На виконання наказу Держмитслужби від 22.04.09 N 376 "Про затвердження Примірної структури регіональної митниці, митниці та Вимог до штатної структури регіональної митниці, митниці" з метою вдосконалення організації діловодства й організаційного забезпечення роботи митних органів

1. Затвердити Примірне положення про відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам регіональних митниць, митниць (далі - митні органи):

2.1. Створити відповідні умови для забезпечення посадовими особами митного органу визначених у цьому Положенні завдань і функцій.

2.2. Відповідно до цього Положення в місячний строк розробити і затвердити наказом митного органу Положення про відділ організаційного та документального забезпечення.

3. Керівникам спеціалізованих митних установ та організацій відповідно до Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби від 28.12.02 N 747 (зі змінами) з урахуванням специфіки роботи в місячний строк розробити та затвердити наказом Положення про діловодну службу (відділ, сектор).

4. Уважати такими, що втратили чинність, накази Держмитслужби від 09.06.03 N 393 "Про затвердження Примірного положення про загальний відділ регіональної митниці, митниці та Примірної структури загального відділу регіональної митниці" (зі змінами) та від 22.11.05 N 1147 "Про затвердження Примірного положення та Примірної структури відділу організаційно-контрольної роботи регіональної митниці (митниці)".

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Це Положення визначає правовий статус та регулює питання діяльності відділу організаційного та документального забезпечення, а саме - його компетенцію (права, завдання, функції) та структуру.

1.2. Відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці (далі - Відділ) є структурним підрозділом митного органу та підпорядковується начальнику митного органу або його заступнику відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.3. Структура та штатна чисельність Відділу визначаються начальником митного органу з урахуванням пропозицій начальника Відділу відповідно до обсягів, характеру та складності завдань і функцій, покладених на Відділ, та в межах затвердженої граничної чисельності й фонду оплати праці митного органу.

1.4. У Відділі можуть бути створені сектори за напрямами роботи.

1.5. Керівництво роботою Відділу здійснює начальник Відділу, який призначається та звільняється наказом митного органу.

1.6. У разі тимчасової відсутності начальника Відділу його обов'язки виконує заступник начальника або інша посадова особа цього підрозділу відповідно до посадових обов'язків.

1.7. Посадові особи Відділу призначаються на посади та звільняються з них наказом митного органу за поданням начальника Відділу (за винятком первинного прийняття на службу в митні органи та звільнення із служби в митних органах у порядку, визначеному Держмитслужбою України).

1.8. Службові обов'язки посадових осіб Відділу визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються начальником митного органу.

1.9. Відділ має круглу печатку зі своїм найменуванням.

1.10. У Відділі зберігається гербова печатка митного органу, відповідальність за використання якої покладається на начальника Відділу.

1.11. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією та законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, наказами Державної митної служби України (далі - Держмитслужба) та іншими актами, що регламентують роботу з документами, взаємодію із засобами масової інформації та з громадськістю, наказами митного органу й цим Положенням.

1.12. Координація роботи, методологічне та консультаційне забезпечення діяльності Відділу здійснюються:

- з питань організації та ведення діловодства, архівної справи, роботи зі зверненнями громадян та контролю виконавської дисципліни - Управлінням справами Держмитслужби;

- з питань організаційного, дорадчого забезпечення керівника митного органу, моніторингу та контролю поточного планування та звітності - Департаментом організаційного забезпечення діяльності керівництва Служби Держмитслужби;

- з питань взаємодії митних органів з громадськістю та засобами масової інформації - Відділом з питань взаємодії із засобами масової інформації та зв'язків з громадськістю (Прес-службою) Держмитслужби.

1.13. Забороняється покладання на Відділ завдань і функцій, не передбачених цим Положенням.

2.1. Документаційне забезпечення діяльності митного органу відповідно до Єдиної державної системи документаційного забезпечення (ЄДСДЗ), відповідних нормативних документів, затверджених Держмитслужбою.

2.2. Організація та здійснення діловодства в митному органі, у тому числі спеціального діловодства за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", та діловодства за зверненнями громадян.

2.3. Моніторинг і контроль дотримання в митному органі строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, звернень громадян, виконанням рішень колегії Держмитслужби, наказів та розпоряджень керівництва митного органу, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.

2.4. Організаційне, дорадче забезпечення діяльності керівника митного органу.

2.5. Планування діяльності митного органу, організація та контроль планування діяльності його структурних підрозділів, моніторинг та контроль виконання плану роботи митного органу.

2.6. Організаційне та методологічне забезпечення поточного планування діяльності митного органу.

2.7. Моніторинг і контроль за виконанням підрозділами митниці плану діяльності Держмитслужби та рішень колегій Держмитслужби.

2.8. Організаційне забезпечення особистого прийому громадян керівництвом митного органу.

2.9. Організаційно-методичне керівництво та впровадження в митному органі єдиного порядку роботи з документами.

2.10. Здійснення архівної справи в митному органі та організація взаємодії з територіальними державними архівними установами.

2.11. Інформування засобів масової інформації про діяльність митного органу.

2.12. Координація роботи митного органу з громадськістю та засобами масової інформації.

2.13. Організація спростування в засобах масової інформації недостовірної інформації про діяльність митного органу, в разі поширення такої.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує контрольну, організаційну, дорадчу, інформаційну, нормотворчу, аналітичну функції.

Відповідно до цього Відділ:

3.1. Здійснює прийняття, реєстрацію, облік, розсилку документів (у тому числі з грифом "Для службового користування"), передання їх керівництву митного органу для визначення доручень та подальше їх передання у підрозділи для виконання.

3.2. Контролює строки виконання документів, що надходять з Держмитслужби, місцевих адміністрацій, інших органів державної влади та місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та митних органів, звернень громадян, наказів Держмитслужби, рішень колегії Держмитслужби, наказів та розпоряджень керівництва митного органу.

3.3. Здійснює оформлення та розсилку вихідної кореспонденції митного органу електронною поштою, поштовим (простим, рекомендованим), спеціальним та фельд'єгерським зв'язком.

3.4. Узагальнює матеріали про хід виконання контрольованих документів та аналізує стан виконавської дисципліни в митному органі. Уносить пропозиції щодо усунення порушень виконавської дисципліни й удосконалення системи контролю.

3.5. Забезпечує реєстрацію, тиражування, розсилку та формування в справи наказів митного органу з основної діяльності, наказів про відрядження та розпоряджень керівництва митниці. Здійснює контроль за термінами їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами.

3.6. Здійснює в установленому порядку реєстрацію та попередній розгляд письмових звернень громадян, контролює дотримання встановленого терміну їх розгляду, аналізує стан роботи зі зверненнями громадян та особистого прийому громадян керівництвом митного органу, розробляє й уносить пропозиції щодо поліпшення цієї роботи.

3.7. Бере участь у забезпеченні гласності діяльності митного органу шляхом інформування в установленому порядку громадян з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.8. Розробляє на основі пропозицій підрозділів плани роботи митного органу. Забезпечує їх моніторинг та здійснює контроль за їх виконанням.

3.9. Організує роботу структурних підрозділів митного органу з планування їх діяльності та підведення підсумків виконання планів роботи митного органу.

3.10. Організує разом з іншими підрозділами за дорученням керівника митного органу підготовку до проведення нарад під його головуванням. Забезпечує ведення протоколів нарад під головуванням начальника митного органу та контроль за виконанням їх рішень.

3.11. Здійснює моніторинг і контроль за виконанням структурними підрозділами митного органу рішень колегії Держмитслужби, планів діяльності Держмитслужби.

3.12. Розробляє проекти нормативно-правових актів, розпорядчих документів, технологічних схем, методичних рекомендацій, що регламентують порядок роботи з документами, зі зверненнями громадян здійснення контролю за виконавською дисципліною, ведення архівної справи, організаційного забезпечення, роботи із засобами масової інформації та громадськістю.

3.13. Бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів, розпорядчих документів митного органу в межах своєї компетенції та візує такі проекти.