З метою підвищення ефективності контролю за станом виконанням протокольних доручень апаратних нарад та удосконалення системи управління якістю Головдержслужби України щодо підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України

1. Затвердити нову редакцію Порядку підготовки та проведення нарад в Головному управлінні державної служби України, що додається.

2. Наказ від 06.08.2008 N 219 "Про затвердження нової редакції Порядку підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України", зі змінами та доповненнями, вважати таким, що втратив чинність.

3. Адміністративно-фінансовому департаменту ознайомити з цим наказом заступників Начальника Головдержслужби, керівників структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби, директорів Школи вищого корпусу державної служби та Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Порядок підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України визначає організаційні засади підготовки та проведення нарад.

Організацію підготовки та проведення нарад під головуванням Начальника Головдержслужби України і контроль за виконанням рішень, прийнятих на цих нарадах, здійснює адміністративно-фінансовий департамент спільно зі структурним підрозділом (підвідомчою установою) Головдержслужби України, відповідальними за підготовку питання порядку денного наради.

Види нарад залежать від складу присутніх та переліку питань, що вносяться до порядку денного.

Наради можуть бути:

1) Апаратні:

- планові щотижневі апаратні наради під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності (для розгляду та вирішення питань в межах повноважень Головдержслужби України);

- щопіврічні наради апарату Головдержслужби України під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності, за участю всіх працівників Головдержслужби України (для інформування про роботу за півріччя з основних напрямків діяльності Головдержслужби України та стан трудової і виконавської дисципліни в апараті);

- наради в режимі відеоконференцій з використанням IP-технологій (далі - відеонаради) під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності.

2) Робочі наради:

- під головуванням Начальника Головдержслужби України та його заступників (для розгляду оперативних та робочих питань в межах повноважень Головдержслужби України);

- в режимі відеонаради за участю працівників центрального апарату, підвідомчих установ та територіальних органів Головдержслужби України;

3) Оперативна нарада керівництва Головдержслужби з реалізації затверджених Кабінетом Міністрів України пріоритетів діяльності Головдержслужби, а також здійснення відповідних запобіжних та коригувальних дій (пункти 8.5.2 та 8.5.3 ДСТУ ISO 9001:2009).

4) Координаційні міжвідомчі наради для розгляду та вирішення питань із залученням представників інших органів виконавчої влади тощо.

Залежно від виду наради встановлюється відповідний порядок її підготовки, проведення, оформлення документів та контролю за виконанням прийнятих рішень.

Загальний порядок підготовки та проведення нарад включає в себе:

- формування порядку денного наради;

- формування списку учасників наради;

- формування довідкових, аналітичних матеріалів до питань порядку денного;

- підготовку приміщення до проведення наради;

- оформлення протоколу наради;

- контроль за виконанням протокольних доручень наради.

Під час проведення нарад в Головдержслужбі України працівникам центрального апарату Головдержслужби України, Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школи вищого корпусу державної служби забороняється мати при собі увімкнений мобільний телефон або його використовувати, а також інші переговорні пристрої, які можуть перешкоджати проведенню наради.

Під час проведення відеонарад в Головдержслужбі України працівникам центрального апарату Головдержслужби України, Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, Школи вищого корпусу державної служби та територіальних органів забороняється також відповідати на паралельні дзвінки IP-телефону та інших стаціонарних телефонів, розмовляти зі сторонніми та закривати об'єктив веб-камери.

За недотримання вимог цього порядку до порушників можуть бути застосовані заходи впливу у вигляді зменшення розміру премії або її позбавлення.

У разі, якщо на нараду запрошені особи від інших органів влади, установ та організацій, то цим особам повідомляється про існуючу заборону до початку проведення наради працівником структурного підрозділу, який є відповідальним за його організацію.

Місце проведення нарад під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності, визначається залежно від виду наради та чисельності учасників, за попереднім погодженням з головуючим.

Планові щотижневі апаратні наради під головуванням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки на час відсутності, як правило, проводяться у залі засідань (к. 405).

Щопіврічні наради апарату Головдержслужби України під головуванням Начальника Головдержслужби України за участю всіх працівників Головдержслужби України, Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школи вищого корпусу державної служби проводяться, як правило, у конференц-залі Школи вищого корпусу державної служби.

Місце проведення робочих нарад під головуванням Начальника Головдержслужби України, першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби, а також координаційних міжвідомчих нарад визначається залежно від чисельності учасників за погодженням з особою, яка проводить зазначену нараду.

Місцем проведення відеонаради та наради в режимі "on-line" є власне постійне робоче місце учасника, за яким закріплений статичний номер IP-телефону.

1. Формування порядку денного апаратної наради

Проект порядку денного апаратної наради формується адміністративно-фінансовим департаментом відповідно до Стратегічного плану роботи Головдержслужби України, пропозицій першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби та керівників структурних підрозділів і містить питання, які є найбільш актуальними для вирішення протягом поточного тижня.

Пропозиції до порядку денного подаються до адміністративно-фінансового департаменту щочетверга до 12 години.

Адміністративно-фінансовим департаментом узагальнюються отримані пропозиції та готується проект порядку денного апаратної наради, який проводиться через систему "Мегаполіс.Документообіг" та погоджується Начальником Головдержслужби України або особою, яка виконує його обов'язки на час відсутності. Погоджений порядок денний розміщується на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України в розділі "Матеріали до щотижневих апаратних нарад" та надсилається електронною поштою Голові Центрального комітету профспілки працівників державних установ України щочетверга до 17 години.

Порядок денний апаратної наради (додаток 1), як правило, передбачає:

- питання контролю за станом виконавської дисципліни;

- питання нормотворчої діяльності Головдержслужби України;

- фінансові питання (бюджету, стану справ з виплати заробітної плати, внесення платежів до Пенсійного та інших соціальних фондів);

- питання про відрядження (відрядження працівників центрального апарату та підвідомчих установ Головдержслужби України до органів державної влади);

- системні питання (переходу центрального апарату, підвідомчих установ та територіальних органів Головдержслужби України до використання безпаперових технологій документообігу, системи управління якістю, тощо);

- організаційні питання.

До першого питання порядку денного відносяться питання контролю за виконанням законів України, актів та резолюцій Президента України, Кабінету Міністрів України, і протокольних рішень попередньої апаратної наради (інформує, як правило, заступник директора адміністративно-фінансового департаменту).

До другого питання порядку денного відносяться питання стану проходження проектів нормативно-правових актів (інформує директор юридичного департаменту про загальний стан підготовки та проходження проектів нормативно-правових актів, проблемні питання, пов'язані з їх підготовкою і проходженням, а керівники структурних підрозділів, відповідальні за їх розробку, інформують щодо стану проходження цих проектів).

До третього питання порядку денного відносяться питання бюджету, стану справ з виплати заробітної плати, внесення платежів до Пенсійного та інших соціальних фондів, тощо (інформує директор адміністративно-фінансового департаменту).

До четвертого питання порядку денного відносяться питання, пов'язані з відрядженнями працівників центрального апарату та підвідомчих органів Головдержслужби України до органів державної влади за минулий тиждень та заплановані на поточний та наступний тижні (інформують керівники структурних підрозділів, та підвідомчих установ Головдержслужби України).

До системних питань порядку денного відносяться питання, розгляд яких має системний характер.

Останнім питанням порядку денного є організаційні питання, до яких відносяться поточні питання, пов'язані з організацією роботи центрального апарату, підвідомчих установ та територіальних органів Головдержслужби України (інформує Начальник Головдержслужби України).

Крім зазначених питань, до порядку денного можуть бути включені інші питання діяльності Головдержслужби України.

2. Формування списку учасників апаратної наради

Склад учасників апаратної наради формується адміністративно-фінансовим департаментом з урахуванням інформації, наданої сектором кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, Школою вищого корпусу державної служби, Центром адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Центральним комітетом профспілки державних установ України.

До списку учасників апаратної наради входять:

- Начальник Головдержслужби України;

- перший заступник та заступники Начальника Головдержслужби України;

- Голова Центрального комітету профспілки працівників державних установ України (за згодою);

- директор Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу;

- директор Школи вищого корпусу державної служби;

- керівники структурних підрозділів;

- заступник директора адміністративно-фінансового департаменту;

- відповідальний працівник відділу контролю та організаційної роботи адміністративно-фінансового департаменту за ведення протоколу;

- заступник начальника управління - начальник відділу організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи;

- начальник відділу протоколу та консультацій з громадськістю управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи;

- завідуючий сектором кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

За рішенням Начальника Головдержслужби України до списку можуть бути включені інші відповідальні працівники Головдержслужби України.

3. Підготовка матеріалів апаратної наради

Матеріали апаратної наради формуються відповідно до порядку денного апаратної наради структурними підрозділами (підвідомчими установами) в межах компетенції та подаються адміністративно-фінансовому департаменту щоп'ятниці до 14 години.

Матеріали до щотижневих апаратних нарад подаються структурними підрозділами:

- в паперовому вигляді - до адміністративно-фінансового департаменту;

- у електронному вигляді - розміщуються за адресою: V/папка "Матеріали до щотижневих апаратних нарад"/дата проведення наради.

Відповідальним за підготовку матеріалів до першого питання щодо контролю за виконанням законів України, актів та резолюцій Президента України, Кабінету Міністрів України, і протокольних рішень попередніх апаратних нарад є адміністративно-фінансовий департамент.

До матеріалів першого питання апаратної наради входить:

- інформація про резолюції Начальника Головдержслужби до актів та резолюцій Президента України та Кабінету Міністрів України, що знаходяться на виконанні на поточний та наступний тижні (готує відділ контролю та організаційної роботи адміністративно-фінансового департаменту за підписом директора адміністративно-фінансового департаменту);

- доповідна записка Начальнику Головдержслужби України щодо стану виконавської дисципліни в апараті Головдержслужби України та її підвідомчих установах за попередній тиждень;

- інформація щодо виконання протокольних доручень попередньої апаратної наради.

Відповідальним за підготовку матеріалів до другого питання апаратної наради є юридичний департамент.

До матеріалів другого питання входить:

- довідка про стан проходження проектів нормативно-правових актів, у т.ч. проблемних, що формується на підставі інформації керівників структурних підрозділів, відповідальних за розробку проектів нормативно-правових актів, а також директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та директора Школи вищого корпусу державної служби;

- довідка про стан проходження проектів нормативно-правових актів, у т.ч. проблемних, що формується відповідно до пропозицій структурних підрозділів, наданих юридичному департаменту щочетверга до 17 години за встановленою формою. У виняткових випадках зазначена інформація уточнюється відповідальним розробником, яка в оперативному порядку подається юридичному департаменту до кінця робочого дня у п'ятницю.

Узагальнена довідка щодо стану проходження проектів нормативно-правових актів, в т.ч. проблемних, подається юридичним департаментом до адміністративно-фінансового департаменту щоп'ятниці до 14 години та, у разі уточнення інформації, додатково подається Начальнику Головдержслужби України у понеділок до 8 години 30 хвилин.

Відповідальним за підготовку матеріалів до третього питання апаратної наради є адміністративно-фінансовий департамент.

До матеріалів третього питання порядку денного відносяться питання бюджету, стану справ з виплати заробітної плати, внесення платежів до Пенсійного та інших соціальних фондів, тощо.

Відповідальними за підготовку четвертого питання порядку денного є керівники структурних підрозділів та підвідомчих установ Головдержслужби України.

До матеріалів четвертого питання порядку денного відноситься інформація стосовно відряджень працівників структурних підрозділів та підвідомчих установ Головдержслужби України до органів виконавчої влади за минулий тиждень та заплановані відрядження за поточний та наступні тижні.

Відповідальними за підготовку системних питань є відповідні структурні підрозділи та підвідомчі установи, що надали свої пропозиції до порядку денного.

Інформаційно-довідкові матеріали до організаційних питань порядку денного готуються управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи із залученням структурних підрозділів та підвідомчих установ Головдержслужби України.

У виняткових випадках керівниками структурних підрозділів Головдержслужби України, директором Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та директором Школи вищого корпусу державної служби готуються пропозиції до проекту протокольного рішення, які за погодженням з Начальником Головдержслужби України в установленому порядку передаються до адміністративно-фінансового департаменту для включення до протоколу.

Адміністративно-фінансовий департамент матеріали апаратної наради щоп'ятниці до 16 години 45 хвилин:

- розміщує на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України в розділі "Матеріали щотижневих апаратних нарад";

- подає у паперовому вигляді Начальнику Головдержслужби, першому заступнику та заступникам Начальника Головдержслужби в повному обсязі;

- надсилає електронною поштою Голові Центрального комітету профспілки працівників державних установ України та щопонеділка, до початку апаратної наради, надає їх у паперовому вигляді.

Усім іншим учасникам матеріали апаратної наради у паперовому вигляді не надаються і не надсилаються.

4. Підготовка приміщення до проведення апаратної наради

Підготовку приміщення для проведення апаратної наради забезпечує адміністративно-фінансовий департамент Головдержслужби України.

Підготовку та розміщення табличок з прізвищем, ім'ям та по батькові учасників наради, відповідно до схеми розміщення, затвердженої Начальником Головдержслужби України, забезпечує відповідальний працівник відділу контролю та організаційної роботи адміністративно-фінансового департаменту ( додаток 2) .

5. Проведення апаратної наради

Апаратні наради проводяться, як правило, щопонеділка о 9 годині Начальником Головдержслужби України або, в разі його відсутності, особою, що виконує його обов'язки, для оперативного розгляду та вирішення питань в межах повноважень Головдержслужби України.

В окремих випадках, за рішенням Начальника Головдержслужби України, нарада може бути скликана в інший час.

Головуючий відкриває та закриває засідання апаратної наради, надає слово учасникам апаратної наради, що доповідають з питань порядку денного, надає слово для пропозицій, реплік та оголошень.

З метою подальшого розгляду та вирішення питань в межах повноважень Головдержслужби України головуючий дає доручення відповідним структурним підрозділам (підвідомчим установам).

Під час проведення апаратної наради ведеться протокол та аудіозапис.

Під час проведення відеонарад ведеться запис на електронних носіях та протокол.

Керівники структурних підрозділів (підвідомчих установ) після апаратної наради проводять наради в своїх підрозділах.

6. Оформлення протоколу апаратної наради

Протокол апаратної наради веде відповідальний працівник відділу контролю та організаційної роботи адміністративно-фінансового департаменту.

Протокол апаратної наради має такі реквізити:

- офіційна назва органу;

- назва виду документа;

- порядковий номер протоколу;

- назва наради;

- дата проведення;

- порядок денний;

- текст протоколу (відповідно до розділів чітко сформульовані доручення з визначенням терміну виконання та відповідальних за виконання);

- підпис головуючого.

Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформляються протоколом не пізніше ніж у дводенний термін після проведення наради за допомогою засобів системи електронного документообігу Головдержслужби України.

Протокол апаратної наради візується особою, відповідальною за ведення протоколу, заступником директора адміністративно-фінансового департаменту, директором адміністративно-фінансового департаменту, заступником Начальника Головдержслужби (відповідно до розподілу обов'язків), заступником начальника управління - начальником відділу організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, начальником управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи - прес-секретарем і підписується головуючим.