Відповідно до cтатей 31 , 32 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", статті 13 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та з метою встановлення загальних вимог до порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, що додається.

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги щодо приймання-передавання електронних документів, внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ), на постійне зберігання до центральних та галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, архівних відділів міських рад (далі - архіви) від державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, у тому числі їх відокремлених підрозділів, які за рішенням експертно-перевірної комісії державного архіву внесені до джерел формування Національного архівного фонду (далі — юридичні особи, їх відокремлені підрозділи), відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (далі - Правила).

Цей Порядок є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання архівами та юридичними особами, їх відокремленими підрозділами.

Цей Порядок застосовують для приймання-передавання на зберігання до архівів документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, у тому числі з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб - джерел комплектування архівів у разі ліквідації цих юридичних осіб.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

авторизація - процес розпізнавання користувача в інформаційній автоматизованій системі з наданням йому визначених прав доступу до ресурсів цієї системи;

інформаційний об’єкт - архівні електронні документи НАФ, електронні документи, на підставі яких здійснюється приймання-передавання електронних документів до архівів (електронні описи справ постійного зберігання, обкладинка архівної електронної справи, електронні акти, звіти про технічну перевірку електронних документів, електронні реєстри);

карантин — заходи захисту інформації, спрямовані на тимчасову ізоляцію інформаційних об’єктів із метою запобігання проникнення шкідливого програмного коду до інформаційно-комунікаційної системи та перевірки на відповідність технічним вимогам електронних документів;

користувач сховища архівних електронних документів — юридична особа, її відокремлений підрозділ, який є джерелом формування НАФ;

сховище архівних електронних документів (далі — САЕД) — це інформаційно-комунікаційна система, що використовується для постійного зберігання електронних архівних документів, з гарантуванням їх автентичності, цілісності та доступності.

Інші терміни і поняття, що застосовуються у цьому Порядку відповідають, термінам і поняттям визначеним у законах України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.

3. Підготовка електронних документів НАФ на постійне зберігання здійснюється юридичними особами, їх відокремленими підрозділами відповідно до вимог Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами).

4. Приймання електронних документів НАФ до архіву здійснюється після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, визначених пунктом 3.9 глави 3 розділу II Правил .

5. Дострокове та невідкладне приймання електронних документів НАФ на постійне зберігання здійснюється у порядку, визначеному пунктом 3.10 глави 3 розділу II Правил .

6. Приймання електронних документів НАФ до архіву від юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів проводять щорічно за графіком, затвердженим архівом за погодженням із юридичною особою, її відокремленим підрозділом.

7. Організація роботи щодо комплектування архівів електронними документами НАФ здійснюється на підставі списку юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву), визначеного пунктом 3.1 глави 3 розділу II Правил , якщо у цьому списку міститься відмітка про наявність електронних документів - "ЕД", яка проставляється у графі "Примітка".

1. Для приймання-передавання електронних документів НАФ та всіх інших інформаційних об’єктів, призначених для забезпечення процесу приймання-передавання електронних документів НАФ, застосовується ZIP-контейнер (ASiC) рівня B-LTA, формат даних якого визначається наказом Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60 "Про затвердження Вимог до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761, та який створюється відповідно до Порядку роботи з електронними документами.

ZIP-контейнер (ASiC) рівня B-LTA призначений для об’єднання в один файл формату ZIP всіх файлів, що належать до відповідного інформаційного об’єкту разом з повним набором даних перевірки, що визначений Порядком роботи з електронними документами.

2. Під час підготовки електронних документів НАФ до передавання на постійне зберігання юридичні особи, їх відокремлені підрозділи створюють такі інформаційні об’єкти у формі окремих файлів формату даних ZIP-контейнерів (ASiC) рівня B-LTA:

архівні електронні документи, що створюються відповідно до глави 2 розділу VII Порядку роботи з електронними документами;

архівні електронні справи, сформовані з логічно пов’язаних архівних електронних документів та обкладинок архівних електронних справ відповідно до глави 3 розділу VII Порядку роботи з електронними документами. Обкладинки архівних електронних справ створюються відповідно до глави 4 розділу VII Порядку роботи з електронними документами .

3. Для приймання-передавання архівних електронних справ на постійне зберігання до архівів юридичні особи, їх відокремлені підрозділи створюють такі інформаційні об’єкти у формі окремих файлів:

електронні примірники описів справ постійного зберігання відповідно до глави 1 розділу VII Порядку роботи з електронними документами;

електронні акти приймання-передавання архівних електронних документів постійного зберігання юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, що складаються відповідно до вимог, визначених розділом VIII Порядку роботи з електронними документами;

електронні переліки файлів архівних електронних справ за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку, що складаються для перевірки наявності та стану файлів обкладинок архівних електронних справ та архівних електронних документів під час їх приймання-передавання.

4. Електронний перелік файлів архівних електронних справ є електронним документом, який містить перелік найменувань файлів обкладинок архівних електронних справ та архівних електронних документів, з яких сформовано ці справи. Для кожного з цих файлів зазначають їх геш-значення та розмір у байтах. У графі 4 зазначають назву алгоритму криптографічного гешування, що було застосовано для підрахунку геш-значень, на підставі даних, які містяться у відповідному файлі.

Відомості про файли архівних електронних справ подають групами з послідовним розташуванням усіх файлів, що належать до відповідної справи. Першим у групі зазначають відомості про файл обкладинки архівної електронної справи, далі - про файли архівних електронних документів у послідовності розташування відомостей про них у файлі обкладинки архівної електронної справи.

5. Створення електронних переліків файлів архівних електронних справ здійснюється відповідно до вимог щодо створення електронних документів, визначених Порядком роботи з електронними документами.

6. Найменування файлів, що містять електронні переліки файлів архівних електронних справ, здійснюється згідно з Вимогами щодо найменування файлів електронних облікових документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202, відповідно до яких у позиціях 4-6 імен файлів, що містять електронні переліки файлів архівних електронних справ, зазначають ідентифікатор "010".

1. Приймання архівних електронних справ архіви здійснюють за допомогою інформаційно-комунікаційних систем, у тому числі підключених до мережі Інтернет, що дозволяють забезпечити автоматизоване опрацювання всіх інформаційних об’єктів, які передаються від юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, їх постійне зберігання, створення резервних копій та надання доступу до інформації архівних електронних документів та електронних примірників описів справ постійного зберігання.

2. Захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах архівів забезпечується відповідно до вимог Закону України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

3. Архіви здійснюють автоматизовану технічну перевірку всіх інформаційних об’єктів, що до них надходять.

1. Приймання-передавання архівних електронних справ та інших інформаційних об’єктів, визначених у пунктах 2-3 розділу II цього Порядку, до архіву від юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів здійснюють пофайлово.

2. Файли, що містять інформаційні об’єкти, передають за допомогою мережі Інтернет, у тому числі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, що функціонує відповідно до Регламенту організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, або представником юридичної особи, її відокремленого підрозділу, який доставляє електронні носії інформації.

Типи електронних носіїв інформації, спосіб їх ідентифікації для визначення файлів, що вказані в електронному переліку файлів архівних електронних справ та архівних електронних документів, формат групування файлів архівної електронної справи (папка на носієві інформації, файл формату для стиснення даних) попередньо погоджуються з архівом у робочому порядку.

3. Для здійснення передавання файлів інформаційних об’єктів за допомогою відкритих каналів зв’язку у складі інформаційних автоматизованих систем архівів та юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів — учасників процесу приймання-передавання файлів застосовують програмне забезпечення, що відповідає Переліку стандартів та технічних специфікацій, дозволених для реалізації в засобах криптографічного захисту інформації, затвердженого наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 27 жовтня 2020 року № 687, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 грудня 2020 року за № 1272/35555 (у редакції наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 04 листопада 2023 року № 941).