З метою впорядкування роботи та оптимізації штатної чисельності й структури загальних відділів регіональних митниць, митниць

1. Затвердити Примірне положення про загальний відділ регіональної митниці, митниці (далі - Примірне положення) та Примірну структуру загального відділу регіональної митниці (далі - Примірна структура), що додаються.

2. Керівникам митних органів:

2.1. Враховувати затверджені Примірне положення та Примірну структуру при складанні штатного розпису митного органу й визначенні завдань і функцій загального відділу.

2.2. На підставі Примірного положення та Примірної структури розробити й затвердити Положення про загальний відділ і посадові інструкції працівників відділу.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника Управління справами Карпенка В.П.

1.1. Загальний відділ (далі - відділ) є структурним підрозділом регіональної митниці, митниці (далі - митниця) і підпорядковується начальнику митниці або його заступникові.

1.2. У своїй роботі відділ керується законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Митним кодексом України, Дисциплінарним статутом митної служби України, наказами Державної митної служби України (далі - Держмитслужба), наказами митниці, Положенням про митницю, Інструкцією з діловодства в митній службі України, затвердженою наказом Держмитслужби від 28.12.2002 N 747, наказами Державного комітету архівів України та іншими актами в галузі роботи з документами і цим Положенням.

1.3. Структура відділу визначається штатним розписом митниці за поданням начальника відділу.

1.4. Керівництво роботою відділу здійснює начальник відділу, який призначається та звільняється наказом митниці за погодженням з Управлінням справами Держмитслужби. Начальник відділу повинен мати вищу освіту і досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

1.5. Особовий склад відділу призначається та звільняється начальником митниці за поданням начальника загального відділу.

1.6. Обов'язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які розробляються начальником відділу та затверджуються начальником митниці.

1.7. Відділ має круглу печатку зі своїм найменуванням.

1.8. У відділі зберігається гербова печатка митниці, відповідальність за використання якої покладається на начальника відділу.

Основними напрямами роботи відділу є:

- впровадження єдиного порядку роботи з документами у митниці;

- документаційне забезпечення діяльності митниці відповідно до Єдиної державної системи документаційного забезпечення (ЄДСДЗ), інших наказів, затверджених Держмитслужбою;

- організаційне забезпечення особистого прийому громадян керівництвом митниці та роботи із зверненнями громадян у митниці;

- забезпечення реєстрації, тиражування, розсилки та формування в справи наказів з основної діяльності, про відрядження та розпоряджень керівництва митниці, здійснення контролю за термінами їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами;

- забезпечення контролю за виконанням рішень нарад під головуванням начальника митного органу;

- здійснення прийому, реєстрації, попереднього розгляду, обліку, оперативного пошуку й зберігання документів;

- доведення документів до безпосередніх виконавців, видача довідок та інформації щодо вхідної кореспонденції;

- здійснення контролю за якістю оформлення документів підрозділами митниці, за своєчасним виконанням доручень керівництва; проведення роботи, спрямованої на скорочення строків проходження й виконання документів; аналіз та узагальнення даних про хід і результати цієї роботи;

- забезпечення єдиного порядку обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів у підрозділах митниці, відбору для передання в архів та для знищення документів, терміни зберігання яких закінчилися;

- складання зведеної номенклатури справ митниці;

- ведення архіву митниці;

- здійснення організаційно-методичного керівництва організацією діловодства та роботи із зверненнями громадян у підрозділах митниці, систематична перевірка стану діловодства в підрозділах;

- організація роботи з підвищення кваліфікації працівників відділу та працівників, відповідальних за здійснення діловодства в підрозділах митниці;

- забезпечення використання нової оргтехніки, електронного обладнання та здійснення інших заходів з удосконалення організації роботи з документами;

- організація розмноження та розсилки документів, оформлення поштових відправлень;

- розроблення проектів нормативно-правових актів, розпорядчих документів, технологічних схем, методичних рекомендацій, що регламентують порядок роботи з документами, порядок здійснення контролю виконавської дисципліни, роботи із зверненнями громадян, роботи експертних комісій, здійснення архівної справи в митному органі;

- участь у підготовці проектів нормативно-правових актів, розпорядчих документів митного органу в частині, що стосується організації роботи з документами, а також візування таких проектів;

- здійснення контролю за дотриманням працівниками митних органів вимог законодавчих, нормативно-правових актів, що регламентують ведення діловодства ( в тому числі документів "Для службового користування"), контроль виконавської дисципліни, роботу із зверненнями громадян, організацію архівної справи в митному органі.