На виконання Указу Президента України від 10 листопада 1995 року N 1035/95 "Про затвердження Програми кадрового забезпечення державної служби та Програми роботи з керівниками державних підприємств, установ і організацій",

1. Затвердити за поданням Головного управління державної служби при Кабінеті Міністрів України форму первинного обліку N П-2 ДС "Особова картка" та Інструкцію по її заповненню (додаються) і ввести їх в дію з 1996 року.

2. Форма N П-2 ДС "Особова картка" заповнюється на службовців, що підпадають під дію Закону України "Про державну службу", замість типової форми N П-2 "Особова картка", затвердженої наказом Мінстату України від 27.10.95 N 277.

3. Управлінню статистичних стандартів, класифікацій та реєстрів (Чекменьов А.О.) у місячний термін надіслати міністерствам, відомствам, обласним (міським) держадміністраціям, Держкомстату Автономної Республіки Крим, обласним, Київському і Севастопольському міським управлінням статистики, підприємствам "Бланковидаву" зразки затвердженої форми первинної облікової документації та Інструкції по її заповненню.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Особові картки (форма П-2 ДС) заповнюють всі органи, установи (організації), на працівників яких поширюється Закон України "Про державну службу".

Питання, пов'язані з порядком ведення Особової картки, її зберіганням, повнотою інформації, актуальністю, регулюються чинним законодавством, цією інструкцією та іншими документами (паспорт, військовий квиток, дипломи, свідоцтва).

Заповнення Особової картки.

Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).

До Особової картки заносяться:

Пункти 1-11 заповнює державний службовець відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, атестаті про освіту та інших документах.

1. Прізвище: теперішнє, дівоче - в дужках, якщо таке існує; ім'я та по батькові.

2. Громадянство України: (дд) число - двозначне число, місяць - назва, (рррр) рік - чотиризначне число.

3. Місце народження: країна, область, район, місто (село).

4. Дата народження: (дд) число, (мм) місяць, (рррр) рік - чотиризначне число.

5. Освіта: вища, середня;

назва навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження;

(рррр) дата вступу і закінчення навчального закладу;

спеціальність: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);

кваліфікація: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);

диплом (свідоцтво): номер і (дд, мм, рррр) дата його видачі.

Якщо державний службовець навчається у навчальному закладі, то заповнюються тільки графи: назва навчального закладу та його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність, як було вказано вище.

6. Науковий ступінь, вчене звання: заповнюється відповідно до запису у дипломі, (рррр) рік присвоєння, номер диплома, (дд, мм, рррр) дата його видачі.

7. Якими мовами володієте і якою мірою: читаєте та перекладаєте із словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно.

8. Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів; список опублікованих робіт додається.

9. Сімейний стан: перелічити членів сім'ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім'я та по батькові.

10. Паспорт: серія, номер, ким виданий, дата видачі - записується відповідно до запису у паспорті.

11. Домашня адреса, телефон: місто, поштове відділення, вулиця, корпус, номер будинку, квартира.

Особистий підпис.

12. Дата прийняття Присяги державного службовця: число - двозначне число, місяць - назва, рік - чотиризначне число;

13. Прийняття на державну службу:

а) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (число - двозначне число, місяць - назва, рік - чотиризначне число);

б) до патронатної служби: посада керівника;

в) з резерву: дата включення в резерв;

г) інше: згідно з встановленим законодавством (стаття 15 Закону України "Про державну службу").

14. Загальний стаж роботи: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з Законом України "Про пенсійне забезпечення", відповідно до записів у трудовій книжці.

15. Безперервний стаж роботи: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з постановою Ради Міністрів СРСР від 13 квітня 1973 року N 252, відповідно до записів у трудовій книжці.

16. Стаж державної служби: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з Порядком обчислення стажу державної служби, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 3 травня 1994 року N 283, відповідно до запису в трудовій книжці.

II-VIII - Заповнюються відповідно до вимог таблиць.

Записи повинні здійснюватись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт законів (Закон України "Про державну службу", КЗпП України.

Записи вносяться відповідно до наказу (розпорядження), із зазначенням (дд, мм, рррр) дати його видачі.

Записи дат виконуються арабськими цифрами, (дд) число і (мм) місяць - двозначні числа, (рррр) рік - чотиризначне число, розділені крапкою, крім окремо зазначених.

У графі "Підстава": номер і дата листа-погодження Головдержслужби, на основі якого продовжено термін перебування на державній службі.

При кожній зміні: назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу (див. таблицю) проводиться окремий запис.

Запис здійснюється по запропонованій формі (див. таблицю), що відповідає чинному законодавству.

Заповнюється відповідно до статті 14 Закону України "Про державну службу".

У графі 1 "Причина" - причина, що призвела до дисциплінарної відповідальності.

У графі 2 "Вид стягнення" - дисциплінарне стягнення, захід дисциплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця відсторонено від службових обов'язків та призначено службове розслідування відповідно до статті 22 Закону України "Про державну службу", необхідно додатково вказувати строки відсторонення (термін від ______ до ______ , на який відсторонено), результати розслідування.

Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.

Заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19 грудня 1994 року N 853, відновлюється кожного року.

Графа 1 - "Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" - Назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. В разі, коли державний службовець зарахований до кадрового резерву в тій же установі (організації), де він працює, записується: - У цьому органі.

Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.

Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).

Заповнюється згідно з Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах відповідно до записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків та мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:

1) у рядку "Група обліку" - пункт 24 військового квитка;

2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 23 військового квитка;

3) у рядку "Склад" - пункт 25 військового квитка;

4) у рядку "Військове звання" - пункт 20 військового квитка;

5) у рядку "Військово-облікова спеціальність N " - пункт 26 військового квитка;

6) у рядку "Придатність до військової служби" вказується:

"стройовий", якщо в розділі V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби;

"нестройовий по гр. ____ ст. ____ наказу МО 19__ р. N ____ ", якщо в розділі V військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ Міністра оборони України;

"непридатний із зняттям з обліку по гр. _____ ст. _____ наказу МО 19__ р. N ____", якщо про це є відповідний запис в розділі ІХ військового квитка;

7) у рядку "Назва райвійськкомату за місцем проживання" вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку в виконкомі сільської (селищної, міської) Ради народних депутатів, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

8) у рядку "Перебуває на спецобліку N" олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік в особових картках на генералів, адміралів і офіцерів запасу заповнюються у тому ж порядку (див. вище), але з такими відмінностями:

1) рядок "Група обліку" не заповнюється;

2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 8 військового квитка офіцера запасу;

3) у рядку "Склад" - пункт 7 військового квитка офіцера запасу;

4) у рядку "Військово-облікова спеціальність N " - пункт 6 військового квитка офіцера запасу;

5) рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу, знятих з військового обліку - пункт 20 військового квитка офіцера запасу.

Додаткові відомості:

а) відомості відповідно до статей 12, 16 Закону України "Про державну службу", а саме: не мав судимості, не займаюсь підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників, не працюю за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

б) до якої категорії пільговиків відноситься, наприклад: чи є ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу - пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата (дд, мм, рррр) видачі та назва органу, який видав.

Дата і причина звільнення.

Записи здійснюються у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або статтю 30 Закону України "Про державну службу".