З метою удосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації, керуючись пунктом 7 статті 15 Закону України "Про прокуратуру" ,

1. Затвердити і ввести в дію з 1 лютого 2013 року Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).

2. Прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, Дніпровському екологічному прокурору, прокурорам регіонів з нагляду за додержанням законів у воєнній сфері, ректору Національної академії прокуратури України, прокурорам міст з районним поділом, міським, районним, міжрайонним та іншим прирівняним до них прокурорам забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції, а також організувати її вивчення прокурорсько-слідчими працівниками, державними службовцями та службовцями прокуратури.

3. Вважати такими, що втратили чинність, накази Генерального прокурора України від 01.04.2010 № 18 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України", від 28.02.2011 № 27 "Про внесення змін до пункту 3.11 Інструкції з діловодства в органах прокуратури України", крім положень з діловодства стосовно кримінальних справ, які до 20.11.2012 надійшли до суду від прокурорів з обвинувальним висновком, постановою про застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру, постановою про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності.

4. Контроль за дотриманням вимог Інструкції покласти на управління організації роботи з документами Головного управління забезпечення діяльності органів прокуратури Генеральної прокуратури України.

Наказ надіслати прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, Дніпровському екологічному прокурору, прокурорам регіонів з нагляду за додержанням законів у воєнній сфері, ректору Національної академії прокуратури України, прокурорам міст з районним поділом, міським, районним, міжрайонним та іншим прирівняним до них прокурорам та ознайомити з ним працівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України для неухильного виконання і використання у роботі.

1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України складена з урахуванням основних положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення, надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури з урахуванням впровадження інформаційних технологій та електронного документообігу.

1.2. Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, тиражування, відправлення, контролю виконання документів, формування їх у справи, наглядові провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях.

На процесуальні та фінансові документи Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.

1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих і нормативних актів та цієї Інструкції. Питання щодо роботи із цими системами встановлюються окремо.

Дозволяється використання можливостей цих систем щодо штрихового кодування вхідної-вихідної кореспонденції, її реєстрації у електронному вигляді шляхом внесення до таких систем даних за встановленими цією Інструкцією формами обліку, з постійним підсумковим їх формуванням та накопиченням у паперовому вигляді (при зміні виду реєстрації слід дотримуватись вимог щодо збереження послідовності реєстраційних даних).

1.4. Порядок роботи, обліку, зберігання і використання документів, матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію та яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, з наступними змінами.

1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство державною мовою відповідно до вимог Закону України "Про засади державної мовної політики" від 3 липня 2012 року.

Листування з питань міжнародного співробітництва, правової допомоги може здійснюватися державною мовою з долученням перекладу, мовою країни - адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

1.6. Тлумачення термінів, які використовуються у цій Інструкції, наведено у додатку 1.

1.7. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на службу діловодства (секретаріат, канцелярія, відповідний працівник).

1.8. Загальне керівництво роботою секретаріату здійснює один із керівників прокуратури згідно з розподілом обов'язків.

1.9. Організацію роботи секретаріату та контроль за станом діловодства в апараті прокуратури і підпорядкованих прокуратурах здійснює керівник секретаріату.

Керівник секретаріату в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у підпорядкованих прокуратурах вимог державних стандартів та цієї Інструкції;

- забезпечувати періодичну перевірку стану діловодства в апараті прокуратури та підпорядкованих прокуратурах;

- всебічно сприяти раціоналізації та автоматизації процесів діловодства, вживати необхідних заходів щодо оснащення підрозділів секретаріату сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників секретаріату та структурних підрозділів з питань діловодства.

1.10. Вимоги керівника секретаріату, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури або заступником, на якого покладене загальне керівництво роботою секретаріату.

1.11. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, прокуратурах районного рівня покладається на керівників цих підрозділів, прокурорів районного рівня.

1.12. Вимоги Інструкції обов'язкові для кожного працівника прокуратури. Керівник структурного підрозділу, прокурор районного рівня забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.

1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру в доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратури з дозволу керівників прокуратури та структурних підрозділів, у прокуратурах районного рівня - прокурора або його заступника.

1.14. Кожному громадянину на його прохання можуть бути надані для ознайомлення у приміщеннях прокуратури документи та матеріали, які зачіпають його права і свободи, у тій мірі, в якій це не суперечить вимогам дотримання державної або іншої, що охороняється законом, таємниці, законним інтересам інших осіб.

На прохання запитувачів у спеціально відведеному кабінеті їм можуть бути надані документи, що містять публічну інформацію, чи їх копії та вони мають право робити виписки з них, фотографувати, копіювати, сканувати та записувати на носії інформації.

Рішення (у письмовій формі) щодо надання громадянину документів для ознайомлення приймають керівники прокуратури та структурного підрозділу. Працівник прокуратури, який ознайомив громадянина з документами, складає відповідну довідку.

У разі відмови у задоволенні прохання громадянину надається роз'яснення з посиланням на статті закону, нормативно-правового акта, що обмежують його право на ознайомлення.

1.15. Не підлягають наданню для ознайомлення за запитами на інформацію документи, які містять інформацію з обмеженим доступом, визначену Законом України "Про доступ до публічної інформації" та іншими законодавчими або нормативними актами.

1.16. У разі звільнення або тимчасової відсутності прокурорсько-слідчого працівника (відпустка, відрядження тощо) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, прокурора районного рівня іншому виконавцю через секретаріат або канцелярію.

Під час зміни керівника секретаріату всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в очолюваному підрозділі, передаються новопризначеній особі згідно з актом, який в апаратах затверджується керівництвом прокуратури, в прокуратурах районного рівня - керівником.

При зміні керівника прокуратури приймання-передавання справ здійснюється відповідно до Положення про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратури при звільненні та призначенні прокурорів , затвердженого наказом Генерального прокурора України від 10 червня 1999 року № 19.

1.17. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, у тому числі електронних, а також незаконний доступ до них або до електронної бази даних тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками секретаріату.

2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного дня після їх реєстрації, а в разі реєстрації у п'ятницю у другій половині дня або передсвяткові дні - не пізніше наступного робочого дня.

У прокуратурах обласного рівня та Генеральній прокуратурі України передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у прокуратурах районного рівня - безпосередньо за їх надходженням.

Звернення з вимогою розпочати досудове розслідування, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення та інші термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.

2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через працівників секретаріату, канцелярії з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з відповідними реєстрами, відображенням руху документів у системі).

Передавання внутрішніх документів між підрозділами, які розташовані у різних адміністративних будівлях, здійснюється через секретаріат.

2.4. Документи з одного самостійного структурного підрозділу до іншого передаються через канцелярії (з фіксуванням дати та часу) за згодою їх керівників, а в разі незгоди - за письмовою вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обґрунтований та погоджений керівником рапорт виконавця.

2.5. Наглядові провадження передаються в інший підрозділ у тимчасове користування у підшитому вигляді, під розписку, з письмового дозволу керівника підрозділу, з відміткою на картці обліку руху наглядового провадження (додаток 3); при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з відображенням руху наглядового провадження в системі.

2.6. Звернення, матеріали кримінальних проваджень та наглядові провадження для постійного користування передаються через працівників канцелярії з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).

2.7. Працівники секретаріату, канцелярії не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та відповідної реєстрації у секретаріаті, канцелярії.

2.8. Працівники прокуратури, які отримали документи без реєстрації у прокуратурі, повинні невідкладно особисто або за участі працівника канцелярії передати такі документи у відповідний підрозділ (працівнику) секретаріату для здійснення реєстрації у загальному порядку.

Документи, які надані для реєстрації, обов'язково повинні містити відмітки про дату, посаду та прізвище особи, що їх отримала, інформацію про додатки та їх місцезнаходження (у разі їх наявності).

Відповідальність за документи, які були передані керівником особисто виконавцю без відповідної реєстрації (обліку) у секретаріаті, канцелярії, покладається на осіб, які прийняли таке рішення.

2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.

Усі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу ці дані також фіксуються у відповідних електронних картках документів.

2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються за підписом керівника прокуратури, який відповідає за організацію роботи з кадрами, за індексом (вихідним номером) кадрового підрозділу.

Працювати з матеріалами особових справ мають право лише керівники прокуратури, структурних підрозділів та працівники кадрових підрозділів прокуратури.

Особові справи видаються під особистий підпис у відповідних облікових формах.

2.11. Накази, вказівки, розпорядження та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Працівники, які ознайомились з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (листі про ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.

3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано секретаріатом.

3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації, який невідкладно розкриває конверти.

Працівник підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації термінові документи передає на розгляд керівництву, виконує вказівки щодо організації їх розгляду. Наступного робочого дня працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації або виконавцем вони надаються до секретаріату для реєстрації та подальшого руху.

Документи, які не передавалися на розгляд керівництву, наступного робочого дня надаються до секретаріату для реєстрації у загальному порядку.

3.3. Працівники секретаріату розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.

Конверти з написом "особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.

3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог Порядку прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 69ДСК .

3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису заявника. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису відповідної особи працівником секретаріату зазначається кількість аркушів додатка, що засвідчується особистим підписом.

3.7. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Повернення здійснюють працівники секретаріату, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.

3.8. В органах прокуратури приймаються звернення, які надійшли поштою, передані на особистому прийомі, вилучені зі скриньки і оформлені відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян" , запити згідно із Законом України "Про доступ до публічної інформації" .

Прийом запитів на інформацію електронною поштою, на особистому прийомі провадиться працівниками підрозділу, який забезпечує доступ до публічної інформації.

3.9. Письмове звернення, оформлене без додержання вимог ст. 5 Закону України "Про звернення громадян" , реєструється у загальному порядку і повертається заявникові працівником підрозділу з розгляду звернень з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження (реєстрації).

Анонімні заяви, повідомлення про кримінальні правопорушення у прокуратурах районного рівня передаються на доповідь керівнику, який у формі вчинення резолюції визначає порядок їх скерування до правоохоронного органу. У прокуратурах обласного рівня та Генеральній прокуратурі України такі заяви та повідомлення спрямовуються до підрозділу з питань розгляду звернень для надсилання їх до відповідних правоохоронних органів.

3.10. У кожній прокуратурі повинна бути скринька "Для скарг і заяв", яка у прокуратурах вищого рівня розміщується в приймальні громадян, у прокуратурах районного рівня - у доступному для громадян місці.

Кореспонденція зі скриньки вилучається двічі на день (у першій та другій половині дня). На такій кореспонденції проставляється штамп з відміткою "Із скриньки" та зазначається дата вилучення, після чого вони передаються для реєстрації та розгляду.

3.11. Звернення громадян або юридичних осіб, отримані працівниками прокуратури на особистому прийомі, підлягають реєстрації та розгляду в загальному порядку не пізніше наступного робочого дня з відміткою про час і місце отримання документів.

На вимогу громадянина, який подав звернення у встановленому вище порядку, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування прокуратури, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

3.12. Працівникам секретаріату забороняється отримувати скарги, звернення або заяви безпосередньо від громадян або юридичних осіб.

3.13. Відомчі документи або документи з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги, які надійшли до органів прокуратури за допомогою технічних засобів зв'язку, реєструються в загальному порядку.

Звернення, які надійшли до органів прокуратури за допомогою факсимільного зв'язку або електронною поштою, реєстрації та розгляду не підлягають.

Порядок приймання, реєстрації і розгляду запитів фізичних і юридичних осіб, об'єднань громадян без статусу юридичної особи, надання на них інформації визначено в Інструкції про порядок забезпечення доступу до публічної інформації у Генеральній прокуратурі України та відповідних інструкціях у прокуратурах обласного рівня, розроблених на підставі Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

3.14. Конверти зберігаються і додаються до документів:

- у разі коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;

- у разі надходження кореспонденції із судових органів;

- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;

- у разі розбіжностей адреси, зазначеної на конверті та на зверненні.

Інші конверти за зверненнями громадян та юридичних осіб знищуються після розгляду.

3.15. Попередній розгляд документів

3.15.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.15.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником секретаріату або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

3.15.3. Кореспонденція сортується на:

- доручення Президента України;

- звернення органів державної влади та управління;

- запити та звернення народних депутатів України;

- звернення і телеграми громадян, підприємств, організацій;

- звернення про вчинені кримінальні правопорушення;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- запити в порядку Закону України "Про доступ до публічної інформації" ;

- кримінальні провадження;

- матеріали перевірок;

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги;

- відомче листування;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).

3.15.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або наступного робочого дня у випадку їх надходження у неробочий час.

3.15.5. Керівництву Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня документи подаються на розгляд секретаріатом згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між ними.

Прокурору районного рівня на розгляд передається вся вхідна кореспонденція.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштою, фельд'єгерським зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, вилучені зі скриньки, відомча кореспонденція, у тому числі яка надійшла факсимільним зв'язком, електронною поштою.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

4.1.2. Штамп повинен містити найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.

4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються доручення Президента України, документи за підписом керівників органів державної влади та управління, запити та звернення народних депутатів України, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення, звернення про вчинені кримінальні правопорушення, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги і відомча документація на ім'я Генерального прокурора України, керівників прокуратур обласного рівня, звернення з особистого прийому, листування з посиланням на номер контрольного документа, який має відмітку "окв".

Кореспонденція, яка вилучена зі скриньки "Для скарг і заяв", реєструється у загальному порядку.

Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів, вказівок та розпоряджень), що створюються в органах прокуратури і які не виходять за межі прокуратури (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, що надаються до відповідального підрозділу тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів, з додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року.

4.1.5. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження (у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня у випадку надходження документів у другій половині дня - не пізніше наступного робочого дня), створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

4.1.6. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), кримінальних проваджень, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних проваджень, направлених для затвердження обвинувального акта (додаток 9), обліку запитів на інформацію (додаток 9а), документів з грифом "Для службового користування" (за формою, встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію).

4.1.7. При реєстрації кореспонденції в книзі обліку вхідної кореспонденції номер документа складається з порядкового номера книги обліку вхідної кореспонденції, з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 12вх-13.

Подальший рух вхідної кореспонденції у структурних підрозділах фіксується у книзі обліку вхідної кореспонденції. Номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера відповідної книги, букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-25вх-13.

4.1.8 Після реєстрації вхідних документів інформація про кореспондента фіксується у базі даних картотеки (алфавітні картки, довідки тощо).

Основним завданням формування алфавітної картотеки є швидкий пошук інформації про попередні звернення заявника і місцезнаходження листування за цим зверненням на даний час.

4.1.9. Звернення фізичних та юридичних осіб, що надійшли до Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, після реєстрації у секретаріаті (проставлення) штампа з датою реєстрації, реєстраційного номера) передаються до підрозділу з розгляду звернень.

Працівники цього підрозділу вивчають звернення та визначають структурний підрозділ, до компетенції якого належить вирішення питань, викладених у зверненні, після чого передають їх до відповідних підрозділів секретаріату для подальшого спрямування або надсилання до підпорядкованих прокуратур чи в інші відомства.

Запити на інформацію передаються до підрозділу, уповноваженого їх розглядати.

4.1.10. Працівники підрозділу з розгляду звернень повинні проставити на зверненні перші літери прізвища особи чи скорочену назву організації, на яких потрібно завести алфавітну картку, через дріб - осіб, на яких виписуються картки-посилання, нижче - підрозділ (підрозділи), до компетенції якого належить вирішення звернення.

У разі використання в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу на зверненні проставляються лише індекс структурного підрозділу, до компетенції якого належить вирішення звернення, та підпис особи, яка вчинила розмітку.

4.1.11. Термінові документи та звернення, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до секретаріату, реєструються і передаються для виконання.

4.2. Порядок заведення, заповнення та розстановки алфавітних карток, карток-посилань та довідок на звернення

4.2.1. Після реєстрації вхідних документів інформація про кореспондента фіксується у базі даних картотеки (алфавітні картки, довідки тощо).

Перед заведенням алфавітної картки кожне звернення перевіряється за алфавітною картотекою для з'ясування питання: вперше звертається заявник чи вже надходили від нього попередні звернення.

4.2.2. Якщо звернення надійшло вперше, алфавітну картку (додаток 10) виписують, як правило, на заявника (фізичну особу), картку-посилання (додаток 11) - на особу (організацію), на дії або бездіяльність якої скаржиться заявник.

4.2.3. Якщо звернення стосується підозрюваного, обвинуваченого, засудженого, алфавітна картка виписується на них, а на осіб (крім правоохоронних органів), які надіслали звернення, виписують картку-посилання.

4.2.4. Якщо звернення надійшло від юридичної особи (підприємства, установи, організації), виписують відповідну алфавітну картку (додаток 12). Такі картки розміщують в окремій шухляді в алфавітному порядку за назвами юридичних осіб. У разі потреби за такими зверненнями можуть виписуватися і картки-посилання, наприклад, на керівника підприємства або іншу особу, яка підписала звернення.

4.2.5. Крім алфавітних карток та карток-посилань, виписуються довідки про попередні надходження, в яких зазначається інформація щодо останніх трьох надходжень та номер наглядового провадження (за його наявності) (додаток 13).

4.2.6. Якщо до звернення додані документи (копії судових рішень, письмове повідомлення про підозру тощо), картки-посилання виписують на всіх указаних у цих документах осіб (підозрюваних, обвинувачених, засуджених, позивачів, відповідачів, ін.).

4.2.7. Під час реєстрації заяв, спецповідомлень про кримінальні правопорушення алфавітна картка виписується на підозрюваного, картка-посилання - на заявника, потерпілого. Якщо особу підозрюваного не встановлено, алфавітна картка виписується на потерпілого, на заявника - картка-посилання. За відсутності таких даних алфавітна картка заводиться за фактом події, правопорушення.

4.2.8. Під час реєстрації колективних звернень алфавітна картка виписується на перших двох осіб, які підписали звернення, і на відправника, який указав на конверті прізвище та адресу.

4.2.9. Під час реєстрації звернень працівників прокуратури в алфавітній картці вказується посада та місце роботи.

4.2.10. Після прийняття рішення за зверненням працівник канцелярії структурного підрозділу вказує у книзі обліку вхідної кореспонденції та на зворотному боці довідки (додаток 13) номер наглядового провадження або номер і дату супровідного листа, якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру чи інше відомство за належністю, і того ж дня повертає довідку на картотеку для перенесення результатів розгляду звернення в алфавітну картку, після чого довідка знищується.

4.2.11. Алфавітні картки та картки-посилання групуються у шухляди картотеки в алфавітному порядку.

На початку кожного року проводиться вибірка з чинної картотеки карток, які втратили практичне значення, а саме:

- карток на осіб, звернення від яких направлені у підпорядковані прокуратури та інші відомства без контролю і від них протягом 3 років до вивіряння не надходило звернень до цієї прокуратури;

- карток на осіб, за зверненнями яких були заведені наглядові провадження і у зв'язку із закінченням строку зберігання знищені відповідно до актів знищення.

Порядок зберігання карток, вилучених з картотеки, регулюється ст. 83 Переліку документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України.

4.2.12. При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу працівник канцелярії структурного підрозділу на вимогу прокурорсько-слідчих працівників цього підрозділу забезпечує їх даними (у формі друкованих витягів, складання довідок та т. п.), які містяться у цій системі, щодо зареєстрованих звернень та матеріалів, заведених наглядових проваджень тощо.

Залучення структурними підрозділами до роботи з надання такої інформації секретаріату прокуратури допускається лише у виняткових випадках, за мотивованим рапортом керівника, з обов'язковим посиланням на причини, які виключають виконання цієї роботи працівником канцелярії відповідного структурного підрозділу.

4.2.13 Положення цієї Інструкції, викладені у пунктах 4.1.8, 4.2.1 - 4.2.11, при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу не застосовуються.

4.3. Реєстрація та облік наглядових проваджень

4.3.1. Звернення, листи, матеріали та інші документи, які потребують перевірки, вирішення та надання письмової відповіді автору, а також контролю за виконанням, групуються у наглядові провадження.

Підставою для заведення наглядового провадження є прийняття звернення чи документа до виконання з указівкою прокурорсько-слідчого працівника "завести н/п".

4.3.2. Наглядове провадження заводиться працівником секретаріату (канцелярії) не пізніше 5 днів з часу реєстрації звернення, матеріалів або справи, а за контрольними документами, спецповідомленнями, з питань міжнародно-правових відносин - невідкладно.

4.3.3. Наглядові провадження у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня заводяться у структурних підрозділах за книгою обліку наглядових проваджень (додаток 14).

У прокуратурах районного рівня наглядові провадження заводяться за книгами обліку наглядових проваджень окремо за зверненнями громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок, позовами прокурора (додаток 15) та за кримінальними провадженнями і спецповідомленнями (додаток 16).

4.3.4. Номер наглядового провадження у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку наглядових проваджень та двох останніх цифр року прийняття звернення до провадження, наприклад: 07/1-1432-12.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр номера наглядового провадження становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку наглядових проваджень та дві останні цифри року, наприклад: 50-1032-12.

Подальше листування ведеться за номером наглядового провадження, який зазначається на вихідному документі працівником секретаріату (канцелярії) прокуратури.

4.3.5. Перелік індексів структурних підрозділів прокуратури затверджується наказом керівника прокуратури.

Підпорядковані прокуратури впродовж тижня після видання такого наказу прокуратурою вищого рівня приводять у відповідність із ним власні переліки індексів структурних підрозділів. Накази з цього приводу у цей же строк надаються керівництву секретаріату прокуратури вищого рівня.

4.3.6. За результатами узагальнення документообігу керівництво секретаріату щороку здійснює розподіл номерів наглядових проваджень між структурними підрозділами на наступний рік, починаючи з одиниці, за відповідною формою (додаток 17), наприклад: підрозділ "04" - 400 резервних номерів (001 - 400); підрозділ "05" - 100 резервних номерів (401 - 500); підрозділ "06" - 50 резервних номерів (501 - 550).

У разі необхідності виділення додаткових номерів працівники канцелярій структурних підрозділів звертаються з відповідною заявкою до керівництва секретаріату.

4.3.7. Якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру або в інше відомство з контролем виконання (з пропозицією повідомити про результати вирішення до визначеної дати або про остаточне вирішення питання), за ним заводиться наглядове провадження, копії доручення та звернення долучаються до наглядового провадження, яке передається у канцелярію підрозділу.

У канцеляріях підрозділів такі наглядові провадження зберігаються у папках з написом "Контроль" за датами контролю і передаються прокурорсько-слідчим працівникам (виконавцям) у встановлені ними строки виконання.

4.3.8. За зверненнями, які направлені для розгляду в підпорядковані прокуратури чи інші відомства без контролю, наглядові провадження не заводяться.

Супровідні листи з оригіналами звернень направляються за номером, який складається з індексу структурного підрозділу та букви "р", наприклад: 06/2р.

У прокуратурах без структурного поділу вихідний номер супровідного листа складається з номера номенклатурної справи, де містяться копії таких листів, та букви "р", наприклад: 27р.

Копія супровідного листа з аркушем, на якому міститься резолюція керівництва, підшивається у справу послідовно за датою відправлення.

4.3.9. У кожній прокуратурі заводиться одне наглядове провадження за одним і тим самим кримінальним провадженням, питанням а також за зверненнями одного і того ж громадянина.

4.3.10. Якщо раніше за зверненнями були заведені на одних і тих самих осіб чи з одних і тих самих питань різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше. При об'єднанні двох і більше наглядових проваджень зберігається хронологічна послідовність документів кожного провадження, а також усі картки обліку їх руху. Наглядові провадження підшиваються разом з обкладинками, аркуші заново нумеруються (обкладинки не нумеруються). Одночасно вносяться відповідні зміни в алфавітні картки та книгу обліку наглядових проваджень (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу цей рух наглядових проваджень відповідно фіксується).

Об'єднання наглядових проваджень здійснюється працівником канцелярії структурного підрозділу за вказівкою прокурорсько-слідчого працівника.

4.3.11. Об'єднання наглядових проваджень за різними справами, провадженнями та питаннями, як правило, не дозволяється.

4.3.12. Передача наглядових проваджень здійснюється безпосередньо працівниками канцелярій структурних підрозділів під підпис.

4.4. Реєстрація та облік матеріалів кримінальних проваджень

4.4.1. Матеріали кримінальних проваджень, витребувані у порядку нагляду, та ті, що надійшли для затвердження обвинувального акта, клопотанням про застосуванням заходів медичного або виховного характеру (останні з позначкою "у порядку ст. 291 (ст. 292) КПК України" ), реєструються централізовано секретаріатом у загальному порядку та окремо в кожному структурному підрозділі у відповідних книгах обліку.

4.4.2. Зареєстровані матеріали кримінальних проваджень передаються на доповідь разом з наглядовим провадженням. Якщо за кримінальним провадженням не заведено наглядового провадження, воно заводиться у загальному порядку.

4.4.3. Матеріали кримінальних проваджень, витребувані для узагальнення прокурорської практики, реєструються у загальному порядку (без внесення інформації до алфавітних карток), наглядові провадження за такими провадженнями не заводяться.

4.4.4. Порядок витребування та повернення матеріалів кримінальних проваджень визначається Регламентом прокуратури .

4.4.5. Пересилка (доставляння) матеріалів кримінальних проваджень здійснюється лише фельд'єгерським зв'язком, бандероллю (посилкою) або кур'єром (уповноваженим працівником прокуратури).

4.4.6. У разі доставки матеріалів кримінальних проваджень кур'єром забороняється передача їх із рук у руки без відповідної реєстрації та обліку в секретаріаті та канцелярії.

4.4.7. Питання зберігання, обліку тощо вилучених під час кримінального провадження речових доказів, майна та документів регулюються положеннями Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження та Порядку передачі на зберігання тимчасово вилучених під час кримінального провадження документів, які посвідчують користування спеціальним правом , які затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2012 № 1104.

4.5. Реєстрація та облік заяв, повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення

4.5.1. Заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення в органах прокуратури приймаються та реєструються у відповідних книгах вхідної кореспонденції (додатки 6, 7) згідно з вимогами цієї Інструкції та Інструкції про порядок приймання, реєстрації та розгляду в органах прокуратури України заяв, повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення, затвердженої наказом Генерального прокурора України від 03.12.2012 № 125, з присвоєнням індексу "ЗП".

4.5.2. Індекс "ЗП" присвоює працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), невідкладно після прийняття уповноваженою особою рішення про розгляд заяви, повідомлення згідно до Інструкції про порядок приймання, реєстрації та розгляду в органах прокуратури України заяв, повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення.

4.6. Положенням про порядок ведення Єдиного реєстру досудових розслідувань визначається порядок обліку кримінальних правопорушень та прийнятих під час досудового розслідування рішень, результатів судового провадження, внесення до нього відомостей про надходження заяв, повідомлень про кримінальні правопорушення або виявлення з іншого джерела обставин, що можуть свідчити про вчинення кримінального правопорушення.

5.1. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та цією Інструкцією.

5.2. Керівники прокуратури, структурних підрозділів зобов'язані розглянути документ не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а терміновий - негайно і вчинити резолюцію, в якій слід визначити виконавців, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого зазначити дату і поставити особистий підпис.

Забороняється вчинення загальних резолюцій (внести пропозиції, доповісти тощо).

5.3. Документи, що стосуються кількох структурних підрозділів, підпорядкованих різним заступникам Генерального прокурора України, заступникам прокурора області, передаються на доповідь у Генеральній прокуратурі України - першому заступнику Генерального прокурора України, у прокуратурах обласного рівня - прокурору області, які визначають виконавців.

5.4. На документах з резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

5.5. Резолюція на документі вчиняється на вільному від тексту місці. У разі направлення документа для вирішення у підпорядковані прокуратури чи інші відомства за належністю на текстах законів, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, нормативних актів Кабінету Міністрів України, інших державних органів резолюція вчиняється на окремому аркуші або спеціальному бланку.

5.6. У разі визначення у резолюції кількох виконавців документа доведення її змісту, своєчасне та якісне виконання, продовження строків виконання, підготовка відповіді, підпис у керівництва покладається на першого виконавця.

5.7. Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня, одного дня - в інших прокуратурах.

5.8. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений термін, у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня начальник підрозділу візує та подає керівництву прокуратури рапорт про продовження строку виконання. Рапорт про продовження строку виконання, попередня відповідь готуються виконавцем.

У прокуратурах районного рівня такий рапорт подає керівнику прокуратури безпосередньо виконавець.

5.9. Накази, розпорядження, вказівки, завдання, доручення та інші документи за підписом керівництва Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня у разі необхідності негайного направлення передаються центральним факсом або електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси.

Порядок надсилання, реєстрації та опрацювання такої кореспонденції визначається окремими розпорядчими документами керівництва прокуратури.

Передані електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додаток 30а).

5.10. Строки виконання документа рахуються з дня, наступного за днем його реєстрації у прокуратурі, а документа, що потребує перекладу, - з наступного дня його перекладу. Днем виконання слід вважати дату відправлення відповіді.

Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий час, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

5.11. Відповідальність за виконання документа по суті та у встановлений законом строк несуть працівники, зазначені у резолюції, та безпосередні виконавці.

5.12. Контроль за виконанням документів здійснюють керівники прокуратур, структурних підрозділів та працівники контролюючих підрозділів.

5.13. Не підлягають виконанню планові та позапланові завдання, інші доручення з контрольним терміном виконання (крім доручень щодо проведення перевірок звернень громадян, народних депутатів України, повідомлень у засобах масової інформації та у конкретних справах), листи орієнтовного характеру, листи-зауваження, що надійшли з вищестоящої прокуратури без реєстрації в організаційно-контрольному підрозділі.

6.1. Документи, виконання яких підлягає обов'язковому контролю, визначає керівник прокуратури.

Контроль за виконанням (вирішенням) таких документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:

- взяття виконання документів на контроль;

- своєчасність доведення документів до виконавців;

- формування картотеки контрольних документів;

- інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;

- виконання документів у визначений строк;

- зняття виконання документів з контролю.

6.2. Організаційно-контрольний підрозділ здійснює загальний контроль виконання документів, взятих на контроль керівником прокуратури, в тому числі на "особливий контроль". Такі документи передаються виконавцям через секретаріат.

Забезпечення контролю виконання депутатських документів покладається на підрозділ з розгляду звернень та прийому громадян.

6.3. На документі, що підлягає контролю за виконанням, працівник контролюючого підрозділу проставляє штамп "Контроль", "Особливий контроль" та кінцеву дату виконання.

У разі відсутності у прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу заповнюється контрольна картка (додаток 18) у двох примірниках. Один примірник разом з документом передається у канцелярію структурного підрозділу, другий - приєднується до контрольної картотеки, яка формується у контролюючому підрозділі.

У прокуратурі районного рівня контрольна картка заповнюється в одному примірнику і передається керівнику прокуратури, який зобов'язаний особисто перевіряти виконання документів підпорядкованими працівниками.

6.4. Документи, за якими встановлено контроль виконання, беруться на облік також у структурних підрозділах. Безпосереднє виконання документів забезпечується керівником структурного підрозділу.

Облік таких документів здійснюється у відповідних книгах обліку (додаток 19).

Документи, взяті на "Особливий контроль", обліковуються у книзі за формою, наведеною у додатку 19.

6.5. Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурних підрозділах та прокуратурах районного рівня, зобов'язаний стежити за наближенням строків виконання документа, завчасно інформувати керівника про всі випадки затримання виконання документів, своєчасно робити у картках відмітки про їх рух.

6.6. У день виконання або не пізніше наступного робочого дня матеріали, які засвідчують виконання документа, контрольна картка з відповідними відмітками передаються працівником канцелярії до контролюючого підрозділу для зняття з контролю або продовження контролю, про що останнім робиться запис на копії документа.

6.7. Контрольні картки, що надійшли від структурних підрозділів, систематизуються у картотеці виконаних документів контролюючого підрозділу. Другі примірники карток вилучаються з контрольної картотеки та знищуються.

7.1. Вихідні документи обробляються секретаріатом і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня.

Не дозволяється надсилання або передавання вихідних документів без реєстрації їх у секретаріаті.

Підтвердженням факта направлення документа є проставлення штампа на його копії із зазначенням дати надіслання.

7.2. Документи, які підлягають відправленню, передаються до відповідного підрозділу (працівнику) секретаріату правильно оформлені у день підписання.

7.3. Під час приймання вихідних документів від виконавців працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), повинен:

- проставляти на оригіналі документа номер листування;

- перевірити правильність зазначення адреси;

- перевірити наявність усіх підписів на оригіналі документа та додатків до нього;

- вказати на копії документа дату підписання, номер, а також засвідчити підпис посадової особи, що зазначена в документі, шляхом підкреслення її прізвища та проставлення літер "о/п" (оригінал підписав);

- з'ясувати питання додержання встановленого порядку надіслання підпорядкованим прокурорам завдань, доручень та листів, що підлягають реєстрації в організаційно-контрольному підрозділі, та у разі недодержання такі документи повернути виконавцю;

- перевірити наявність додатка, вказаного у документі.

Документи, оформлені з порушенням вимог даної Інструкції, установленого порядку реєстрації в організаційно-контрольному підрозділі, секретаріатом повертаються до відповідного структурного підрозділу.

7.4. При направленні у підпорядковані прокуратури або інші відомства документів, за якими не заведено наглядове провадження (інформаційних листів, завдань, документів прокурорського реагування), реєстрація здійснюється в книзі обліку вихідної кореспонденції (додаток 20).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 08-36вих-12.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр вихідного номера становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 25-101вих-12.

7.5. При оформленні вихідної кореспонденції, адресованої органам державної влади і управління, органам місцевого самоврядування, народним депутатам України, підприємствам, установам та організаціям, окрім номера листування та дати підписання, слід обов'язково зазначати вихідний номер і дату документа, на якій дають відповідь.

7.6. При оформленні вихідної кореспонденції, яка відповідно до Регламенту прокуратури підлягає обліку в організаційно-контрольному підрозділі, до вихідного номера додається порядковий номер книги обліку цього підрозділу з відміткою "окв".

7.7. Номери листуванню надають працівники, які забезпечують ведення діловодства в структурних підрозділах та у прокуратурах районного рівня.

Забороняється надання листуванню номерів, які не передбачені цією Інструкцією.

7.8. Перед пакуванням вихідних документів працівник відповідного підрозділу секретаріату обов'язково перевіряє:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх підписів на документі та додатках до нього;

- наявність на документі даних про додатки та відповідність їх зазначеній кількості;

- відповідність необхідної кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням вимог даної Інструкції, повертаються до структурного підрозділу на доопрацювання.

При цьому у відповідному реєстрі зазначаються: дата і час повернення, стисло її причини, прізвища працівника секретаріату, який повернув документи, та працівника, який забезпечує ведення діловодства в структурному підрозділі (з їх підписами).

Працівник, який забезпечує ведення діловодства в структурному підрозділі, зобов'язаний на вимогу керівництва секретаріату надати письмове пояснення щодо допущених недоліків.

7.9. Рекомендованими листами або бандеролями (посилками) надсилаються організаційно-розпорядчі та інші документи за підписом керівництва прокуратури, витяги із наказів з особового складу, фінансові документи, наглядові провадження, матеріали перевірок, кореспонденція, що адресується за кордон.

Повістки про виклик у кримінальних провадженнях направляються адресатам рекомендованими листами з поштовим повідомленням про вручення. Повідомлення про вручення вказаних рекомендованих листів невідкладно передаються ініціатору.

7.10. Рекомендовані (цінні) листи та бандеролі (посилки) здаються на пошту відповідно до списку (додаток 21), в якому вказуються номери поштових відправлень, адреса, одержувач, вага, вартість. Список складається у двох примірниках - один здається до поштового відділення, другий - разом із наданим поштовим фіскальним чеком залишається у секретаріаті.

7.11. Документи, які надсилаються простою поштовою кореспонденцією, враховуються у поштових реєстрах або книзі (додаток 22), де вказується номер листування та дані адресата.

7.12. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

7.13. У прокуратурах районного рівня при відправленні кореспонденції поштовим зв'язком ведуться щоденні реєстри (списки) відправлених документів. Реєстр повинен містити дату відправлення, номер вказаного документа, прізвище (назву) адресата, поштову адресу, на яку здійснюється відправка. Строки зберігання таких реєстрів аналогічні строкам зберігання книг обліку вихідної кореспонденції.

У кінці робочого дня реєстр закривається, підписується працівником, який забезпечує ведення діловодства в прокуратурі, та підшивається до відповідної справи.

7.14. Фельд'єгерським зв'язком надсилаються: кримінальні провадження, матеріали перевірок, у тому числі з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги, наглядові провадження, особові справи, фінансові документи, штатні розписи, документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування".

Зазначену кореспонденцію дозволяється відправляти бандеролями (посилками), доставляти спеціально уповноваженою особою (кур'єром) із числа працівників органів прокуратури, за наявності відповідного опису доставлених документів (реєстру).

7.15. Порядок відправлення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893.

7.16. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у ньому.

7.17. Документи масового розсилання (накази, інформаційні листи тощо) відправляються відповідно до списку розсилання (додаток 23 ), який складається структурним підрозділом. У ньому вказуються адресат, кількість та номери примірників.

Відомості про розсилання зберігаються у секретаріаті.

7.18. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку у відповідній книзі (додаток 24 ).

7.19. Працівники канцелярій структурних підрозділів зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відповідного підрозділу секретаріату у години, встановлені для цього керівником секретаріату.

8.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових, магнітних або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в органах прокуратури є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

8.2. Управлінська діяльність прокуратур здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки, положення, рішення тощо).

З питань, що належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні організаційно-розпорядчі документи.

8.3. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, інші нормативно-правові акти;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання прокуратурою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

8.4. Прокуратура, до якої надходять організаційно-розпорядчі документи від органів вищого рівня, доводить їх до підпорядкованих прокуратур. Прокуратура має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня у підпорядковані прокуратури разом із супровідним листом.

8.5. Документи, що видаються на підставі організаційно-розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням назв цих документів, дат, номерів і заголовків.

8.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

8.7. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і підпорядкованих прокуратур шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій прокуратур за необхідності реалізовуються наказами керівника прокуратури.

8.8. Органи прокуратури при виконанні своїх функцій у разі неможливості здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування тощо направляють листи підпорядкованим прокуратурам, іншим установам та організаціям, окремим громадянам.

8.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися засобами телекомунікаційного зв'язку.

У разі направлення та отримання документа факсимільним зв'язком на його копії робиться відмітка із зазначенням дати, номера телефону, на який відправлено чи отримано документ, та посвідчується підписом відповідального працівника.

8.10. За допомогою телефону передається, як правило, термінове повідомлення-телефонограма (додаток 25), текст якого диктується і записується працівниками прокуратури, інших органів.

Телефонограма складається в одному примірнику обсягом не більше як 30 слів і передається телефоном безпосередньо із структурних підрозділів.

8.11. Засоби факсимільного зв'язку використовуються органами прокуратури та іншими державними установами для термінового передавання чи отримання текстів документів.

Оригінали переданих телефаксом документів обов'язково надсилаються адресату в загальному порядку (поштою).

Передані та отримані телефаксом документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додатки 26, 27).

8.12. В органах прокуратури України забороняється отримання факсимільним або електронним зв'язком звернень громадян та юридичних осіб (окрім органів державної влади та управління), які потребують вирішення (перевірки) відповідно до Закону України "Про звернення громадян" .

9.1. Складання документів

9.1.1. Для складання службових документів в органах прокуратури України повинен використовуватися папір форматів А3 (297 x 420 мм), А4 (210 x 297 мм) та А5 (148 x 210 мм).

Службові документи повинні мати такі поля:

- ліве - 30 мм;

- праве - 10 мм;

- верхнє та нижнє - 20 мм.

Складання службових документів на папері довільного формату не дозволяється.

9.1.2. Усі службові документи, крім внутрішніх, повинні оформлятися на бланках прокуратури.

Установлюються такі види бланків документів:

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа.

Для бланків кожного виду дозволяється два варіанти розташування реквізитів - кутовий (додаток 28) і поздовжній (додаток 29).

Застосування бланків довільної форми забороняється.

9.1.3. Склад реквізитів у різних видах документів може бути неоднаковий. Дозволяється відсутність деяких реквізитів, але на кожному бланку органів прокуратури обов'язково розміщується Державний Герб України (розмір зображення: висота - 17 мм, ширина 12 мм), під ним назва "Прокуратура України" (шрифт Times New Roman, 13 розміру), нижче - найменування відповідної прокуратури (шрифт 18 розміру), адреса та номер факсу (шрифт 10 розміру), наприклад:

Аналогічно оформляються вивіски з найменуванням на будинках прокуратур, але без зазначення адреси та номера факсу.

9.1.4. На бланку відтворюється перша сторінка документа, подальший текст друкується на чистих аркушах паперу, однакового з бланком формату.

9.1.5. Між структурними підрозділами дозволяється листування не на бланках, а на чистих аркушах паперу.

9.1.6. Забороняється використовувати бланки органів прокуратури для звернень до підприємств, організацій, установ з особистих питань.

9.1.7. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів та узагальнюючих документів.

9.1.8. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

9.1.9. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання інструкцій, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин: у першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатаційної, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових та документах з питань матеріально-технічного забезпечення.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

9.1.10. У листі та іншому документі, крім супровідних листів до звернень (проваджень), що надсилаються до прокуратури, обов'язково вказують повністю, ім'я, по батькові та прізвище заявника або особи, за провадженням якої подано звернення, а також регіон, де відбулося правопорушення.

9.1.11. Частини тексту (розділи, підрозділи) великого за обсягом документа розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку. Номер розділу складається з числа: 1, 2, 3 і т.п.; номер пункту - з номера відповідного розділу і номера пункту, роз'єднаних крапкою: 1.1; 2.15; 13.18 і т.п.; номер підпункту - з номера відповідного розділу, номера відповідного пункту і номера підпункту, роз'єднаних крапками: 1.3.4; 2.14.5 і т.п. При дрібному поділі зберігаються ті самі принципи нумерації.

9.1.12. Абзаци у межах пунктів не нумеруються. Підпункти за необхідності позначаються маленькими літерами українського алфавіту з дужками та починаються з абзацу. Позначення наскрізне в межах одного пункту:

а) .....;

б) .....;

в) ......

9.1.13. Якщо у тексті є розділи, то вступна частина розміщується перед першим розділом без заголовка та нумерації.

У разі відсутності розділів увесь текст розбивають на пункти, що мають порядкову нумерацію.

9.1.14. Якщо текст великий за обсягом, у кінці розміщують зміст, що складається з назв розділів і підрозділів з позначенням номерів сторінок.

9.1.15. Якщо у текстах документів є таблиці, вони повинні мати номер та назву. Назва розміщується над таблицею, посередині.

Якщо у тексті одна таблиця, вона не нумерується і слово таблиця не пишеться.

Якщо у тексті є кілька таблиць, то, крім назви, вони повинні мати і номер, який розміщують поруч із словом "таблиця" зверху праворуч без знака "№".

Нумерація таблиць у межах одного тексту наскрізна.

На всі таблиці роблять посилання у тексті; слово "таблиця" пишуть повністю, якщо таблиця без номера, і скорочено "табл.", якщо має номер.

Нумерацію граф роблять тільки у випадках, коли на них необхідно давати посилання у тексті; порядкові номери показників, включених у таблицю, вказують перед їх найменуванням.

Слова, що повторюються одне під другим у тій самій графі таблиці, замінюють лапками, якщо між ними немає горизонтальних ліній. Не можна замінювати лапками цифри. У разі відсутності даних у графах таблиць ставлять тире.

9.1.16. На документи, що готуються за допомогою комп'ютерної техніки, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення службових документів (додаток 30).

9.1.17. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів і виконавців, які готували їх.

9.1.18. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

9.2. Оформлення документів

9.2.1. Службовий документ, що складається у прокуратурі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування прокуратури, номер, дату, назву виду документа (не зазначається на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

9.2.2. На кожному документі, за винятком відповіді або листа, вказують його назву - наказ, вказівка, розпорядження, доповідна записка, інформаційний лист тощо.

9.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад його змісту. Він має бути лаконічним, точним і змістовним.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на запитання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про звільнення; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про декілька питань, заголовок може бути узагальненим.

9.2.4. Складання наказів

Проекти наказів, вказівок, розпоряджень розробляються за дорученням керівництва прокуратури або за ініціативи структурних підрозділів.

Наказ - це правовий акт (розпорядчий документ), що видається першим керівником прокуратури на підставі законів та для їх виконання. У наказах повинні викладатись питання основної діяльності органів прокуратури, окремих галузей прокурорської діяльності (галузеві), а також кадрові питання (накази з особового складу).

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин і друкується на бланках встановленого зразка (додаток 31).

Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують жодних роз'яснень. У наказах із різнопланових питань констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів (пунктів).

Якщо наказ видається на підставі закону, іншого правового акта або документа прокуратури вищого рівня, у констатуючій частині необхідно навести повну назву, номер і дату цього документа.

Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "наказую" з двокрапкою, яке пишеться з нового рядка великими літерами.

Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися із зазначенням конкретного виконавця (у давальному відмінку), потім у неозначеній формі визначають дію, яку необхідно виконати, а за необхідності - строк виконання.

У наказах, що підлягають контролю, в останньому пункті повинна бути вказана посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Закінчується текст наказу вказівкою, кому слід надіслати документ або кого ознайомити з ним.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше виданий, це слід зазначити у тексті. Також у тексті зазначаються дані щодо наявності додатка.

На кожному додатку до проекту наказу у правому верхньому куті першої сторінки необхідно друкувати: "Додаток ___ до наказу від _______________".

Під час підготовки проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилання, надання грифу обмеження доступу "Для службового користування", встановлює тираж. Список розсилання треба додавати до наказу.

Примірник наказу, який подається на підпис керівнику прокуратури, повинен бути завізований заступником керівника прокуратури, керівниками відповідних структурних підрозділів та виконавцем на зворотному боці останнього аркуша.

Проекти наказів з питань прокурорсько-слідчої діяльності, зміни та доповнення до них повинні бути завізовані керівником організаційно-контрольного підрозділу. Проекти наказів з кадрових питань повинні бути завізовані керівником кадрового підрозділу.

У разі незгоди того, хто візує, зі змістом проекту наказу він повинен викласти свою думку у письмовій формі у вигляді чітко сформульованого пункту або мотивованої відмови та додати до проекту наказу.

Наказ видається за номером відповідної книги обліку (додаток 32). Датує наказ керівник прокуратури, який його підписує. Реєстрація наказів проводиться у день їх підписання.

Усі накази з питань прокурорсько-слідчої діяльності, у тому числі галузеві, про затвердження інструкцій, положень, приймання-передачі справ, документів та майна підпорядкованих прокуратур, реєструються в організаційно-контрольному підрозділі. Галузеві накази, зміни та доповнення до них після порядкового номера позначаються літерами "гн".

Накази з кадрових питань реєструються у кадровому підрозділі.

Накази з кадрових питань, що стосуються:

- структури та штатного розпису Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерами "шц";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів та рангів, прийому, звільнення та переміщення працівників Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерою "ц";

- структури та штатного розпису підпорядкованих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "ш";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів, прийому, звільнення та переміщення працівників підпорядкованих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "к".

9.2.5. Оформлення вказівок

Вказівка (додаток 33) - це правовий акт (розпорядчий документ) керівників прокуратури з питань організації виконання наказів, інструкцій, інших актів вищих органів, а також з питань інформаційно-методичного характеру.

Вказівка оформляється, як і наказ. Констатуюча частина, як правило, починається усталеними виразами, наприклад, прийменниками "Для ...", "Відповідно до ...", "Згідно з ...", а закінчується словом: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", "ВИМАГАЮ", "ДОРУЧАЮ", "ПРОПОНУЮ", після якого ставиться двокрапка.

Вказівки реєструються у відповідній книзі обліку, яка ведеться в організаційно-контрольному підрозділі за формою книги обліку наказів.

9.2.6. Оформлення розпоряджень.

Розпорядження (додаток 34) - це акт управління керівників прокуратури, виданий у межах їхньої компетенції, з питань організації роботи, відряджень та ін.

Розпорядження реєструються у відповідній книзі обліку, яка ведеться в організаційно-контрольному підрозділі за формою книги обліку наказів.

9.2.7. Оригінали наказів, вказівок та розпоряджень зберігаються у справах організаційно-контрольних підрозділів, накази з кадрових питань - у справах кадрових підрозділів.

9.2.8. Оформлення спільних документів

Спільні документи приймаються з питань, що належать до компетенції різних правоохоронних органів, інших установ, які зацікавлені у їх розв'язанні.

Спільні документи оформляються на чистих аркушах, у заголовній частині вказують повну назву та реєстраційні номери всіх органів, які беруть участь у їх складанні. Підписується така ж кількість примірників спільних документів, як і кількість зацікавлених органів.

Примірник спільного документа, включаючи додатки, залишається у справах прокуратури і вважається оригіналом.

9.3. Датування документів

9.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання або затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення); для спільних документів - остання дата їх підписання.

9.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 19 січня 2013 року слід писати: 19.01.2013.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею при цифровому способі обов'язково проставляється "0". Наприклад, дату 9 січня 2013 року треба оформлювати 09.01.2013.

У текстах розпорядчих (наказ, розпорядження, інше) і фінансових документів застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 9 січня 2013 року.

9.3.3. Дата на документі, який затверджується, проставляється особою, яка його затверджує.

9.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

9.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

9.4. Погодження документів

9.4.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах органу прокуратури (із структурними підрозділами, керівниками) - внутрішнє, так і за межами (із зацікавленими органами, установами) - зовнішнє.

9.4.2. Внутрішнє погодження полягає у візуванні проекту документа відповідною особою. На організаційно-розпорядчих документах (наказах, вказівках, інше) візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника. Листи та інші вихідні документи візуються на примірниках, що залишаються у справі чи наглядовому провадженні. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.

9.4.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

9.4.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО" для керівників прокуратури і слово "ЗГОДЕН" для керівників структурних підрозділів, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування органу прокуратури), особистий підпис, ініціал імені, прізвище та дату погодження, наприклад:

9.4.5. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

9.4.6. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

9.5. Засвідчення документів

9.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

9.5.2. Документи підписуються повноважними особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися правил, викладених у Регламентах Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня.

9.5.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої, без зазначення назви прокуратури - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені та прізвища.

Наприклад: на бланку прокуратури

- на чистому папері:

У разі підписання документа двома особами їх підписи розміщуються відповідно до посади:

- якщо однакові посади - на одному рівні:

- посадовими особами різних відомств - також на одному рівні;

- у разі підписання документа, підготовленого комісією, вказують не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Протоколи засідань колегії підписуються Головою колегії та керівником організаційно-контрольного підрозділу.

9.5.4. У разі відсутності посадової особи, підпис якої було підготовлено на проекті документа, документ передруковується із зазначенням посади особи, що буде підписувати документ, та її прізвища.

9.5.5. Не дозволяється підписання документа з прийменником "за" або позначкою скісною рискою перед найменуванням посади.

9.5.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про структурні підрозділи, інструкції, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання та передавання справ тощо.

9.5.7. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

9.5.8. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

9.6. Адресування документів

9.6.1. Документи адресуються установі, організації, органу прокуратури, структурному підрозділу, посадовій особі, громадянину.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Посадова особа зазначається у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам в інших випадках, коли встановлення конкретної особи не становить труднощів. У такому разі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Якщо документ адресується багатьом органам прокуратури, адресата необхідно зазначити узагальнено.

9.6.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилання (див. п. 7.13 Інструкції) і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу мають відповідати правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

9.6.3. У разі зазначення класного чину (рангу) адресата слід зазначати класний чин посадової особи, що підписала документ.

Під час внутрішньовідомчого листування (заяви, рапорти, доповідні записки) дозволяється не зазначати класні чини.

9.7. Відмітка про виконавця

Прізвище виконавця (працівника, який склав документ) і номер його службового телефону обов'язково вказують у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам, супровідних листів, при листуванні у кримінальних провадженнях) на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. Ця вимога є також обов'язковою, якщо документ підлягає копіюванню. Ініціали виконавця не вказують.

Наприклад: Степанов 290-94-51

Індекс друкарки, що проставляють нижче прізвища виконавця, оформляється за формою:

ЛП 2 27.08.2010 (ЛП - перші літери імені та прізвища особи, яка друкувала документ, 2 - кількість примірників, 27.08.2010 - дата друкування).

За необхідності у документах, у тому числі в тих, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляють кількість віддрукованих примірників з указівкою адресатів:

При листуванні з питань міжнародно-правового співробітництва дозволяється вказувати ім'я та прізвище виконавця, контактний номер телефону і факсу, записані у міжнародному форматі, та адресу електронної пошти.

Наприклад: Іван Степанов, 38 044 290-94-51, факс +38 044 280-28-51, indep@gp.gov.ua

9.8. Оформлення копій документів

9.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури або керівника відповідного структурного підрозділу. Орган прокуратури може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ньому.

Для внутрішнього використання під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ прокуратура може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копіювання матеріалів кримінального провадження для виділення його в окреме провадження здійснюється слідчим або іншим працівником прокуратури за його дорученням.

9.8.2. Копія документа виготовляється засобами автоматизованого копіювання (ксерокс) і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" або "Витяг" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", що завірений печаткою, з найменуванням відповідної прокуратури (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

9.8.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах прокуратури, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його номер, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, також мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

9.9. Оформлення додатків до документів

9.9.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

9.9.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

9.9.3. Відмітки про наявність додатків можна оформити таким чином:

- якщо документ має додатки, наведені у тексті, після тексту вказують:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим.;

- якщо документ має додатки, що не згадуються в тексті, необхідно перерахувати їх із вказівкою кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

Додатки:

1. зауваження до проекту закону на 2 арк. в 1 прим.;

2. пояснювальна записка на 7 арк. в 1 прим.

- якщо додаток теж має додатки, вони перераховуються з указівкою кількості аркушів;

Додаток: лист прокурора Закарпатської області від 15.05.2010 № 07-138 вих. та додаток до нього, разом на 10 арк.;

- якщо додаток направляється одному, а лист у копіях кільком адресатам;

Додаток: звернення гр. Зубова І.І. та додаток до нього, разом на 5 арк., першому адресату;

- якщо є кілька додатків, вони нумеруються:

Додаток: 1;

- якщо до листа додаються цінні або особисті документи (паспорт, посвідчення, диплом тощо), вони перераховуються із зазначенням найменування органу, що видав документ, номера і дати видання, а також прізвища та ініціалів власника:

Додаток: диплом № 327105 на ім'я Проніна В.М. про закінчення Української академії внутрішніх справ, виданий 15.07.95;

- у разі великої кількості додатків на них складається окремий опис, а в документі після тексту вказується:

Додаток: відповідно до опису на 59 арк.;

- якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то у супровідному листі зазначається: "тільки адресату".

9.9.4. У разі надсилання кримінальних проваджень, матеріалів перевірок, інших зброшурованих документів зазначається кількість томів:

Додаток: кримінальне провадження № 6935 у 2 томах.

9.10. Правила друкування службових документів

9.10.1. Службові документи друкуються (виготовляються) працівниками прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки (інших технічних пристроїв для відображення тексту документа на папері).

9.10.2. У структурних підрозділах друкують усі внутрішні документи.

За наявності в апаратах прокуратур підрозділів, на які покладено функцію виготовлення службових документів, друкування документів може доручатись працівникам таких підрозділів.

9.10.3. Документи друкуються у порядку їх надходження. У першу чергу друкуються організаційно-розпорядчі та контрольні документи, адресовані керівникам органів державної влади та управління, матеріали координаційних нарад, засідань колегії, окремі документи за дорученням керівництва прокуратури.

9.10.4. Рукописи, підготовлені для друкування, повинні бути:

- написані на папері стандартного формату темним чорнилом (чорним, синім, фіолетовим);

- написані чітким, охайним, розбірливим почерком, зі вставками на полях, окремих аркушах або у тексті, якщо відстань між рядками не менш ніж два міжрядкові інтервали;

- ретельно вивіреними та відредагованими, а великі за обсягом або ті, що підлягають передрукуванню, повинні бути завізовані керівником структурного підрозділу.

9.10.5. Неохайно оформлені рукописи, з великою кількістю виправлень, вставок, вільних скорочень, написаних неповністю (частками), нерозбірливо, олівцем, будь-яким іншим чорнилом, крім чорного, синього та фіолетового, до друкування не приймаються.

9.10.6. У разі виготовлення документа за допомогою друкарської машинки помилки виправляють олівцем на другому примірнику, а якщо документ виготовляється за допомогою комп'ютерної техніки - на першому примірнику ручкою.

9.10.7. У верхньому лівому куті рукопису виконавець зазначає: необхідну кількість примірників, прізвище і номер службового телефону, дату передачі для друкування.

9.10.8. Тексти документів друкуються на папері формату А4 та А5 шрифтом Times New Roman 12 - 14 кеглем через один міжрядковий інтервал.

Дозволяється використовувати кегль 8 - 12 шрифту Times New Roman для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону".

Тексти документів, що готуються до видання і виступів, набираються через півтора міжрядкові інтервали.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

9.10.9. Реквізити (крім тексту), складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.

9.10.10. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

9.10.11. Максимальна довжина рядка багаторядкового реквізиту - 28 знаків.

9.10.12. Назву виду документа друкують великими літерами, заголовок - малими літерами. Крапка в кінці назви документа не ставиться.

9.10.13. За необхідності підпису документа кількома особами вони розміщуються один під одним, назви посад та розшифровка підписів розділяють 2 - 4 міжрядковими інтервалами.

9.10.14. При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора (додаток 35):

0 - межа лівого поля;

1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля;

2 - після 16 друкованих знаків;

3 - після 24 - " -;

4 - після 32 - " -;

5 - після 40 - " -;

6 - після 48 - " -;

7 - після 56 - " -.

9.10.15. Від нульового положення табулятора друкують на бланках такі реквізити:

назва виду документа;

дата;

посилання на номер та дату вхідного документа;

заголовок до тексту;

текст (без абзаців);

відмітка про наявність додатків;

назва посади в реквізиті "підпис";

гриф "погодження";

відмітка про завірення копії;

слова "Примітка" і "Підстава".

9.10.16. За наявності кількох грифів "погодження" їх розміщують двома вертикальними рядками. Перший рядок друкують від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.

9.10.17. Від першого положення табулятора друкують початок абзаців у тексті.

Від четвертого положення табулятора друкують реквізит "адресат".

Від п'ятого положення табулятора друкують реквізит "гриф затвердження" та "гриф обмеження доступу до документа".

Від шостого положення табулятора друкують розшифровку підпису в реквізиті "підпис", коди.

Друге, третє, сьоме положення табулятора використовується при друкуванні таблиць.

9.10.18. Якщо у тексті документа є примітка або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що був підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкують від нульового положення табулятора, а текст, який до них відноситься, - через один міжрядковий інтервал.

9.10.19. У грифах погодження та затвердження назва посади в одному рядку не повинна займати більше 28 знаків, а розшифровування підпису розміщується так, щоб її перша літера знаходилася після останньої літери назви посади, але одним міжрядковим інтервалом нижче.

9.10.20. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

9.10.21. Надрукований текст перевіряє виконавець. При виявленні друкарських помилок, пропусків тощо виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту дозволяється тільки за допомогою комп'ютерної техніки.

9.10.22. Порядок друкування документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893.

9.11. Тиражування документів

9.11.1. Порядок тиражування документів спеціальними пристроями визначається керівником прокуратури, а необхідність тиражування окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

9.11.2. Тиражування невеликих за обсягом документів може здійснюватись у структурних підрозділах за допомогою наявної оргтехніки.

9.11.3. Тиражування великої кількості примірників службових документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (відповідним працівником) за такими правилами:

- для виконання робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 36);

- документи для тиражування передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі для виконання;

- замовлення реєструється у книзі обліку замовлень (додаток 37). Під час одержання тиражованих документів особа, яка їх одержує, розписується у книзі із зазначенням дати одержання;

- у першу чергу здійснюється тиражування організаційно-розпорядчих документів, а також інших важливих документів (завдань, планів роботи, протоколів тощо) за підписом керівництва прокуратури;

- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

9.11.4. Підготовка службових документів до видання типографським способом, робота у процесі друкування та контроль за своєчасним доведенням тиражованих документів до структурних підрозділів та підпорядкованих прокуратур покладається на ті структурні підрозділи, які готували проекти документів.

9.11.5. Замовлення на виконання типографських робіт передається до господарського підрозділу, який забезпечує своєчасне та якісне виготовлення службових документів і доставлення їх у прокуратуру.

До рапорту керівника структурного підрозділу, що підготував документ, крім документа, додаються зразки обкладинки і титульного аркуша. Перевірку верстки та сигнального примірника здійснює працівник, відповідальний за підготовку документа.

9.12. Переклад документів

9.12.1. Звернення, листи, інші документи перекладаються штатними перекладачами або надаються до бюро перекладів.

9.12.2. Переклад звернень, листів, інших документів, вказаних у пункті 4.1.3 цієї Інструкції, здійснюється штатними перекладачами за дорученням на переклад (додаток 38), підписаним керівництвом структурного підрозділу або визначеними працівниками структурного підрозділу, до складу якого входять штатні перекладачі.

У необхідних випадках за погодженням з керівництвом прокуратури до бюро перекладів направляються документи, виконані іноземною мовою або які необхідно перекласти на іноземну мову, котрою не володіють штатні перекладачі.

9.12.3. Облік документів, які потребують перекладу, здійснюється у книзі обліку документів, які надійшли для перекладу (додаток 39).

9.12.4. Матеріали та долучені до них документи перекладаються з обов'язковим зазначенням даних, необхідних для реєстрації на алфавітній картотеці (електронній системі документообігу).

9.12.5. Повний переклад документа здійснюється за вимогою замовника.

9.12.6. Правила оформлення перекладу.

Під час перекладу слідчих чи судових матеріалів необхідно дотримуватися аналогічного з оригіналом формату, за необхідності виділяти та підкреслювати текст, зроблені від руки написи виділяти курсивом, текст печаток та штампів перекладати у лапках, наприклад: Кругла печатка: "назва органу вказана на печатці".

Під час перекладу матеріалів кримінальних проваджень, на вимогу слідчих, унизу кожної сторінки перекладач вносить колонтитулом наступний текст: "Перекладач П.І.Б. попереджений про кримінальну відповідальність за ст. ст. 384, 385 Кримінального кодексу України - Підпис".

Якщо текст або підпис є нерозбірливими, необхідно зробити напис: Нерозбірливо (прим. перекладача).

Після виконання перекладу доручення на переклад, документи, які потребували перекладу, а також переклад підшивають у наглядове провадження.

10.1. Номенклатура справ - це систематизований і проіндексований перелік назв справ, що утворюються у процесі діяльності прокуратури із зазначенням строків їх зберігання.

10.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної прокуратури документом, який складається для створення у прокуратурі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

Номенклатура справ оформляється на бланку прокуратури.

10.3. Під час складання номенклатури справ прокуратури слід керуватися державними стандартами, Законом України "Про прокуратуру" , структурою прокуратури, положеннями про структурні підрозділи, типовими номенклатурами справ, відомчим та типовим переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ минулих років, описами справ постійного та тимчасового строку зберігання.

10.4. Номенклатура справ структурного підрозділу апарату та прокуратури складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності.

10.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться, наприклад: "Листування з підпорядкованими прокуратурами з питань діловодства", "Документи (рапорти, заяви, доповідні записки) з кадрових питань", "Книга реєстрації вхідної кореспонденції".

Не дозволяється заводити справи із загальними назвами ("Загальні питання", "Різне листування" ін.).

10.6. Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої прокуратури (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

10.7. Кожній справі, що включена до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами - індекс, який складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера справи у межах підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної тире.

У номенклатурі справ зберігаються однакові порядкові номери для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів (справи з копіями наказів керівника прокуратури, протоколи оперативних нарад ін.).

Якщо протягом року у структурних підрозділах, прокуратурі районного рівня виникають нові справи, не передбачені номенклатурою, вони додатково включаються до номенклатури справ. Для цього у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.

10.8. У кінці діловодного року працівником канцелярії структурного підрозділу до номенклатури справ підрозділу складається підсумковий запис, у якому зазначається кількість (томів, частин) і категорії (постійного, тривалого і тимчасового зберігання) фактично заведених за рік справ, про що письмово доповідається керівнику структурного підрозділу.

10.9. Відомості, що містяться у підсумковому записі номенклатури справ підрозділів, передаються керівнику архіву (архіваріусу) прокуратури для оформлення підсумкового запису зведеної номенклатури справ прокуратури.

10.10. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 40) на наступний календарний рік складається працівником канцелярії цього підрозділу, підписується його керівником, погоджується керівником архіву прокуратури і не пізніше 1 листопада поточного року передається керівнику секретаріату для складання зведеної номенклатури справ прокуратури (додаток 41).

10.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться секретаріатом в єдину (зведену) номенклатуру справ прокуратури.

10.12. Організації (навчальні, наукові установи), які належать до сфери управління прокуратури, складають окремі номенклатури справ, що не включаються у зведену номенклатуру справ прокуратури.

10.13. Під час розроблення зведеної номенклатури справ прокуратури, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність прокуратури у цілому. При цьому використовуються структура прокуратури, положення про структурні підрозділи, номенклатури та описи справ за минулі роки, типовий та відомчий перелік документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання прокуратури на наступний рік.

10.14. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури прокуратури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між окремими працівниками прокуратури. Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ прокуратури, побудованої за таким принципом, відображають її функції та галузі діяльності і розміщуються у ній за ступенями їх важливості.

10.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ прокуратури включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи прокуратури.

До зведеної номенклатури справ включаються також не закінчені у діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, алфавітні та контрольні картотеки, номенклатури справ, книги обліку, документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки (інших пристроїв).

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення або ведення.

10.16. До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники тощо.

10.17. Зведена номенклатура справ прокуратури, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і після її остаточного доопрацювання схвалюється з експертною комісією (ЕК) прокуратури і погоджується експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади і управління (далі - ЦДАВО) України (обласного державного архіву) та затверджується керівником прокуратури і вводиться у дію з першого січня наступного календарного року.

Зведена номенклатура справ оформляється на загальному бланку прокуратури.

10.18. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують номенклатури справ з ЕК прокуратури вищого рівня, після чого затверджують керівником прокуратури.

10.19. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з ЦДАВО України (обласним державним архівом) або органом вищого рівня, якщо у прокуратурі не створюються документи Національного архівного фонду.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:

- перший (недоторканний) - зберігається у справах секретаріату;

- другий - передається до архівного підрозділу прокуратури для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

- третій - надсилається до ЦДАВО України (обласного державного архіву) або до органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ;

- четвертий - розподіляється за розділами між структурними підрозділами для практичної роботи.

10.20. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так й у зведеній номенклатурі справ прокуратури протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву прокуратури.

10.21. Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню і повторному погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі суттєвих змін у структурі, функціях та характері роботи прокуратури.

11.1. Загальні правила формування справ і наглядових проваджень

11.1.1. Справи і наглядові провадження формуються за місцем реєстрації та виконання (вирішення) документів.

У структурних підрозділах у справи і наглядові провадження групуються документи, які відносяться до їх компетенції; у прокуратурі районного рівня здійснюється формування справ і наглядових проваджень у цілому по прокуратурі.

11.1.2. Формування справ і наглядових проваджень покладається на працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах (прокуратурах). Забороняється формування та зберігання справ і закінчених наглядових проваджень у виконавців.

11.1.3. У справи і наглядові провадження підшиваються тільки виконані, правильно оформлені документи, які стосуються одного питання та розміщуються у хронологічній послідовності: документ-відповідь за документом-запитом (вхідні - за датами надходження, вихідні - за датами відправлення).

11.1.4. Виконані документи передаються працівнику канцелярії в упорядкованому стані з відміткою прокурорсько-слідчого працівника, що складається із слова "до справи №" або "до н/п", особистого підпису і дати.

11.1.5. Документи у справи і наглядові провадження підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками не пізніше трьох днів після їх виконання.

11.1.6. У кожну справу чи наглядове провадження підшивається не більше 250 аркушів. Якщо документів більше, формується другий том з відміткою індексу справи першого тому.

Документи постійного зберігання формуються у тверду обкладинку, а тимчасового - у м'яку.

11.1.7. Усі аркуші справи чи наглядового провадження, крім чистих, нумеруються графітовим олівцем. Якщо справа чи наглядове провадження складається з кількох томів, кожен том нумерується окремо. Забороняється нумерувати листи чорнилом або кольоровими олівцями.

11.1.8. Нумерації підлягають аркуші:

- усіх справ постійного зберігання;

- справ, які містять документи з грифом "Для службового користування";

- особових справ;

- матеріалів перевірки;

- матеріалів кримінальних проваджень;

- наглядових проваджень, що передаються на державне зберігання;

- наглядових проваджень, що заведені за кримінальними провадженнями.

До всіх перелічених справ і наглядових проваджень складається та підшивається внутрішній опис документів і засвідчувальний напис.

11.1.9. Під час формування перевіряється додержання правил оформлення документів (наявність підписів, дати, індексу, відміток "завести н/п", "до справи №", "в очікуючі" ін.).

Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.

11.1.10. Забороняється підшивати у справу чи наглядове провадження документи:

- які не належать до справи;

- які не мають відповідних відміток прокурорсько-слідчого працівника;

- які підлягають поверненню, а також чернетки, дублікати.

11.1.11. Вилучення та видача будь-яких документів із справ і наглядових проваджень постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках вилучення можливе тільки з дозволу керівника прокуратури з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і вкладенням акта щодо причин вилучення оригіналу документа.

11.1.12. Відмітка прокурорсько-слідчого працівника "до справи №" чи "до н/п" свідчить про те, що робота над документом закінчена і його слід долучити до вказаної справи чи наглядового провадження.

11.2. Формування наглядових проваджень

11.2.1. У наглядовому провадженні звернення, відповіді, інші документи групуються протягом кількох років - доки ведеться листування.

11.2.2. У наглядові провадження, які заведені за кримінальними провадженнями, підшиваються:

- копія повідомлення слідчим про початок досудового розслідування (стаття 214 КПК );

- витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань, копії повідомлення про підозру, клопотань слідчого (прокурора) про застосування запобіжних заходів, клопотань про провадження строку слідства та тримання під вартою;

- копії процесуальних рішень, прийнятих у кримінальному провадженні;

- копія плану досудового розслідування;

- копії письмових вказівок прокурора;

- копія обвинувального акта, копія постанови про направлення провадження до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або про його закриття;

- копія реєстру матеріалів досудового розслідування;

- копії чи виписки з документів, що містять основні докази, на яких ґрунтується обвинувачення;

- скарги, заяви та листування за ними, що не підлягають долученню до матеріалів кримінального провадження;

- копія супровідного листа про направлення кримінального провадження до суду чи іншого органу;

- записи та матеріали, необхідні для підтримання державного обвинувачення;

- записи про хід підготовчого судового засідання та судового розгляду із зазначенням змісту досліджених доказів;

- копії клопотання про розгляд додаткового обвинувачення в одному провадженні з первісним обвинуваченням, обвинувального акта зі зміненим або додатковим обвинуваченням, постанови про відмову від підтримання державного обвинувачення;

- копії укладених у судовому провадженні угод;

- промова прокурора у судових дебатах;

- довідка про результати судового розгляду;

- копії судових рішень;

- копії апеляційних та касаційних скарг, інших передбачених КПК України документів реагування на судові рішення, клопотання про перегляд судових рішень у порядку виключного провадження з відміткою про результати їх розгляду.

До наглядового провадження можуть долучатися копії інших документів, що стосуються кримінального провадження.

11.2.3. Забороняється підшивати у наглядові провадження оригінали процесуальних документів, які повинні міститись тільки у кримінальному провадженні, а також дані про хід і результати негласних слідчих (розшукових) дій.

11.2.4. Строки зберігання наглядових проваджень проставляються на обкладинках працівниками, які забезпечують ведення діловодства, відповідно до Переліку документів, що утворюються у діяльності органів прокуратури України, із зазначенням термінів їх зберігання.

11.2.5. Закінчені наглядові провадження зберігаються у папках по 25 - 30 одиниць. На папках зазначаються номери наглядових проваджень, що знаходяться в них.

У наглядових провадженнях, крім постійного зберігання та заведених за кримінальними провадженнями і матеріалами перевірки, на звороті останнього аркуша працівником канцелярії зазначається дата підшивки, кількість аркушів і особистий підпис.

Картки закінчених наглядових проваджень зберігаються разом з ними.

11.2.6. Після закінчення року проводиться відбір наглядових проваджень постійного зберігання для включення в опис.

Під час здачі в архів прокуратури наглядові провадження тимчасового зберігання включаються в один опис зі справами тимчасового зберігання і розміщуються в описі після них.

11.2.7. Закрите кримінальне провадження передається на зберігання в архів прокуратури разом з наглядовим провадженням, яке було заведено за цим провадженням, за його номером.

11.2.8. Наглядові провадження, в яких містяться документи, які набули суспільного обговорення у засобах масової інформації або які свідчать про надзвичайні події, що заслуговують на увагу слідства та прокурорського нагляду, експертними комісіями прокуратури можуть відбиратися на постійне зберігання.

11.3. Формування справ

11.3.1. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

11.3.2. Під час формування документів у справи слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих, дублетних документів, копій та документів, що підлягають поверненню;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ та документів навчальних закладів). Особові справи формуються протягом усього часу роботи працівника у прокуратурі;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її назви та строку зберігання в чинну номенклатуру справ;

- документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки);

- документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи прокуратури, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або вирішення питання згадані документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового зберігання.

11.3.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

11.3.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Накази з основної діяльності формуються у справи окремо від наказів по особовому складу.

У разі формування великої кількості наказів по особовому складу доцільно групувати їх в окремі справи за видами (відрядження, відпустки, звільнення, преміювання ін.).

Доручення вищестоящих прокуратур та документи про їх виконання групуються у справи за напрямами діяльності прокуратури.

11.3.5. Документи засідань колегії групуються у дві справи:

- документи з організації та проведення засідань колегії (порядок денний, список запрошених осіб, доповідні записки, проекти рішень колегії тощо);

- документи про виконання рішень колегії.

Документи засідань колегії групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами, документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів.

11.3.6. Нормативні акти (положення, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, рішеннями тощо), уміщуються у справи разом із цими документами.

11.3.7. Накази з основної діяльності, з особового складу, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

11.3.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

11.3.9. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

11.3.10. Особові справи прокурорсько-слідчих працівників формуються відповідно до Інструкції з обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України , затвердженої наказом Генерального прокурора України від 27 січня 2012 року № 5.

Порядок формування та ведення особових справ державних службовців визначений постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 № 731.

11.3.11. Забороняється ведення справ поза номенклатурою.

12.1. Закінчені у діловодстві справи та наглядові провадження (далі - справи) постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу повинні здаватися в архів прокуратури для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за погодженням з керівником секретаріату.

12.2. Підготовка документів до передачі в архів прокуратури включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передавання справ до архіву прокуратури;

- забезпечення збереженості документів.

13.1. Експертиза цінності документів

13.1.1. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

13.1.2. Забороняється:

- знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;

- вилучати з Національного архівного фонду документи:

+ створені у період до 1946 року;

+ з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що містяться в них, з політичних чи ідеологічних міркувань.

13.2. Організація експертизи цінності документів

13.2.1. Експертиза цінності документів в прокуратурі проводиться:

- у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

- під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.

13.2.2. Організація експертизи цінності документів, їх відбору для наступного зберігання здійснюється експертними комісіями прокуратур. ЕК прокуратур здійснюють діяльність на підставі Положення, що розробляється відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації , затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183.

13.2.3. У разі утворення нових прокуратур вони зобов'язані впродовж року з початку діяльності звернутися до державного архіву, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.

13.3. Основні завдання експертної комісії

13.3.1. Основними завданнями ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві прокуратури.

ЕК прокуратури приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву) проектів таких документів:

- описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду;

- описів справ з особового складу;

- номенклатури справ;

- інструкції з діловодства;

- положення про секретаріати, архівні підрозділи та експертні комісії;

- анотованих переліків унікальних документів Національного архівного фонду;

- актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

- актів про вилучення документів з Національного архівного фонду.

13.4. Організація роботи експертної комісії

13.4.1. ЕК Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня організовують свою роботу відповідно до Положення, що затверджується наказом керівника прокуратури.

13.4.2. До складу ЕК, який затверджується наказом керівника прокуратури, включаються керівник секретаріату, керівник архіву прокуратури, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника прокуратури, а секретарем - керівник архіву прокуратури.

13.4.3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державного комітету архівів України.

13.4.4. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником прокуратури, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правочинними, якщо на них присутні не менше двох третин складу комісії.

13.4.5. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником прокуратури, за рішенням якого була утворена ця комісія. У разі відмови керівника прокуратури затвердити протокол комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися зі скаргою до ЦЕПК Держкомархіву, рішення якої є остаточним.

13.4.6. Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання комісії, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і окремих посадових осіб прокуратури рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.

13.5. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів

13.5.1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками канцелярії (секретаріату) прокуратури разом з ЕК під методичним керівництвом архіву прокуратури.

13.5.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву прокуратури, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах прокуратури, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ прокуратури шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

13.5.3. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення новосформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

13.5.4. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами прокуратури здійснюється їх розшук. Якщо результат розшуку буде негативним, керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ та документів (додаток 42), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.

13.5.5. За результатами експертизи цінності в прокуратурі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо. Оформлення та описання справ здійснюється відповідно до вимог пунктів 14.1, 14.8 Інструкції.

13.5.6. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення (додаток 43) здійснюються після зведення описів справ прокуратури за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК прокуратури одночасно. Схвалені ЕК прокуратури описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на погодження ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву).

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником прокуратури, після чого прокуратура-фондоутворювач має право знищувати документи.

13.5.7. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи прокуратури в цілому. Назви однорідних справ, відібраних для знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

13.5.8. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК прокуратури, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) ЦДАВО України (обласного державного архіву). Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником прокуратури.

13.5.9. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

13.5.10. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів для знищення. Ці акти зберігаються в архіві прокуратури.

Якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

13.5.11. Порядок зберігання та знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893.

14.1. Оформлення справ

14.1.1. Оформлення справ, заведених у структурних підрозділах прокуратури, покладається на працівників, що забезпечують діловодство цих підрозділів за методичною допомогою архіву прокуратури.

14.1.2. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

14.2. Нумерація аркушів справ

14.2.1. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

14.2.2. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

14.2.3. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

14.2.4. Аркуш формату, більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А-4.

14.2.5. Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

14.2.6. Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

14.2.7. Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

14.2.8. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

14.2.9. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-6 тощо).

14.3. Складання внутрішнього опису документів справи

14.3.1. Внутрішній опис складається до справ та наглядових проваджень, які зазначені в пункті 11.1.8 Інструкції.

14.3.2. Внутрішній опис (додаток 44) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

14.3.3. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

14.3.4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні підтверджуючі документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

14.4. Складання засвідчувального напису справи

14.4.1. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 45) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

14.4.2. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

14.4.3. У засвідчувальному напису застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

- номери великоформатних аркушів;

- номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

14.4.4. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдувальний документ (наказ, акт).

14.4.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

14.5. Оправлення справ

14.5.1. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

14.5.2. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

14.6. Оформлення обкладинок справ

14.6.1. Обкладинки справ постійного (додаток 46, 47), тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (додаток 48, 49) та з особового складу оформляються за встановленою формою.

Перед передаванням справ до архіву прокуратури в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

14.6.2. На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат указується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

14.6.3. На обкладинці справи проставляється її номер за описом і за погодженням з архівом прокуратури архівний номер опису.

14.6.4. У разі зміни найменування прокуратури (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої прокуратури (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування прокуратури (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

14.6.5. У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

14.7. Складання та оформлення описів справ

14.7.1. Описи справ та наглядових проваджень складаються за встановленою формою (додаток 50).

14.7.2. Опис справ структурного підрозділу складається працівником, відповідальним за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву прокуратури з дотриманням таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.

Приклад.

Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу № 05, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2000 році, будуть мати номери: 05П - 2000; 05Т - 2000; 05ОС - 2000;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

- у графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості стану зберігання справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам прокуратури або іншій прокуратурі, про наявність копій документів у справі;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і прокуратури в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за хронологією в алфавітному порядку.

14.7.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

14.7.4. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

14.7.5. У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № ____", а графи 4, 5 опису не заповнюються.

14.7.6. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником секретаріату і затверджується керівником структурного підрозділу.

14.7.7. Опис справ структурного підрозділу прокуратури складається в двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами в архів прокуратури, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

14.7.8. Описи справ структурних підрозділів прокуратури є підставою для складання зведеного опису справ прокуратури.

14.8. Передавання справ до архіву прокуратури

14.8.1. Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу передаються до архіву прокуратури для наступного зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за рішенням її керівника. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

14.8.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передачі до архіву прокуратури включає перевірку правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідності справ номенклатурі.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

14.8.3. У разі встановлення фактів нестачі документів і справ під час передачі їх до архіву відповідними структурними підрозділами здійснюється їх розшук. Якщо результат розшуку буде негативний, керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.

14.8.4. Прийняття справ проводиться працівником архіву прокуратури в присутності працівника, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву прокуратури, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

Справи до архіву прокуратури доставляються працівниками структурних підрозділів.

15.1. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання

15.1.1. В архіві прокуратури, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї прокуратури.

15.1.2. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 51) включаються заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах прокуратури впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для прокуратур районного рівня - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевірення правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

15.1.3. У разі виявлення нестачі справ, включених в опис структурного підрозділу, архів прокуратури разом із секретаріатом та структурним підрозділом прокуратури, де перебували ці справи, вживають заходів, передбачених пунктом 14.3.3 Інструкції.

15.1.4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку, викладеному у п. 10.6 Інструкції. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до норм, викладених у пункті 10.15 Інструкції.

15.1.5. Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку доти, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер. У прокуратурах з річним документообігом менше 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

15.1.6. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити (додаток 51).

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ прокуратури, залежно від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

15.1.7. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру прокуратури за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву прокуратури (особою, відповідальною за архів).

15.1.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 52).

15.1.9. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК прокуратури, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

15.1.10. Прокуратури, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву).