1. При реєстрації актів громадянського стану органами реєстрації актів громадянського стану видаються свідоцтва про народження, смерть, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені, по батькові на бланках, виготовлених друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим Верховною Радою України. Повторні свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану видаються (надсилаються) на таких же бланках.

Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.

2. Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану є документами суворої звітності і повинні зберігатися в органах реєстрації актів громадянського стану у сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, стаціонарно закріплених до стіни або підлоги, а у разі необхідності - в спеціально обладнаних приміщеннях.

У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи і металеві ящики з бланками свідоцтв, а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути належним чином опечатані.

Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а в їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевіряти їх діяльність.

3. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану згідно з наказом відповідного управління юстиції є:

а) у відділах реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій (далі - відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції) - заступники начальників управлінь юстиції - керівники відділів реєстрації актів громадянського стану;

б) у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - керівники відділів;

в) у виконавчих комітетах сільських та селищних Рад народних депутатів - посадові особи, на яких покладено цей обов'язок розпорядженням виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів за погодженням з відділом реєстрації актів громадянського стану.

На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв (або необхідна кількість бланків) повинні передаватися за актом іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки.

4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану, прийом-передача бланків свідоцтв і облікової документації по них в обов'язковому порядку провадиться:

а) у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції - у присутності працівника відділу та представника іншого підрозділу управління юстиції відповідної державної адміністрації;

б) у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - у присутності представника відповідної державної адміністрації, виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів чи представника відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції;

в) у виконавчих комітетах сільських та селищних Рад народних депутатів - у присутності керівника відділу реєстрації актів громадянського стану відповідної державної адміністрації або виконавчого комітету Ради народних депутатів.

По закінченні прийому-передачі бланків присутній представник зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок обліку, зберігання, правильного витрачання і звітності по бланках свідоцтв та про відповідальність за їх належне зберігання.

5. Міністерство юстиції України узагальнює заявки відділів реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції та щорічно складає і надсилає заявку в друкарню на виготовлення необхідної кількості відповідних видів бланків свідоцтв для органів реєстрації актів громадянського стану України.

Виготовлені бланки свідоцтв за рознарядкою Міністерства юстиції надсилаються друкарнею безпосередньо відділам реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції.

6. Відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції.

Виконавчі комітети сільських, селищних Рад народних депутатів одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів.

Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану видаються по довіреності під розписку або надсилаються спецзв'язком чи цінним листом з відповідним супровідним документом.

7. Відділам реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів бланки свідоцтв видаються (надсилаються) з розрахунку не більше 6-місячної потреби в них, а виконавчим комітетам сільських та селищних Рад народних депутатів - з розрахунку не більше місячної потреби в них.

Відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції забезпечуються трирічним запасом бланків свідоцтв.

8. У відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції для прийому бланків свідоцтв наказом відповідного управління юстиції створюються комісії, які перевіряють відповідність одержаних від друкарні бланків супровідним документам.

Про наслідки прийому бланків свідоцтв складається акт у двох примірниках (з зазначенням дати та місця складання), один з яких зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий, завірений печаткою відділу реєстрації актів громадянського стану, не пізніше 5 діб з дня одержання надсилається в Міністерство юстиції.

9. Для прийому бланків свідоцтву у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів створюється комісія, яка перевіряє відповідність одержаних бланків супровідним документам та в обов'язковому порядку переглядає кожний бланк окремо.

Про наслідки прийому бланків свідоцтв складається акт у двох примірниках (з зазначенням дати та місця складання). Один з них зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий, завірений печаткою, надсилається відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції.

В разі нестачі або виявлення дефектних бланків (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, серій або номерів, наявність дубльованих номерів тощо), нестачі чи невідповідності серій і номерів бланків наклейці друкарні складається акт у трьох примірниках. Перший, завірений печаткою відділу реєстрації актів громадянського стану, з наклейкою друкарні і дефектними бланками надсилається відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції, другий, завірений печаткою, надсилається Міністерству юстиції, а третій залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану.

При виявлених нестачах або дефектах бланків свідоцтв відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції складають претензії в трьох примірниках. Перший примірник з документами, що підтверджують нестачу чи дефекти, надсилається друкарні, другий - Міністерству юстиції до відома, а третій залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану. Про результати розгляду претензії повідомляється також Міністерство юстиції.