Відповідно до статей 7, 15, 55-1, 56 Закону України "Про Національний банк України", статті 21 Закону України "Про фінансові послуги та фінансові компанії", статті 114 Закону України від 18 листопада 2021 року № 1909-IX "Про страхування", статті 37 Закону України від 14 липня 2023 року № 3254-IX "Про кредитні спілки", статей 77, 78 Закону України "Про платіжні послуги", статей 5, 6, 9 Закону України "Про валюту і валютні операції", з метою визначення вимог до документів, що подаються до Національного банку України в межах окремих процедур і порядку подання таких документів, Правління Національного банку України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Положення про загальні вимоги до документів і порядок їх подання до Національного банку України в межах окремих процедур, що додається.

2. Затвердити Зміни до:

1) Положення про реєстрацію колекторських компаній, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 09 липня 2021 року № 75 (далі - Положення № 75), що додаються;

2) Положення про реєстрацію страхових та перестрахових брокерів та умови провадження посередницької діяльності у сфері страхування, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 30 червня 2022 року № 135 (зі змінами) (далі - Положення № 135), що додаються;

3) Положення про порядок здійснення авторизації діяльності надавачів фінансових платіжних послуг та обмежених платіжних послуг, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 07 жовтня 2022 року № 217 (зі змінами) (далі - Положення № 217), що додаються;

4) Положення про порядок видачі ліцензій на здійснення валютних операцій, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 31 березня 2023 року № 43 (далі - Положення № 43), що додаються.

3. Національний банк України розглядає документи, подані особами, які звернулися до Національного банку України в межах процедур, визначених Положенням № 75, Положенням № 135, Положенням № 217 та Положенням № 43, до набрання чинності цією постановою, згідно з вимогами та в порядку, визначеними Положенням № 75, Положенням № 135, Положенням № 217 та Положенням № 43, без урахуванням змін, унесених цією постановою.

4. Департаменту методології регулювання діяльності небанківських фінансових установ (Сергій Савчук) після офіційного опублікування довести до відома надавачів фінансових послуг інформацію про прийняття цієї постанови.

5. Постанова набирає чинності з 01 січня 2024 року.

1. Це Положення розроблено відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про фінансові послуги та фінансові компанії", "Про страхування", "Про кредитні спілки", "Про платіжні послуги", "Про валюту і валютні операції", інших законодавчих актів України та нормативно-правових актів Національного банку України з питань діяльності учасників ринку фінансових послуг та учасників платіжного ринку.

2. Це Положення визначає:

1) загальні вимоги до документів, що подаються до Національного банку України (далі - Національний банк), і порядок їх подання для здійснення таких процедур:

ліцензування, реєстрації, авторизації учасників ринку фінансових послуг та учасників платіжного ринку (крім платіжних систем, учасників платіжних систем, технологічних операторів платіжних послуг та комерційних агентів надавачів фінансових платіжних послуг);

добровільного виходу страховика, кредитної спілки з ринку;

ідентифікації, визнання небанківських фінансових груп;

2) перелік документів для ідентифікації фізичних осіб, фізичних осіб-підприємців, юридичних осіб та представництв.

3. Терміни в цьому Положенні вживаються в таких значеннях:

1) заявник - особа, яка самостійно або через уповноваженого представника звертається до Національного банку для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, у порядку, встановленому нормативно-правовими актами Національного банку з питань ліцензування, реєстрації, авторизації учасників ринку фінансових послуг, учасників платіжного ринку, добровільного виходу страховика, кредитної спілки з ринку, ідентифікації та визнання небанківських фінансових груп (далі - нормативний акт);

2) кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, що створюється та накладається на документ із дотриманням вимог законодавства України у сфері електронних довірчих послуг та електронного документообігу заявника (далі - КЕП);

3) керівник із ліцензування - керівник / заступник керівника, керівник підрозділу / заступник керівника підрозділу або особа, яка виконує їхні обов’язки, у складі структурного підрозділу Національного банку, відповідального за здійснення процедур, визначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення;

4) представництво - зареєстрований на території України відокремлений підрозділ (представництво) юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави;

5) уповноважена особа Національного банку - Голова Національного банку, перший заступник та заступники Голови Національного банку, керівник із ліцензування.

Інші терміни, що використовуються в цьому Положенні, вживаються в значеннях, визначених законами України, нормативно-правовими актами Національного банку з питань діяльності учасників ринку фінансових послуг та учасників платіжного ринку.

4. Документи, визначені цим Положенням та/або нормативним актом, подаються до Національного банку для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, в один із таких способів:

1) у паперовій формі з одночасним обов’язковим поданням електронних копій цих документів (без накладення КЕП) на цифрових носіях інформації (USB-флешнакопичувачах) або засобами електронного зв’язку, які використовуються Національним банком для електронного документообігу;

2) у формі електронного документа та/або електронної копії оригіналу документа в паперовій формі, підписаного шляхом накладання КЕП, - електронним повідомленням на офіційну електронну поштову скриньку Національного банку nbu@bank.gov.ua або іншими засобами електронного зв’язку, які використовуються Національним банком для електронного документообігу.

5. Документи подаються до Національного банку з урахуванням таких вимог:

1) документ, який складається з двох і більше аркушів та подається в паперовій формі, повинен бути пронумерований, прошитий із зазначенням кількості аркушів;

2) заявник або його уповноважений представник робить на копії документа в паперовій формі відмітку про засвідчення копії цього документа, що містить напис "Згідно з оригіналом", та зазначає найменування посади (за наявності), особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я та прізвище, дату засвідчення копії. Такий напис повинен бути зазначений на кожній копії документа;

3) документ повинен бути дійсним на дату його подання за відповідною процедурою, зазначеною в підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, передбаченою нормативним актом;

4) документ, що не має визначеного строку дії, може подаватися до Національного банку, якщо він був виданий в Україні не раніше ніж за один місяць до дати подання до Національного банку, або за три місяці до дати подання, якщо документ був виданий в іноземній країні. Дана норма не застосовується до документів для ідентифікації фізичних осіб, фізичних осіб-підприємців, юридичних осіб та представництв, визначених розділом III цього Положення;

5) документ повинен бути викладений українською мовою, не містити виправлень, неточностей та недостовірної інформації. Документ вважається таким, що містить недостовірну інформацію, якщо відомості, викладені в такому документі, протирічать публічній інформації, відомостям, отриманим з офіційних джерел, або відомостям, отриманим Національним банком під час здійснення нагляду або процедур, що зазначені в підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення;

6) документ (копія документа), складений іноземною мовою, повинен бути перекладений на українську мову (вірність перекладу або справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально). Не перекладається на українську мову документ (копія документа), складений іноземною мовою, у разі одночасного наведення його тексту українською мовою;

7) документ, складений та/або засвідчений відповідними компетентними органами іноземної країни, повинен бути легалізований в установленому законодавством порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України;

8) копія документа щодо юридичної особи або представництва, або фізичної особи, яка видана в іноземній країні та легалізація якої не передбачена міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, подається до Національного банку за підписом керівника або іншого уповноваженого представника юридичної особи чи представництва, або за підписом фізичної особи чи її уповноваженого представника відповідно.

6. Документ / дані, отриманий / отримані з електронних джерел, засвідчуються підписом:

1) фізичної особи, щодо якої такий документ видано / такі дані отримано, або її уповноваженого представника;

2) уповноваженого представника юридичної особи або представництва, щодо якого такий документ видано / такі дані отримано.

7. Заявник має право подати до Національного банку копію документа (електронну копію паперового документа) для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, якщо цим Положенням та/або нормативним актом не встановлено обов’язку щодо подання оригіналу документа, засвідчену в такому порядку:

1) копія документа (електронна копія документа), виданого уповноваженим державним органом, засвідчується підписом (КЕП для електронних копій документів) заявника (його уповноваженого представника) або нотаріуса;

2) копія документа (електронна копія документа) фізичної особи засвідчується підписом (КЕП для електронних копій документів) такої особи, її уповноваженого представника або заявника;

3) копія документа (електронна копія документа) юридичної особи або представництва засвідчується підписом (КЕП для електронних копій документів) її уповноваженого представника або заявника;

4) копія документа (електронна копія документа), виданого в іноземній країні, засвідчується підписом (КЕП для електронних копій документів) заявника (його уповноваженого представника) або нотаріуса.

Копія документа (електронна копія документа), що подається до Національного банку для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, згідно з цим Положенням та/або нормативним актом, може бути засвідчена нотаріально за бажанням заявника, крім випадків, коли засвідчення документів нотаріально є обов’язковим.

8. Електронні документи та електронні копії документів повинні мати коротку назву латинськими літерами, що відображає зміст і реквізити документа.

9. Електронні копії документів у паперовій формі створюються шляхом сканування з документів у паперовій формі з урахуванням таких вимог:

1) документ зберігається у файл формату pdf;

2) сканована копія кожного окремого документа зберігається як окремий файл;

3) документи, що містять більше однієї сторінки, зберігаються в один файл;

4) роздільна здатність сканування повинна бути не нижче ніж 300 dpi.

10. Пакет документів, що подається до Національного банку для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, відповідно до нормативного акта, повинен містити документ (електронний документ), що підтверджує повноваження уповноваженого представника на подання та підписання документів від імені заявника [крім керівника заявника, інформація щодо якого міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр)].

11. Пакет документів, що подається до Національного банку для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, відповідно до нормативного акта, повинен супроводжуватися:

1) згодою особи на обробку персональних даних особи (осіб), зберігання, перевірку та передавання іншим державним органам України отриманих від особи інформації та документів. Згода підписується особисто заявником - фізичною особою або керівником заявника - юридичної особи / представництва;

2) запевненням особи, що вона отримала згоду на обробку персональних даних фізичних осіб, щодо яких надаються персональні дані.

12. Документи, визначені в пункті 11 розділу II цього Положення, не подаються у випадках, коли надання відповідної інформації вимагається згідно з документами, складеними за формами, розміщеними в додатку(ах) до нормативного акта для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, або затвердженими розпорядчим актом Національного банку та розміщеними на сторінці офіційного Інтернет-представництва Національного банку.

13. Документи у випадках, визначених у нормативному акті для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, та/або на вимогу Національного банку подаються в електронній формі у форматі xlsx або в іншому форматі.

14. Національний банк розміщує на сторінці офіційного Інтернет-представництва Національного банку окремі форми документів, які згідно з нормативним актом подаються до Національного банку для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, в електронній формі у форматі xlsx або в іншому форматі, визначеному Національним банком, а також описи параметрів їх заповнення.

15. Заявник має право не подавати документи в паперовій формі за умови подання всіх необхідних документів до Національного банку для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, у формі електронних документів або електронних копій документів із накладеним КЕП заявника або його уповноваженого представника, або нотаріуса згідно з вимогами законодавства України з питань електронного документообігу.

16. Заявник має право не подавати до Національного банку документи, що раніше подавалися, за сукупності таких умов:

1) Національний банк не повертав документи заявнику;

2) Національний банк не надавав зауважень до документів;

3) документи є дійсними та оформленими для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, згідно з вимогами цього Положення та нормативного акта (у разі визначення в нормативному акті додаткових вимог щодо оформлення документів);

4) інформація, яка міститься в цих документах, є актуальною.

Заявник з метою врахування документів, що раніше подавалися до Національного банку, під час розгляду пакета документів подає до Національного банку клопотання, в якому наводить перелік раніше поданих документів із зазначенням їхніх назв, дат видачі, органів (осіб), що (які) їх видали, інформацію про те, у складі якого пакета документів документи раніше подавалися до Національного банку, а також запевнення, що до цих документів Національним банком не було надано зауважень, вони не були повернені Національним банком заявнику, є дійсними, а інформація, яка в них міститься, є актуальною.

17. Вимоги пункту 16 розділу II цього Положення не поширюються на документи, що підтверджують статус особи на певну дату, а також на документи, строк дії яких закінчився.

18. Національний банк має право вимагати від заявника подання документів, які не подані заявником згідно з пунктом 16 розділу II цього Положення, якщо строк зберігання раніше поданих документів закінчився, документи передано до архівної установи та/або якщо доступ до таких документів є ускладненим з інших причин, про що Національний банк зазначає у відповідній вимозі.

19. Заявник у разі неможливості подання з незалежних від нього причин документа / інформації для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, визначеного / визначеної нормативним актом щодо юридичної особи, фізичної особи та/або представництва, подає до Національного банку обґрунтоване пояснення щодо неможливості такого подання. Національний банк має право розглянути пакет документів без такого документа / такої інформації, якщо визнає пояснення заявника обґрунтованим.

20. Заявник у разі неможливості дотримання визначених у цьому Положенні та/або нормативному акті для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, вимог щодо оформлення документів / інформації з незалежних від нього причин подає до Національного банку відповідні обґрунтовані пояснення. Національний банк має право розглянути документи / інформацію, оформлені / оформлену без дотримання визначених у цьому Положенні та/або нормативному акті для здійснення процедур, зазначених у підпункті 1 пункту 2 розділу I цього Положення, вимог, якщо визнає пояснення заявника обґрунтованими.

21. Уповноважена особа Національного банку має право здійснювати офіційну комунікацію через електронну поштову скриньку Національного банку nbu@bank.gov.ua із заявником, власником істотної участі, керівником, головним бухгалтером, ключовою особою, працівником, відповідальним за проведення фінансового моніторингу заявника, та уповноваженим представником заявника, власника істотної участі: