З метою удосконалення системи управління якістю Головдержслужби України щодо підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України

1. Затвердити нову редакцію Порядку підготовки та проведення нарад в Головному управлінні державної служби України (далі - Порядок).

2. Наказ від 07.06.2006 N 216 "Про затвердження нової редакції Порядку підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України" зі змінами та доповненнями вважати таким, що втратив чинність.

3. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом заступників Начальника Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів Головдержслужби України та директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Цей Порядок визначає організаційні засади підготовки та проведення нарад в Головному управлінні державної служби України (далі - Головдержслужба України).

Організацію підготовки та проведення нарад під головуванням Начальника Головдержслужби і контроль за виконанням рішень, прийнятих на цих нарадах, здійснює управління організаційної роботи, документообігу та контролю спільно зі структурним підрозділом Головдержслужби України, відповідальним за підготовку питання порядку денного наради.

Види нарад залежать від складу присутніх та кола питань, що вносяться до порядку денного.

Наради можуть бути:

1. Апаратні:

планові щотижневі апаратні наради під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності (для розгляду та вирішення питань в межах повноважень Головдержслужби України);

щопіврічні наради апарату Головдержслужби України під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності, за участю всіх працівників Головдержслужби України (для інформування про роботу за півріччя з основних напрямків діяльності Головдержслужби України та стан трудової і виконавської дисципліни в апараті);

наради, які пов'язані з використанням відеоконференцій на базі технологій IP-телефонії (далі - відеонаради) під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності.

2. Робочі наради під головуванням Начальника Головдержслужби України та його заступників (для розгляду оперативних та робочих питань в межах повноважень Головдержслужби України).

Робочі наради в режимі "on-line" для надання методично-консультативної допомоги юрисконсультам територіальних органів.

Робочі наради в режимі відеонаради за участю працівників центрального апарату Головдержслужби України, підвідомчих установ та територіальних органів Головдержслужби України.

3. Координаційні міжвідомчі наради, для розгляду та вирішення питань із залученням представників інших органів виконавчої влади тощо.

Залежно від виду наради встановлюється відповідний порядок її підготовки, проведення, оформлення документів та контролю за виконанням прийнятих рішень.

Загальний порядок підготовки та проведення нарад включає в себе:

- Формування порядку денного наради;

- Формування списку учасників наради;

- Формування довідкових, аналітичних матеріалів до питань порядку денного;

- Підготовка приміщення до проведення наради;

- Оформлення протоколу наради;

- Контроль за виконанням протокольних доручень наради.

Під час проведення нарад в Головдержслужбі України, працівникам центрального апарату Головдержслужби України та Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу забороняється мати при собі увімкнений мобільний телефон або його використовувати, а також інші переговорні пристрої, які можуть перешкоджати проведенню наради.

Під час проведення відеонарад в Головдержслужбі України, працівникам центрального апарату Головдержслужби України, Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, Школи вищого корпусу державної служби та працівникам територіальних органів Головдержслужби забороняється також відповідати на паралельні дзвінки IP-телефону та інших стаціонарних телефонів, розмовляти зі сторонніми та закривати об'єктив веб-камери.

За недотримання вимог цього Порядку до порушників можуть бути застосовані заходи впливу у вигляді зменшення розміру премії або її позбавлення.

У разі, якщо на нараду запрошені особи від інших органів влади, установ та організацій, то цим особам повідомляється про існуючу заборону до початку проведення наради працівником структурного підрозділу, який є відповідальним за його організацію.

Місце проведення нарад під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності, визначається залежно від виду наради та чисельності учасників, за попереднім погодженням з головуючим.

Планові щотижневі апаратні наради під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності, як правило, проводяться у залі засідань (к. 405).

Щопіврічні наради апарату Головдержслужби України під головуванням Начальника Головдержслужби України за участю всіх працівників Головдержслужби України, Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школи вищого корпусу державної служби проводяться, як правило, у Конференц-залі Школи вищого корпусу державної служби.

Місце проведення робочих нарад під головуванням Начальника Головдержслужби України, першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби, а також координаційних міжвідомчих нарад визначається залежно від чисельності учасників за погодженням з особою, яка проводить зазначену нараду.

Місце проведення відеонаради є власне постійне робоче місце учасника за яким закріплений статичний номер IP-телефону.

1. Формування порядку денного апаратної наради

Проект порядку денного апаратної наради формується управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю відповідно до Стратегічного плану роботи Головдержслужби України, пропозицій першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби та керівників структурних підрозділів і містить питання, які є найбільш актуальними для вирішення протягом поточного тижня.

Пропозиції до порядку денного подаються до управління організаційної роботи, документообігу та контролю щочетверга до 12.00.

Управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю узагальнюються отримані пропозиції та готується проект порядку денного апаратної наради. Підготовлений проект порядку денного розсилається для ознайомлення учасникам апаратної наради електронною поштою за адресою: guds.an@guds.gov.ua. Після цього проект порядку денного апаратної наради погоджується з Начальником Головдержслужби України. Погоджений порядок денний доводиться до відома учасників апаратної наради за два робочих дні до проведення відповідної наради.

Порядок денний апаратної наради (Додаток 1), як правило, передбачає:

- Питання контролю за станом виконавської дисципліни.

- Питання нормотворчої діяльності Головдержслужби України.

- Системні питання (бюджету, стану справ з виплати заробітної плати, внесення платежів до Пенсійного та інших соціальних фондів, системи управління якістю, тощо)

- Організаційні питання.

До першого питання порядку денного відносяться питання контролю за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, звернень громадян, порушених під час проведення Прямої телефонної лінії "Державна служба", і протокольних рішень попередньої апаратної наради (інформує перший заступник Начальника Головдержслужби України або начальник управління організаційної роботи, документообігу та контролю).

До другого питання порядку денного відносяться питання стану проходження проектів нормативно-правових актів (інформує керівник юридичного управління про загальний стан підготовки та проходження проектів нормативно-правових актів, проблемні питання, пов'язані з їх підготовкою і проходженням, а керівники структурних підрозділів, відповідальні за їх розробку, інформують щодо стану проходження цих проектів).

До системних питань порядку денного відносяться питання, розгляд яких має системний характер.

Крім зазначених питань до порядку денного можуть бути включені інші питання діяльності Головдержслужби України.

2. Формування списку учасників апаратної наради

Склад учасників апаратної наради формується управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю.

Інформація щодо списку учасників апаратної наради готується сектором кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи та щоп'ятниці до 12 години подається до управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

До списку учасників апаратної наради входять:

Начальник Головдержслужби України, перший заступник та заступники Начальника Головдержслужби України, голова Центрального комітету профспілки працівників державних установ України, начальник Управління державної служби Головдержслужби України у м. Києві, начальник Управління державної служби Головдержслужби України у Київській області, директор Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директор Школи вищого корпусу державної служби, керівники структурних підрозділів, заступник начальника управління організаційної роботи, документообігу та контролю - начальник відділу контролю та організаційної роботи, відповідальний працівник управління організаційної роботи, документообігу та контролю за ведення протоколу, заступник начальника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи - начальник відділу протоколу та консультацій з громадськістю, начальник відділу організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, завідуючий сектором кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

За рішенням Начальника Головдержслужби України до списку можуть бути включені інші відповідальні працівники Головдержслужби України.

3. Підготовка матеріалів апаратної наради

Матеріали апаратної наради формуються відповідно до порядку денного апаратної наради структурними підрозділами в межах компетенції та подаються управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю щоп'ятниці до 14.00.

Матеріали до щотижневих апаратних нарад подаються структурними підрозділами:

в паперовому вигляді (у відповідній розгортці - додаток 2) - до управління організаційної роботи, документообігу та контролю;

у електронному вигляді - розміщуються за адресою: V/папка "Матеріали до щотижневих апаратних нарад/дата проведення наради.

Разом з матеріалами апаратних нарад подаються пропозиції до проекту протоколу щотижневої апаратної наради.

Відповідальним за підготовку матеріалів до першого питання щодо контролю за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, звернень громадян, порушених під час проведення Прямої телефонної лінії "Державна служба", і протокольних рішень попередньої апаратної наради є управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

До матеріалів першого питання апаратної наради входить:

- довідка про виконання Головдержслужбою України актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України (довідку готує відділ організації документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю за підписом начальника відділу організації документообігу);

- доповідна записка Начальнику Головдержслужби України щодо стану виконавської дисципліни в апараті Головдержслужби України;

- інформація "Контроль за виконанням документів в період робочого тижня";

- інформація про стан розгляду в Головдержслужбі України звернень народних депутатів України.

Відповідальним за підготовку матеріалів до другого питання апаратної наради є юридичне управління.

До матеріалів другого питання входить:

Довідка про стан проходження проектів нормативно-правових актів, в т.ч. проблемних, формується на підставі інформації керівників структурних підрозділів, відповідальних за розробку проектів нормативно-правових актів, а також директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу.

Довідка про стан проходження проектів нормативно-правових актів, в т.ч. проблемних, формується відповідно до пропозицій структурних підрозділів, що надаються юридичному управлінню щочетверга до 17 години за встановленою формою. У виняткових випадках зазначена інформація уточнюється відповідальним розробником, яка в оперативному порядку подається юридичному управлінню до кінця робочого дня у п'ятницю.

Узагальнена довідка щодо стану проходження проектів нормативно-правових актів, в т.ч. проблемних, передається юридичним управлянням до управління організаційної роботи, документообігу та контролю щоп'ятниці до 14 години та, у разі уточнення інформації, додатково передається Начальнику Головдержслужби України у понеділок до 8 години 30 хвилин.

Матеріали до організаційних питань порядку денного готуються управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи із залученням інших структурних підрозділів Головдержслужби України.

Сформовані матеріали апаратної наради щоп'ятниці до 16-45 управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю:

1) розміщуються на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України в розділі "Матеріали щотижневих апаратних нарад";

2) надаються Начальнику Головдержслужби, першому заступнику Начальника Головдержслужби та заступникам Начальника Головдержслужби у паперовому вигляді в повному обсязі;

3) надсилаються електронною поштою та щопонеділка, до початку апаратної наради, надаються у паперовому вигляді Голові Центрального комітету профспілки працівників державних установ України, начальнику Управління державної служби Головдержслужби України у м. Києві та начальнику Управління державної служби Головдержслужби України у Київській області.

Усім іншим учасникам матеріали апаратної наради у паперовому вигляді не надаються і не надсилаються.

Відповідальний підрозділ за організацію наради, яка проводиться в режимі відеоконференції:

- розміщує сформований пакет матеріалів до відеонаради на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України у розділі "Матеріали до відеонарад" та одночасно направляє учасникам відеонаради від територіальних органів Головдержслужби України засобами електронної пошти;

- подає до департаменту модернізації державної служби, не пізніше ніж за 1 робочий день до дня проведення відеонаради, інформацію щодо теми, часу проведення та складу учасників відеонаради.

Технічний супровід відеонарад здійснюється департаментом модернізації державної служби. Технічний супровід включає:

- технічне планування відеонаради в системі IP-телефонії (далі - Система) на зазначений час;

- налаштування технічних параметрів відеонаради;

- введення у Систему списку учасників відеонаради;

- налаштування технічних параметрів відеонаради для кожного учасника;

- направлення електронних листів-повідомлень на відеонараду.

4. Підготовка приміщення до проведення апаратної наради

Підготовку приміщення для проведення апаратної наради забезпечує управління справами Головдержслужби України.

Підготовку та розміщення табличок з прізвищем, ім'ям та по батькові учасників наради, відповідно до схеми розміщення, затвердженої Начальником Головдержслужби України, забезпечує відповідальний працівник управління організаційної роботи, документообігу та контролю (Додаток 3).

5. Проведення апаратної наради

Апаратні наради проводяться, як правило, щопонеділка о 9 годині Начальником Головдержслужби України або, в разі його відсутності, особою, що виконує його обов'язки, для оперативного розгляду та вирішення питань в межах повноважень Головдержслужби України.