними кодексами України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

8.2.2. Заявнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається із заявою та оригіналом ухвали).

8.2.3. Заява з ухвалою про залишення заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від заявника додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення заяви без руху терміну.

Про рух заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі).

8.2.4. У разі усунення заявником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення заяви без руху, усі матеріали підшиваються до відповідної судової справи та продовжується подальше оформлення справи в загальному порядку. Датою надходження заяви вважається день першого її подання до суду.

8.2.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення заяви її копія не пізніше другого дня надсилається заявнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. Заява з оригіналами ухвал про залишення заяви без руху і про повернення заяви та копіями супровідних листів повертаються до справи "Матеріали, залишені без руху" для збереження протягом строку касаційного оскарження ухвали про повернення заяви, про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі).

8.2.6. У разі надходження касаційної скарги чи касаційного подання прокурора на ухвалу про повернення заяви всі матеріали підшиваються у відповідну цивільну чи адміністративну справу, яка оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

8.2.7. Якщо касаційна скарга, касаційне подання прокурора на ухвалу про повернення заяви не надійшли не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого заявнику для касаційного оскарження ухвали про залишення заяви без руху, заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про її одержання заявнику. Оригінали ухвал про залишення заяви без руху, про повернення заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал підшиваються до адміністративних чи цивільних справ, стосовно судових рішень, у яких ставилося питання про перегляд. В обліково-статистичних картках (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

8.3. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання заявникові разом із заявою та всіма доданими до неї документами.

Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі з копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали та повернення заяви з усіма доданими до неї документами підшиваються до відповідних справ, стосовно судових рішень у яких ставилося питання про їх перегляд. В обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

Якщо на ухвалу про відмову у відкритті провадження у справі надійшла касаційна скарга чи касаційне подання прокурора, справа оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

8.4. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України , провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

9.1. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху цивільної чи адміністративної справи в апеляційній інстанції.

9.2. Після надходження до суду цивільної чи адміністративної справи з апеляційною скаргою та її реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції і в обліково-статистичній картці робляться відмітки у відповідному журналі реєстрації копій апеляційних скарг.

До справи підшивається супровідний лист, із яким справа надійшла до суду, заява про апеляційне оскарження (якщо її було подано), апеляційна скарга з усіма доданими до неї документами, після чого справа передається судді для вирішення питання щодо прийняття апеляційної скарги. Інші матеріали (копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційних скарг з доданими до них копіями письмових матеріалів) вкладаються в справу без підшивання.

9.3. За результатами вирішеного суддею питання щодо прийняття апеляційної скарги до розгляду апеляційним судом працівниками апарату суду, які забезпечують роботу відповідної палати, проводяться необхідні дії.

9.3.1. Апеляційна скарга, залишена в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, перебуває на контролі протягом установленого суддею строку для усунення недоліків.

Скаржнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення апеляційної скарги без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з апеляційною скаргою та ухвалою в справі).

Справа, в якій винесено ухвалу про залишення апеляційної скарги без руху, передається для розгляду судді: у разі усунення скаржником недоліків - невідкладно, а якщо недоліки у визначений суддею строк не усунено - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху терміну.

У разі усунення скаржником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку.

У тому разі, якщо суддею винесено ухвалу про повернення апеляційної скарги, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня надсилаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про залишення апеляційної скарги без руху, копія апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та розписка (повідомлення) про одержання скаржником копії ухвали, ухвала про повернення апеляційної скарги і супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3.2. У разі постановлення суддею ухвали про відмову в прийнятті апеляційної скарги копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про відмову в прийнятті апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про відмову в прийнятті апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3.3. Якщо суддею-доповідачем постановлено ухвалу про повернення до суду першої інстанції неналежно оформленої справи, з нерозглянутими зауваженнями на правильність і повноту фіксування судового процесу технічними засобами або без вирішення питання про ухвалення додаткового рішення, працівниками апарату суду підшивається до справи ця ухвала та інші необхідні документи, робляться відмітки в обліково-статистичній картці та надсилається справа до суду першої інстанції.

Виконання ухвали про повернення справи до суду першої інстанції для усунення недоліків перебуває на контролі протягом строку, зазначеного в цій ухвалі. Якщо судом апеляційної інстанції повторно справу не буде отримано, працівник апарату суду доповідає про це судді-доповідачу для прийняття відповідних заходів та виконуються його вказівки.

9.3.4. У разі, якщо суддя-доповідач постановить ухвалу про прийняття апеляційної скарги до розгляду, працівник апарату суду не пізніше наступного дня надсилає копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та доданих до них матеріалів особам, які беруть участь у справі. Протягом строку, в який може бути подано заперечення на апеляційну скаргу, справа перебуває на контролі.

Заява про приєднання до апеляційної скарги передається судді-доповідачу, та виконуються його вказівки щодо подальшого супроводження справи в апеляційній інстанції.

9.3.5. Якщо суддею постановлено ухвалу про повернення апеляційної скарги у зв'язку з відкликанням особою, яка її подала, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніш як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про повернення апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про повернення апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.4. У тому разі, якщо апеляційне провадження закривається у зв'язку з прийняттям відмови від апеляційної скарги особи, яка її подала, працівниками апарату суду оформляється справа, робляться відповідні відмітки в обліково-статистичній картці і повертається в суд першої інстанції.

9.5. У разі прийняття суддею-доповідачем рішення про питання, пов'язані з підготовкою розгляду справи апеляційним судом, звертається до виконання відповідна ухвала (про призначення експертизи, витребування доказів, ужиття заходів забезпечення позову, залучення до участі у справі спеціаліста, перекладача, про судове доручення щодо збирання доказів), а також надсилаються повістки про виклик свідків. Працівниками апарату суду здійснюється контроль за термінами виконання ухвали, пов'язаної з підготовкою справи до розгляду апеляційним судом.

9.6. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України , провадяться інші дії щодо підготовки справи до розгляду апеляційним судом.

Після проведення підготовчих дій та призначення справи до розгляду в апеляційному суді особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються повістки про виклик до суду.

9.7. Якщо розгляд судової справи відкладено на інший день, виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.7 Інструкції.

9.8. У разі закінчення провадження у справі секретарем судового засідання виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.6 Інструкції.

Протягом п'яти днів із дня проголошення судового рішення апеляційного суду особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, надсилаються рекомендованим листом з повідомленням про вручення копії судового рішення. У цей же термін на вимогу осіб, які брали участь у справі, видаються копії судових рішень апеляційного суду.

Звернення до виконання окремої ухвали апеляційного суду здійснюється за правилами, наведеними в пункті 7.5 Інструкції.

9.9. Після закінчення апеляційного провадження працівниками апарату суду заповнюються всі пункти і розділи обліково-статистичної картки, підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду копія судового рішення апеляційного суду, справа оформляється (підшиваються матеріали справи, нумеруються аркуші та робиться їх опис, який засвідчується відповідним працівником апарату суду) та в у семиденний строк направляється до суду першої інстанції, який її розглянув. Разом зі справою повертається картка обліку сум шкоди, завданої злочином, із заповненим розділом щодо апеляційної інстанції.

10.1. Фіксування судового процесу за допомогою спеціальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбачених процесуальним законодавством.

10.2. Порядок роботи зі звукозаписувальними технічними засобами фіксування судового засідання, зберігання, копіювання, дублювання та використання інформації, яка відображає хід судового засідання в судах загальної юрисдикції, регламентується Інструкцією про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання) , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20 вересня 2012 року № 108.

13.3. Після закінчення апеляційного провадження цивільна справа передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу судової палати у цивільних справах.

Працівниками апарату суду виготовляються копії судового рішення та видаються особам, які брали участь у справі, на їхню вимогу не пізніше п'яти днів із дня проголошення рішення. Особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, копії судового рішення надсилаються протягом п'яти днів із дня проголошення рішення рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Після виконання дій, зазначених в абзаці другому цього пункту, та після заповнення відповідних обліково-статистичних карток і оформлення необхідних справ за номенклатурою суду, справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув для звернення судового рішення до виконання.

13.4. Після закінчення апеляційного провадження адміністративна справа передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу відповідної судової палати.

Працівниками апарату суду заповнюються обліково-статистичні картки та оформляються необхідні справи за номенклатурою справ суду. Після проведення таких дій справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув, для звернення судового рішення до виконання.

14.1. Відповідно до норм чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомлюватися з матеріалами кримінальних проваджень, матеріалами цивільних та адміністративних справ.

Цивільному відповідачеві і його представникові для ознайомлення видаються матеріали, що стосуються цивільного позову.

Зазначені особи мають право робити з матеріалів необхідні виписки.

14.2. Справи (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення видаються:

прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, а саме: договір про надання правової допомоги; довіреність; ордер; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги);

іншим учасникам кримінальних, адміністративних і цивільних справ (провадження) (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи (матеріалами кримінального провадження) проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою (матеріалами кримінального провадження) фіксується вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження).

14.3. Видача справ (матеріалів кримінального провадження) для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язана з розглядом справ (матеріалів кримінального провадження), проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду після набрання судовими рішеннями законної сили.

Протягом строку, встановленого на касаційне оскарження, матеріали кримінального провадження ніким не можуть бути витребувані із суду, який виконує судове рішення, за винятком суду касаційної інстанції.

14.4. Особа, яка одержує справу (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення (додаток 43), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. При поверненні справи (матеріалів кримінального провадження) після ознайомлення керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі (матеріалах кримінального провадження), зазначити в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення час повернення справи (матеріалів кримінального провадження) та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один із яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

14.5. Судові справи (матеріали кримінального провадження) надсилаються поштою (рекомендованими відправленнями з повідомленням про вручення) або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органу, якому законом надано право витребування справ (матеріалів кримінального провадження) і лише на підставі резолюції голови суду. Матеріали кримінального провадження про злочини, за які Кримінальним кодексом України передбачено покарання у виді довічного позбавлення волі, надсилаються фельд'єгерським зв'язком.

Категорично забороняється надсилати судові справи (матеріали кримінального провадження), провадження у яких не закінчено.

У разі надіслання справи (матеріалів кримінального провадження) за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи (матеріалів кримінального провадження), та зберігається в суді.

14.6. Окремі документи із судових справ (після набрання судовим рішенням законної сили), копії цих документів і письмові довідки у справах видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою. У разі видачі оригіналу документа у справі залишається належним чином завірена його копія.

14.7. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання.

Про видачу копій судових документів зазначається в журналі видачі копій судових документів (додаток 44).

За повторну видачу копій судових рішень уноситься плата, встановлена чинним законодавством.

14.8. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов повинні бути підписані суддею, чий підпис скріплюється гербовою печаткою. У копіях судових рішень обов'язково зазначається дата набрання ними законної сили, а в тих випадках, коли судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається (з додатковим проставленням підпису судді та його скріпленням гербовою печаткою суду).

Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом судді, чий підпис скріплюється гербовою печаткою суду, та працівника апарату суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов'язково додається (зшивається разом) копія ухвали касаційного суду, яким судове рішення змінено, та робиться в копії судового рішення відповідний запис. Якщо видається копія судового рішення, яке скасовано, про це обов'язково зазначається у цій копії та додається копія судового рішення, яким воно скасовано.

Видача копій судових рішень, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.

14.9. Особа, яка одержала копію судового рішення, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

14.10. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінальним процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє.

15.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у справах (матеріалах кримінального провадження), крім цієї Інструкції, провадяться відповідно до чинного законодавства.

15.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

15.3. Для роботи з речовими доказами (приймання, зберігання, обліку тощо) наказом керівника апарату суду призначається працівник апарату суду.

15.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності керівника апарату суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом керівника апарату суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у журнал обліку речових доказів.

15.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом керівника апарату суду.

15.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

15.8. Суди не можуть приймати предмети та речі, у тому числі одяг обвинувачених, годинники та інші їх речі, що надійшли в суд разом зі справою, але не визнані в установленому порядку речовими доказами. Про повернення таких речей складається акт, який підписується головою суду чи його заступником, працівником апарату суду та особою, яка здійснила доставку речових доказів у суд. Копія акта надсилається органу, що надіслав справу.

15.9. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер, який відповідає порядковому номеру в журналі обліку речових доказів. У цьому журналі вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи (матеріалів кримінального провадження), до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа (матеріали кримінального провадження) зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

У кінці кожного року в новий журнал обліку речових доказів перереєстровуються речові докази щодо справ (матеріалів кримінального провадження), які залишилися нерозглянутими (за новими порядковими номерами та новими номерами справ (матеріалів кримінального провадження) згідно з обліково-статистичними картками). На бирках, що причеплені до речових доказів, зазначаються нові номери. Після перереєстрації таких речових доказів продовжується реєстрація речових доказів у справах (матеріалах кримінального провадження), які надходять до суду.

15.11. Речові докази, зазначені у пунктах 17 - 26 Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 листопада 2012 року № 1104, у суді не зберігаються.

15.13. У разі передання справи (матеріали кримінального провадження) та речових доказів до іншого суду (для розгляду справи) (матеріали кримінального провадження) або повернення в прокуратуру про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

15.14. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться за правилами, зазначеними в розділі 12 Інструкції.

15.15. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

15.16. До матеріалів справи (матеріалів кримінального провадження) долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи з відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ (матеріалів кримінального провадження), мають обов'язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства, організації), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства, організації). Якщо акт, який надійшов до суду, не відповідає цим вимогам, він повертається для належного оформлення.

15.17. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

Також категорично забороняється працівникам апарату суду реалізація і придбання речових доказів, предметів конфіскації та участь у прилюдних торгах конфіскованого майна.

15.18. Справа (матеріали кримінального провадження) не може бути передана в архів суду без відповіді про виконання рішення суду в частині речових доказів. До отримання вказаної відповіді справа (матеріали кримінального провадження) не здається в архів суду, а перебуває на контролі.

15.19. Голова суду (або за його дорученням суддя) зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів стосовно їх приймання, передання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

15.20. При увільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами керівник апарату суду утворює спеціальну комісію для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов'язки покладено відповідним наказом керівника апарату суду, або керівнику апарату суду.

16.1. З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів і виключення при цьому передумов для незаконного впливу на суддів особисте приймання громадян в апеляційному суді здійснюється відповідною службою, до якої входять керівник апарату суду та інші працівники суду (представники кожної з палат). Персональний склад цієї служби затверджується наказом голови суду.

Особисте приймання громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду та його заступниками.

16.2. Особами, які проводять особисте приймання громадян, ведеться журнал обліку особистого приймання громадян (додаток 45).

16.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, адміністративного, цивільного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян" , реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

16.4. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, журналі обліку особистого приймання громадян діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (із змінами). Нерозглянуті звернення перереєстровуються на наступний рік за правилами перереєстрації справ і матеріалів.

16.5. У такому порядку не проводиться реєстрація звернень громадян, адресованих членам Ради суддів України, відповідній раді суддів, кваліфікаційній комісії суддів загальних судів апеляційного округу. Діловодство за такими зверненнями громадян ведеться з використанням відповідних бланків цих органів окремо від діловодства апеляційного суду.

16.6. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає голова суду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

16.7. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, мають систематично, але не менше одного разу на півріччя узагальнюватися й аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, удосконалення роботи суду. Під час аналізу звернень особливу увагу слід звертати на усунення причин, які викликають повторні і колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до інших органів державної влади, засобів масової інформації.

16.8. За результатами узагальнення, аналізу складається аналітична довідка, у якій можуть відображатися такі відомості:

статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, які надійшли поштою та були подані на особистому прийманні, у порівнянні з показниками за аналогічний попередній період;

дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни; характерні приклади звернень;

кількісні дані щодо структури звернень за їх видами (пропозиції, зауваження), заяви (клопотання, скарги);

дані аналізу звернень за місцем проживання заявників, порівняння з даними попередніх аналогічних періодів, оцінка та пояснення причин їх збільшення або зменшення;

кількість і питома вага звернень громадян за суб'єктами звернення, основні питання, які ними порушуються у зверненнях; дотримання порядку їх розгляду та вирішення порушених у них питань з наведенням характерних прикладів;

ужиті заходи щодо забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян, оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав і запобігання надалі таким порушенням;

дані про здійснене особисте приймання громадян керівництвом суду та працівниками апарату суду, про графіки особистого приймання громадян, дотримання цих графіків; дані про наявність приміщень для особистого приймання громадян, їх належного обладнання та утримання;

відомості про здійснені перевірки стану роботи зі зверненнями громадян та їх особистого приймання;

виявлені факти порушень Законів України "Про звернення громадян" , "Про статус народного депутата України" , невирішення порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до звернення (у тому числі повторного). Конкретні приклади притягнення порушників до встановленої законом відповідальності, заходи, ужиті для посилення персональної відповідальності осіб, які здійснюють розгляд звернень громадян;

ужиті заходи до поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та їх особистого приймання;

пропозиції на наступний звітний період щодо поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян, їх особистого приймання.

16.9. Під час здійснення контролю необхідно звертати увагу на строки і повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей авторам. У ході перевірок потрібно всебічно вивчати організацію роботи зі зверненнями громадян і з питань їх особистого приймання, викривати недоліки і надавати практичну допомогу в їх усуненні.

Результати перевірок відображаються в актах або довідках. Робити висновки про стан цієї роботи, виходячи лише із статистичних показників, не можна.

16.10. Звіт про стан розгляду звернень громадян доцільно розглядати на засіданнях президії апеляційного суду.

17.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів і розпоряджень голови суду, наказів керівника апарату суду, що складають його документообіг.

17.2. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України , Кримінального процесуального кодексу України , Кодексу адміністративного судочинства України , Кодексу про адміністративні правопорушення України , інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

Тексти рішень, ухвал та інших процесуальних документів суду зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду у вигляді відповідного електронного документа, засвідченого електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача).

На кожній сторінці судових рішень, виконавчих листів, які видаються на підставі наявних у автоматизованій системі даних, у момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, що розміщується в нижньому правому куті документа. Унікальний штрих-код містить код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

Видача (надсилання, вручення) судових рішень, їх копій, виконавчих листів та їх дублікатів без унікального штрих-коду забороняється.

17.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

Документи повинні складатися стисло, ясно і не мати помарок, їх зміст повинен бути повним, об'єктивним і виключати приводи до повторного листування.

17.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її адреси, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках відбитка печатки, реєстраційного номера. Зразок бланка суду наведено в додатку 46.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

17.5. Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

17.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указу Президент України від 20 травня 2011 року № 591/2011 "Питання мережі місцевих загальних та апеляційних судів";

17.7. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ суду, розпорядження голови суду тощо), що документується.

17.8. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і посадовим особам, а також громадянам.

17.9. При адресуванні документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному. Наприклад:

17.10. При адресуванні документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

17.11. При адресуванні документа декільком посадовим особам їхні посади зазначаються узагальнено. Наприклад:

17.12. При адресуванні документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено. Наприклад:

17.13. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспондентові, указується відповідно до загальних поштових правил. Наприклад:

17.14. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає відправленню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень, вихідний номер повинен збігатися з номером, за яким ці справи зареєстровано в апеляційному суді;

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер має відповідати номеру, за яким документи зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

17.15. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

17.16. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

17.17. Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

Додаток:

1. Копія вироку на 4 арк.

2. Копія заяви на 2 арк.

3. Лист на 1 арк.

17.18. На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

17.19. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

17.20. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

17.21. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду.

17.22. Ініціативні листи суду, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються в журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 47). Для відправлення рекомендованих листів складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 48). Відповідний реєстр складається у двох примірниках, підписується відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду. Один примірник реєстру здається на пошту, інший - підшивається до справи згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

17.23. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду; підпис судді чи голови суду скріплюється гербовою печаткою.

У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

У телеграмі під рискою друкується зворотна адреса (без скорочення, з розділовими знаками): найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для долучення до справи, третій - передається до фінансового підрозділу.

17.24. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 49) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

17.25. Судові справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями чи фельд'єгерським зв'язком, а копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами з повідомленнями про вручення.

18.1. Проекти наказів суду та розпоряджень голови суду розробляє за дорученням голови суду керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду. Накази суду та розпорядження голови суду підписує голова суду.

18.1.1. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині обов'язково зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це обов'язково зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

18.1.2. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання та питань, які вони регулюють. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

18.1.3. Розпорядження оформлюються в такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную", "Вимагаю", "Зобов'язую". Реєстрація розпоряджень також здійснюється за правилами, установленими для наказів.

18.2. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

18.2.1. Текст протоколу засідання (наради, зборів) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради, зборів) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради, зборів) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

Рішення може бути виготовлено окремо й у цьому разі додається до протоколу.

Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді, зборах) та секретарем.

18.2.2. Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів).

Матеріали нарад, зборів чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

19.1. Робота бібліотеки суду проводиться на підставі Положення про бібліотеку суду , затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 18 березня 2011 року № 65.

19.2. На працівника бібліотеки суду також покладається обов'язок щодо ведення кодифікаційно-довідкової роботи.

20.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток і штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

20.2. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 50), бланків - у журналі обліку бланків суду (додаток 51) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у цьому журналі.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.

20.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

20.4. Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та осіб, відповідальних за діловодство суду.

Особи, які персонально відповідають за виготовлення, облік, зберігання та використання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом голови суду. Передача печаток і штампів у межах суду (у зв'язку з тимчасовою відсутністю осіб, які персонально відповідають за них), здійснюється відповідно до наказу голови суду з проставлянням відтиску печатки чи штампу, що передається, у відповідному журналі.