1.1. Ця Інструкція встановлює єдиний для відділів реєстрації актів громадянського стану порядок організації і ведення діловодства, складання та оформлення службових документів.

Поряд з вказаною Інструкцією при веденні діловодства належить керуватись такими нормативними актами:

1) Законом України "Про органи реєстрації актів громадянського стану".

2) Інструкцією про порядок реєстрації актів громадянського стану в Україні.

3) Положенням про порядок розгляду клопотань про переміну громадянами України прізвищ, імен, по батькові.

4) Положенням про порядок зміни, поновлення, анулювання записів актів громадянського стану, порядок і строки зберігання актових книг.

5) Інструкцією по статистичному звіту органів реєстрації актів громадянського стану.

6) Умовами зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг в органах реєстрації актів громадянського стану, а також порядком передачі цих книг на зберігання в державний архів.

7) Переліком документів органів реєстрації актів громадянського стану зі строками їх зберігання.

8) Інструкцією по обліку, зберіганню та витрачанню бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану в Україні.

1.2. Відповідальність за правильну організацію і ведення діловодства у відділі реєстрації актів громадянського стану, за належне зберігання, облік і ведення книг реєстрації актів громадянського стану та іншої документації, а також за облік, зберігання і витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію цих актів несе керівник, який очолює цей відділ.

У відділі реєстрації актів громадянського стану, де є кілька співробітників, ведення діловодства наказом керівника може покладатися на одного з цих співробітників, що відображається в його посадовій інструкції.

1.3. При звільненні або переведенні на іншу роботу керівника відділу реєстрації актів громадянського стану або працівника відділу, на якого покладено ведення діловодства, архівні документи, а також справи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається, про що складається відповідний акт.

1.4. Використання службових документів у засобах масової інформації допускається лише з дозволу керівника відділу реєстрації актів громадянського стану.

1.5. Діловодство в органах реєстрації актів громадянського стану ведеться мовою, визначеною законодавством України про мови.

1.6. Діловодство за заявами та скаргами громадян в органах реєстрації актів громадянського стану ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначених для цього осіб.

2.1. Керівник відділу реєстрації актів громадянського стану видає у межах своєї компетенції накази, які є обов'язковими для виконання підлеглими йому посадовими особами.

2.2. Хід обговорення питань на семінарах, нарадах фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених в ході засідань.

2.3. Протоколи підписуються головуючим та секретарем.

3.1. Вся кореспонденція, що надходить до відділу реєстрації актів громадянського стану, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", та перевіряє наявність документів і додатків до них.

При відсутності у конверті документа або додатків до нього складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові (додаток N 1).

Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

3.2. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

3.3. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників), за винятком документів оперативного характеру (додаток N 2).

Вхідні документи реєструються в день надходження, внутрішні та вихідні - в день їх підписання.

3.4. Реєстрація документів здійснюється в журналах встановленої форми.

Відділи реєстрації актів громадянського стану ведуть такі реєстраційні журнали: журнал реєстрації вхідних документів (додаток N 3); журнал реєстрації вихідних документів (додаток N 4); журнал реєстрації власних наказів (додаток N 5).

3.5. Заяви громадян про реєстрацію одруження, розірвання шлюбу, переміну прізвищ, імен, по батькові, про внесення в актові записи змін, доповнень та виправлень, про поновлення втрачених та анулювання поновлених або повторно складених актових записів, про реєстрацію народження з пропуском встановленого строку реєструються в окремих журналах (додатки N 6-10).

3.6. Кожний документ реєструється у відділі реєстрації актів громадянського стану лише один раз.

3.7. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп.

У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.

4.1. Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.2. Службові документи, крім актових записів, бланків свідоцтв, повідомлень, заяв, оформляються на бланках відділу реєстрації актів громадянського стану. Бланки виготовляються відповідно до вимог ГОСТу 6.38.90.

4.3. Записи актів громадянського стану і свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану повинні складатися з дотриманням вимог чинного законодавства.

4.4. При знятті з документа копії текст оригіналу наводиться повністю.

На першому аркуші копії (в правому верхньому куті) робиться відмітка "Копія" (або "Виписка", якщо наводиться частина тексту).

Посвідчувальний напис складається із слова "Вірно", найменування посади, підпису особи, яка посвідчила копію, розшифровки його підпису (прізвище, ініціали) і дати посвідчення копії, наприклад:

Вірно: провідний спеціаліст _______________ А.І.Кобзар.

Копія має бути засвідчена печаткою.

4.5. Повторні свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану оформляються таким же чином, як первинні, і видаються громадянам відповідно до вимог чинного законодавства України.

4.6. Службові документи повинні мати визначений ГОСТом 6.38.90 комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.

Найменування виду документа (за винятком листів) вказується на бланку.

4.7. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання "Про що документ?"

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.

4.8. Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку, наприклад:

При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата, наприклад:

Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.

При адресуванні документа громадянину спочатку зазначаються поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача, наприклад:

4.9. Датою документа є дата його підписання або затвердження.

Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (27.02.94 р.), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, перед нею проставляється нуль, наприклад, 9 березня 1994 року слід писати: 09.03.94 р.

Допускається також така послідовність написання дати: рік, місяць і число місяця, наприклад: 1994.01.18. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат, наприклад: 21 березня 1994 року. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

4.10. Документи, що виходять з відділу реєстрації актів громадянського стану, підписуються його керівником або особою, виконуючою її обов'язки. Копії відправлених документів, що залишаються у відділі реєстрації актів громадянського стану, повинні бути завізовані виконавцем.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад:

4.11. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документи, а розподіл обов'язків серед членів комісії, наприклад:

4.12. Якщо документ має додаток, повна назва якого наводиться в його тексті, в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад:

Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад:

При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.

4.13. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.

4.14. На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру у журналі реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатись примірник вихідного документа.

4.15. Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому разі вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток N 11).

5.1. У відділах реєстрації актів громадянського стану на контроль беруться документи, що надійшли від Міністерства юстиції України, Міністерства юстиції Автономної Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) відповісти про результати їх розгляду, або якщо в них зазначений строк виконання.

Керівником відділу реєстрації актів громадянського стану можуть бути поставлені на контроль й інші документи.

5.2. Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках (додаток N 12) або за допомогою спеціальної контрольної папки (у відділах з обмеженою кількістю працівників).

5.3. Здійснення контролю за своєчасним та якісним виконанням доручень та інших документів покладається на керівника відділу реєстрації актів громадянського стану.

6.1. Номенклатура справ відділу реєстрації актів громадянського стану складається відповідно до Переліку документів органів реєстрації актів громадянського стану зі строками їх зберігання, що затверджується Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

6.2. В номенклатуру повинні бути включені всі справи, які ведуться у відділі реєстрації актів громадянського стану, а також книги та журнали.

6.3. Номенклатура справ відділу реєстрації актів громадянського стану затверджується керівником цього відділу і узгоджується з відповідним державним архівом.

6.4. Всі виконані документи групуються у справи (наряди).

6.5. Заяви про переміну прізвища, імені, по батькові, поновлення втрачених актових записів, а також про внесення в актові записи змін, доповнень, виправлень, анулювання поновлених або повторно складених записів актів громадянського стану формуються в окремі справи, кожній з яких присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру у журналі обліку відповідних заяв.

6.6. Групувати в справи треба документи одного діловодного року. В середині справи документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь має розміщуватися після документа-запиту.

Плани та звіти повинні вміщуватися в справи (наряди) того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.

6.7. Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.

6.8. Не допускається включення до справи документів, що не належать до неї, а також чернеток, проектів документів.

6.9. Усі справи поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний архів або на знищення повинні зберігатись у шафах, столах, що замикаються і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.

Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами.

6.10. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів) не дозволяється.

6.11. У виняткових випадках, на вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і слідства, таке вилучення провадиться з дозволу керівника відділу реєстрації актів громадянського стану з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду.

На письмову вимогу державної податкової адміністрації видаються довідки або фінансові документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та для цілей оподаткування.

6.12. Закінчені провадженням справи (наряди) постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання у відділах реєстрації актів громадянського стану повинні здаватись в державний архів для наступного зберігання і використання.

6.13. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний архів не здаються.

6.14. Передачу документів до державного архіву провадить постійно діюча експертна комісія, що створюється відповідно Міністерством юстиції Автономної Республіки Крим, начальником управління юстиції обласної, Київської чи Севастопольської міської державної адміністрації у складі не менше трьох осіб.

6.15. Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого Положення про неї.

6.16. По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство у відділі реєстрації актів громадянського стану, провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, здійснює оформлення справ (нарядів).

Справи постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку, прошиваються і нумеруються.

6.17. Документи із строком зберігання до 10 років у справи не підшиваються, нумерація не провадиться.

6.18. Обкладинки справ оформляються відповідно до номенклатури справ, що ведеться у відділі реєстрації актів громадянського стану.

Заголовок на обкладинку справи переноситься з номенклатури справ після його уточнення.

Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи.

На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).

Кількість аркушів у справі вказується цифрами на підставі даних посвідчувального напису.

Написи на обкладинках справ тимчасового та постійного зберігання треба робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.

6.19. Зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і передача цих книг на зберігання в державний архів провадяться відповідно до Умов зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг в органах реєстрації актів громадянського стану, а також порядку передачі цих книг на зберігання в державний архів.

6.20. На справи постійного зберігання складаються окремі описи.

Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням до нього необхідних відомостей про їх склад і зміст.

Описи справ складаються у чотирьох примірниках за встановленою формою (додаток N 13).

У кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, внесених до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним архівом.

6.21. Одночасно з підготовкою документів до зберігання провадиться відбір документів, що підлягають знищенню.

6.22. Відбір документів для знищення оформляється актом (додаток N 14).

6.23. У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.

При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України.

6.24. Відповідно до затверджених описів відділ реєстрації актів громадянського стану зобов'язаний у встановлений строк здати в державний архів справи (наряди), внесені до опису.

6.25. Знищення документів тимчасового зберігання провадиться після того, як описи на справи тимчасового та постійного зберігання затверджено державним архівом.

6.26. Строк зберігання у відділі реєстрації актів громадянського стану інших документів і порядок передачі їх на державне зберігання встановлюються Переліком документів органів реєстрації актів громадянського стану зі строком їх зберігання.

Підстава: Інструкція по діловодству у відділах реєстрації актів громадянського стану, затверджена наказом Міністра юстиції України від 5 квітня 1994 р. N 12/5.

Складений __________________________________________________.

Присутні: __________________________________________________.

Акт складено у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Повідомлення про засідання, наради, збори та їх порядок денний.

3. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

4. Інформація, надіслана до відома.

5. Навчальні плани, програми.

6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

7. Тарифи, прейскуранти цін.

8. Поздоровчі листи і запрошення.

9. Друковані видання (книги, журнали, газети, бюлетені).

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.