Відповідно до Положення про методично-консультативну раду з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування при Головному управлінні державної служби України, затвердженого наказом Головдержслужби України від 26.12.2006 N 434, враховуючи висновки правової експертизи юридичного управління Головдержслужби,

1. Рекомендувати для поширення серед органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування Методичні рекомендації щодо оформлення документів з окремих питань кадрової роботи у сфері державної служби, які підготовлені Головдержслужбою України.

2. Департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування забезпечити розміщення на зовнішньому веб-сайті Головдержслужби України електронних версій вказаних методичних рекомендацій в термін до 15 жовтня 2008 року.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Державна кадрова політика - це політика держави у сфері державної служби, головною метою якої є вдосконалення кадрового потенціалу, створення дієздатного державного апарату, спроможного ефективно здійснювати завдання та функції Української держави шляхом сумлінного виконання державними службовцями покладених на них службових обов'язків.

У Конституції України визначено, що громадяни України користуються рівним правом вступу на державну службу. Відповідно до статті 4 Закону України "Про державну службу" право на державну службу мають громадяни України незалежно від походження, соціального і майнового стану, расової і національної належності, статі, політичних поглядів, релігійних переконань, місця проживання, які одержали відповідну освіту і професійну підготовку та пройшли у встановленому порядку конкурсний відбір або іншу процедуру, передбачену відповідними постановами Кабінету Міністрів України.

Проходження служби в органах державної влади включає низку ключових етапів, які в сукупності складають процес перебування державного службовця на посаді. Суспільний інститут проходження державної служби складається з організації добору кадрів, переміщення працівників по службі, присвоєння їм категорій і рангів, стимулювання їх праці, підстави припинення державної служби.

Законодавством України визначається порядок прийняття на державну службу, проходження випробувального терміну або стажування, заміщення вакантних посад, віднесення їх до відповідних категорій посад державних службовців, присвоєння рангів державним службовцям, порядок проведення атестації та щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків та завдань. Службова кар'єра починається із вступу на державну службу. Порядок вступу на посаду буде залежати від особливостей статусу державного органу; категорій державних посад; шляхів заміщення цих посад.

Нормативно-правове забезпечення проходження державної служби у відповідному державному органі відображається у його розпорядчих документах з кадрового діловодства. Саме про їх види та особливості складання йтиме мова далі.

Управлінська діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Види розпорядчих документів, які видаються тими чи іншими органами, визначаються чинним законодавством та положенням про ці органи.

Керівники місцевих органів виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування, згідно з чинним законодавством, видають, зокрема:

До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Типові форми первинної облікової документації підприємств, установ, організацій затверджені наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 N 489:

- N П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу";

- N П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";

- N П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)".

На підприємствах, в установах, організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Розпорядження та накази готуються на підставі доручень керівника установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо.

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

- повне найменування установи, організації; назву виду документа - розпорядження, наказ;

- дату складання, підписання (29 травня 1999 року);

- місце складання чи видання (м. Трускавець);

- номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

- заголовок до тексту;

- текст;

- підстава;

- підпис керівника;

- на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект наказу готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник установи, організації.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

У наступному рядку і далі - посада, ранг державного службовця, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується розпорядженням, наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки розпорядження, наказу.

Після підписання розпорядження, наказ реєструється у книзі реєстрації розпоряджень, наказів, що має такі реквізити: номер розпорядження, наказу, дату видання, вид розпорядження, наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому розпорядженні, наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Перший примірник розпорядження, наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У структурні підрозділи копії чи примірники розпоряджень, наказів по особовому складу не передаються.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) установи, організації.

У разі ліквідації установи, організації розпорядження, накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.

Проголошене ст. 43 Конституції України право громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості.

Це право громадянин реалізує шляхом укладання трудового договору, тобто через прийняття на роботу.

Прийняття громадян на роботу оформляється виданням розпорядження, наказу, в якому зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посада (спеціальність), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування до шести місяців, тощо). Розпорядження, наказ оголошується працівнику під підпис. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу.

Після ознайомлення працівника з розпорядженням, наказом у його трудовій книжці, а також в особовій картці по формі N П2-ДС робляться відповідні записи, і працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис. Згідно з чинним законодавством цей підпис підтверджує, що працівник з наказом про прийняття на роботу ознайомлений, тому в розділі III "Призначення і переведення" особової картки N П2-ДС пишеться копія наказу.

Для того, щоб правильно підготувати і видати наказ про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

Без відповідних документів, які працівник зобов'язаний пред'явити, неможливо укласти трудовий договір.

Згідно зі статтею 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

- роз'яснити працівнику його права й обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

- ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

- визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

- проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. Громадянин, згідно зі статтею 24 КЗпП України, при укладенні трудового договору зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я тощо.

Накази про переведення працівників на іншу посаду чи роботу в тій самій установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження, наказу керівника та згоди працівника.

У розпорядчій частині розпорядження, наказу вказується попередня посада, посада і структурний підрозділ, куди переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (службова потреба, для заміни відсутнього, тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підстава видання розпорядження, наказу. Якщо працівник переводиться постійно на іншу посаду, до його особової картки N П2-ДС і трудової книжки заносяться відповідні записи і він повинен поставити свій підпис у картці N П2-ДС.

Слід також пам'ятати, що переведення працівника допускається тільки за його письмовою згодою.

Накази про звільнення працівників готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу (підстави припинення трудових відносин вказані у ст. 36 КЗпП України) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет).

Підготовка й видання наказу про звільнення правомірні:

- за підстав, викладених у законі (ст. 36 КЗпП України та ст. 30 Закону України "Про державну службу") ;

- за додержання певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази про звільнення складаються, як правило, з двох частин: розпорядчої (визначається прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, дата й відповідна стаття КЗпП України, Закону України "Про державну службу") та констатуючої, в якій визначаються причина звільнення та мотиви коротко. Далі - підстава видання розпорядження, наказу. Складаючи розпорядження, наказ про звільнення, слід пам'ятати, що днем звільнення вважається останній день роботи.

Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру "з" (з якого), а писати: звільнити 30.07.96. В особовій картці N П2-ДС у рядку: "Дата і причина звільнення" пишеться дата і причина звільнення, і працівник обов'язково ставить свій підпис.

У разі смерті працівника в розпорядчій частині наказу визначається прізвище, ім'я, по батькові, посада, структурний підрозділ і дата (день смерті), виключення зі списків особового складу у зв'язку зі смертю.

Підставою буде копія свідоцтва про смерть.

Готуючи розпорядження, накази про прийняття, переведення і звільнення працівників, слід пам'ятати специфіку щодо деяких категорій працівників.

Так, у ст. 21 КЗпП України визначено, що особливою формою трудового договору є контракт, у якому строк його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Тобто застосування контракту можливе лише у випадках, передбачених законом (ст. 21 КЗпП України, постанова Кабінету Міністрів України "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" від 19.03.94 N 170) .

Контракт обов'язково укладається в письмовій формі, яка затверджена наказом Міністерства праці України від 15.04.94 N 23 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 квітня 1992 р. N 84/293).

Працівник, який приймається на роботу за контрактом, власноручно заповнює два примірники договору і підписує їх. Після підписання керівником один примірник з підписом керівника і печаткою видається працівнику. Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті.

Він є підставою для укладення трудового договору та видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін. У будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників.

Крім того, слід зазначити, що контракт укладається тільки в тому разі, коли працівник належить до категорії працівників, що, згідно із законодавством, працюють за контрактом (постанова Пленуму Верховного Суду України "Про практику розгляду судами трудових спорів" від 6 листопада 1992 року).

У відповідності до статей 143 - 146 КзПП України про працю до працівників установ, організацій можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Заохочення застосовуються власником або уповноваженим ним органом разом або за погодженням із профспілковим комітетом установи, організації. Заохочення оголошуються наказом в урочистій обстановці й заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці "Відомості про заохочення".

За особливі трудові заслуги працівники можуть бути подані у вищестоящі органи до заохочення, до нагородження орденами, медалями, почесними грамотами, нагрудними значками і до присвоєння почесних звань.

Заохочення за особливі трудові заслуги заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці "Відомості про нагородження".

За порушення трудової дисципліни у відповідності до статей 147 - 152 КзПП України про працю та ст. 14 Закону України "Про державну службу" до державного службовця може бути застосовано тільки один із таких засобів стягнення:

1) попередження про неповну службову відповідність;

2) затримка до одного року у присвоєнні чергового рангу, або у призначенні на вищу посаду;

3) догана;

4) звільнення.

Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право приймати на роботу (обирати, затверджувати і призначати на посаду) працівника, у порядку, встановленому законодавством. Також стягнення застосовується безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням його у відпустці. Дисциплінарне стягнення оголошується у розпорядженні, наказі і повідомляється працівникові під розписку (ст. 149 КЗпП України) . До застосування стягнення власник або уповноважений ним орган повинен отримати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (на випадок відмови складається акт). За кожне порушення дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення. Стягнення діє протягом року, проте за сумлінну працю може бути знято раніше. Протягом дії стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються.

Відповідно до вимог статей 21, 23, 24 КзПП України про працю та ст. 4, 15 Закону України "Про державну службу":

1. Прийняти Віннікова Олександра Федоровича на посаду начальника управління промисловості, енергетики, транспорту та зв'язку обласної державної адміністрації 29 липня 200_ року з посадовим окладом згідно штатного розпису.

2. Присвоїти Віннікову О.Ф. сьомий ранг державного службовця.

3. Стаж державної служби Віннікова О.Ф. станом на 29.07.200_ складає 8 років 9 місяців 6 днів.

4. Встановити Віннікову О.Ф. з дня призначення надбавку за високі досягнення в праці в розмірі 30 відсотків посадового окладу.