З метою вдосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації, керуючись статтею 9 Закону України "Про прокуратуру" ,

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).

2. Першому заступнику та заступникам Генерального прокурора України, заступнику Генерального прокурора України - Головному військовому прокурору, заступнику Генерального прокурора України - керівнику Спеціалізованої антикорупційної прокуратури, керівникам регіональних та місцевих прокуратур, керівникам самостійних структурних підрозділів апаратів забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Генерального прокурора України від 15.01.2013 № 3 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України".

4. Контроль за дотриманням вимог наказу покласти на заступника Генерального прокурора України відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом Генеральної прокуратури України.

1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України (далі - Інструкція) складена відповідно до положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення, надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури з урахуванням впровадження інформаційних технологій та електронного документообігу.

1.2. Інструкція визначає порядок приймання, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення (у тому числі редагування), тиражування, відправлення, контролю за виконанням документів, формування їх у справи, наглядові провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях та встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами.

На процесуальні та фінансові документи ця Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.

1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих та інших нормативних актів, а також цієї Інструкції. Питання щодо роботи із зазначеними системами встановлюються окремими організаційно-розпорядчими документами.

Дозволяється штрихове кодування та реєстрація вхідної-вихідної кореспонденції в електронному вигляді згідно з вимогами Інструкції за допомогою цих систем.

1.4. Порядок роботи, обліку, зберігання і використання документів, матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію та яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

Ведення секретного діловодства регламентується Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами).

1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство державною мовою відповідно до вимог Закону України "Про засади державної мовної політики" від 3 липня 2012 року.

Листування з питань міжнародного співробітництва може здійснюватися державною мовою з долученням перекладу мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

1.6. Тлумачення термінів, які використовуються в цій Інструкції, наведено у додатку 1.

1.7. Ведення діловодства в органах прокуратури покладається на службу діловодства (управління, відділ, відповідних працівників).

1.8. Загальне керівництво роботою служби діловодства здійснює керівник прокуратури або один із його заступників згідно з розподілом обов'язків.

1.9. Організацію роботи служби діловодства та контроль за станом діловодства в Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах здійснює керівник служби діловодства.

Керівник служби діловодства в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у прокуратурах нижчого рівня вимог державних стандартів та цієї Інструкції;

- забезпечувати періодичну перевірку стану ведення діловодства в апараті прокуратури та прокуратурах нижчого рівня;

- всебічно сприяти раціоналізації та автоматизації процесів діловодства, вживати необхідних заходів щодо оснащення служби діловодства сучасним обладнанням, АРМ на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників служби діловодства та структурних підрозділів із питань діловодства.

1.10. Вимоги керівника служби діловодства, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури або його заступником, на якого покладене загальне керівництво роботою служби діловодства.

1.11. Відповідальність за стан діловодства у структурних підрозділах прокуратур покладається на їх керівників, а у місцевій прокуратурі без структурного поділу - на її керівника або одного із заступників керівника згідно з розподілом обов'язків.

1.12. Вимоги цієї Інструкції є обов'язковими для всіх працівників прокуратури. Керівник структурного підрозділу та керівник місцевої прокуратури забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.

1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру в доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратур з дозволу керівництва прокуратури та структурних підрозділів, у місцевих прокуратурах - керівника або його заступника.

1.14. Загальнодоступними для ознайомлення є документи, на які не поширюються обмеження, визначені Кримінальним процесуальним кодексом України, Законами України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про захист персональних даних", Переліком відомостей, що становлять службову інформацію та можуть міститися в документах органів прокуратури України, і Переліком документів, у яких міститься службова інформація, що затверджуються наказом Генеральної прокуратури України.

1.15. У разі звільнення чи тимчасової відсутності прокурора (відпустка, відрядження тощо) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, керівника місцевої прокуратури іншому виконавцю через службу діловодства або працівника, відповідального за ведення діловодства у структурному підрозділі.

Під час зміни керівника служби діловодства всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в підрозділі, передаються новопризначеній особі відповідно до акта, який затверджується керівником прокуратури.

При зміні керівника прокуратури приймання-передача справ здійснюється згідно з Положенням про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратур при звільненні та призначенні їх керівників, затвердженим відповідним наказом Генеральної прокуратури України.

1.16. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, у тому числі електронних, а також незаконний доступ до них або до електронної бази даних тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками служби діловодства.

2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного робочого дня після їх реєстрації.

У Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у місцевих прокуратурах - безпосередньо за їх надходженням, але не пізніше наступного робочого дня.

Звернення з вимогою внесення відомостей до Єдиного реєстру досудових розслідувань, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення та інші термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.

2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через службу діловодства (осіб, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах) з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з відповідними реєстрами, відображенням руху документів у системі).

Передавання внутрішніх документів між підрозділами, які розташовані у різних адміністративних будівлях, здійснюється через службу діловодства.

2.4. Документи з одного самостійного структурного підрозділу до іншого передаються через працівників, які забезпечують ведення діловодства (з фіксуванням дати і часу), за згодою їх керівників, а в разі незгоди - за письмовою вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обґрунтований та погоджений керівником самостійного структурного підрозділу рапорт виконавця.

2.5. Наглядові провадження передаються до іншого підрозділу в тимчасове користування у підшитому вигляді, під розписку, з письмового дозволу керівника підрозділу, з відміткою на картці обліку руху наглядового провадження (додаток 3); при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з одночасним відображенням руху наглядового провадження в системі.

2.6. Звернення, матеріали кримінальних проваджень та наглядові провадження для користування передаються через працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах, з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).

2.7. Працівники служби діловодства не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та належної реєстрації в службі діловодства.

Відповідальність за документи, які були передані керівником особисто виконавцю без належної реєстрації (обліку) в службі діловодства, покладається на осіб, які прийняли таке рішення.

2.8. Працівники прокуратури, які отримали документи без реєстрації у прокуратурі, повинні невідкладно особисто або за участі працівника, який забезпечує ведення діловодства, передати такі документи у відповідний підрозділ (працівнику) служби діловодства для здійснення реєстрації у загальному порядку.

Документи, надані для реєстрації, обов'язково повинні містити відмітки про дату, посаду та прізвище особи, що їх отримала, інформацію про додатки та їх місцезнаходження (у разі наявності).

2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.

Усі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу ці дані також фіксуються у відповідних електронних картках документів.

2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються листом кадрового підрозділу за підписом керівника прокуратури.

2.11. Накази та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Працівники, які ознайомилися з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (аркуші ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.

3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано службою діловодства.

3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації, а у місцевих прокуратурах - черговим працівником, який невідкладно розкриває конверти.

Працівник підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації (у місцевих прокуратурах - черговий працівник) термінові документи передає на розгляд керівництву, виконує вказівки щодо організації їх розгляду. Наступного робочого дня працівником цього підрозділу або виконавцем вони надаються до служби діловодства для реєстрації та подальшого руху.

Документи, які не передавалися на розгляд керівництву, наступного робочого дня надаються до служби діловодства для реєстрації у загальному порядку.

3.3. Працівники служби діловодства розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.

Конверти з написом "Особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.

3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог Порядку прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 69ДСК.

3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису автора. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису відповідної особи працівником служби діловодства зазначається кількість аркушів додатка, що засвідчується особистим підписом.

3.7. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Повернення здійснюється працівниками служби діловодства, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.

3.8. У кожній прокуратурі в загальнодоступному місці розташовується скринька для вхідної кореспонденції. Документи з неї вилучаються працівниками служби діловодства двічі на день (у першій та другій половині дня) з подальшим проставленням штампа з відміткою "Зі скриньки" та зазначенням дати вилучення, після чого передаються для реєстрації та розгляду.

3.9. Працівники служби діловодства приймають виключно документи, направлені фельд'єгерським, спеціальним та поштовим зв'язком, електронні звернення, а також відомчу кореспонденцію, надіслану органами влади, що надійшла поштовим зв'язком або доставлена уповноваженою особою, яка має документ, що засвідчує її належність до відповідного органу.

3.10. Відомчі документи або документи з питань міжнародного співробітництва, які надійшли до органів прокуратури за допомогою технічних засобів зв'язку, реєструються в загальному порядку.

3.11. Конверти зберігаються і додаються до документів:

- у разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;

- у разі надходження кореспонденції із судових органів;

- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;

- за наявності розбіжностей у зазначенні адреси на конверті та на зверненні.

За відсутності вищезгаданих підстав для зберігання конверти знищуються після розгляду документа.

3.12. Попередній розгляд документів

3.12.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.12.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником служби діловодства або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

3.12.3. Кореспонденція розподіляється на:

- листи Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України;

- звернення органів державної влади та управління;

- депутатські документи;

- звернення (у тому числі електронні) і телеграми громадян, звернення підприємств, організацій;

- звернення про вчинені кримінальні правопорушення;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- запити в порядку Закону України "Про доступ до публічної інформації" ;

- кримінальні провадження;

- матеріали перевірок;

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва;

- відомче листування;

- судові документи;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).

3.12.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або наступного робочого дня у випадку їх надходження у неробочий час.

3.12.5. Керівництву Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур документи подаються на розгляд службою діловодства згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між керівництвом прокуратур.

Керівництву місцевої прокуратури вхідна кореспонденція передається на розгляд у порядку, встановленому керівником місцевої прокуратури, з додержанням вимог законодавства, наказів Генеральної прокуратури України, цієї Інструкції та згідно з розподілом обов'язків.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштовим, фельд'єгерським та спеціальним зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, одержані на телефон "гарячої лінії", з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку, вилучені зі скриньки, відомча кореспонденція, у тому числі надіслана факсимільним зв'язком, електронною поштою.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

4.1.2. Штамп містить найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку (номер за автоматизованою системою електронного документообігу) і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.

4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються листи Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України, документи за підписом керівників органів державної влади та управління, депутатські документи, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва, відомча документація на ім'я Генерального прокурора України, керівників регіональних прокуратур, звернення з особистого прийому, листування з посиланням на номер контрольного документа з відміткою "окв".

Кореспонденція, вилучена зі скриньки, реєструється у загальному порядку.

Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів), що створюються в органах прокуратури і не виходять за її межі (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, які надаються до відповідального підрозділу, тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).

Номер документа у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів із додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-25вн-16.

4.1.5. Документи, що надходять до прокуратури, у тому числі в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян" , реєструються один раз: вхідні - у день надходження (у випадку надходження у другій половині дня - не пізніше наступного робочого дня), створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

4.1.6. Порядок реєстрації, обліку та забезпечення права на доступ до інформації, що була створена у процесі діяльності та знаходиться у володінні органів прокуратури, визначається Законом України "Про доступ до публічної інформації" та відповідними організаційно-розпорядчими документами.

4.1.7. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), звернень громадян, що надійшли на телефон "гарячої лінії" (додаток 7а), кримінальних проваджень, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних проваджень, направлених для затвердження обвинувального акта (додаток 9), обліку запитів на інформацію, які надійшли до прокуратури (додаток 10), документів з грифом обмеження доступу "Для службового користування" (за формою, встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893).

4.1.8. При реєстрації кореспонденції в книзі обліку вхідної кореспонденції номер документа складається з порядкового номера книги обліку з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 12вх-16.

Подальший рух вхідної кореспонденції у структурних підрозділах фіксується у книзі обліку вхідної кореспонденції. Номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера відповідної книги, букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-25вх-16.

4.1.9. Після реєстрації в службі діловодства (проставлення штампа з датою реєстрації, реєстраційного номера) вхідна кореспонденція Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур підлягає вивченню і визначенню порядку її розгляду та вирішення відповідно до Регламенту прокуратури, цієї Інструкції, інших організаційно-розпорядчих документів.

4.1.10. Термінові документи, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до служби діловодства, реєструються і передаються для виконання.

4.1.11. При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу працівник, який забезпечує ведення діловодства в структурному підрозділі, після прийняття рішення за зверненнями вносить до електронних карток відповідні відомості, а також на вимогу працівників цього підрозділу забезпечує їх даними (у формі друкованих витягів, довідок і т. п.), які містяться у цій системі, щодо зареєстрованих звернень та матеріалів, заведених наглядових проваджень тощо.

Залучення служби діловодства прокуратури до роботи з надання такої інформації допускається за мотивованим рапортом керівника структурного підрозділу з обов'язковим обґрунтуванням підстав для надання відповідної інформації.

4.2. Реєстрація та облік наглядових проваджень

4.2.1. Документи та інші матеріали, які потребують перевірки, вирішення та надання письмової відповіді автору, а також контролю за виконанням, групуються у наглядові провадження.

Підставою для заведення наглядового провадження є прийняття документа до виконання із письмовою вказівкою прокурора "Завести н/п".

4.2.2. Наглядове провадження заводиться працівником служби діловодства не пізніше 5 днів з часу реєстрації документів та інших матеріалів або справи, а за контрольними документами, спецповідомленнями, з питань міжнародного співробітництва - невідкладно.

4.2.3. Наглядові провадження у Генеральній прокуратурі України, регіональних та місцевих прокуратурах зі структурним поділом заводяться у структурних підрозділах за книгою обліку наглядових проваджень (додаток 11).

У прокуратурах без структурного поділу наглядові провадження заводяться за книгами обліку наглядових проваджень окремо за зверненнями громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок, позовами прокурора (додаток 12) та за кримінальними провадженнями (додаток 13).

4.2.4. Номер наглядового провадження у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку наглядових проваджень та двох останніх цифр року прийняття документа до провадження, наприклад: 04/2-1432-16.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр номера наглядового провадження становить номер номенклатурної справи, за якою значиться відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку наглядових проваджень та дві останні цифри року, наприклад: 50-1032-16.

Подальше листування ведеться за номером наглядового провадження, який зазначається на вихідному документі працівником служби діловодства прокуратури.

4.2.5. Переліки індексів структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур затверджуються наказами їх керівників.

Регіональні прокуратури впродовж тижня після видання такого наказу Генеральною прокуратурою України приводять у відповідність із ним власні переліки індексів структурних підрозділів. Зазначені накази у цей же строк надсилаються до Генеральної прокуратури України.

За умови створення у місцевій прокуратурі територіальних відділів наказом її керівника можуть затверджуватися переліки індексів цих структурних підрозділів. Примірник наказу упродовж тижня надсилається до регіональної прокуратури.

4.2.6. За результатами узагальнення документообігу керівництво служби діловодства щороку здійснює розподіл номерів наглядових проваджень між структурними підрозділами на наступний рік, починаючи з одиниці, за відповідною формою (додаток 14), наприклад: підрозділ "04" - 400 резервних номерів (001-400); підрозділ "05" - 100 резервних номерів (401-500); підрозділ "06" - 50 резервних номерів (501-550).

У разі необхідності виділення додаткових номерів працівники, відповідальні за ведення діловодства у структурних підрозділах, звертаються із заявкою до керівництва служби діловодства.

4.2.7. Якщо документ направлено для вирішення у прокуратуру нижчого рівня або в інше відомство з контролем виконання (з пропозицією повідомити про результати вирішення до визначеної дати або про остаточне з'ясування питання), за ним заводиться наглядове провадження, копії доручення та документа долучаються до наглядового провадження, що передається працівникам, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах.

Такі наглядові провадження зберігаються у папках із написом "Контроль" за датами контролю та передаються виконавцям у встановлені ними строки виконання.

4.2.8. За документами, направленими для розгляду до прокуратури нижчого рівня чи інших відомств без контролю, наглядові провадження не заводяться.

Супровідні листи з оригіналами звернень направляються за номером, який складається з індексу структурного підрозділу та букви "р", наприклад: 19р.

У прокуратурах без структурного поділу вихідний номер супровідного листа складається з номера номенклатурної справи, де містяться копії таких листів, та букви "р", наприклад: 27р.

Копія супровідного листа з аркушем, на якому міститься резолюція керівництва, підшивається у справу послідовно за датою відправлення.

4.2.9. У кожній прокуратурі за одним і тим самим кримінальним провадженням, питанням, а також за зверненнями одного і того ж громадянина заводиться одне наглядове провадження.

4.2.10. Якщо раніше за документами та іншими матеріалами заведені з одних і тих самих питань різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше. При об'єднанні двох і більше наглядових проваджень зберігається хронологічна послідовність документів кожного провадження, а також усі картки обліку їх руху. Наглядові провадження підшиваються разом з обкладинками, аркуші повторно нумеруються (обкладинки не нумеруються). Одночасно вносяться зміни в книгу обліку наглядових проваджень (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу цей рух наглядових проваджень фіксується).

Об'єднання наглядових проваджень здійснюється працівником, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, за вказівкою прокурора.

4.2.11. Об'єднання наглядових проваджень за різними справами, провадженнями та питаннями не дозволяється.

4.2.12. Передача наглядових проваджень здійснюється під підпис безпосередньо працівниками, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах.

4.3. Реєстрація та облік матеріалів кримінальних проваджень

4.3.1. Матеріали кримінальних проваджень, витребувані в порядку нагляду, і ті, що надійшли для затвердження обвинувального акта, клопотання про застосування заходів медичного або виховного характеру (останні - з позначкою "У порядку ст. 291 (ст. 292) КПК України "), реєструються централізовано службою діловодства у загальному порядку та окремо в кожному структурному підрозділі у відповідних книгах обліку.

4.3.2. Зареєстровані матеріали кримінальних проваджень передаються на доповідь разом із наглядовим провадженням. Якщо за кримінальним провадженням не заведено наглядового провадження, воно заводиться у загальному порядку.

4.3.3. Порядок витребування та повернення матеріалів кримінальних проваджень визначається Регламентом прокуратури.

4.3.4. Пересилка (доставляння) матеріалів кримінальних проваджень здійснюється лише фельд'єгерським зв'язком або кур'єром (уповноваженим працівником прокуратури).

4.3.5. У разі доставки матеріалів кримінальних проваджень кур'єром забороняється передача їх із рук у руки без відповідної реєстрації і обліку в службі діловодства.

4.3.6. Питання зберігання, обліку вилучених під час кримінального провадження речових доказів, майна та документів регулюються положеннями Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження та Порядку передачі на зберігання тимчасово вилучених під час кримінального провадження документів, які посвідчують користування спеціальним правом, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2012 № 1104.

5.1. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та цією Інструкцією.

5.2. Керівниками прокуратур, структурних підрозділів документи розглядаються не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а термінові - негайно. За результатами розгляду вчиняється резолюція, в якій визначаються виконавці, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого вказується дата і проставляється особистий підпис.

Не допускається вчинення загальних резолюцій ("Внести пропозиції", "Доповісти" тощо).

5.3. Документи, що стосуються кількох структурних підрозділів, підпорядкованих різним заступникам Генерального прокурора України, керівників регіональних прокуратур, передаються на доповідь у Генеральній прокуратурі України - першому заступнику Генерального прокурора України, у регіональних прокуратурах - їх керівникам, які визначають виконавців.

5.4. На документах із резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, ставиться підпис автора резолюції та дата.

5.5. Резолюція на документі вчиняється на вільному від тексту місці. У разі направлення документа для вирішення у прокуратури нижчого рівня чи інші відомства за належністю на текстах законів, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, нормативних актів Кабінету Міністрів України, інших державних органів резолюція вчиняється на окремому аркуші або спеціальному бланку.

5.6. У разі визначення в резолюції кількох виконавців документа доведення її змісту, своєчасне та якісне виконання, продовження строків виконання, підготовка та підписання відповіді у керівництва покладається на першого виконавця.

5.7. Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів, а документів, строк виконання яких визначено окремими законодавчими актами, - забезпечується невідкладно.

5.8. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений термін, у Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах строк виконання продовжується керівництвом прокуратури за рапортом виконавця, завізованим начальником самостійного структурного підрозділу, а у місцевих прокуратурах - її керівником за рапортом виконавця, погодженим із відповідним заступником керівника місцевої прокуратури.

5.9. Накази, завдання, доручення та інші документи за підписом керівництва Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур за необхідності негайного направлення передаються центральним факсом або електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси.

Порядок надсилання, реєстрації та опрацювання такої кореспонденції визначається окремими розпорядчими документами керівництва прокуратури.

Передані електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додаток 28).

5.10. Документи, у яких не вказано строк виконання, або ті, строк виконання яких безпосередньо не визначено законодавством, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із моменту їх реєстрації у прокуратурі. Строк виконання документа, що потребує перекладу, обраховується з наступного дня після його перекладу. Днем виконання вважається дата відправлення відповіді.

Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий день, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

5.11. Відповідальність за виконання документа по суті та у встановлений строк покладається на працівників, зазначених у резолюції, та безпосередніх виконавців.

5.12. Контроль за виконанням документів здійснюють керівники прокуратур, структурних підрозділів та працівники підрозділів організаційного забезпечення.

5.13. Не підлягають виконанню планові та позапланові завдання, інші доручення та документи з контрольним терміном виконання (крім доручень щодо проведення перевірок звернень громадян, народних депутатів України, повідомлень у засобах масової інформації та у конкретних справах), що надійшли з прокуратури вищого рівня без реєстрації у підрозділі організаційного забезпечення. Про факти надходження таких документів невідкладно інформується зазначений підрозділ прокуратури вищого рівня.

6.1. Документи, виконання яких підлягає обов'язковому контролю, визначає керівник прокуратури.

Контроль за виконанням (вирішенням) таких документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:

- взяття виконання документів на контроль;

- своєчасність доведення документів до виконавців;

- формування картотеки контрольних документів;

- інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;

- виконання документів у визначений строк;

- зняття виконання документів із контролю.

6.2. Підрозділ організаційного забезпечення здійснює загальний контроль за виконанням документів, взятих на контроль керівником прокуратури, в тому числі на особливий контроль. Такі документи передаються виконавцям через службу діловодства.

Забезпечення контролю за виконанням депутатських документів покладається на підрозділ з організації прийому громадян, розгляду звернень та запитів.

6.3. На документі, виконання якого підлягає контролю, працівник підрозділу організаційного забезпечення проставляє штамп "Контроль", "Особливий контроль" та кінцеву дату виконання.

У разі відсутності у прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу заповнюється контрольна картка (додаток 15) у двох примірниках. Один примірник разом із документом передається працівнику, відповідальному за ведення діловодства у структурному підрозділі, другий - приєднується до контрольної картотеки, яка формується у підрозділі організаційного забезпечення.

У місцевих прокуратурах контрольна картка заповнюється в одному примірнику та передається керівнику прокуратури, який особисто перевіряє виконання документів підпорядкованими працівниками.

6.4. Документи, за виконанням яких встановлено контроль, у тому числі особливий, беруться на облік також у структурних підрозділах. Безпосереднє виконання документів забезпечується керівником структурного підрозділу.

Облік таких документів здійснюється у відповідних книгах (додаток 16).

6.5. Працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах та місцевих прокуратурах, стежать за наближенням строків виконання документів, заздалегідь інформують керівника про всі випадки затримання виконання документів, своєчасно роблять у картках відмітки про їх рух.

6.6. У день виконання або не пізніше наступного робочого дня матеріали, які засвідчують виконання документа, контрольна картка з відповідними відмітками передаються працівником, відповідальним за ведення діловодства у структурному підрозділі, до підрозділу організаційного забезпечення для зняття з контролю або продовження контролю, про що останнім робиться запис на копії документа.

6.7. Контрольні картки, що надійшли від структурних підрозділів, систематизуються у картотеці виконаних документів підрозділу організаційного забезпечення. Другі примірники карток вилучаються з контрольної картотеки та знищуються.

7.1. Вихідні документи надсилаються адресатам із використанням засобів поштового, фельд'єгерського та спеціального зв'язку, а у випадках, визначених Законом України "Про звернення громадян" , - засобами електронного зв'язку.

7.2. Вихідні документи обробляються службою діловодства і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурного підрозділу (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня.

Надсилання або передавання вихідних документів без їх реєстрації у службі діловодства не дозволяється.

Підтвердженням факту направлення документа у паперовому вигляді є проставлення штампа на його копії із зазначенням дати надсилання.

7.3. Правильно оформлені документи, які підлягають відправленню у день підписання, передаються до відповідного підрозділу (працівнику).

7.4. Під час приймання вихідних документів від виконавців працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі):

- проставляє номер на оригіналі документа;

- перевіряє правильність зазначення адреси;

- перевіряє наявність усіх підписів на оригіналі документа та додатків до нього;

- вказує на копії документа дату підписання, номер, а також засвідчує підпис посадової особи, зазначеної в документі, шляхом підкреслення її прізвища та проставлення літер "о/п" ("оригінал підписав");

- з'ясовує питання про додержання встановленого порядку надсилання прокурорам нижчого рівня завдань, доручень та листів, що підлягають реєстрації в підрозділі організаційного забезпечення, та у разі недодержання повертає такі документи виконавцю;

- перевіряє наявність додатка, вказаного у документі.

Документи, оформлені з порушенням вимог цієї Інструкції, установленого порядку реєстрації в підрозділі організаційного забезпечення, службою діловодства повертаються до відповідного структурного підрозділу.

7.5. При направленні до прокуратур нижчого рівня або інших відомств документів, за якими не заведено наглядове провадження (інформаційних листів, завдань, документів прокурорського реагування), реєстрація здійснюється в книзі обліку вихідної кореспонденції (додаток 17).

Номер документа у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 08/1-36вих-16.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр вихідного номера становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку вихідної кореспонденції з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 25-101вих-16.

7.6. При оформленні вихідної кореспонденції, адресованої органам державної влади і управління, органам місцевого самоврядування, народним депутатам України, підприємствам, установам та організаціям, окрім номера та дати підписання, обов'язково зазначається вихідний номер і дата документа, на який надається відповідь.

7.7. При оформленні вихідної кореспонденції, яка відповідно до Регламенту прокуратури підлягає обліку в підрозділі організаційного забезпечення, до вихідного номера додається порядковий номер книги обліку цього підрозділу з відміткою "окв", наприклад: 04/2-26вих-104окв-16.

7.8. Номери листуванню надають працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах та місцевих прокуратурах.

Забороняється присвоєння листуванню номерів, не передбачених цією Інструкцією.

7.9. Перед пакуванням вихідних документів працівник служби діловодства обов'язково перевіряє:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх підписів на документі та додатках до нього;

- наявність на документі даних про додатки та відповідність їх зазначеній кількості;

- відповідність необхідної кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням вимог цієї Інструкції, повертаються до структурного підрозділу на доопрацювання.

При цьому у відповідному реєстрі зазначаються дата і час повернення, його причини (стисло), прізвища працівника служби діловодства, який повернув документи, та працівника, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (з їх підписами).

Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, зобов'язаний на вимогу керівництва служби діловодства надати письмове пояснення щодо допущених недоліків.

7.10. Рекомендованими листами або бандеролями (посилками) надсилаються організаційно-розпорядчі та інші документи за підписом керівництва прокуратури, витяги з наказів із кадрових питань (особового складу), фінансові документи, наглядові провадження, матеріали перевірок, кореспонденція, що адресується за кордон.

Повістки про виклик у кримінальних провадженнях направляються адресатам рекомендованими листами з поштовим повідомленням про вручення. Повідомлення про вручення вказаних рекомендованих листів невідкладно передаються ініціаторам.

7.11. Рекомендовані (цінні) листи та бандеролі (посилки) здаються до установ поштового зв'язку відповідно до списку (додаток 18), в якому вказуються номери поштових відправлень, адреса, одержувач, вага, вартість. Список складається у двох примірниках: один здається до поштового відділення, другий - разом із наданим поштовим фіскальним чеком залишається у службі діловодства.

7.12. Документи, які надсилаються простою поштовою кореспонденцією, враховуються у поштових реєстрах або книзі (додаток 19), де зазначаються номер листування та дані адресата.

7.13. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

7.14. У місцевих прокуратурах при відправленні кореспонденції поштовим зв'язком ведуться щоденні реєстри (списки) відправлених документів. Реєстр повинен містити дату відправлення, номер указаного документа, прізвище (назву) адресата, поштову адресу, на яку здійснюється відправка. Строки зберігання таких реєстрів аналогічні строкам зберігання книг обліку вихідної кореспонденції.

У кінці робочого дня реєстр закривається, підписується працівником, який забезпечує ведення діловодства в прокуратурі, та підшивається до відповідної справи.

7.15. Засобами фельд'єгерського та спеціального зв'язку надсилаються: кримінальні провадження, матеріали перевірок, у тому числі з питань міжнародного співробітництва, наглядові провадження, особові справи, фінансові документи, штатні розписи, документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування".

Зазначену кореспонденцію дозволяється доставляти спеціально уповноваженою особою (кур'єром) із числа працівників органів прокуратури за наявності відповідного опису доставлених документів (реєстру).

7.16. Відправлення документів і справ з грифом обмеження доступу "Для службового користування" здійснюється з дотриманням порядку, визначеного Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

7.17. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться в ньому.

7.18. Накази, рішення нарад, листи тощо відправляються відповідно до списку розсилання (додаток 20), який складається структурним підрозділом. У ньому вказуються адресат, кількість та номери надісланих примірників.

Відомості про розсилання зберігаються у службі діловодства.

7.19. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку у відповідній книзі (додаток 21).

7.20. Працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах, передають вихідні документи та інші поштові відправлення до відповідного підрозділу служби діловодства в години, встановлені її керівником.

8.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в органах прокуратури є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

8.2. Управлінська діяльність в органах прокуратури здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів (наказ, положення, порядок, інструкція, рішення тощо).

З питань, що належать до компетенції різних органів (установ), можуть прийматися спільні організаційно-розпорядчі документи.

8.3. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів є:

- забезпечення додержання положень Конституції та законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативно-правових актів;

- здійснення розпорядчої діяльності з метою виконання прокуратурою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

8.4. Прокуратура, до якої надходять організаційно-розпорядчі документи від прокуратур вищого рівня, доводить їх до відома прокуратур нижчого рівня. Копії таких документів можуть надсилатися із супровідними листами.

8.5. Документи, що видаються на підставі організаційно-розпорядчих документів прокуратур вищого рівня, повинні містити посилання на них із зазначенням назв цих документів, дат, номерів і заголовків.

8.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

У разі стенографування засідання зміст виступів до протоколу не вноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

8.7. Органами прокуратури у разі неможливості при виконанні своїх функцій здійснити бездокументний обмін інформацією, забезпечити надання усних роз'яснень, вказівок (особистих або телефоном) тощо надсилаються листи прокурорам нижчого рівня, іншим установам та організаціям, окремим громадянам. Вказівки чи їх підтвердження в письмовому вигляді також надаються прокурорам у порядку, передбаченому ч. ч. 4, 5 ст. 17 Закону України "Про прокуратуру" .

8.8. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися засобами телекомунікаційного зв'язку.

У разі направлення та отримання документа факсимільним зв'язком на його копії робиться відмітка із зазначенням дати, номера телефону, на який відправлено чи отримано документ, і посвідчується підписом відповідального працівника.

8.9. За допомогою телефону передається, як правило, термінове повідомлення - телефонограма (додаток 22), текст якого диктується і записується працівниками прокуратури, інших органів.

Телефонограма складається в одному примірнику обсягом не більше як 30 слів і передається телефоном безпосередньо зі структурних підрозділів.

8.10. Засоби факсимільного зв'язку використовуються органами прокуратури та іншими державними установами для термінового передавання чи отримання текстів документів.

Оригінали переданих телефаксом документів обов'язково надсилаються адресату в загальному порядку (поштовим зв'язком).

Передані та отримані телефаксом документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додатки 23, 24).

9.1. Складання документів

9.1.1. Для складання службових документів в органах прокуратури України використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Службові документи повинні мати такі поля:

- ліве - 30 мм;

- праве - 10 мм;

- верхнє та нижнє - 20 мм.

Складання службових документів на папері довільного формату не дозволяється.

9.1.2. Усі службові документи, крім внутрішніх, оформляються на бланках прокуратури.

Установлюються такі види бланків документів:

- бланки для створювання різних та конкретного видів документів (із зазначенням у бланку назви виду документа чи без нього);

- бланк листа.

Для бланків кожного виду дозволяється два варіанти розташування реквізитів: кутовий (додаток 25) і поздовжній (додаток 26).

Застосування бланків довільної форми забороняється.

9.1.3. Склад реквізитів (додаток 27) у різних видах документів може бути неоднаковий. Дозволяється відсутність деяких реквізитів, але на кожному бланку органів прокуратури обов'язково розміщується Державний Герб України (розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм), під ним назва "Прокуратура України" (шрифт Times New Roman, 13 розміру), нижче - найменування відповідної прокуратури (шрифт 18 розміру), адреса та номер факсу (шрифт 10 розміру).

Аналогічно оформляються вивіски з найменуванням на будівлях прокуратур, але без зазначення адреси та номера факсу.

Таким же чином оформляються бланки наказів, але без назви "Прокуратура України" і зазначення адреси та номера факсу.

9.1.4. На бланку відтворюється перша сторінка документа, подальший текст друкується на чистих аркушах паперу однакового з бланком формату.

9.1.5. Між структурними підрозділами однієї прокуратури листування здійснюється на чистих аркушах паперу.

9.1.6. Забороняється використання бланків органів прокуратури для звернень до підприємств, організацій, установ з особистих питань.

9.1.7. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен стосуватися одного питання, за винятком протоколів, наказів, планів та узагальнюючих документів.

9.1.8. Текст документа повинен містити аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження. Зміст документа мусить бути пов'язаний зі змістом раніше виданих документів із певного питання. Для всебічного додержання норм офіційно-ділового спілкування документ підлягає філологічному редагуванню за наявності посади редактора у штатному розписі прокуратури.

9.1.9. Текст документа оформляється у вигляді зв'язних висловлювань, анкети, таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить стилістично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання інших документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин: у першій частині (констатуючій) зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій (розпорядчій, резолютивній) - висновки, пропозиції, рішення або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети застосовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових та документах із питань матеріально-технічного забезпечення.

Форма таблиці застосовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

9.1.10. У листах та інших документах, крім супровідних листів до звернень (проваджень), що надсилаються до прокуратури, обов'язково вказується повністю ім'я, по батькові та прізвище заявника або особи, за провадженням якої подано звернення, а також регіон, де відбулося правопорушення.

9.1.11. Частини тексту (розділи, підрозділи) значного за обсягом документа розміщуються в логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку. Номер розділу складається з числа: 1, 2, 3 і т. п.; номер пункту - з номера відповідного розділу та номера пункту, роз'єднаних крапкою: 1.1, 2.15, 13.18 тощо; номер підпункту - з номерів відповідних розділу, пункту і підпункту, роз'єднаних крапками: 1.3.4, 2.14.5 і т. п. При більш дрібному поділі зберігаються такі самі принципи нумерації.

9.1.12. Абзаци в межах пунктів не нумеруються. Підпункти за необхідності позначаються маленькими літерами українського алфавіту з дужками та починаються з абзацу. Позначення наскрізне в межах одного пункту:

а) . . . . .;

б) . . . . .;

в) . . . . ..

9.1.13. Якщо в тексті є розділи, то вступна частина розміщується перед першим розділом без заголовка та номера.

У разі відсутності розділів увесь текст розбивають на пункти, що мають порядкову нумерацію.

9.1.14. Якщо текст значний за обсягом, у кінці розміщується зміст, що складається з назв розділів і підрозділів із позначенням номерів сторінок.

9.1.15. Якщо в текстах документів є таблиці, вони повинні мати номер та назву. Назва розміщується над таблицею, посередині.

Якщо в тексті наявна одна таблиця, вона не нумерується і слово "Таблиця" не пишеться.

Якщо в тексті є кілька таблиць, то, крім назви, вони повинні мати номер, який розміщується поруч зі словом "Таблиця" зверху праворуч без знака "№".

Нумерація таблиць у межах одного тексту наскрізна.

На всі таблиці робляться посилання у тексті; слово "таблиця" пишеться повністю, якщо таблиця без номера, і скорочено ("табл."), якщо має номер.

Нумерація граф здійснюється тільки у випадках, коли на них необхідно зробити посилання в тексті; порядкові номери показників, включених у таблицю, зазначаються перед їх найменуванням.

Слова, що повторюють одне під одним у тій самій графі таблиці, замінюються лапками, якщо між ними немає горизонтальних ліній. Не можна замінювати лапками цифри. У разі відсутності даних у графах таблиць ставиться тире.

9.1.16. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів і виконавців, які їх готували.

9.1.17. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

9.2. Оформлення документів

9.2.1. Службовий документ, що складається у прокуратурі, повинен мати обов'язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення: найменування прокуратури, номер, дату, назву виду документа (не зазначається на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

9.2.2. На кожному документі, за винятком відповіді або листа, вказується його назва: наказ, доповідна записка, інструкція тощо.

9.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад його змісту. Він має бути лаконічним і точним.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника та відповідати на запитання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про звільнення; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо документ стосується декількох питань, заголовок може бути узагальненим.

9.2.4. Складання наказів

Проекти наказів розробляються за дорученням керівництва прокуратури або з ініціативи структурних підрозділів.

Наказ - це правовий акт (розпорядчий документ), що видається керівником прокуратури або його заступниками на підставі законів та для їх виконання. У наказах викладаються питання з основної діяльності органів прокуратури або окремих її напрямів, а також адміністративно-господарські та кадрові питання (накази з особового складу).

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин і друкується на бланках встановленого зразка (додаток 29).

Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують жодних роз'яснень. У наказах із різних питань констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів (пунктів).

Якщо наказ видається на підставі закону, іншого правового акта або документа прокуратури вищого рівня, у констатуючій частині наводиться його повна назва, дата, номер і заголовок.

Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "наказую" з двокрапкою, яке пишеться з нового рядка великими літерами.

Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися із зазначення конкретного виконавця (у давальному відмінку), далі в неозначеній формі викладаються відомості про дію, яку слід виконати, а за необхідності - строк виконання.

У наказах, що підлягають контролю, в останньому пункті вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше виданий, про це зазначається в тексті. Також у тексті наводяться дані щодо наявності додатка.

На кожному додатку до проекту наказу у правому верхньому куті першої сторінки необхідно друкувати:

Під час підготовки проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилання, надання грифа обмеження доступу "Для службового користування", встановлює тираж. Список розсилання додається до наказу.

Примірник наказу, який подається на підпис керівнику прокуратури, візується заступником керівника прокуратури, керівниками відповідних структурних підрозділів та виконавцем на зворотному боці останнього аркуша або на окремому аркуші - аркуші візування (додаток 31).

Проекти наказів із основних питань діяльності прокуратури, зміни та доповнення до них візуються також керівником підрозділу організаційного забезпечення.

Проекти наказів із кадрових питань візуються керівником кадрового підрозділу.

Проекти наказів, які стосуються заходів щодо охорони державної таємниці та фінансового забезпечення органів прокуратури, візуються відповідно начальником режимно-секретного органу та керівником підрозділу бухгалтерського обліку прокуратури.

У разі незгоди того, хто візує, зі змістом проекту наказу він повинен викласти свою думку в письмовій формі у вигляді чітко сформульованого пункту або мотивованої відмови та додати до проекту наказу.

Наказ видається за номером відповідної книги обліку (додаток 30) та датується керівником прокуратури або його заступником, яким підписується акт. Накази передаються на реєстрацію в день їх підписання.

Усі накази з основних питань діяльності прокуратури, про затвердження інструкцій, положень, порядків реєструються в підрозділі організаційного забезпечення. Оригінали цих наказів зберігаються у справах зазначеного підрозділу.

Накази з кадрових питань реєструються у кадровому підрозділі.

Накази з кадрових питань, що стосуються:

- структури та штатного розпису Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерами "шц";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів та рангів, прийому, звільнення та переміщення працівників Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерою "ц";

- структури та штатного розпису регіональних і місцевих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "ш";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів, прийому, звільнення та переміщення працівників регіональних і місцевих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "к".

Оригінали наказів із кадрових питань зберігаються у справах кадрових підрозділів.

У режимно-секретному органі прокуратури реєструються накази щодо режимно-секретної діяльності, а саме:

- створення комісій (у тому числі спільних і експертних) із питань дотримання режиму секретності;

- надання та припинення доступу до державної таємниці;

- надання доступу до секретних мобілізаційних документів;

- виділення приміщень, у яких є спеціальне обладнання для знищення матеріальних носіїв секретної інформації та дозволяється їх знищення;

- дозволу на експлуатацію автоматизованих систем;

- визначення осіб, на яких покладається захист секретної інформації при її обробці в автоматизованих системах.

При реєстрації таких наказів їх номер складається з порядкового номера відповідної книги обліку з додаванням літер "рсо" та індексу структурного підрозділу, де функціонує режимно-секретний орган, наприклад: 2рсо-10/6.

Оригінали наказів із питань режимно-секретної діяльності зберігаються у справах режимно-секретних органів прокуратури.

У підрозділі бухгалтерського обліку органу прокуратури реєструються накази з питань фінансового, матеріально-технічного забезпечення прокуратури, а також про службове відрядження згідно з рапортом окремого працівника або працівників одного самостійного структурного підрозділу.

При реєстрації таких наказів їх номер складається з порядкового номера книги обліку та відповідно літери "б" або "в", наприклад: 28б, 28в.

Оригінали наказів із питань фінансового та матеріально-технічного забезпечення прокуратури зберігаються у справах підрозділу бухгалтерського обліку органу прокуратури.

Ознайомлення з наказами здійснюється тими структурними підрозділами, які їх склали.

9.2.5. Оформлення спільних документів.

Спільні документи видаються з питань, що належать до компетенції різних правоохоронних органів, інших органів та установ, які зацікавлені у їх розв'язанні.

Спільні документи оформляються на чистих аркушах, у заголовній частині вказуються повні назви та реєстраційні номери всіх органів та установ, які беруть участь у їх складанні. Кількість підписаних примірників спільних документів повинна відповідати кількості зацікавлених органів.

Примірник спільного документа, включаючи додатки, залишається у справах прокуратури і вважається оригіналом.

9.2.6. Накази Генерального прокурора України нормативно-правового змісту, які підлягають поданню на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України, розробляються відповідно до вимог Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2005 року № 34/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 квітня 2005 року за № 381/10661, а також Положення про порядок підготовки та подання на державну реєстрацію нормативно-правових актів Генеральної прокуратури України, затвердженого наказом Генеральної прокуратури України від 13.10.2015 № 265.

9.3. Датування документів

9.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання або затвердження; для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення); для спільних документів - остання дата їх підписання.

9.3.2. Дати підписання і затвердження документів повинні оформлятися цифровим або словесно-цифровим способом.

При цифровому оформленні елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 9 січня 2016 року слід писати: 09.01.2016.

При словесно-цифровому оформленні елементи дати наводяться наступним чином: 09 січня 2016 року.

При цьому, якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею обов'язково проставляється "0".

У текстах документів також застосовується цифровий або словесно-цифровий спосіб. При застосуванні словесно-цифрового способу, якщо порядковий номер числа складається з однієї цифри, перед нею "0" не проставляється. Наприклад: "Відповідне рішення прийнято 9 січня 2016 року".

9.3.3. Дата на документі, який затверджується, проставляється особою, яка його затверджує.

9.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

9.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом із номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче за підпис ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

9.4. Погодження документів

9.4.1. За потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах органу прокуратури (зі структурними підрозділами, керівниками) - внутрішнє, так і поза межами (із зацікавленими органами, установами) - зовнішнє.

9.4.2. Внутрішнє погодження полягає у візуванні проекту документа відповідною особою. На організаційно-розпорядчих документах (наказах тощо) візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника або на окремому аркуші - аркуші візування (додаток 31). Листи та інші вихідні документи візуються на примірниках, що залишаються у справі чи наглядовому провадженні. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. За необхідності зазначається найменування посади цієї особи.

9.4.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

9.4.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче за підпис на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і містить слово "ПОГОДЖЕНО" ("СХВАЛЕНО") для керівників прокуратури та слово "ЗГОДЕН" для керівників структурних підрозділів, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування органу прокуратури), особистий підпис, ініціал імені, прізвище та дату погодження, наприклад:

9.4.5. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

9.4.6. У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

9.5. Засвідчення документів

9.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

9.5.2. Документи підписуються повноважними особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися правил, передбачених у регламентах Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур.

9.5.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої, без зазначення назви прокуратури - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала імені та прізвища, наприклад:

- на бланку прокуратури:

- на чистому папері:

У разі підписання документа двома особами їх підписи розміщуються відповідно до посади:

Якщо посади є рівнозначними, підписи осіб, які їх займають, наводяться на одному рівні:

Підписи посадових осіб різних відомств розміщуються також на одному рівні.

У разі підписання документа, підготовленого комісією, вказують не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії.

Документи комісій підписуються головуючим на їх засіданні і секретарем, наприклад:

9.5.4. У разі відсутності посадової особи, підпис якої було передбачено на проекті документа, документ передруковується із зазначенням посади особи, яка буде підписувати документ, та її прізвища.

9.5.5. Не дозволяється підписання документа з прийменником "за" або позначкою - скісною рискою перед найменуванням посади.

9.5.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного наказу.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про самостійні структурні підрозділи, порядки, інструкції, методичні рекомендації, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання-передачі справ, документів та майна тощо.

9.5.7. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

9.5.8. У разі затвердження документа наказом на документі зазначається гриф за такою формою:

9.6. Адресування документів

9.6.1. Документ адресується органу прокуратури та іншим органам державної влади, підприємствам, установам та організаціям, структурним підрозділам у їхньому складі, посадовим особам, громадянам.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку.

Посадова особа зазначається у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам, в інших випадках, коли встановлення конкретної особи не становить труднощів. У такому разі найменування установи наводиться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Якщо документ адресується багатьом органам прокуратури, адресата необхідно зазначати узагальнено:

Якщо документ адресується декільком конкретним органам прокуратури, адресатів необхідно зазначати таким чином:

9.6.2. Якщо документ надсилається громадянам, державним органам та їх установам, підприємствам, організаціям, то він не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список розсилання (див. п. 7.18 Інструкції) і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу повинні відповідати правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Якщо документ надсилається фізичній особі, то в називному відмінку зазначаються прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

9.6.3. У разі зазначення класного чину (рангу) адресата слід зазначати класний чин (ранг) посадової особи, що підписала документ.

Під час внутрішньовідомчого листування (заяви, рапорти, доповідні записки) класні чини можна не зазначати.

9.7. Відмітка про виконавця

Прізвище виконавця (працівника, який склав документ) і номер його службового телефону обов'язково вказуються у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам, супровідних листів, при листуванні у кримінальних провадженнях) на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. Ця вимога є також обов'язковою, якщо документ підлягає копіюванню. Ініціали виконавця не зазначаються.

Наприклад: Мовчанюк 290-91-45

Індекс друкарки, що проставляється нижче за прізвище виконавця, оформляється за принципом:

ЛП 2 27.01.2016 (ЛП - перші літери імені та прізвища особи, яка друкувала документ, 2 - кількість примірників, 27.01.2016 - дата друкування).

За необхідності в документах, зокрема тих, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляється кількість віддрукованих примірників з указівкою адресатів:

При листуванні з питань міжнародно-правового співробітництва дозволяється зазначати ім'я та прізвище виконавця, контактний номер телефону і факсу, записані в міжнародному форматі, а також адресу електронної пошти.

Наприклад: Олег Мовчанюк, 38 044 290-91-45, факс +38 044 280-28-51, indep@gp.gov.ua

9.8. Оформлення копій документів

9.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури або відповідного структурного підрозділу. Органом прокуратури засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Для внутрішнього використання під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ прокуратурою можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів про освіту тощо).

Копіювання матеріалів кримінального провадження для виділення його в окреме провадження здійснюється слідчим або іншим працівником прокуратури за його дорученням.

9.8.2. Копія документа виготовляється засобами автоматизованого копіювання (ксерокс) і засвідчується підписом посадової особи на кожному аркуші документа, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" або "Витяг" зазначається у верхній правій частині лицевого боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", скріплених печаткою з найменуванням відповідної прокуратури (негербовою) або її структурного підрозділу, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче від реквізиту "Підпис".

9.8.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах прокуратури, текст бланків не відтворюється, наводяться лише дата підписання документа та його номер, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, також мають бути візи посадових осіб, з якими погоджені відповідні документи, візи виконавців.

9.9. Оформлення додатків до документів

9.9.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті та після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

9.9.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами;

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

9.9.3. Відмітки про наявність додатків можна оформити таким чином:

- якщо документ має додатки, наведені у тексті, після тексту вказують:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим.;

- якщо документ має додатки, що не згадуються в тексті, необхідно перерахувати їх із вказівкою кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

Додатки:

1. Зауваження до проекту закону на 2 арк. в 1 прим.

2. Пояснювальна записка на 7 арк. в 1 прим.;

- якщо додаток теж має додатки, вони перераховуються із зазначенням кількості аркушів:

Додаток: лист прокурора Закарпатської області від 15.01.2016 № 08-138вих. та додаток до нього, разом на 10 арк.;

- якщо додаток направляється одному, а лист у копіях кільком адресатам:

Додаток: звернення гр. Добродія О.О. та додаток до нього, разом на 8 арк., першому адресату;

- якщо є кілька додатків, вони нумеруються:

Додаток: 1...;

- якщо до листа додаються цінні або особисті документи (паспорт, посвідчення, диплом тощо), вони перераховуються із зазначенням найменування органу, що видав документ, номера і дати видачі, а також прізвища та ініціалів власника:

Додаток: диплом № 105327 на ім'я Іваненка В.М. про закінчення Національної академії прокуратури України, виданий 25.06.2015;

- у разі значної кількості додатків на них складається окремий опис, а в документі після тексту вказується:

Додаток: відповідно до опису на 59 арк.;

- якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то у супровідному листі зазначається: "тільки адресату".

9.9.4. У разі надсилання кримінальних проваджень, матеріалів перевірок, інших зброшурованих документів зазначається кількість томів:

Додаток: кримінальне провадження № 9356 у 4 томах.

9.10. Правила друкування службових документів

9.10.1. Службові документи друкуються (виготовляються) працівниками прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки (інших технічних пристроїв для відображення тексту документа на папері).

9.10.2. У структурних підрозділах друкуються усі внутрішні документи.

За наявності в апаратах прокуратур підрозділів, на які покладено функцію виготовлення службових документів, друкування документів може доручатися працівникам таких підрозділів.

9.10.3. Документи друкуються у порядку їх надходження. У першу чергу друкуються організаційно-розпорядчі та контрольні документи, адресовані керівникам органів державної влади та управління, матеріали координаційних та інших нарад, окремі документи за дорученням керівництва прокуратури.

9.10.4. Рукописи, підготовлені для друкування, повинні бути:

- написані на папері стандартного формату темним чорнилом (чорним, синім, фіолетовим);

- написані чітким, охайним, розбірливим почерком, зі вставками на полях, окремих аркушах або у тексті, якщо відстань між рядками не менша ніж два міжрядкові інтервали;

- ретельно вивіреними та відредагованими, а великі за обсягом або ті, що підлягають передрукуванню, - завізованими керівником структурного підрозділу.

9.10.5. Неохайно оформлені рукописи, з великою кількістю виправлень, вставок, довільних скорочень, написані неповністю (частинами), нерозбірливо, олівцем, будь-яким іншим чорнилом, крім чорного, синього та фіолетового, до друкування не приймаються.

9.10.6. У разі виготовлення документа за допомогою друкарської машинки помилки виправляють олівцем на другому примірнику, а якщо документ виготовляється за допомогою комп'ютерної техніки, - ручкою на першому примірнику.

9.10.7. У верхньому лівому куті рукопису виконавець зазначає необхідну кількість примірників, свої прізвище та номер службового телефону, дату передачі для друкування.

9.10.8. Тексти документів друкуються на папері форматів А4 та А5 12-14 кеглем шрифту Times New Roman через один міжрядковий інтервал.

Дозволяється використовувати 8-12 кегль шрифту Times New Roman для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону".

Тексти документів, що готуються до видання і виступів, набираються через 1,5 міжрядкового інтервалу.

9.10.9. Реквізити (крім тексту), складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

9.10.10. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

9.10.11. Максимальна довжина рядка багаторядкового реквізиту - 28 знаків.

9.10.12. Назва виду документа друкується великими літерами, заголовок - малими літерами. Крапка в кінці назви документа не ставиться.

9.10.13. За необхідності підписання документа кількома особами їхні підписи розміщуються один під одним, назви посад та розшифровку підписів розділяють 2-4 міжрядковими інтервалами.

9.10.14. При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора (додаток 32):

- 0 - межа лівого поля;

- 1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля;

- 2 - після 16 друкованих знаків;

- 3 - після 24 - " -;

- 4 - після 32 - " -;

- 5 - після 40 - " -;

- 6 - після 48 - " -;

- 7 - після 56 - " -.

9.10.15. Від нульового положення табулятора друкують на бланках такі структурні компоненти:

- назва виду документа;

- дата;

- посилання на номер та дату вхідного документа;

- заголовок до тексту;

- текст (без абзаців);

- відмітка про наявність додатків;

- назва посади в реквізиті "Підпис";

- гриф погодження;

- відмітка про засвідчення копії;

- слова "Примітка" і "Підстава".

9.10.16. За наявності кількох грифів погодження їх розміщують двома вертикальними рядками. Перший рядок друкують від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.

9.10.17. Від першого положення табулятора друкують початок абзаців у тексті.

Від четвертого положення табулятора друкують реквізит "Адресат".

Від п'ятого положення табулятора друкують реквізити "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа".

Від шостого положення табулятора друкують розшифровку підпису в реквізиті "Підпис", коди.

Друге, третє, сьоме положення табулятора використовуються при друкуванні таблиць.

9.10.18. Якщо в тексті документа є примітка або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що був підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкують від нульового положення табулятора, а текст, якого вони стосуються, - через один міжрядковий інтервал.

9.10.19. У грифах погодження та затвердження назва посади в одному рядку не повинна займати більше 28 знаків, а розшифровка підпису розміщується так, щоб її перша літера зазначалася після останньої літери назви посади, але одним міжрядковим інтервалом нижче.