Відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2020 року № 4555/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 грудня 2020 року за № 1317/35600, що додаються.

2. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Васильчук В.

1. У розділі I:

1) в абзаці першому пункту 1 слова "підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування (далі — юридичні особи), що є джерелами комплектування архівів" замінити словами "інших юридичних осіб, у тому числі їх відокремлених підрозділів, які за рішенням експертно-перевірної комісії державного архіву внесені до джерел формування Національного архівного фонду (далі — юридичні особи, їх відокремлені підрозділи),";

2) у пункті 2:

абзаци третій, четвертий виключити.

У зв’язку з цим абзаци п’ятий — сьомий вважати відповідно абзацами третім — п’ятим;

абзац четвертий викласти в такій редакції:

"карантин — заходи захисту інформації, спрямовані на тимчасову ізоляцію інформаційних об’єктів із метою запобігання проникнення шкідливого програмного коду до інформаційно-комунікаційної системи та перевірки на відповідність технічним вимогам електронних документів;";

після абзацу четвертого доповнити абзацами п’ятим, шостим такого змісту:

"користувач сховища архівних електронних документів — юридична особа, її відокремлений підрозділ, який є джерелом формування НАФ;

сховище архівних електронних документів (далі — САЕД) — це інформаційно-комунікаційна система, що використовується для постійного зберігання електронних архівних документів, з гарантуванням їх автентичності, цілісності та доступності.".

У зв’язку з цим абзац п’ятий вважати абзацом сьомим;

в абзаці сьомому слова "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" замінити словами "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах";

слово "затвердженому" замінити словом "затвердженій";

3) у пункті 3:

після слів "юридичними особами" доповнити словами ", їх відокремленими підрозділами";

слова "зареєстрованим у" замінити словами "зареєстрованого в";

4) пункт 6 після слів "юридичною особою" доповнити словами ", її відокремленим підрозділом";

5) пункт 8 виключити.

2. У розділі II:

1) у пункті 1:

в абзаці першому:

слова "визначає наказ" замінити словами "визначається наказом";

слово "зареєстрований" замінити словом "зареєстрованим";

слова та цифри "пункту 1 глави 1 розділу I, пункту 4 глави 3 та пунктів 1–6 глави 7 розділу II" виключити;

в абзаці другому слова та цифри "у пункті 5 глави 3 розділу II Порядку" замінити словом "Порядком";

2) у пункті 2:

в абзаці другому слово та цифри "пунктів 1–7" виключити;

в абзаці третьому слова та цифри "пунктів 1–3", "пунктів 1–5" виключити;

3) у пункті 3:

в абзаці другому слово та цифри "пунктів 1–4" виключити;

абзац третій викласти в такій редакції:

"електронні акти приймання-передавання архівних електронних документів постійного зберігання юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, що складаються відповідно до вимог, визначених розділом VIII Порядку роботи з електронними документами;";

4) у пункті 6 слово "зареєстрованим" замінити словом "зареєстрованими".

3. У розділі III:

1) у пунктах 1, 2 слова "інформаційно-телекомунікаційних" замінити словами "інформаційно-комунікаційних";

2) абзац другий пункту 3 виключити.

4. У розділі IV:

1) у пункті 2:

абзац перший після слів "юридичної особи," доповнити словами "її відокремленого підрозділу,";

абзац третій виключити;

2) пункти 3, 4 викласти в такій редакції:

"3. Для здійснення передавання файлів інформаційних об’єктів за допомогою відкритих каналів зв’язку у складі інформаційних автоматизованих систем архівів та юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів — учасників процесу приймання-передавання файлів застосовують програмне забезпечення, що відповідає Переліку стандартів та технічних специфікацій, дозволених для реалізації в засобах криптографічного захисту інформації, затвердженого наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 27 жовтня 2020 року № 687, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 грудня 2020 року за № 1272/35555 (у редакції наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 04 листопада 2023 року № 941).

4. Для здійснення приймання-передавання архівних електронних справ юридична особа, її відокремлений підрозділ надсилає до архіву електронний примірник опису справ постійного зберігання, електронний акт приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу, електронний перелік файлів архівних електронних справ, підписаних шляхом накладення кваліфікованих електронних підписів уповноважених осіб.

Оформлення електронного примірника опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки або кваліфікованого електронного підпису, якщо юридична особа, її відокремлений підрозділ у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.";

3) у пункті 5 речення друге виключити;

4) пункти 6–8 викласти в такій редакції:

"6. За результатами технічної перевірки файлів електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, електронного переліку файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ, архів складає звіт про технічну перевірку цих електронних документів, проведену відповідно до вимог глави 5 розділу III Порядку роботи з електронними документами.

7. На підставі звіту про технічну перевірку електронних документів (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, електронного переліку файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ) архів складає електронне повідомлення про отримання / відмову в реєстрації цих електронних документів, вимоги до створення якого визначені у главі 7 розділу III Порядку роботи з електронними документами.

8. У разі оформлення електронного повідомлення про відмову у реєстрації електронних документів (електронного опису справ постійного зберігання, електронного акта приймання-передавання електронних документів НАФ юридичної особи, її відокремленого підрозділу на постійне зберігання, електронного переліку файлів архівних електронних справ та архівних електронних справ) працівник архіву, на якого покладено функцію приймання цих електронних документів, забезпечує: