На виконання наказу Державної митної служби України від 05.12.2011 N 1025 "Про затвердження Примірної структури регіональної митниці, митниці та Вимог до штатної структури регіональної митниці, митниці" з метою вдосконалення організації діловодства й організаційного забезпечення роботи митних органів

1. Затвердити Примірне положення про відділ (сектор) організаційного та документального забезпечення митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам митниць, спеціалізованих митних органів, митних організацій та науково-дослідних установ (далі - митні органи):

2.1. У місячний строк привести положення про відділ (сектор) організаційного та документального забезпечення у відповідність до Положення.

2.2. Створити відповідні умови для забезпечення виконання посадовими особами митного органу визначених у Положенні завдань і функцій.

3. Уважати такими, що втратили чинність, накази Державної митної служби України від 01.07.2009 N 620 "Про затвердження Примірного положення про відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці", від 07.05.2010 N 450 "Про внесення змін до Примірного положення про відділ організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці" та пункт 8 Змін, що вносяться до деяких наказів Державної митної служби України, затверджених наказом Державної митної служби України від 09.11.2011 N 935.

4. Установити, що цей наказ набирає чинності з дня його видання.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Організаційно-розпорядчого департаменту, члена колегії Державної митної служби України Бондаря В.В.

1.1. Це Положення визначає правовий статус та регулює питання діяльності відділу (сектору) організаційного та документального забезпечення митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи, а саме його компетенцію (права, завдання, функції).

1.2. Відділ (сектор) організаційного та документального забезпечення митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи (далі - Відділ) є структурним підрозділом митниці, спеціалізованих митних органів, митної організації та науково-дослідної установи (далі - митний орган) та підпорядковується керівнику митного органу або його першому заступнику відповідно до розподілу обов'язків.

1.3. Структура та штатна чисельність Відділу визначаються начальником митного органу з урахуванням пропозицій начальника Відділу відповідно до обсягів, характеру та складності завдань і функцій, покладених на Відділ, та в межах затверджених граничної чисельності й фонду оплати праці митного органу.

1.4. У Відділі можуть бути створені сектори за напрямами роботи.

1.5. Керівництво роботою Відділу здійснює начальник Відділу, який призначається та звільняється наказом митного органу.

1.6. У разі тимчасової відсутності начальника Відділу його обов'язки виконує заступник начальника Відділу або інша посадова особа цього підрозділу відповідно до посадових обов'язків.

1.7. Посадові особи Відділу призначаються на посади та звільняються з них наказом митного органу за поданням начальника Відділу (за винятком первинного прийняття на службу в митні органи та звільнення із служби в митних органах у порядку, визначеному Державною митною службою України).

1.8. Службові обов'язки посадових осіб Відділу визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються керівником митного органу або його першим заступником відповідно до розподілу обов'язків.

1.9. Відділ має круглу печатку зі своїм найменуванням, круглу печатку з позначкою "Для пакетів" та інші печатки та штампи, необхідні для виконання функцій, регламентованих цим Положенням.

1.10. У Відділі зберігається гербова печатка митного органу, відповідальність за використання та зберігання якої покладається на начальника Відділу (під час його відсутності - на особу, яка його заміщує).

1.11. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією та законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, наказами Державної митної служби України та іншими актами, що регламентують роботу з документами, наказами митного органу, зі зверненнями громадян.

1.12. Координація роботи, методологічне та консультаційне забезпечення діяльності Відділу здійснюються:

з питань організації та ведення діловодства, архівної справи, роботи зі зверненнями громадян та контролю виконавської дисципліни - Управлінням справами Організаційно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України;

з питань організаційного забезпечення митного органу, моніторингу та контролю поточного планування та звітності - Управлінням з питань організаційного забезпечення Організаційно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України.

1.13. Забороняється покладання на Відділ завдань і функцій, не передбачених цим Положенням.

2.1. Організація та здійснення діловодства в митному органі, у тому числі діловодства за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", діловодства за зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію.

2.2. Моніторинг і контроль дотримання в митному органі строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, планів діяльності Державної митної служби України, рішень колегії Державної митної служби України, наказів та розпоряджень керівництва Державної митної служби України і керівництва митного органу, протоколів нарад керівництва Державної митної служби України, митного органу, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.

2.3. Організаційне забезпечення діяльності керівника митного органу.

2.4. Планування діяльності митного органу, моніторинг та контроль виконання плану діяльності митного органу.

2.5. Організаційне та методологічне забезпечення поточного планування діяльності митного органу.

2.6. Організаційне забезпечення проведення особистого прийому громадян керівництвом митного органу.

2.7. Установлення в митному органі єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво й контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах митного органу.

2.8. Здійснення архівної справи в митному органі та організація взаємодії з територіальною державною архівною установою.

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує контрольну, організаційну, інформаційну, аналітичну функції.

3.2. Відповідно до цього Відділ:

3.2.1. Здійснює прийняття, реєстрацію, облік, сканування, розсилку документів (у тому числі з грифом "Для службового користування"), попередній розгляд та передання документів керівництву митного органу для визначення доручень та подальше їх направлення в підрозділи для виконання.

3.2.2. Контролює строки виконання документів, що надходять з Державної митної служби України, місцевих адміністрацій, інших органів державної влади та місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та митних органів, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, наказів та розпоряджень керівництва Державної митної служби України, рішень колегії Державної митної служби України, наказів, розпоряджень та доручень керівництва митного органу.

3.2.3. Здійснює реєстрацію, сканування, оформлення та розсилання вихідної кореспонденції митного органу електронною поштою, поштовим (простим, рекомендованим), спеціальним та фельд'єгерським зв'язком.

3.2.4. Узагальнює матеріали про хід виконання контрольних документів та аналізує стан виконавської дисципліни в митному органі. Уносить пропозиції щодо усунення порушень виконавської дисципліни й удосконалення системи контролю.

3.2.5. Забезпечує реєстрацію, тиражування, розсилання та формування в справи наказів митного органу з основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, про відрядження, а також розпоряджень керівництва митного органу. Здійснює контроль за строками їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами.