З метою методичного забезпечення діяльності кадрових служб з питань проходження державної служби та уніфікації розпорядчих документів з кадрового діловодства, в яких відображається нормативно-правове забезпечення проходження державної служби,

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо оформлення розпорядчих актів із кадрових питань у сфері державної служби.

2. Департаменту персоналу державних органів та органів місцевого самоврядування довести до відома та використання в роботі Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій Методичні рекомендації щодо оформлення розпорядчих актів із кадрових питань у сфері державної служби.

3. Наказ Головдержслужби від 10.10.2008 N 277 вважати таким, що втратив чинність.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Державна кадрова політика - це політика держави у сфері державної служби, головною метою якої є вдосконалення кадрового потенціалу, створення дієздатного державного апарату, спроможного ефективно здійснювати завдання та функції Української держави шляхом сумлінного виконання державними службовцями покладених на них службових обов'язків.

У Конституції України визначено, що громадяни України користуються рівним правом вступу на державну службу. Відповідно до статті 4 Закону України "Про державну службу" право на державну службу мають громадяни України незалежно від походження, соціального і майнового стану, расової і національної належності, статі, політичних поглядів, релігійних переконань, місця проживання, які одержали відповідну освіту і професійну підготовку та пройшли у встановленому порядку конкурсний відбір або іншу процедуру, передбачену відповідними постановами Кабінету Міністрів України.

Законодавством України визначається порядок прийняття на державну службу, проходження випробувального терміну або стажування, заміщення вакантних посад, віднесення їх до відповідних категорій посад державних службовців, присвоєння рангів державним службовцям, порядок проведення атестації та щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків та завдань. Службова кар'єра починається зі вступу на державну службу. Порядок вступу на посаду буде залежати від особливостей статусу державного органу; категорій державних посад; шляхів заміщення цих посад.

Нормативно-правове забезпечення проходження державної служби у відповідному державному органі відображається у його розпорядчих документах з кадрового діловодства. Саме про їх види та особливості складання йтиме мова далі.

Управлінська діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Види розпорядчих документів, які видаються тими чи іншими органами, визначаються чинним законодавством та положенням про ці органи.

Керівники місцевих органів виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування, згідно з чинним законодавством, видають, зокрема:

До розпорядчих документів з особового складу належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази з особового складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження та накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток.

Типові форми первинної облікової документації затверджені наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 N 489:

- N П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу";

- N П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";

- N П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)".

Розпорядження (накази) готуються на підставі доручень керівника державного органу, заяв працівників, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо та оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

- повне найменування органу;

- назву виду документа - розпорядження, наказ;

- дату складання, підписання (29 травня 2011 року);

- місце складання чи видання (м. Трускавець);

- номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

- заголовок до тексту;

- текст;

- підстава підготовки розпорядження (наказу);

- підпис керівника;

- на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект розпорядження (наказу) готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлено регламентом роботи органу.

Після підписання розпорядження (наказ) реєструється у книзі реєстрації розпоряджень (наказів), що має такі реквізити: номер розпорядження (наказу), дату видання, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розпис).

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури та залишаються у кадровій службі, а другі передається до бухгалтерії.

У разі ліквідації органу розпорядження (накази) з особового складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Розпорядження (накази) з особового складу і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.

Проголошене ст. 43 Конституції України право громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості.

Це право громадянин реалізує шляхом укладання трудового договору, тобто через прийняття на роботу.

Прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорій, передбачених статтею 25 Закону України "Про державну службу", та на інші прирівняні до них посади проводиться за конкурсним відбором у порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 N 169, крім випадків, коли інше передбачено законами України.

Просування по службі державного службовця, який зарахований до кадрового резерву чи пройшов стажування, а також прийняття на роботу державного службовця, який припинив державну службу у зв'язку з відставкою, може здійснюватися за рішенням керівника відповідного державного органу без конкурсного відбору.

Без конкурсного відбору або стажування можуть також прийматися:

а) державні службовці на посади: керівників, які згідно із законодавством обираються або затверджуються колегіальним органом; керівників, які призначаються міністрами, керівниками інших центральних органів державної виконавчої влади за погодженням з керівниками місцевих органів державної виконавчої влади; спеціалістів при переміщенні їх в межах одного державного органу на рівнозначну або нижчу посаду з дотриманням вимог законодавства про працю;

б) державні службовці, які перебували на відповідних посадах у державних органах та виконавчих органах Рад, у тому числі в тих, що ліквідуються, до новостворених органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування;

в) на державну службу - випускники вищих навчальних закладів, що здобули вищу освіту за спеціальностями галузі знань "Державне управління", у державні органи, які направляли їх на навчання за державним замовленням;

г) на державну службу в особливий період.

У державних органах створюється кадровий резерв для зайняття посад державних службовців, а також для просування по службі.

Кадровий резерв формується із:

- спеціалістів місцевого та регіонального самоврядування, виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників навчальних закладів відповідного профілю;

- державних службовців, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування та рекомендовані для просування на більш високі посади.

Положення про формування кадрового резерву для державної служби затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2001 N 199.

Якщо посада, до кадрового резерву на яку зараховано працівника, стає вакантною, він має переважне право на її заміщення при проведенні конкурсу.

Просування по службі державного службовця, зарахованого до кадрового резерву, або такого, що пройшов стажування чи навчався в Національній академії державного управління при Президентові України, може здійснюватися за рішенням керівника відповідного державного органу поза конкурсом.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей особи, яка претендує на посаду державного службовця, може проводитися стажування у відповідному державному органі терміном до двох місяців із збереженням заробітної плати за основним місцем роботи.

Після закінчення стажування стажист подає керівництву державного органу доповідну записку про стажування з висновками керівника структурного підрозділу щодо можливості використання стажиста на державній службі, а за основним місцем роботи - стислий письмовий звіт.

Особа (не державний службовець), яка після успішного закінчення стажування виявила бажання працювати у даному державному органі, проходить конкурс відповідно до Положення про порядок проведення конкурсу при прийнятті осіб на роботу до органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 N 169. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у даному конкурсі, але не проходили стажування.

В розпорядженні (наказі) про прийняття на посаду як підстава в такому випадку зазначається висновок керівника структурного підрозділу щодо можливості використання стажиста на державній службі.

Прийняття громадян на роботу оформляється виданням розпорядження (наказу), в тексті якого зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, зі строком випробування до шести місяців тощо). Розпорядження (наказ) оголошується працівнику під підпис.

Після ознайомлення працівника з розпорядженням (наказом) у його трудовій книжці, а також в особовій картці по формі N П2-ДС робляться відповідні записи і працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис. Згідно з чинним законодавством цей підпис підтверджує, що працівник з розпорядженням (наказом) про прийняття на роботу ознайомлений, тому в розділі III "Призначення і переведення" особової картки N П2-ДС пишеться дата та номер наказу.

Для того, щоб правильно підготувати і видати розпорядження (наказ) про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

Без відповідних документів, які працівник зобов'язаний пред'явити, неможливо укласти трудовий договір.

Згідно зі статтею 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

- роз'яснити працівнику його права й обов'язки та проінформувати під розпис про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

- ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

- визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

- проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Розпорядження (накази) про переведення працівників на іншу посаду чи роботу в тому самому державному органі готуються та оформляються на підставі розпорядження (наказу) керівника та згоди працівника.

У розпорядчій частині тексту розпорядження (наказу) вказується попередня посада, посада і структурний підрозділ, куди переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (службова потреба, для заміни відсутнього, тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації. Якщо працівник переводиться постійно на іншу посаду, до його особової картки N П2-ДС і трудової книжки заносяться відповідні записи і він повинен поставити свій підпис у картці N П2-ДС.

Розпорядження (накази) про звільнення працівників готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу (підстави припинення трудових відносин вказані у ст. 36 КЗпП України) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет).

Підготовка й видання розпорядження (наказу) про звільнення правомірні:

- за підстав, викладених у нормативно-правовому акті (ст. 36 КЗпП України та ст. 30 Закону України "Про державну службу") ;

- за умови додержання порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Текст розпорядження (наказу) про звільнення складається, як правило, з двох частин: констатуючої, в якій коротко визначаються причина звільнення і мотиви та розпорядчої (визначається прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, дата й відповідна стаття КЗпП України, Закону України "Про державну службу") . Далі - підстава підготовки розпорядження (наказу). Складаючи розпорядження (наказ) про звільнення, слід пам'ятати, що днем звільнення вважається останній день роботи.

Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру "з" (з якого), а писати: звільнити 30.07.2011 р. В особовій картці N П2-ДС у рядку: "Дата і причина звільнення" пишеться дата, причина звільнення і працівник обов'язково ставить свій підпис.

У разі смерті працівника в розпорядчій частині тексту розпорядження (наказу) вказується прізвище, ім'я, по батькові, посада, структурний підрозділ і дата (день смерті), виключення зі списків особового складу у зв'язку зі смертю.

Підставою буде копія свідоцтва про смерть.

Готуючи розпорядження (накази) про прийняття, переведення і звільнення працівників, слід пам'ятати про специфіку щодо деяких категорій працівників.

У відповідності до статей 143 - 146 КЗпП України до працівників можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Заохочення застосовуються власником або уповноваженим ним органом разом або за погодженням із профспілковим комітетом державного органу. Заохочення оголошуються розпорядженням (наказом) в урочистій обстановці й заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці "Відомості про заохочення".

За особливі трудові заслуги працівники можуть бути подані у вищестоящі органи до заохочення, нагородження орденами, медалями, почесними грамотами, нагрудними знаками і до присвоєння почесних звань.

За порушення трудової дисципліни у відповідності до статей 147 - 152 КЗпП України та ст. 14 Закону України "Про державну службу" до державного службовця може бути застосовано тільки один із таких засобів стягнення:

1) попередження про неповну службову відповідність;

2) затримка до одного року у присвоєнні чергового рангу, або у призначенні на вищу посаду;

3) догана;

4) звільнення.

Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право приймати на роботу (обирати, затверджувати і призначати на посаду) працівника, у порядку встановленому законодавством. Стягнення застосовується безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не враховуючи часу тимчасової непрацездатності або перебування у відпустці. Дисциплінарне стягнення оголошується у розпорядженні (наказі) і повідомляється працівникові під розпис (ст. 149 КЗпП України) . До застосування стягнення власник або уповноважений ним орган повинен отримати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (у випадку відмови - складається акт). За кожне порушення дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення. Стягнення діє протягом року, проте за сумлінну працю може бути знято раніше. Протягом дії стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються.