Відповідно до пункту 9 Положення про Міністерство охорони здоров'я України , затвердженого Указом Президента України від 13 квітня 2011 року № 467, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950, та з метою удосконалення організації загального діловодства, ефективної роботи з документами і введенням у дію системи електронного документообігу у Міністерстві охорони здоров'я України

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Інструкцію з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкція з діловодства);

2) Інструкцію щодо підготовки матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України та нарад у Прем'єр-міністра України (далі - Інструкція);

3) Положення про організацію та здійснення контролю за виконанням документів у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення).

2. Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення Міністерства охорони здоров'я України (далі - МОЗ України) (Ю. Демедюк):

1) ознайомити керівників структурних підрозділів МОЗ України з цим наказом;

2) забезпечити структурні підрозділи МОЗ України копіями наказу та додатками до нього;

3) встановити контроль за виконанням вимог Інструкції з діловодства, Інструкції, Положення у структурних підрозділах МОЗ України.

3. Керівникам структурних підрозділів МОЗ України:

1) забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства, Інструкції, Положення;

2) визначити відповідальних за ведення діловодства у кожному структурному підрозділі МОЗ України.

4. Визнати такими, що втратили чинність:

1) наказ МОЗ України від 29 грудня 2007 року № 884 "Про затвердження Регламенту роботи МОЗ України";

2) наказ МОЗ України від 26 жовтня 2010 року № 913 "Щодо затвердження Положення з організації та здійснення контролю за виконанням завдань, визначених актами законодавства, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України у Міністерстві охорони здоров'я України";

3) наказ МОЗ України від 3 березня 2012 року № 152 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України";

4) наказ МОЗ України від 19 квітня 2013 року № 315 "Про затвердження Порядку діяльності Міністерства охорони здоров'я України при взаємодії з Кабінетом Міністрів України".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Інструкцію з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкція) розроблено на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003), Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого Указом Президента України від 13 квітня 2011 року № 467.

2. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

3. Положення Інструкції поширюються як на традиційне діловодство, так і на організацію роботи з документами, створюваними засобами обчислювальної техніки.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

4. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами у діловодстві Міністерства охорони здоров'я України (далі - МОЗ України), здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

5. Відповідальність за організацію діловодства у центральному апараті несе заступник Міністра згідно з розподілом обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники Міністра охорони здоров'я України згідно з розподілом обов'язків.

6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства з використанням оновленої системи електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України (далі - СЕД) та зберігання документів у структурних підрозділах МОЗ України відповідають їх керівники.

Керівник структурного підрозділу призначає особу, відповідальну за організацію діловодства у структурному підрозділі, яка забезпечує облік і проходження документів у встановлений строк з використанням СЕД, інформує керівника про стан виконання, формує справи відповідно до номенклатури справ та готує документи на архівне зберігання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства.

7. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції та збереженість документів, що знаходяться у них на опрацюванні.

8. Права, обов'язки, відповідальність працівників, які задіяні у документаційному забезпеченні діяльності МОЗ України, визначаються посадовими інструкціями.

9. Передавання документів, їх копій стороннім установам дозволяється з дозволу керівництва МОЗ України або керівників структурних підрозділів центрального апарату МОЗ України.

Для забезпечення висвітлення діяльності МОЗ України, реалізації державних програм у сфері охорони здоров'я, надання інформаційних послуг громадськості, МОЗ України розміщує інформацію на офіційному веб-сайті, який функціонує згідно Положення про офіційний веб-сайт Міністерства охорони здоров'я України, затвердженого наказом МОЗ України від 6 листопада 2012 року № 877 "Про офіційний веб-сайт Міністерства охорони здоров'я України".

У рамках виконання Угоди про співробітництво в галузі обміну правовою інформацією між МОЗ України та апаратом Верховної Ради України і Договору про інформаційне співробітництво між МОЗ України та Інформаційно-аналітичним центром "ЛІГА" від 25 березня 2002 року № ЛЗ-4554/02, МОЗ України може надавати свої документи (нормативно-правові, що мають міжвідомчий та відомчий характер; які пройшли реєстрацію у Міністерстві юстиції України; які містять методологічні матеріали (листи, роз'яснення, накази, переліки, інструкції, положення тощо) і не підлягають реєстрації у Міністерстві юстиції України) для розміщення їх в інформаційних базах даних. Керівник підрозділу з питань комунікацій із державними органами за поданням підрозділу з питань правового забезпечення вирішує, які документи можуть надаватись зазначеним установам.

10. Організація діловодства в МОЗ України покладається на структурний підрозділ з питань діловодства (далі - служба діловодства).

11. Основним завданням служби діловодства є встановлення у МОЗ України єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у структурних підрозділах МОЗ України.

Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ МОЗ України;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передачі до архівного підрозділу МОЗ України (далі - архів МОЗ України);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами МОЗ України вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в МОЗ України та в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах МОЗ України, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

координує впровадження та експлуатацію СЕД у центральному апараті МОЗ України;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у МОЗ України;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду МОЗ України та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників МОЗ України з питань діловодства та архівної справи;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом МОЗ України.

Служба діловодства здійснює нормативно-методичне забезпечення підприємств, установ, організацій (далі - установ), що належать до сфери управління МОЗ України, зокрема: розробляє типові інструкції з діловодства, типові (примірні) номенклатури справ для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків зберігання та погоджує такі документи із центральним органом виконавчої влади у сфері діловодства та архівної справи.

12. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

13. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про МОЗ України та положеннями про його структурні підрозділи, а також посадовими інструкціями працівників МОЗ України.

14. У МОЗ України визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.

15. Відповідно до повноважень, визначених законодавством, МОЗ України видає правові акти у формі наказів.

16. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

17. Акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, що надходять до МОЗ України, доводяться до відома установ, що належать до сфери його управління, шляхом:

видання власних наказів, у яких викладається зміст документа відповідного органу державної влади стосовно завдань МОЗ України і визначаються конкретні заходи щодо їх виконання;

надсилання інформаційних листів за підписом керівництва МОЗ України, якщо акт державного органу має обов'язкове значення, але не містить доручень, на виконання яких МОЗ України визначав би конкретні дії;

розсилання копій актів із супровідним листом.

18. Документи, що видаються на підставі актів органів державної влади, повинні мати посилання на них, зокрема вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок).

19. У межах своєї компетенції МОЗ України направляє листи для здійснення оперативних зв'язків з центральними та місцевими органами виконавчої влади, установами, що належать до сфери його управління, сторонніми установами та організаціями, окремими громадянами тощо.

20. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються колегіальними органами на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах.

21. Рішення колегіальних органів МОЗ України доводяться до виконавців і установ, що належать до сфери його управління, шляхом надсилання їм копій відповідних рішень.

22. Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телеграмами, телефонограмами, факсимільним зв'язком, електронною поштою.

23. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

24. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів.

25. МОЗ України здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування у порядку, встановленому законодавством України.

26. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1 .

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові і службові особи МОЗ України, дозволяється оформлювати рукописним способом.

27. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції з дотриманням ДСТУ 4163-2003.

28. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій тільки Міністром охорони здоров'я України.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

29. У МОЗ України застосовуються такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів, окрім листів (додаток 2);

бланк для листів (додаток 3);

бланк наказу (додаток 4);

бланк доручення Міністра, Першого заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, заступника Міністра (додаток 5 );

бланк рішення колегії (додаток 6);

30. Бланки документів повинні виготовлятися за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості з використанням фарби чорного кольору.

Шаблони бланків установлюються на персональних комп'ютерах працівників МОЗ України. Облік бланків не здійснюється.

31. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

32. Організаційно-розпорядчі документи мають строго установлений певний комплекс реквізитів (додаток 7) і стабільний порядок їх розміщення (додаток 8).

Зображення Державного Герба України

33. Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з поздовжнім розташуванням реквізитів у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Зображення Державна Герба України відтворюється на всіх бланках МОЗ України, крім бланку рішення колегії і бланків посадових осіб МОЗ України.

34. Ідентифікаційний код МОЗ України згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) розміщується на бланках для листів після реквізиту "Довідкові дані про установу".

35. Код форми документа розміщується згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД) вище назви виду документа. Рішення про необхідність фіксування коду форми документа приймається керівником окремо щодо кожного виду документа.

36. Найменування установи на бланку повинне відповідати найменуванню, зазначеному у Положенні про нього - Міністерство охорони здоров'я України. Скорочене найменування - МОЗ України - розміщується у дужках нижче повного найменування, окремим рядком у центрі.

Найменування посадових осіб МОЗ України зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщуються нижче найменування установи.

37. Довідкові дані про МОЗ України містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти та веб-сайта. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

38. Назва виду документа, складеного або виданого МОЗ України, регламентується Положенням про нього і зазначається на загальному бланку великими літерами друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД. У листах назву виду документа не зазначають.

Назва виду документа (наказ, доповідна записка, довідка тощо) зумовлює особливості викладення змісту і структури тексту.

39. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 08.02.2012

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 9 січня 2012 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 3 лютого 2012 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

40. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з індексу групи документів, що реєструються за номенклатурою справ, який доповнюється порядковим номером документа у межах групи.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою або дефісом. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у МОЗ України.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за класифікатором кореспондентів (додаток 9) та порядкового номера, наприклад: 10/1023, де 10 - індекс за класифікатором кореспондентів, 1023 - порядковий номер.

У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 03.1-10/874, де 03.1-10 - індекс справи за номенклатурою, 874 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 10/877 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних наказів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

41. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Наявність цього реквізиту виключає необхідність згадування номера і дати документа, на якій дають відповідь, у тексті листа-відповіді.

42. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України.

Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

43. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

44. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається, наприклад:

Кожна складова частина реквізиту "Адресат" друкується з нового рядка.

45. Документ затверджується Міністром охорони здоров'я України або заступниками Міністра. Нормативні акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом МОЗ України.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 10).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

46. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Резолюція Міністра охорони здоров'я України та у разі необхідності повернення документів, які надходять до МОЗ України з відміткою "Підлягає поверненню", може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням індексу і дати документа, якого вона стосується.

Обов'язковим є внесення резолюції до електронної форми реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) документа у СЕД. Така резолюція повинна бути ідентичною резолюції, що проставлена на паперовій формі документа. Внесення резолюції до електронної форми реєстраційно-контрольної картки здійснюють співробітники відповідних підрозділів служби діловодства, які здійснюють реєстрацію документів.

47. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

48. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова "КОНТРОЛЬ" (з використанням штампа) у лівій частині верхнього поля першої сторінки документа.

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

49. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

50. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

51. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

52. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

53. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

54. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 45 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка, яка включає номер додатка та заголовок нормативного акта і розміщується у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

55. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

56. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

У разі наведення у додатку таблиці, що розміщується на декількох аркушах, на кожному аркуші, крім першого, робиться відмітка: "Продовження таблиці" та її номер.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативного характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються наказами МОЗ України, підписуються керівниками самостійних структурних підрозділів МОЗ України на лицьовому боці останнього аркуша додатка. Додатки до нормативного акта, затвердженого наказом МОЗ України, не підписуються.

57. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2013 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2013 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:

лист Українського центру спортивної медицини від 20.01.2011 № 55/01-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

58. Посадові особи МОЗ України підписують документи у межах своїх повноважень, визначених у Положенні про МОЗ України, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між Міністром охорони здоров'я України та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Міністра та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром охорони здоров'я України або заступниками Міністра. У МОЗ України право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром охорони здоров'я України політичних функцій, надається керівникам самостійних структурних підрозділів.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам тощо, підписуються Міністром охорони здоров'я України, заступником Міністра - керівником апарату або заступниками Міністра згідно з розподілом обов'язків або керівниками самостійних структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

59. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

або

Ініціали (ініціал імені) та прізвище керівника друкуються на рівні останнього рядка найменування посади.

60. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня Міністр охорони здоров'я України або його заступники підписують всі примірники документа.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються його копії.

61. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються гербовими печатками установ, наприклад:

62. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

63. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посадової особи слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення посадової особи за наказом.

64. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

65. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

66. Погодження може здійснюватись як у МОЗ України посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

67. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

68. Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в МОЗ України.

69. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка, наприклад:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

70. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає керівник самостійного структурного підрозділу, у якому створюється документ, відповідно до його змісту.

Проекти листів, що подаються на підпис Міністру, в обов'язковому порядку візуються виконавцями, керівником відповідного самостійного структурного підрозділу, керівниками заінтересованих структурних підрозділів, літредактором, або працівником, на якого покладено функції літературного редагування, заступниками Міністра згідно з розподілом обов'язків та іншими посадовими особами, які визначені окремим дорученням Міністра.

Листи, які направляються за підписами заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, візуються виконавцями, співвиконавцями та їх керівниками, а листи на запити правоохоронних органів - підрозділом з питань правового забезпечення (далі - юридична служба).

Супровідні листи, які направляються до Міністерства юстиції України та Кабінету Міністрів України разом з проектами нормативно-правових актів, візуються виконавцями, керівником відповідного самостійного структурного підрозділу та юридичною службою.

Керівник юридичної служби візує проекти нормативно-правових актів за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів МОЗ України.

71. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

72. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

73. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

74. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

75. У разі коли зміст документа погоджується більш ніж трьома установами, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

Аркуш погодження надається на проекти нормативно-правових актів, розроблених центральним органом виконавчої влади та підписаний керівником органу, який є головним розробником. Якщо головним розробником нормативно-правового акта є центральний орган виконавчої влади, діяльність якого спрямовується Кабінетом Міністрів України через Міністра, проект нормативно-правового акта погоджується у МОЗ України лише після його підписання відповідним Міністром.

76. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється у такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

77. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою МОЗ України. Примірний перелік документів, підписи на яких, необхідно скріплювати гербовою печаткою, наведено у додатку 11.

78. Відбиток печатки служби діловодства (без зазначення герба) ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

79. Наказом Міністерства охорони здоров'я України визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

80. МОЗ України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, або у разі наявності оригіналів документів, виданих іншими установами, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра охорони здоров'я України, його заступників, заступника Міністра - керівника апарату або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим або правоохоронним органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників, МОЗ України може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

81. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою служби діловодства або служби персоналу.

82. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах МОЗ України (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах МОЗ України (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

83. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 253 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 253 23 29

84. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його необхідно долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату, наприклад:

До справи № 02.1-16

Лист-відповідь від 20.05.2013

№ 02.1-16/102/8025

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.05.2013

85. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 05.1-19

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови 04.03.2013

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2013

86. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2013/instr_1.doc

87. Відмітка про надходження документа до МОЗ України проставляється за допомогою унікального штрих-коду, який автоматично формується СЕД, проставляється на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа, відповідає реєстраційному індексу документа та дає можливість ідентифікувати документ. Елементами зазначеного у цьому пункті штрих-коду є повна назва МОЗ України, реєстраційний індекс документа, дата, година і хвилини присвоєння документу реєстраційного індексу у СЕД.

Документи реєструються централізовано у СЕД незалежно від способу їх доставки, передачі чи типу документа.

Забороняється опрацювання документів без відмітки про надходження до МОЗ України (за виключенням документів, перелік яких наведено у додатку 14 до Інструкції, а також документів, які містять службову інформацію, відповідно до законодавства).

88. Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 158 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа-автор або особа - автор документа подає на реєстрацію документ разом з його копією, то на копії документа, що повертається установі-авторові (особі-авторові), проставляється відмітка, яка засвідчує факт прийому документа у МОЗ України. Відмітка про факт прийому документа проставляється за допомогою штампу у правому нижньому кутку першого аркуша копії документа. Елементами зазначеної у цьому пункті відмітки є повна назва МОЗ України, дата надходження документа до МОЗ України, а також підпис особи, яка прийняла документа.

89. Запис про державну реєстрацію робиться на наказах МОЗ України у Міністерстві юстиції України в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці наказу нормативно-правового характеру для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

90. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативного характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності МОЗ України, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу).

91. Проекти наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами відповідно до плану основних організаційних заходів МОЗ України, а також за дорученням керівництва МОЗ України чи за власною ініціативою.

92. Проекти наказів з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує служба персоналу на підставі доповідних/службових записок керівників самостійних структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

93. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту наказу і подання його на підпис в установлений строк покладається на керівника самостійного структурного підрозділу, яким розроблено проект наказу.

94. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань візуються на зворотному боці останнього аркуша працівниками, які створили документ, керівниками самостійних структурних підрозділів, якими його було створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, юридичною службою, літредактором або працівником, на якого покладено функції літературного редагування, керівником служби діловодства, а також залежно від видів наказів - керівником підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, які додатково визначені окремим дорученням Міністра.

95. Проекти наказів з особового складу візуються працівником, який створив документ, керівником служби персоналу, юридичною службою, а також залежно від видів наказів - керівником підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, керівником підрозділу з питань бухгалтерського обліку, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

96. Керівник юридичної служби візує всі проекти наказів за наявності необхідних віз керівників заінтересованих структурних підрозділів.

97. Проекти наказів, що надаються для підписання Міністру, візуються його заступниками відповідно до розподілу та обов'язково заступником Міністра - керівником апарату.

98. У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

99. Накази підписуються Міністром охорони здоров'я України, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції, а у разі його відсутності - заступник Міністра відповідно до наказу про розподіл обов'язків між Міністром охорони здоров'я України та його заступниками.

Перед підписанням проект наказу ретельно перевіряють та уточнюють. При цьому особливої уваги потребує перевірка назв нормативно-правових актів, що стали підставою для видання наказу, цифрових даних, прізвищ, імен і по батькові, строків виконання.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

100. Наказ оформляється на бланку МОЗ України (додаток 4 ). Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення..."), або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи..."). Наказ не може мати заголовок, тотожний заголовку іншого чинного наказу, крім актів про внесення змін або втрату чинності (скасування).

101. Текст наказу з питань основної діяльності МОЗ України та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Преамбула не може містити нормативних приписів і не повинна дублювати інших структурних одиниць наказу. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина може містити такі структурні одиниці: пункти, підпункти, абзаци.

Структурні одиниці наказу починаються з абзацу і повинні мати:

пункти - наскрізну порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами з крапками, наприклад: "1.";

підпункти - наскрізну в межах пункту порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами з дужкою, наприклад: "1)".

Абзаци пунктів та підпунктів починаються без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо).

Кожна структурна одиниця наказу (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка.

У тексті наказу посилання на номери розділів, глав, статей, пунктів нормативно-правового акта зазначаються цифрами, номери частин статей і абзаців - словами, номери підпунктів - цифрами або літерами в лапках, наприклад: "згідно з розділом III", "відповідно до підрозділу 2 розділу IX", "у статті 25", "відповідно до пункту 5", "частина перша статті 7", "в абзаці шостому підпункту 4 пункту 13", "у підпункті 7 пункту 3 підрозділу 2 розділу IV", "підпункт 23 пункту 4 глави 2 розділу V".

Текст наказу повинен відповідати нормативам державної мови, не повинні вживатися звороти розмовної мови та її експресивних форм, нечіткі словосполучення, загальні міркування. Не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

У тексті наказу наводяться повні найменування державних органів або їх офіційні скорочення, зазначені у законодавчих актах, положеннях.

Дати в тексті наказу оформляються цифровим або словесно-цифровим способом відповідно до пункту 39 цієї Інструкції.

У разі відсилання до іншого нормативного акта зазначаються вид акта, найменування суб'єкта нормотворення, дата прийняття та його реєстраційний індекс (крім законів), заголовок, а в разі відсилання до зареєстрованого нормативного акта - також дата і номер його державної реєстрації в Міністерстві юстиції України. При відсиланні до закону зазначається тільки його заголовок (крім законів про внесення змін).

У разі якщо наказ викладено в новій редакції, посилання робиться на його першу редакцію із зазначенням у дужках нової редакції, а заголовок наказа наводиться в новій редакції.

102. Якщо наказом відміняється (скасовується) попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,…". Разом з наказом, який визнається таким, що втратив чинність, визнаються такими, що втратили чинність, усі накази, якими до нього внесено зміни.

У переліках наказів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, накази розміщуються у хронологічному порядку.

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу…" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Зміни вносяться до основного наказу, а не до наказу про внесення змін до нього.

Зміни до наказу формулюються виключно у наказі. При цьому у відповідному пункті наказу зазначаються назва наказу, до якого вносяться зміни, дата і номер прийняття, заголовок і після двокрапки у лапках викладається текст змін, наприклад: "Унести до наказу Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 1994 року № 73 "Про затвердження Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах", такі зміни".

У разі внесення змін до заголовка нормативного акта, затвердженого наказом, відповідні зміни повинні бути внесені також до заголовка та тексту наказу.

Якщо зміни до нормативного акта мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок), їх викладають у наказі. При цьому, якщо зміни вносяться лише до однієї структурної одиниці нормативного акта, у відповідному пункті наказу зазначаються ця структурна одиниця, заголовок нормативного акта, назва наказу, дата і номер прийняття і після двокрапки в лапках викладається текст зміни. Наприклад: "абзац четвертий пункту 2.4 глави 2 "Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах", затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 1994 року № 73, викласти в такій редакції". У разі внесення змін до кількох структурних одиниць наказу вони об'єднуються в один пункт з таким формулюванням: "Унести до (повна назва наказу, дата і номер прийняття) такі зміни".

При внесенні змін до кількох наказів вони наводяться в хронологічному порядку.

У разі внесення до нормативного акта значних за обсягом змін (більше двох сторінок) до наказу окремо додається текст змін під грифом "ЗАТВЕРДЖЕНО", а в наказі дається таке формулювання: "Затвердити Зміни до (заголовок нормативного акта, повна назва наказу, яким він затверджений, дата і номер прийняття), що додаються", наприклад:

У разі внесення до нормативного акта (структурної одиниці) змін, що за обсягом становлять більше половини тексту або істотно впливають на зміст, акт (структурну одиницю) доцільно викласти в новій редакції.

При викладенні нормативного акта у новій редакції у наказі дається таке формулювання: "Унести зміни до (заголовок нормативного акта, повна назва наказу, яким він затверджений, дата і номер прийняття,), виклавши його в новій редакції, що додається", наприклад: "Унести зміни до Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 1994 року № 73, виклавши його в новій редакції, що додається".

У грифі "ЗАТВЕРДЖЕНО" дається посилання на дату і номер наказу, яким було затверджено первинний акт, та зазначається, що акт наведено в редакції наказу, яким вона затверджується, за такою формою:

Якщо додаток до наказу, який вводиться ним у дію, викладено у новій редакції, відмітка до нього оформляється за такою формою:

Якщо у новій редакції викладається додаток до нормативного акта, затвердженого наказом, то відмітка до нього оформляється за формою, з урахуванням вимог, наведених у пункті 55 цієї Інструкції.

У разі коли зміни вносяться до наказу, який викладено у новій редакції, зміни вносяться до тексту його оновленої редакції, а в дужках вказується розпорядчий документ, яким затверджено нову редакцію. Посилання на попередні редакції оновленого наказу не робляться. Наприклад: "Унести до Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 1994 року № 73 (у редакції наказу Міністерства охорони здоров'я України від 7 липня 2009 року № 484), такі зміни". Якщо до наказу чи нормативного акта було внесено більше однієї зміни, після його назви робиться позначка "(із змінами)".

У разі доповнення наказу новими структурними одиницями або виключення з наказу акта структурних одиниць поточна нумерація його структурних одиниць відповідно змінюється, наприклад:

"у пункті 5 абзац другий виключити. У зв'язку з цим абзаци третій - п'ятий уважати відповідно абзацами другим - четвертим;

доповнити пункт 6 після абзацу першого новим абзацом такого змісту:

"…". У зв'язку з цим абзаци другий і третій уважати відповідно абзацами третім і четвертим".

При цьому наступні структурні одиниці наказу позначаються з урахуванням доповнення або виключення.

У разі доповнення нормативного акта новою структурною одиницею з посиланням на новий додаток або виключення з тексту нормативного акта структурної одиниці, яка містить посилання на відповідний додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті нормативного акта змінюються. Наприклад: "Доповнити Положення новим додатком 19 (додається). У зв'язку з цим додатки 19 - 34 уважати відповідно додатками 20 - 35. У тексті Положення посилання на додатки 19 - 34 замінити посиланнями відповідно на додатки 20 - 35".

При внесенні змін до пункту (підпункту), який налічує декілька абзаців (речень), слід обов'язково вказувати місце розташування цих змін. Наприклад: "пункт 5 після абзацу другого доповнити новим абзацом такого змісту".

Якщо абзац, яким доповнюється пункт, є останнім, його номер не зазначається. Наприклад: "пункт 7 доповнити новим абзацом такого змісту".

У разі необхідності внесення доповнення або уточнення нормативного припису можлива заміна однієї структурної одиниці кількома, наприклад: "підпункт 2 пункту 4 замінити двома новими підпунктами такого змісту".

Одноманітні зміни в усьому тексті наказу слід об'єднувати і розташовувати наприкінці наказу, наприклад: "У тексті (повна назва наказу) слова "ВІЛ-інфікованих споживачів ін'єкційних наркотиків" замінити словами "споживачів ін'єкційних наркотиків з ВІЛ-позитивним статусом".

103. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби повинен містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

104. До наказів не повинен включатися пункт "Наказ довести до відома…". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

105. Накази з особового складу оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

106. Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається у заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

107. У тексті наказів з особового складу, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі у констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

108. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу.

109. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом, наприклад:

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1) АНТОНЕНКО Ольгу Степанівну на посаду начальника відділу бухгалтерського обліку з 15 листопада 2005 р. з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Антоненко О.С. від 10.11.2005.

2) ГЕРАСИМЕНКА Вадима Федоровича на посаду головного спеціаліста відділу високоспеціалізованої медичної допомоги з 15 листопада 2005 р. місячним випробним терміном, з окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Герасименка В.Ф. від 09.11.2005.

110. У наказі про призначення, переведення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

111. У зведених наказах з особового складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

112. У наказах з особового складу зазначається підстава щодо їх видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

113. Під час ознайомлення з наказом з особового складу згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

114. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

115. Порядок підготовки нормативно-правових актів, що підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, визначається законодавством та відповідним наказом МОЗ України.

116. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з особового складу мають окрему порядкову нумерацію.

До номерів наказів з питань основної діяльності літери не додаються. До номерів наказів з адміністративно-господарських питань додається літерна позначка "Адм", до номерів наказів з грифом обмеження доступу - позначка "ДСК".

З метою розрізняння наказів з особового складу до їх номерів присвоюються літерні індекси:

"О" - з особового складу керівних кадрів основної номенклатури (про призначення, переведення, звільнення; дисциплінарні стягнення та (або) дисциплінарний вплив; організацію навчання, проведення атестації тощо.

"К" - з особового складу центрального апарату МОЗ України (про призначення, переведення, звільнення; організацію навчання, проведення атестації, зміни анкетних даних, надання матеріальної допомоги, установлення надбавок до посадового окладу);

"В" - про відрядження та надання відпусток працівникам центрального апарату МОЗ України;

"Кд" - про застосування заходів дисциплінарного стягнення та (або) дисциплінарного впливу до працівників центрального апарату МОЗ України;

"Кн" - про нагородження відомчими заохочувальними відзнаками МОЗ України.

117. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи службою персоналу і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

118. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, нарад, прийняття у МОЗ України рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

119. Протоколи складаються у повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

120. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).

121. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

122. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться у межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

123. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

124. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

125. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб та посилання на розпорядчий документ, яким затверджено склад комісії.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали (ініціал імені) присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

126. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

127. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

128. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

129. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

130. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

131. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

В окремих випадках протокол можуть підписувати члени комісії та інші присутні.

132. Деякі протоколи засідань (методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо), відповідно до положень про ці колегіальні органи, підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження відповідно до пункту 45 цієї Інструкції.

133. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

Список розсилки складає і підписує секретар.

134. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень Кабінету Міністрів України;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

135. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку (додаток 3) формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

136. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Службовий лист розпочинають із загальноприйнятої форми звернення до адресата листа, а завершують - заключною формою вияву ввічливості. Звернення використовується у випадку, якщо лист адресується конкретній посадовій особі, компетентній у вирішенні викладеного в листі питання. Якщо посада особи, до якої лист потрапить на розгляд, не відома, застосовувати форму звернення недоречно, листа слід адресувати безпосередньо установі, наприклад: Міністерство юстиції України, Редакція газети "Факти".

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…", "роз'яснюємо, що…" або від третьої особи однини - "МОЗ України інформує…", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу…", "пропоную…".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 58 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

137. Службовий лист візується у порядку, визначеному пунктом 70 цієї Інструкції. У листі обов'язково мають зазначатися прізвище працівника МОЗ України, який є виконавцем, та номер його робочого телефону. Ця відмітка проставляється в нижній частині аркуша, під підписом керівника.

138. Вносити будь-які виправлення або доповнення в підписані листи не дозволяється.

139. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про неї.

140. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання на засідання колегії, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається секретарем, який відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегії.

Затверджений головою колегії план роботи доводиться до відома її членів і керівників структурних підрозділів МОЗ України. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегії інформує всіх членів колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

141. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися секретарю не пізніше ніж за сім днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

довідку з питань порядку денного засідання колегії з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій;

проект рішення колегії;

список членів колегії;

список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

142. Документи, підготовлені для розгляду колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання.

143. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

144. За своєчасну і належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих самостійних структурних підрозділів МОЗ України та секретар колегії.

145. Секретар колегії забезпечує організацію роботи колегії, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд, перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

146. Рішення колегії оформляються протоколами, які складаються з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 118 - 133 цієї Інструкції.

147. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою службою діловодства.

Рішення колегії можуть бути реалізовані шляхом прийняття відповідного наказу МОЗ України.

148. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи МОЗ України.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи МОЗ України, керівником самостійного структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Міністра охорони здоров'я України або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим службою персоналу, подається Міністру охорони здоров'я України або заступнику Міністра - керівнику апарату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 12).

149. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до підрозділу з питань бухгалтерського обліку.

150. Документообіг МОЗ України - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються у МОЗ України на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

151. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у МОЗ України найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування у МОЗ України структурних підрозділів і робочих місць.

152. У МОЗ України застосовується система електронного документообігу (СЕД).

153. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Порядком експлуатації оновленої СЕД, Інструкцією користувача при роботі в оновленій СЕД та Функціями користувачів при роботі у оновленій СЕД, затвердженими наказом МОЗ України від 25 вересня 2012 року № 742 "Про оновлену Систему електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України", положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

154. Обсяг документообігу МОЗ України - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених у МОЗ України (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

155. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за МОЗ України в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву МОЗ України для вжиття заходів щодо удосконалення роботи з документами.

156. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються у табличній формі (додаток 13).

157. Доставка документів до МОЗ України здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового, факсимільного зв'язку, електронною поштою, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами факсимільного зв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми.

Електронною поштою доставляються документи в електронному вигляді на електронну адресу e-post@moz.gov.ua.

Усі документи, що надходять до МОЗ України, окрім спеціальної кореспонденції та матеріальних носіїв інформації, які містять гриф "Для службового користування", приймаються централізовано у пункті реєстрації вхідної кореспонденції МОЗ України (далі - Пункт реєстрації), який розташований на території МОЗ України у спеціально відведеному та обладнаному приміщенні.

Спеціальна кореспонденція, що доставляється фельд'єгерською службою, та матеріальні носії інформації, які містять гриф "Для службового користування", приймаються керівником служби діловодства або особою, яка виконує його обов'язки, відповідно до законодавства про службову інформацію.

Прийом вхідної кореспонденції у Пункті реєстрації проводиться щоденно з 9.00 до 18.00 (обідня перерва з 13.00 до 14.00) окрім суботи, неділі та святкових днів за адресою: м. Київ, вул. Грушевського, 7. Документи, що надійшли після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні, приймаються черговим працівником МОЗ України, реєструються у журналі чергового працівника МОЗ України та передаються до пункту реєстрації вхідної кореспонденції МОЗ України у перший наступний робочий день. Спеціальна кореспонденція або документи, які містять гриф "Для службового користування", що надійшли у неробочий час, реєструються у журналі чергового працівника МОЗ України та передаються черговим працівником МОЗ України керівнику відповідального підрозділу у службі діловодства або особі, яка виконує його обов'язки. Черговий працівник МОЗ України повідомляє керівника служби діловодства про факт надходження документів у неробочий час.

У Пункті реєстрації відвідувачі залишають вхідну кореспонденцію у скриньках прийому вхідної кореспонденції із засобами запобігання несанкціонованому доступу: "Службова кореспонденція", "Періодична кореспонденція", "Звернення громадян (заяви, скарги, пропозиції)". При наданні документів безпосередньо співробітникам Пункту реєстрації з проханням надати вхідний реєстраційний номер, на копії документа, що повертається установі-авторові (особі-авторові), проставляється відмітка, яка засвідчує факт прийому документа у МОЗ України відповідно до вимог пункту 88 цієї Інструкції.

Документи, покладені у скриньки прийому вхідної кореспонденції, виймаються працівниками Пункту реєстрації з періодичністю у 2 години. Вийняті зі скриньок документи підлягають експедиційній обробці, реєстрації та доставці через кожні 2 години до структурних підрозділів МОЗ України. Реєстрація документів у Пункті реєстрації полягає у здійсненні відмітки про надходження до МОЗ України відповідно до вимог пункту 87 цієї Інструкції та скануванні цих документів. При цьому скан-копії документів розміщуються у СЕД, яка автоматично присвоює їм реєстраційний індекс. Заповнення електронної форми РКК документів здійснюється відповідно до пункту 180 цієї Інструкції.

Забороняється обробка вийнятих зі скриньок прийому вхідної кореспонденції матеріальних носіїв інформації, які містять гриф "Для службового користування". Співробітники Пункту реєстрації повинні терміново повідомити керівника служби діловодства про випадки потрапляння до скриньок зазначених документів.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і година та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

158. У Пункті реєстрації розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". Конверти, що мають напис "особисто", подаються адресатові через службу діловодства у нерозкритому вигляді. Реєстрація таких листів у СЕД здійснюється лише за вимогою адресата.

159. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

Конверти зберігаються в обов'язковому порядку та додаються до документів, які надійшли від судових органів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у Пункті реєстрації.

При виявленні у конвертах предметів, які становлять загрозу життю та здоров'ю людей, працівник, відповідальний за отримання поштової кореспонденції, повинен діяти згідно пункту 34 Правил надання послуг поштового зв'язку .

160. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

161. Факт і дата надходження документа до МОЗ України обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 87 цієї Інструкції.

162. Електронні носії інформації обов'язково передаються до МОЗ України із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

163. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

164. Документи, адресовані керівникам МОЗ України, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у службі діловодства.

165. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром охорони здоров'я України, його заступниками, заступником Міністра - керівником апарату або керівниками структурних підрозділів.

Міністру подаються на розгляд документи, які надійшли на його ім'я за підписом Президента України, Глави Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Генерального прокурора України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови вищої Ради юстиції України, Голови національного банку України, Голови Центральної виборчої комісії України, перших керівників міністерств, Голови рахункової палати України, запити, звернення і листи народних депутатів України, звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни. Зазначені документи після реєстрації невідкладно подаються на розгляд Міністру. Розглянуті (з резолюцією) Міністром документи, які мають контрольні завдання, терміново повертаються до підрозділу з питань контролю (далі - служба контролю) для постанови на контроль, після чого передаються, визначеним у дорученні посадовим особам для виконання. За три робочих дні до закінчення строку виконання, керівник структурного підрозділу подає до служби діловодства підготовлені у встановленому порядку на підпис Міністру документи. Виконані документи на підпис Міністру подаються службою діловодства.

Заступникам Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату подаються на розгляд адресовані на їх ім'я або на адресу МОЗ України листи та звернення, інші документи відповідно до розподілу між ними обов'язків, а структурним підрозділам відповідно до їх функціональних обов'язків. Заступникам Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату документи на підпис подаються керівниками структурних підрозділів, якщо не визначено ними інше.

У разі відсутності Міністра охорони здоров'я України термінові документи подаються на розгляд заступнику Міністра, який тимчасово виконує обов'язки Міністра або заступнику Міністра - керівнику апарату, з подальшою доповіддю Міністру.

166. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або у перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

167. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про МОЗ України та у положеннях про структурні підрозділи, наказах про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, посадових інструкціях, а також, номенклатурі справ.

168. На етапі попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації згідно додатку 14.

169. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Документи реєструються у СЕД незалежно від способу їх доставки, передачі чи типу (за виключенням документів, перелік яких наведено у додатку 14 до цієї Інструкції, а також документів, які містять гриф "Для службового користування").

СЕД автоматично створює реєстраційний номер документа.

170. Реєстраційні номери вхідних документів присвоюються централізовано в СЕД у Пункті реєстрації відповідно до вимог пункту 87 цієї Інструкції.

Спеціальна кореспонденція, що доставляється фельд'єгерською службою, доручення, запити, звернення вищих посадових осіб держави, кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (окрім тих документів, за виконанням яких здійснюється контроль), а також матеріальні носії інформації, які містять гриф "Для службового користування", приймаються та реєструються керівником служби діловодства або особою, яка виконує його обов'язки.

Кожен документ, який має контрольні завдання, реєструється та ставиться на облік у службі контролю.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і подальшого використання у довідкових цілях. Не підлягають реєстрації документи, що містять інформацію оперативного характеру (додаток 14), та ті, що обліковуються в інших структурних підрозділах.

Документи (службові та доповідні записки, інформаційні довідки, доручення, порядки денні апаратних нарад, колегій, протоколи, рішення нарад, колегій тощо), створені в апараті МОЗ України, реєструються службою діловодства як вхідні внутрішні документи, з присвоєнням таких реєстраційних індексів:

доручення, окреме доручення Міністра - "ДМ";

доручення, окреме доручення заступників Міністра - "ДЗМ";

службова записка - "СЗ";

доповідна записка - "ДЗА";

інформаційна довідка - "ІД";

протокол, рішення колегії - "КМ";

порядок денний, протокол, рішення апаратної наради - "ПД".

171. Реєстрація вихідних документів здійснюється централізовано службою діловодства з проставленням реєстраційного індексу за допомогою унікального штрих-коду на лицьовому нижньому полі першого аркуша документа.

172. Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів МОЗ України та виконуються ними, реєструються в цих структурних підрозділах, відповідно до вимог цієї Інструкції.

Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з грифом "ДСК" реєструються у службі діловодства. Для здійснення реєстрації працівник, який створив документ, надає оригінал наказу, його копію та електронну версію. Після проставлення дати та номера, накази вносяться до електронної бази реєстрації наказів. Накази з грифом "ДСК" до електронної бази не вносяться.

Відповідальність за відповідність електронної версії наказу його оригіналу несе безпосередньо виконавець.

Накази з особового складу, про відрядження, а також трудові договори, заяви про призначення, переведення, звільнення, відпустку, відрядження, стажування, атестацію працівників центрального апарату МОЗ України та керівників підпорядкованих установ реєструються у службі персоналу.

Договори реєструються відповідно до затвердженого МОЗ України Положення про порядок укладення, реєстрації, зберігання договорів та контролю за їх виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України.

Запити на публічну інформацію реєструються окремо у структурному підрозділі з питань публічної інформації.

Документи, що надходять поштою і відповідно до законодавства віднесені до категорії звернень громадян, та ті, які надходять електронною поштою від державної установи "Урядовий контактний центр" на урядову "гарячу лінію", реєструються згідно Закону України "Про звернення громадян" у структурному підрозділі по роботі зі зверненнями громадян.

Прейскуранти, наряди, заявки, рознарядки, тощо реєструються відповідно до вимог додатку 14 цієї Інструкції.

173. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

174. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів відповідно до вимог пункту 40 цієї Інструкції.

175. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються шляхом додавання до реєстраційного номера літери "ф" після цифри реєстраційного індексу.

176. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата з присвоєнням після цифри реєстраційного індексу літер "ел".

177. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пунктів 180 і 184 цієї Інструкції.

178. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 40 цієї Інструкції.

179. СЕД, що застосовується в МОЗ України, забезпечує формування банку реєстраційних даних в електронному вигляді та електронної картотеки РКК.

180. Після надходження документа з пункту реєстрації вхідної кореспонденції МОЗ України, зареєстрованого у СЕД, працівник служби діловодства або служби контролю заповнює електронну форму РКК (вводить всі необхідні відомості про документ).

181. РКК виводиться на паперовий носій, роздруковується в одному примірнику та розміщується в картотеці обліку вхідної кореспонденції або в контрольній картотеці, якщо документ перебуває на контролі.

Картки виготовляються на папері формату А5 (210 х 148 міліметрів).

182. Для реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється єдина РКК (додаток 15).

183. Порядок заповнення реквізитів РКК наводиться у додатку 16.

184. У структурних підрозділах МОЗ України застосовується автоматизована система реєстрації документів у СЕД. У разі ведення журнальної системи реєстрації окремих видів документів мають бути передбачені графи, що містять основну інформацію про документ (додаток 17).

185. Для забезпечення ритмічності та безперебійності роботи, своєчасного виконання документів у МОЗ України, документи на розгляд керівництву передаються об 11.00, 14.00, 16.00 кожного робочого дня, а термінові - невідкладно. Отримання документів на паперових носіях відповідальними особами за діловодство у структурних підрозділах здійснюється щоденно з 10.00 до 12.00 та з 15.00 до 17.00 (термінових - негайно) у службі діловодства та службі контролю.

186. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва МОЗ України у день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Передача вхідної кореспонденції на розгляд керівництву МОЗ України фіксується у СЕД.

187. Документи, розглянуті керівництвом МОЗ України, повертаються з відповідною резолюцією до служби діловодства або служби контролю, які здійснюють передачу документів до структурних підрозділів МОЗ України на виконання, у тому числі через СЕД. Працівник, відповідальний за організацію діловодства в структурному підрозділі, отримавши документи в СЕД, терміново надає їх на розгляд керівникові структурного підрозділу, визначеного в якості виконавця.

188. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям у порядку визначення їх у резолюції через СЕД або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному у резолюції першим.

189. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в РКК із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

190. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка зареєструвала документ.

191. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це служби контролю.

192. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі або секретаря.

193. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних картках, які веде служба діловодства та служба контролю.

194. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва МОЗ України та працівники, яким безпосередньо доручено їх виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, шляхом підготовки, у разі необхідності, плану виконання з визначенням строків подання ними пропозицій, порядку погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій у межах своєї компетенції. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Міністру охорони здоров'я України або його заступникам, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

195. Підготовка документа починається зі складання його проекту. При цьому виконавець повинен враховувати зміст раніше виданих документів і чинних нормативно-правових актів, що стосуються порушеного питання. Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до вимог цієї Інструкції, виконавець узгоджує з керівником структурного підрозділу, а в разі необхідності - із заінтересованими структурними підрозділами та особами.

196. Працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

197. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

198. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати про передачу документів іншому виконавцеві особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі, для внесення відповідних змін до РКК в СЕД.

199. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

200. Контроль здійснюється за виконанням документів, у яких встановлено завдання, виконання якого підлягає обов'язковому контролю (додаток 18).

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення народних депутатів, громадян, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення Міністра охорони здоров'я України, його заступників, заступника Міністра - керівника апарату, рішення колегії МОЗ України, запити на інформацію тощо.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Розроблення проекту нормативно-правового акта у МОЗ України на виконання завдань, визначених Законами України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції.

Структурний підрозділ, який визначений головним виконавцем, протягом двох робочих днів готує деталізований план підготовки проекту акта з визначенням етапів його розроблення. План затверджується заступниками Міністра або заступником Міністра - керівником апарату згідно розподілу обов'язків. За кожним етапом підготовки проекту акта здійснюється контроль. Інформацію щодо стану підготовки акта виконавець повинен подавати щотижнево до служби контролю, аж до подання проекту акта до Кабінету Міністрів України та його розгляду.

201. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на працівників служби контролю.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство, яка щоденно інформує керівника самостійного структурного підрозділу про стан виконання контрольних документів.

202. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва МОЗ України. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

203. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 19.

Індивідуальні строки установлює керівництво МОЗ України або керівники структурних підрозділів під час розгляду документів. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

204. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в МОЗ України.

205. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

206. Співвиконавці зобов'язані надати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

207. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути подовжено на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніше ніж за п'ять робочих днів до закінчення установленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

208. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається за підписом Міністра охорони здоров'я України до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за п'ять днів до закінчення установленого раніше строку.

209. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до РКК СЕД.

210. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Міністра охорони здоров'я України, його заступників або заступника Міністра - керівника апарату. На документі, який підлягає контролю, у лівій частині верхнього поля першої сторінки ставиться штамп "КОНТРОЛЬ" або "КОНТРОЛЬ МІНІСТРА" у разі взяття документа під особистий контроль Міністра.

211. Контроль за виконанням документів включає взяття завдань, визначених у документах, на контроль, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання завдань, зняття виконаних завдань з контролю, інформування керівництва МОЗ України про хід та результати їх виконання.

212. У МОЗ України застосовується автоматизований контроль за виконанням документів за допомогою модуля "Ведення контролю виконання", що є складовою СЕД.

213. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою РКК, яка підлягає роздрукуванню.

214. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються у картотеці за групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади тощо) та за номенклатурою справ.

215. На один контрольований документ може бути заведено декілька РКК, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців, пунктів завдань або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено декілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, РКК складається тільки на відповідального виконавця.

216. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Позначка про виконання документа". При цьому попередні записи не закреслюються.

217. Контроль за ходом виконання документів проводиться службою контролю на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань (додаток 20)).

Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах, проводять моніторинг контрольних документів, керуючись нагадуваннями та інформацією, розміщеною на порталі МОЗ України (www.portal.moz).

218. Контрольний документ вважається виконаним у визначений термін і знімається з контролю тоді, коли фактично виконано передбачені в ньому завдання, підготовлено письмову відповідь і про виконання оперативно повідомлено службу контролю.

Зняти документ з контролю може тільки Міністр охорони здоров'я України, його заступники, заступник Міністра - керівник апарату, які установили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК в СЕД.

219. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації у МОЗ України вихідних документів про виконання завдань.

220. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів, з урахуванням індивідуальних строків виконання завдань, узагальнюється щотижнево та подається керівництву МОЗ України у вигляді інформації (додаток 21) на апаратну нараду.

221. Аналіз результатів виконання завдань, взятих на контроль документів, здійснюється щоквартально та станом на 25 число місяця, наступного за звітним, подається керівництву МОЗ України у вигляді зведень про стан виконавської дисципліни (додатки 22, 23, 24, 25).

222. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає у пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

223. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

224. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розроблені такі класифікаційні довідники: класифікатор кореспондентів та номенклатура справ, а також електронна база реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів, наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань.

225. Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

226. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською та фельд'єгерською службою.

227. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

228. З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм.

229. При надсиланні факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається, в разі необхідності, оригінал документа у паперовій формі.

Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

230. Вихідні документи, опрацьовуються і надсилаються службою діловодства централізовано у день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців, але не пізніше наступного робочого дня.

231. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

232. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівник служби діловодства, відповідальний за їх відправку, зобов'язаний перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення у ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

зазначення на документі відмітки про додатки, їх наявність та повноту;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах установи;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

233. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, у верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ".

234. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт.

235. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника.

236. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

237. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.

238. Структурні підрозділи та окремі виконавці передають вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у день їх підпису керівництвом МОЗ України (щоденно у понеділок-четвер з 9.00 до 16.00, у п'ятницю - з 9.00 до 15.00), але не пізніше наступного робочого дня.

239. Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється службою діловодства у такому порядку:

систематизація кореспонденції за видами поштових відправлень;

написання адрес на конвертах;

фальцювання документів (згортання аркушів) і вкладання їх у конверти;

заклеювання конвертів;

визначення вартості відправлення;

складання списку на кореспонденцію з грифом "ДСК";

передавання до відділення поштового зв'язку.

240. Номенклатура справ - це обов'язковий для МОЗ України систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

241. Номенклатура справ призначена для установлення у МОЗ України єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

242. У МОЗ України складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 26) та зведена номенклатура справ (додаток 27).

243. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

244. Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається працівником архіву МОЗ України, шляхом перевірки правильності визначення строків зберігання документів відповідно до типового та відомчого переліків документів зі строками зберігання.

245. Зведена номенклатура справ МОЗ України схвалюється експертною комісією МОЗ України (далі - ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи МОЗ України, після чого затверджується наказом МОЗ України.

246. Зведена номенклатура справ МОЗ України складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЦДАВО України. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується цією службою як робочий, третій передається до архіву МОЗ України, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО України.

Структурні підрозділи МОЗ України отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

247. Зведена номенклатура справ МОЗ України щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

248. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується у МОЗ України, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

249. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу МОЗ України за класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи у межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного підрозділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих медичних навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства охорони здоров'я України".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з місцевими органами державної влади з питань охорони здоров'я населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію конференції з питань впровадження в практику роботи медичних закладів новітніх технологій".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів МОЗ України на 2013 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів МОЗ України за 2012 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву МОЗ України чи інших установ для їх продовження тощо.

250. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

251. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

252. Справи формуються у МОЗ України децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

253. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).