Відповідно до частини першої статті 17 Закону України "Про лікарські засоби" та частини другої статті 9 Закону України "Про ліцензування певних видів господарської діяльності"

1. Затвердити Ліцензійні умови провадження господарської діяльності з імпорту лікарських засобів, що додаються.

2. Встановити, що відповідність матеріально-технічної бази, кваліфікації персоналу, а також умов щодо контролю за якістю лікарських засобів вимогам до імпорту лікарських засобів та заявленим у поданих заявником документах для одержання ліцензії на імпорт лікарських засобів характеристикам підтверджується матеріалами планової перевірки додержання ліцензійних умов провадження господарської діяльності з виробництва лікарських засобів або оптової торгівлі лікарськими засобами або перевірки перед видачею ліцензії на провадження господарської діяльності з виробництва лікарських засобів або оптової торгівлі лікарськими засобами відповідно до законодавства України, а у разі непроведення таких перевірок - матеріалами перевірки перед видачею ліцензії на провадження господарської діяльності з імпорту лікарських засобів.

3. Начальнику Управління лікарських засобів та медичної продукції Коношевич Л.В. в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Богачева Р.М.

5. Цей наказ набирає чинності з 01 березня 2013 року.

1.1. Ці Ліцензійні умови розроблені відповідно до Законів України "Про лікарські засоби" , "Про ліцензування певних видів господарської діяльності" та встановлюють кваліфікаційні, організаційні та інші вимоги для провадження господарської діяльності з імпорту лікарських засобів.

1.2. Дія цих Ліцензійних умов поширюється на всіх суб'єктів господарювання незалежно від форми власності, які провадять господарську діяльність з імпорту лікарських засобів, а також на фізичних осіб - підприємців, які провадять господарську діяльність у зазначеній галузі (далі - суб'єкт господарювання).

Ці Ліцензійні умови поширюються на суб’єктів господарювання, які ввозять лікарські засоби з метою їх подальшої реалізації або використання у виробництві готових лікарських засобів.

Дія цих Ліцензійних умов не поширюється на діяльність із ввезення лікарських засобів на територію України відповідно до Законів України "Про гуманітарну допомогу" , "Про благодійну діяльність та благодійні організації" та "Про виконання програм Глобального фонду для боротьби із СНІДом, туберкульозом та малярією в Україні" .

Дія цих Ліцензійних умов не поширюється на діяльність із ввезення на територію України активних фармацевтичних інгредієнтів.

1.3. Терміни, що вживаються у цих Ліцензійних умовах, мають такі значення:

імпорт лікарських засобів - діяльність, пов’язана із ввезенням на територію України зареєстрованих лікарських засобів з метою їх подальшої реалізації або використання у виробництві готових лікарських засобів, включаючи: зберігання, контроль якості, випуск серії (підтвердження імпортером сертифіката якості, що видається виробником, та видача дозволу на випуск) та оптову торгівлю лікарськими засобами, зазначеними у додатку до ліцензії;

імпортер лікарських засобів (далі - імпортер) - суб'єкт господарювання, зареєстрований в Україні (резидент), який здійснює господарську діяльність з імпорту лікарських засобів та має ліцензію на імпорт лікарських засобів;

ліцензіат - суб'єкт господарювання, який одержав ліцензію на провадження певного виду господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню;

належна виробнича практика (Good Manufacturing Practice (GMP)) - частина системи забезпечення якості, яка гарантує, що лікарські засоби постійно виробляються і контролюються відповідно до стандартів якості, які відповідають їх призначенню, а також відповідно до вимог реєстраційного досьє або специфікації на цю продукцію;

оптова торгівля лікарськими засобами - діяльність з придбання лікарських засобів у виробників лікарських засобів або інших суб'єктів господарювання, що мають відповідну ліцензію, зберігання, транспортування та продажу лікарських засобів з аптечних складів (баз) іншим суб'єктам оптової або роздрібної торгівлі лікарськими засобами, які отримали на це відповідні ліцензії, та безпосередньо закладам охорони здоров’я і виробникам лікарських засобів;

реалізація - діяльність суб’єктів господарювання з продажу товарів (робіт, послуг);

уповноважена особа для суб’єктів господарювання, які здійснюють імпорт лікарських засобів (далі - Уповноважена особа), - фахівець з повною вищою фармацевтичною, хімічною, біологічною або біотехнологічною освітою та стажем роботи за фахом не менше двох років у сфері виробництва, контролю якості, оптової торгівлі або розробки лікарських засобів, на якого суб'єктом господарювання покладено обов’язки щодо функціонування системи забезпечення якості лікарських засобів при їх імпорті (ввезенні) на територію України та надання дозволу на випуск (реалізацію) імпортованих лікарських засобів.

Терміни, що застосовуються в цих Ліцензійних умовах, визначаються Законом України "Про лікарські засоби" та Законом України "Про ліцензування певних видів господарської діяльності" .

1.4. Приймання документів, що подаються для одержання ліцензії, видача, переоформлення, анулювання ліцензій, видача дублікатів ліцензій, ведення ліцензійних справ і ліцензійних реєстрів, видача розпоряджень про усунення порушень цих Ліцензійних умов проводяться Державною службою України з лікарських засобів (далі - Держлікслужба України).

1.5. Для одержання ліцензії на провадження господарської діяльності з імпорту лікарських засобів суб'єкт господарювання подає до Держлікслужби України заяву за формою, наведеною у додатку 1 до цих Ліцензійних умов.

У разі наявності в заявника відокремлених структурних підрозділів, які провадитимуть господарську діяльність на підставі отриманої ліцензії, у заяві зазначаються їх адреси за місцем провадження господарської діяльності.

1.6. До заяви додаються документи, передбачені статтею 10 Закону України "Про ліцензування певних видів господарської діяльності" , а саме:

копія досьє імпортера, затвердженого суб’єктом господарювання, за формою, наведеною у додатку 10до цих Ліцензійних умов.

Заява про видачу ліцензії та документи, що додаються до неї, приймаються за описом документів, що додаються до заяви про видачу ліцензії, за формою, наведеною у додатку 2 до цих Ліцензійних умов, копія якого видається заявнику з відміткою про дату прийняття документів Держлікслужбою України та підписом уповноваженої посадової особи.

Усі подані заявником документи формуються в окрему справу.

1.7. Заява про видачу ліцензії залишається без розгляду, якщо:

заява подана (підписана) особою, яка не має на це повноважень;

документи оформлені з порушенням вимог статті 10 Закону України "Про ліцензування певних видів господарської діяльності" .

Про залишення заяви про видачу ліцензії без розгляду заявник повідомляється Держлікслужбою України в письмовій формі із зазначенням підстав залишення заяви без розгляду у строки, передбачені для видачі ліцензії.

1.8. Після усунення причин, що були підставою для прийняття рішення про залишення заяви про видачу ліцензії без розгляду, заявник може повторно подати заяву про видачу ліцензії.

1.9. Держлікслужба України приймає рішення про видачу ліцензії або про відмову в її видачі у строк не пізніше десяти робочих днів з дати надходження заяви про видачу ліцензії та документів, що додаються до заяви.

Підставою для видачі ліцензії на імпорт лікарських засобів є наявність відповідної матеріально-технічної бази, кваліфікованого персоналу, а також умов щодо контролю за якістю лікарських засобів, що будуть ввозитися на територію України.

Відповідність матеріально-технічної бази, кваліфікації персоналу, а також умов щодо контролю за якістю лікарських засобів, що будуть ввозитися на територію України, встановленим вимогам та заявленим характеристикам у поданих заявником документах для одержання ліцензії на імпорт лікарських засобів підтверджується матеріалами планової перевірки додержання ліцензійних умов провадження господарської діяльності з виробництва лікарських засобів або оптової торгівлі лікарськими засобами або перевірки перед видачею ліцензії на провадження господарської діяльності з виробництва лікарських засобів або оптової торгівлі лікарськими засобами, проведеної відповідно до Порядку перевірки перед видачею ліцензії на провадження господарської діяльності з виробництва лікарських засобів, оптової, роздрібної торгівлі лікарськими засобами , затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 11 липня 2012 року № 513, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 липня 2012 року за № 1262/21574.

У разі непроведення таких перевірок відповідність матеріально-технічної бази, кваліфікації персоналу, а також умов щодо контролю за якістю лікарських засобів, що будуть ввозитися на територію України, встановленим вимогам та заявленим характеристикам у поданих заявником документах для одержання ліцензії підлягає перевірці до видачі ліцензії у межах строків, передбачених для видачі ліцензії на провадження господарської діяльності з імпорту лікарських засобів, за місцем провадження діяльності Держлікслужбою України або її територіальними органами у порядку, визначеному МОЗ України.

1.10. Повідомлення про прийняття рішення про видачу ліцензії або про відмову у видачі ліцензії надсилається (видається) заявникові в письмовій формі протягом трьох робочих днів з дати прийняття відповідного рішення.

1.11. Підставами для прийняття рішення про відмову у видачі ліцензії є:

недостовірність даних у документах, поданих заявником для отримання ліцензії;

невідповідність заявника згідно з поданими документами цим Ліцензійним умовам.

У разі відмови у видачі ліцензії на підставі виявлення недостовірних даних у документах, поданих заявником для видачі ліцензії, суб'єкт господарювання може подати до Держлікслужби України нову заяву про видачу ліцензії не раніше ніж через три місяці з дати прийняття рішення про відмову у видачі ліцензії.

У разі відмови у видачі ліцензії на підставі невідповідності заявника цим Ліцензійним умовам суб'єкт господарювання може подати до Держлікслужби України нову заяву про видачу ліцензії після усунення причин, що стали підставою для відмови у видачі ліцензії.

1.12. Відповідність суб'єкта господарювання Ліцензійним умовам установлюється Держлікслужбою України на підставі поданих документів, які додаються до заяви про видачу ліцензії на імпорт лікарських засобів. Держлікслужба України не може доручати іншим особам визначати спроможність суб'єктів господарювання виконувати ці Ліцензійні умови згідно з поданими документами.

1.13. Ліцензія на імпорт лікарських засобів оформляється на бланку єдиного зразка, що затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 20 листопада 2000 року № 1719 "Про запровадження ліцензії єдиного зразка для певних видів господарської діяльності". Ліцензія підписується керівником Держлікслужби України або його заступником та засвідчується печаткою цього органу.

1.14. Ліцензія оформляється не пізніше ніж за три робочі дні з дня надходження документа, що підтверджує внесення плати за видачу ліцензії.

Якщо заявник протягом тридцяти календарних днів з дня направлення йому повідомлення про прийняття рішення про видачу ліцензії не подав документ, який підтверджує внесення плати за видачу ліцензії, або не звернувся до Держлікслужби України для отримання оформленої ліцензії, то Держлікслужба України має право скасувати рішення про видачу ліцензії або прийняти рішення про визнання такої ліцензії недійсною.

1.15. Ліцензія на імпорт лікарських засобів видається разом із додатком, у якому зазначаються перелік лікарських засобів, дозволених до імпорту ліцензіату, та особливі умови провадження діяльності (додаток 3). У зв’язку зі зміною переліку лікарських засобів, дозволених до імпорту ліцензіату, а також умов провадження діяльності з імпорту лікарських засобів додаток до ліцензії підлягає заміні за письмовим зверненням ліцензіата. Замінений додаток до ліцензії видається ліцензіату, попередній додаток до ліцензії підлягає поверненню до Держлікслужби України.

1.16. Видача ліцензії реєструється у пронумерованому, прошнурованому та скріпленому печаткою журналі обліку заяв та виданих ліцензій на провадження господарської діяльності з імпорту лікарських засобів за формою, наведеною у додатку 4 до цих Ліцензійних умов.

1.17. Для кожного місця провадження господарської діяльності відокремленого структурного підрозділу, який провадитиме господарську діяльність на підставі отриманої ліцензіатом ліцензії, Держлікслужба України видає ліцензіату засвідчену нею копію ліцензії, яка реєструється в журналі обліку заяв та виданих ліцензій на провадження господарської діяльності з імпорту лікарських засобів. Засвідчена Держлікслужбою України копія ліцензії є документом, що підтверджує право ліцензіата на провадження певного виду господарської діяльності за місцем провадження господарської діяльності, зазначеним у копії ліцензії.

Копія ліцензії видається у порядку, передбаченому для видачі ліцензії.

1.18. У разі створення ліцензіатом нового відокремленого підрозділу, який провадитиме певний вид господарської діяльності згідно з отриманою ліцензією, ліцензіат повинен подати до Держлікслужби України заяву про видачу копії ліцензії на імпорт лікарських засобів (додаток 5) та документи, передбачені статтею 10 Закону України "Про ліцензування певних видів господарської діяльності" .

1.19. Ліцензіат не може передавати ліцензію або її копію іншій юридичній або фізичній особі для провадження господарської діяльності.

1.20. Ліцензія підлягає переоформленню у разі:

зміни найменування юридичної особи (якщо зміна найменування не пов'язана з реорганізацією юридичної особи) або прізвища, імені, по батькові фізичної особи - підприємця;

зміни місцезнаходження юридичної особи або місця проживання фізичної особи - підприємця;

змін, пов'язаних з провадженням ліцензіатом господарської діяльності з імпорту лікарських засобів.

1.21. У разі виникнення підстав для переоформлення ліцензії ліцензіат зобов'язаний протягом десяти робочих днів подати до Держлікслужби України заяву про переоформлення ліцензії на імпорт лікарських засобів (додаток 6) разом з ліцензією, що підлягає переоформленню, та відповідними документами або їх нотаріально засвідченими копіями, які підтверджують зазначені зміни.

1.22. Ліцензіат, який подав заяву про переоформлення ліцензії та відповідні документи, може провадити свою діяльність на підставі довідки про прийняття зазначених документів до розгляду, яка видається Держлікслужбою України.

1.23. У разі втрати або пошкодження ліцензії ліцензіат зобов'язаний звернутися до Держлікслужби України із заявою про видачу дубліката ліцензії (додаток 7).

1.24. Ліцензіат, який подав заяву та відповідні документи для видачі дубліката ліцензії замість втраченої або пошкодженої, може провадити свою діяльність на підставі довідки про подання заяви про видачу дубліката ліцензії, яка видається Держлікслужбою України у разі подання заяви про видачу дубліката ліцензії.

1.25. У разі ліквідації відокремленого підрозділу ліцензіата, який провадив господарську діяльність згідно з отриманою ліцензією, або в разі припинення провадження відокремленим підрозділом ліцензіата господарської діяльності згідно з отриманою ліцензією ліцензіат зобов'язаний протягом семи робочих днів з дати ліквідації такого відокремленого підрозділу або з дати припинення діяльності таким відокремленим підрозділом подати повідомлення про припинення діяльності відокремленим підрозділом ліцензіата (додаток 8) у письмовій формі до Держлікслужби України безпосередньо або направити його рекомендованим листом.

1.26. Заява про анулювання ліцензії, подана до Держлікслужби України суб’єктом господарювання, який провадив господарську діяльність згідно з отриманою ліцензією, є підставою для анулювання ліцензії (додаток 9).

1.27. Держлікслужба України формує і веде ліцензійний реєстр з імпорту лікарських засобів.

2.1. Суб'єкт господарювання при здійсненні діяльності з імпорту лікарських засобів повинен дотримуватись вимог законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства охорони здоров'я України, інших нормативно-правових актів, що регулюють діяльність, пов'язану з обігом лікарських засобів, та установленого законодавством порядку прийняття та оформлення громадян на роботу відповідно до вимог Кодексу законів про працю України .

2.2. Імпорт лікарських засобів здійснюється суб'єктами господарювання на підставі ліцензії на імпорт лікарських засобів за умови виконання кваліфікаційних, організаційних, інших спеціальних вимог, установлених цими Ліцензійними умовами. Імпорт лікарських засобів без наявності ліцензії забороняється, крім випадків, зазначених в абзацах третьому та четвертому пункту 1.2 розділу I цих Ліцензійних умов, крім випадків, зазначених в абзацах третьому та четвертому пункту 1.2 розділу I цих Ліцензійних умов.

2.3. Лікарські засоби, що ввозяться в Україну, повинні супроводжуватися сертифікатом якості серії лікарського засобу, виданим виробником.

Імпорт неякісних лікарських засобів забороняється. Термін придатності лікарських засобів, що ввозяться на територію України, має становити не менше половини терміну, визначеного виробником, за умови, якщо виробник визначив термін менше одного року, або не менш як шість місяців за умови, якщо виробник визначив термін більше одного року.

Суб'єкт господарювання зобов'язаний зберігати сертифікати якості виробника (копії на паперових чи скановані копії на електронних носіях) на серії лікарських засобів, реалізованих суб'єктом господарювання, протягом одного року після закінчення терміну придатності серії лікарського засобу або щонайменше п’ять років (залежно від того, який термін довше).

У разі зберігання сертифікатів якості у вигляді сканованих копій ліцензіат зобов'язаний надати (на вимогу) їх роздруковані копії, засвідчені печаткою суб'єкта господарювання, у строк не пізніше двох днів.

2.4. Суб'єкт господарювання повинен забезпечити:

відповідність матеріально-технічної бази, кваліфікації персоналу, а також умов щодо контролю за якістю лікарських засобів, що будуть ввозитися на територію України, вимогам нормативних документів щодо імпорту, зберігання, контролю якості, оптової торгівлі лікарськими засобами або виробництва лікарських засобів;

дотримання вимог законодавства щодо якості лікарських засобів під час їх ввезення на територію України, транспортування, зберігання, оптової торгівлі ними;

наявність Уповноваженої(их) особи (осіб), яка (які) є відповідальною(ими) за підтвердження сертифіката якості серії лікарського засобу та дозвіл на його випуск (реалізацію).

2.5. Ліцензіат повинен мати кваліфікований персонал з практичним досвідом роботи у кількості, достатній для забезпечення належного виконання всіх завдань, пов'язаних з його діяльністю.

2.6. Ввезення наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів на територію України здійснюється за наявності ліцензії на провадження господарської діяльності з обігу наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів.

2.7. Суб'єкт господарювання зобов'язаний мати план термінових дій, які забезпечують виконання наказів МОЗ України та Держлікслужби України щодо зупинення імпорту, вилучення з обігу лікарських засобів і вжиття відповідних організаційних заходів щодо повернення продавцю (виробнику) зазначених лікарських засобів або їх знищення та утилізації.

2.8. Імпорт лікарських засобів здійснюється за наявності затвердженого суб’єктом господарювання, який має намір здійснювати господарську діяльність з імпорту лікарських засобів або здійснює господарську діяльність з імпорту лікарських засобів, досьє імпортера з додержанням вимог чинної Державної Фармакопеї України та/або Європейської фармакопеї, а за відсутності вимог у цих фармакопеях - інших провідних фармакопей (Британська фармакопея, фармакопея США, фармакопея Японії), інших нормативно-технічних документів та нормативно-правових актів, які встановлюють вимоги до лікарського засобу, його упаковки, умов і термінів зберігання та методів контролю якості лікарського засобу.

Імпорт лікарських засобів здійснюється з додержанням вимог зазначених нормативно-технічних документів, нормативно-правових актів та вимог належної виробничої практики в частині, що стосується діяльності з імпорту лікарських засобів, які встановлені в розділі III цих Ліцензійних умов.

Виробництво лікарських засобів, які ввозяться на територію України, повинно відповідати вимогам належної виробничої практики лікарських засобів. Підтвердження відповідності умов виробництва лікарських засобів вимогам належної виробничої практики здійснюється згідно з Порядком проведення підтвердження відповідності умов виробництва лікарських засобів вимогам належної виробничої практики , затвердженим наказом Міністерства охорони здоров'я України від 27 грудня 2012 року № 1130, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 січня 2013 року за № 133/22665.

Дія цього пункту не поширюється на активні фармацевтичні інгредієнти.

2.9. Ліцензіат повинен зберігати документи, які підтверджують: закупівлю, ввезення на територію України, зберігання, транспортування, оптову торгівлю (дистрибуцію), знищення або утилізацію лікарських засобів.

2.10. Ліцензіат зобов'язаний повідомляти Держлікслужбу України про всі зміни даних, зазначених у документах, що додавалися до заяви про видачу ліцензії. У разі виникнення таких змін ліцензіат зобов'язаний протягом десяти робочих днів подати до органу ліцензування (особисто або рекомендованим листом) відповідне повідомлення в письмовій формі разом з документами та/або їх копіями, які підтверджують зазначені зміни, засвідченими в установленому законодавством порядку.

2.11. Ліцензіат зобов'язаний здійснювати імпорт лікарських засобів таким чином, щоб забезпечити відповідність лікарських засобів їх призначенню, вимогам нормативних аналітичних документів, реєстраційного досьє або специфікацій та методів контролю якості (МКЯ), затверджених МОЗ України, та виключити ризик для пацієнтів, пов'язаний із недостатньою безпекою, якістю чи ефективністю лікарських засобів. Для цього повинна бути створена, повністю документована і правильно функціонувати ефективна фармацевтична система якості, яка вимагає участі керівного персоналу та працівників різних підрозділів ліцензіата відповідно до цих Ліцензійних умов.

2.12. Імпорт лікарського засобу повинен здійснюватися ліцензіатом відповідно до контракту(ів) (договору(ів), укладеного(их) із закордонним виробником або постачальником цього лікарського засобу та власником реєстраційного посвідчення на цей лікарський засіб. У контракті(ах) (договорі(ах) повинно бути чітко зазначено сторони, що відповідають за забезпечення якості, безпеки та ефективності лікарського засобу відповідно до реєстраційного досьє, законодавства України та цих Ліцензійних умов, зокрема вимоги щодо умов зберігання, транспортування, сертифікації та контролю якості, відповідальності Уповноважених осіб, зберігання контрольних та архівних зразків тощо.

У контракті(ах) (договорі(ах) повинні, зокрема, міститися положення щодо обов’язків сторін стосовно розгляду рекламацій та дефектів, вилучення з обігу (відкликання) продукції; знищення або утилізації продукції; запобігання постачанню неякісних, або підроблених, або неправильно маркованих, або фальсифікованих, або незареєстрованих лікарських засобів, нерозфасованої продукції (продукції «in bulk»); забезпечення належних умов транспортування; зберігання контрольних та архівних зразків; інших обов’язків сторін щодо якості продукції.

3.1. Фармацевтична система якості

3.1.1. Ліцензіат зобов'язаний ввозити лікарські засоби таким чином, щоб забезпечити їх відповідність своєму призначенню, вимогам реєстраційного досьє та виключити ризик для пацієнтів, пов'язаний із недостатньою безпекою, якістю чи ефективністю лікарських засобів.

Для забезпечення якості лікарських засобів запроваджується та функціонує фармацевтична система якості, що включає належну виробничу практику, належну практику дистрибуції, належну практику зберігання та управління ризиками для якості.

3.1.2. Фармацевтична система якості повинна гарантувати, що:

розроблена, впроваджена, підтримується та безперервно удосконалюється система, яка дає можливість постійно поставляти продукцію з відповідними показниками якості;

чітко визначені обов'язки керівного персоналу ліцензіата;

затверджені письмові процедури, що забезпечують управління зовнішньою діяльністю;

при випуску серії враховуються результати контролю продукції і процесів, розслідувань відхилень, вживання запобіжних дій для уникнення потенційних відхилень, які могли б відбутися в майбутньому;

запроваджено управління змінами;

застосовується відповідний рівень аналізу основних причин під час розслідування відхилень, передбачуваного браку продукції та інших проблем (вони можуть бути визначені з використанням принципів управління ризиками для якості). За результатами встановлення причин відхилень та невідповідностей повинні бути розроблені і здійснені відповідні коригувальні та/або запобіжні дії (CAPAs). Ефективність таких дій контролюється і оцінюється відповідно до принципів управління ризиками для якості;

лікарські засоби не будуть продані й поставлені до того, як Уповноважена особа не засвідчить, що кожна серія продукції була виготовлена і проконтрольована відповідно до вимог реєстраційного досьє та будь-яких інших вимог щодо виготовлення, контролю і випуску лікарських засобів;

здійснені достатні заходи щодо забезпечення якості лікарських засобів протягом усього терміну придатності при їхньому зберіганні, дистрибуції й подальшому обігу;

наявна процедура проведення самоінспекції та/або аудиту якості, за якою регулярно оцінюють ефективність і придатність фармацевтичної системи якості.

3.1.3. Керівний персонал є відповідальним за наявність ефективної фармацевтичної системи якості і необхідних ресурсів для неї, а також за те, що обов'язки і повноваження визначені, доведені до відома і впроваджені на рівні всієї організації.

3.1.4. Періодичний огляд функціонування фармацевтичної системи якості із залученням керівного персоналу необхідно проводити не рідше одного разу на рік.

3.1.5. Фармацевтична система якості повинна бути визначена і задокументована. Ліцензіату необхідно затвердити документ, що містить опис фармацевтичної системи якості, включаючи обов'язки керівного персоналу.

3.1.6. Основні вимоги належної виробничої практики, що стосуються імпорту лікарських засобів:

повинні бути наявні всі засоби для виконання вимог належної виробничої практики, включаючи:

навчений персонал, що має необхідну кваліфікацію;

належні приміщення та площі;

необхідне обладнання і правильне його обслуговування;

затверджені письмові методики (процедури) та інструкції згідно з фармацевтичною системою якості;

відповідне зберігання і транспортування;

інструкції та методики повинні бути викладені у вигляді конкретних вимог щодо виконання процесів (операцій);

процедури повинні виконуватись навченим персоналом;

під час імпорту необхідно складати протоколи, які документально підтверджують, що належним чином дотримані всі стадії, які вимагають встановлені методики та інструкції, а також те, що кількість і якість продукції відповідають запланованим нормам;

будь-які значні відхилення повинні бути повністю запротокольовані та досліджені з метою визначення основної причини та здійснення відповідних коригувальних та запобіжних дій;

протоколи (зокрема, з оптової торгівлі (дистрибуції) дають змогу простежити вичерпну інформацію щодо серії;

при оптовій торгівлі (дистрибуції) лікарськими засобами зведений до мінімуму ризик зниження їх якості та враховані вимоги належної практики дистрибуції та належної практики зберігання;

існує система вилучення з обігу (відкликання) будь-якої серії продукції з продажу або постачання;

необхідно розглядати рекламації на продукцію, виявляти випадки дефектів якості та приймати відповідні заходи як щодо дефектної продукції, так і для запобігання подібним випадкам.

3.1.7. Контроль якості охоплює відбір зразків, специфікації і проведення випробувань, а також процедури організації, документування і видачі дозволу на випуск, які гарантують, що проведені всі відповідні випробування і що продукція не буде допущена до використання або реалізації доти, доки їх якість не буде визнана задовільною. До контролю якості висувають такі основні вимоги:

наявність належних засобів, навчений персонал і затверджені методики (процедури) для відбору зразків, контролю й випробування продукції;

відбір зразків продукції здійснюється відповідно до встановлених ліцензіатом письмових методик (процедур);

методи випробування повинні пройти валідацію;

мають бути складені протоколи, які документально підтверджують, що всі необхідні заходи щодо відбору зразків, контролю та методик випробування проведені. Будь-які відхилення мають бути повністю запротокольовані й досліджені;

до складу готової продукції мають входити активні інгредієнти та допоміжні речовини, які відповідають реєстраційному досьє щодо якісного і кількісного складу;

жодна серія готової продукції не може бути дозволена для продажу або постачання до того, як Уповноважена особа ліцензіата засвідчить її відповідність вимогам реєстраційного досьє та ліцензії на імпорт лікарських засобів;

необхідно зберігати достатню кількість контрольних зразків лікарських засобів, що дає змогу проводити випробування продукції в процесі зберігання (за необхідності) згідно з пунктом 3.11 цього розділу; зразки необхідно зберігати в споживчій упаковці.

3.1.8. Необхідно проводити регулярні періодичні огляди якості всіх зареєстрованих лікарських засобів відповідно до вимог чинної настанови з належної виробничої практики. Якщо власник реєстраційного посвідчення не є імпортером, має бути договір (контракт) між сторонами, в якому встановлено їх відповідні обов’язки щодо здійснення огляду якості.

3.1.9. Управління ризиками для якості є систематичним процесом для загальної оцінки, контролю, передачі інформації, а також огляду ризиків для якості лікарських засобів. Його можна застосовувати як перспективно, так і ретроспективно відповідно до вимог чинної настанови з належної виробничої практики.

3.2. Персонал

3.2.1. Ліцензіат повинен мати достатню кількість кваліфікованого персоналу для вирішення всіх завдань, які покладені на ліцензіата. Персонал повинен знати та дотримуватись принципів належної виробничої практики, належної практики дистрибуції, належної практики зберігання, що стосуються його діяльності, а також пройти навчання відповідно до його обов'язків, включаючи інструктаж з виконання гігієнічних вимог.

3.2.2. У ліцензіата повинна бути організаційна схема. Ліцензіат повинен затвердити посадові інструкції з визначенням прав, обов'язків і відповідних повноважень для їх виконання.

3.2.3. До керівного персоналу належать керівник підрозділу контролю якості та Уповноважена(і) особа(и). Керівний персонал повинен працювати відповідно до внутрішнього трудового розпорядку та вимог законодавства про працю.

3.2.4. Уповноважена особа має такі обов'язки:

а) підтверджувати, що кожна імпортована серія лікарських засобів, вироблених поза межами України, обов'язково пройшла в Україні контроль якості згідно з Порядком здійснення державного контролю якості лікарських засобів, що ввозяться в Україну , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2005 року № 902;

б) фіксувати у дозволі на випуск (реалізацію) за формою, затвердженою у додатку 11 до цих Ліцензійних умов, або у дозволі на використання у виробництві, що кожна серія продукції вироблена і/або випробувана/перевірена відповідно до умов, зазначених у підпункті «а» цього підпункту. Дозвіл на випуск (реалізацію) або дозвіл на використання у виробництві необхідно зберігати протягом одного року після закінчення терміну придатності серії лікарського засобу або щонайменше п’ять років з дати видачі (залежно від того, який термін довше).

Ліцензіат повинен забезпечити постійне виконання Уповноваженою(ими) особою(ами) своїх обов'язків. У разі тимчасової відсутності Уповноваженої особи її обов'язки повинні виконуватися іншою Уповноваженою особою.

3.2.5. Обов'язками керівника підрозділу контролю якості (у разі наявності такого підрозділу) є:

дозволяти або відхиляти (відбраковувати) нерозфасовану продукцію (продукцію «in bulk») і готові лікарські засоби;

забезпечувати проведення всіх необхідних випробувань;

затверджувати специфікації, інструкції з відбору зразків, методи випробування та інші методики з контролю якості;

затверджувати кандидатури аналітиків, які залучаються до роботи за контрактом, і здійснювати за ними нагляд;

контролювати стан і обслуговування свого підрозділу, приміщень і обладнання;

забезпечувати проведення відповідної валідації;

забезпечувати проведення необхідного навчання персоналу свого підрозділу.

3.2.6. Ліцензіат повинен забезпечити безперервне навчання персоналу, діяльність якого може вплинути на якість продукції. Навчання повинно проводитися відповідно до затверджених ліцензіатом навчальних програм. Крім основного навчання, кожен прийнятий на роботу працівник повинен пройти навчання відповідно до покладених на нього обов'язків. Ліцензіат повинен періодично оцінювати практичну ефективність навчання. Ліцензіат повинен забезпечити навчання персоналу, обов'язки якого передбачають перебування у складських зонах або контрольних лабораторіях (включаючи технічний і обслуговувальний персонал, а також співробітників, які здійснюють прибирання).

3.2.7. Ліцензіат повинен затверджувати навчальні програми, які охоплюють, зокрема, теорію і застосування концепції управління якістю та вимоги належної виробничої практики, належної практики дистрибуції та належної практики зберігання. Крім основного навчання, персонал повинен пройти навчання відповідно до закріплених за ним обов'язків. Необхідно також проводити подальше навчання, періодично оцінюючи його практичну ефективність. Протоколи навчання необхідно зберігати.

3.2.8. Ліцензіат не повинен допускати персонал або відвідувачів, які не пройшли навчання, у складські зони або зони контролю якості. Персонал або відвідувачі, які не пройшли навчання, повинні попередньо пройти інструктаж, зокрема щодо гігієнічних вимог до персоналу і використання захисного одягу.

3.2.9. У ліцензіата повинні бути встановлені гігієнічні вимоги, що відповідають виду діяльності, який провадиться, та забезпечено їх дотримання. Ці вимоги повинні, зокрема, включати вимоги до стану здоров'я персоналу, гігієнічних процедур і технологічного одягу. Ліцензіат повинен мати документацію з гігієни персоналу.

3.2.10. При прийнятті на роботу персонал, діяльність якого може вплинути на якість продукції, повинен пройти медичне обстеження, а в подальшому - періодичні медичні огляди. Ліцензіат є відповідальним за наявність інструкцій, відповідно до яких забезпечується його інформування про такий стан здоров'я співробітників, який може вплинути на якість продукції. Ліцензіат повинен вжити організаційних заходів, які мають гарантували, що жоден працівник з інфекційним захворюванням або ранами на відкритих ділянках тіла не буде допущений до складських приміщень (зон) та зон контролю якості.

3.2.11. Ліцензіат повинен забезпечити, щоб кожна особа, яка входить у складські приміщення (зони) та зони контролю якості, носила захисний одяг, що відповідає виконуваним нею операціям.

3.2.12. Забороняється їсти, жувати, пити, палити, а також зберігати харчову продукцію, напої, тютюнові вироби та особисті лікарські засоби у зонах контролю якості і складських зонах. Забороняються всі дії, які порушують гігієнічні вимоги усередині складських приміщень, зон зберігання або в будь-якій іншій зоні, якщо вони можуть негативно вплинути на продукцію.

3.2.13. Доступ у складські приміщення (зони) і зони контролю якості повинен бути дозволений уповноваженому на це персоналу і контролюватися. Відвідувачі та/або працівники, які не пройшли навчання, повинні попередньо пройти інструктаж, зокрема щодо гігієнічних вимог до персоналу і використання захисного одягу, та можуть отримати допуск до таких приміщень (зон), за необхідності, за наявності відповідного супроводу.

3.3. Приміщення та обладнання

3.3.1. Складські приміщення повинні мати у своєму складі:

виробничі приміщення: окремі приміщення, площі або зони для приймання і зберігання лікарських засобів та їх відпуску/відвантаження, допоміжних матеріалів і тари. До виробничих належать приміщення (зони), в яких приймаються, зберігаються лікарські засоби, приміщення (зони) комплектації та відпуску/відвантаження лікарських засобів (експедиційна), приміщення (зони) зберігання допоміжних матеріалів і тари, контролю якості лікарських засобів, зберігання карантинної продукції.

Склад, розташування виробничих приміщень та їх площа повинні забезпечувати послідовність технологічного процесу (приймання, контроль якості, зберігання, комплектація та відпуск/відвантаження лікарських засобів). За наявності лікарських засобів, які потребують особливих умов зберігання (сильнодіючі, отруйні, наркотичні, психотропні, імунобіологічні, прекурсори, термолабільні, вогненебезпечні, легкозаймисті, вибухонебезпечні препарати тощо), повинні бути відповідно обладнані окремі приміщення (зони) для їх зберігання.

Мінімальний набір побутових приміщень включає: приміщення персоналу, вбиральню, де наявні водопровід, каналізація. Також у ліцензіата можуть бути інші побутові приміщення: гардеробна, душова, кімната для вживання їжі (їдальня) тощо.

Мінімальний набір допоміжних приміщень включає приміщення або шафи для зберігання предметів прибирання.

Також у ліцензіата можуть бути інші допоміжні приміщення: приміщення для приготування дезінфекційних розчинів, операторська, архів, серверна, кімнати охорони, навчальні кабінети, приміщення для зберігання робочих засобів для навантажувально-розвантажувальних робіт тощо.

До службових приміщень (за наявності) належать: приміщення підготовки та обробки супровідної документації, кабінет керівника, кабінет заступника керівника, кімнати персоналу, що бере участь у технологічному процесі - опрацювання претензій та рекламацій, повернення, підготовка документів для виконання процесів приймання, комплектації та відпуску/відвантаження продукції, приміщення (зони) для технологічного обладнання автоматизованих складів тощо.

До додаткових приміщень (за наявності) належать: коридори, тамбури, сходові клітки, ліфтові шахти, електрощитові, бойлерні, венткамери (шахти) тощо.

Приміщення (зони) для зберігання інвентарю для прибирання виробничих приміщень та приміщення (зони) зберігання робочих засобів для навантажувально-розвантажувальних робіт можуть знаходитись у виробничих приміщеннях.

Розміщення складських приміщень повинно виключати необхідність проходу працівників для переодягання у спеціальний одяг через виробничі приміщення.

3.3.2. Складські приміщення розміщуються за умови влаштування вантажно-розвантажувальної площадки для під'їзду машин (рампа з навісом тощо) поза фронтом вікон приміщень з постійним перебуванням людей на будь-якому поверсі в ізольованих приміщеннях з окремим самостійним виходом назовні, в окремо розташованих спеціально облаштованих капітальних будівлях, а також у допоміжних будівлях промислових підприємств (з урахуванням вимог підпункту 3.5.2 пункту 3.5 цього розділу).

3.3.3. Приміщення та обладнання повинні розташовуватися, проектуватися, облаштовуватися, застосовуватися та експлуатуватися таким чином, щоб відповідати операціям, які в них проводяться, а також гарантувати, що ремонт і експлуатація не будуть становити ніякої небезпеки для якості продукції. Приміщення необхідно прибирати і дезінфікувати відповідно до затверджених відповідною посадовою особою ліцензіата письмових процедур (методик). Освітлення, температура, вологість і вентиляція повинні відповідати вимогам нормативно-технічних документів і не повинні чинити несприятливого впливу ні на лікарські засоби під час їх зберігання, ні на точність функціонування обладнання, ні на працівників.

3.3.4. Навколишнє середовище приміщень, з огляду на всі заходи для захисту зберігання лікарських засобів, повинно становити мінімальний ризик у плані контамінації продукції.

Приміщення повинні бути захищені від проникнення в них комах або тварин.

Повинні бути вжиті заходи, що запобігають входу у приміщення сторонніх осіб. Зони зберігання і контролю якості не повинні використовуватися як прохідні для персоналу, який у них не працює.

3.3.5. Виробничі приміщення (зони) повинні мати достатню площу, щоб забезпечити упорядковане зберігання різних категорій матеріалів та лікарських засобів, а також лікарських засобів, що знаходяться у карантині, дозволені для випуску, відбраковані, повернуті або відкликані.

3.3.6. Виробничі приміщення (зони) повинні бути пристосовані для забезпечення належних умов зберігання. Зокрема, вони повинні бути чистими і сухими, у них повинна підтримуватися необхідна температура. Якщо потрібні спеціальні умови зберігання (наприклад температура, вологість), то їх необхідно забезпечувати, перевіряти і контролювати.

3.3.7. У місцях приймання і відправлення повинен бути забезпечений захист матеріалів і продукції від впливу погодних умов. Зони приймання мають бути спроектовані й обладнані так, щоб тару з продукцією, яка надходить, перед складуванням за необхідності можна було очищати.

3.3.8. Якщо карантин забезпечується тільки зберіганням продукції в окремих зонах, то такі зони мають бути чітко марковані.

3.3.9. Для зберігання відбракованих, відкликаних або повернутих матеріалів або продукції мають бути передбачені окремі зони.

3.3.10. Сильнодіючі лікарські засоби необхідно зберігати в безпечних і захищених зонах.

3.3.11. Лабораторії з контролю якості, у разі їх наявності, мають бути відокремлені від складських приміщень (зон), насамперед, лабораторії з контролю біологічних і мікробіологічних препаратів, а також радіоізотопів, які мають бути також відокремлені одна від одної.

Контрольні лабораторії мають відповідати операціям, які в них проводяться. Щоб уникнути помилок і перехресної контамінації, вони повинні мати достатню площу. Необхідно виділити належні площі для зберігання зразків і протоколів.

Для чутливих приладів, які потребують захисту від електричних перешкод, вібрації, вологості тощо, можуть використовуватися окремі кімнати. У лабораторіях, де працюють зі специфічними субстанціями, такими як біологічні і радіоактивні зразки, необхідно встановити спеціальні вимоги.

3.3.12. Побутові приміщення, зокрема приміщення персоналу та їдальні, повинні бути відокремлені від виробничих приміщень. Не допускається, щоб туалети безпосередньо сполучалися з виробничими приміщеннями (зонами).

Майстерні мають бути відокремлені від виробничих приміщень. Приміщення, у яких утримуються тварини, мають бути добре ізольовані від інших зон; необхідно, щоб ці приміщення мали окремий вхід (доступ до тварин) і окремі системи підготовки повітря.

3.3.13. Устаткування (інвентар), що застосовують для миття й очищення, необхідно вибирати і використовувати так, щоб воно не стало джерелом контамінації.

Обладнання має бути встановлене таким чином, щоб не допустити ризику помилок або контамінації.

Для контрольних операцій мають бути в розпорядженні ваги й обладнання для вимірювань з відповідним діапазоном і точністю.

Засоби вимірювань, ваги, контрольні прилади та пристрої, що записують, через певні проміжки часу необхідно калібрувати і перевіряти відповідними методами. Необхідно вести і зберігати протоколи таких випробувань.

Несправне обладнання повинно бути вилучене із зон контролю якості або принаймні чітко промарковане як таке.

Стаціонарні трубопроводи мають бути чітко промарковані із зазначенням їхнього вмісту; за необхідності повинен бути позначений напрямок потоку.

3.3.14. Виробничі приміщення (зони) повинні бути забезпечені засобами для вимірювання температури та відносної вологості. Для кожного виробничого приміщення повинні бути забезпечені реєстрація та контроль температури і відносної вологості. Записи про температуру і відносну вологість необхідно регулярно перевіряти відповідно до складеної ліцензіатом документації. Ліцензіат повинен забезпечувати справність усіх вимірювальних засобів та проведення їх регулярної метрологічної повірки. У разі необхідності особливих умов зберігання лікарських засобів приміщення/зони зберігання мають бути обладнані приладами, що записують температуру (та відносну вологість за необхідності), або іншими приладами, що фіксують показники температури (та відносної вологості за необхідності) у потрібному діапазоні. Підтримання необхідних параметрів відповідних показників в усіх частинах відповідної зони зберігання має відбуватися відповідно до затверджених ліцензіатом процедур, які ґрунтуються на результатах проведених валідаційних досліджень, та із здійсненням ліцензіатом систематичного контролю.

3.3.15. Електрозабезпечення, опалення, освітлення, система підготовки повітря, температура і вологість повітря у виробничих приміщеннях (зонах) цілодобово повинні відповідати будівельним, санітарним нормам і правилам та не впливати негативно на лікарські засоби.

3.3.16. Матеріали для покриття стін, стелі, підлоги виробничих приміщень (зон) повинні допускати вологе прибирання з використанням дезінфекційних засобів.

Поверхня устаткування як ззовні, так і всередині, повинна бути гладкою, виготовленою із матеріалів, стійких до дії лікарських засобів, витримувати обробку дезінфекційними розчинами.

Устаткування виробничих приміщень (зон) необхідно розташувати таким чином, щоб не залишалися місця, недоступні для прибирання.

3.3.17. Для зберігання лікарських засобів виробничі приміщення (зони) повинні бути обладнані припливно-витяжною вентиляцією з механічним спонуканням (або змішаною припливно-витяжною вентиляцією з механічно-припливною), яка забезпечує повітряно-тепловий баланс приміщень.

Приміщення (зони) для зберігання вогненебезпечних та вибухонебезпечних речовин повинні бути ізольовані, захищені від прямих сонячних променів, атмосферних опадів та ґрунтових вод. Розміщення таких приміщень у підвалах, напівпідвалах та в цокольних поверхах не допускається.

3.3.18. Приміщення та устаткування повинні підлягати прибиранню, дезінфекції, дератизації згідно з інструкціями, затвердженими ліцензіатом.

3.4. Документація

3.4.1. Документація, що є невід'ємною частиною фармацевтичної системи якості, може існувати у різних формах (зокрема на паперових, електронних або фотографічних носіях).

Для забезпечення точності, цілості, доступності та чіткості документів ліцензіатом має бути запроваджений контроль за їх розробкою, оформленням, погодженням, затвердженням, переглядом, вилученням, архівацією тощо.

3.4.2. У ліцензіата повинні бути два основні види документації - документи та протоколи (записи):

а) до документів (інструкцій, вказівок, вимог) ліцензіата належать:

досьє імпортера, в якому описано діяльність ліцензіата, що має відношення до належної виробничої практики, за формою згідно з додатком 10 до цих Ліцензійних умов;

специфікації або методи контролю якості (МКЯ), які докладно описують вимоги, яким має відповідати лікарський засіб;

інструкції з випробувань, які містять детальну інформацію про використовувані вихідні матеріали, обладнання та комп’ютеризовані системи (за наявності); в них мають бути встановлені всі інструкції щодо відбору зразків та проведення випробувань;

письмові процедури (методики) (стандартні робочі методики або стандартні операційні процедури (СОП), які містять вказівки щодо виконання операцій;

правила, які містять інструкції щодо виконання та протоколювання певних окремих операцій;

договори (контракти), які укладаються між замовниками та виконавцями;

б) до протоколів (записів) належать:

документація, що підтверджує виконання різних дій (наприклад, операцій (заходів), подій, досліджень). Протоколи повинні містити первинні дані, що використовуються для формування інших протоколів;

сертифікати серій, які містять резюме результатів випробувань зразків продукції разом з оцінкою відповідності, встановленою у специфікації;

звіти, в яких документується виконання конкретних завдань, проектів або досліджень разом із результатами, висновками та рекомендаціями.

3.4.3. Необхідно впровадити відповідні заходи контролю щодо електронних документів, таких як шаблони, форми та первинні документи. Мають бути відповідні контрольні заходи для забезпечення цілості протоколів протягом строку зберігання.

3.4.4. Відтворення робочих документів з первинних документів повинно унеможливлювати внесення будь-яких помилок через процес копіювання.

3.4.5. Документи, що містять інструкції, повинні бути затверджені, підписані та датовані уповноваженими на це особами. Зміст документів має бути однозначним. Документ повинен мати відповідний номер.

3.4.6. Документи в межах фармацевтичної системи якості необхідно регулярно переглядати і актуалізувати.

3.4.7. Рукописні записи мають бути зроблені розбірливо та так, щоб запис не можна було стерти.

Протоколи необхідно укладати і комплектувати під час кожної дії, що здійснюється, і таким чином, щоб можна було простежити всю діяльність, яка стосується імпорту лікарських засобів.

Будь-яка зміна, внесена в документ, має бути підтверджена підписом і датована; зміна має давати змогу прочитати початкову інформацію. За необхідності має бути запротокольована причина зміни.

3.4.8. Необхідно мати в наявності відповідним чином санкціоновані й датовані специфікації на продукцію «in bulk», готові лікарські засоби.

Специфікації на продукцію «in bulk», готові лікарські засоби повинні включати (або містити посилання на):

присвоєне найменування продукції та код, якщо такий є;

склад;

опис лікарської форми і докладні відомості про упаковку;

вказівки щодо відбору зразків і проведення випробувань;

вимоги до якісного і кількісного визначення з допустимими межами;

умови зберігання і будь-які особливі застережні заходи при користуванні (за необхідності);

термін придатності.

3.4.9. Кожне постачання серії лікарського засобу повинно бути задокументованим відповідно до письмової процедури, затвердженої ліцензіатом, та містити таку інформацію:

найменування лікарських засобів;

дату одержання лікарських засобів;

найменування постачальника та виробника лікарських засобів;

номер серії лікарського засобу;

загальну кількість і число отриманих пакувальних одиниць лікарських засобів;

будь-яку інформацію, що стосується справи (за наявності).

3.4.10. У ліцензіата повинні бути затверджені письмові процедури з внутрішнього маркування, карантину і зберігання лікарських засобів і, якщо необхідно, інших матеріалів.

3.4.11. Необхідно мати письмові процедури відбору зразків, що містять відомості про використовувані методи й обладнання, кількість, яку необхідно відібрати, і будь-які необхідні запобіжні заходи, щоб уникнути контамінації лікарського засобу або будь-якого погіршення його якості.

3.4.12. Необхідно мати письмові методики щодо випробування лікарських засобів, які описують використовувані методи і обладнання. Проведені випробування мають бути запротокольовані.

3.4.13. Мають бути наявні письмові методики щодо процедур дозволу і відхилення лікарських засобів, зокрема щодо сертифікації Уповноваженою(ими) особою(ами) готових лікарських засобів для продажу. Уповноважена особа повинна мати у розпорядженні всі протоколи. Має бути система для зазначення особливих спостережень та будь-яких змін, внесених у критичні дані.

3.4.14. У ліцензіата повинні бути протоколи реалізації, які необхідно формувати на електронних або паперових носіях і зберігати на кожну серію лікарського засобу з метою полегшення процедури відкликання будь-якої серії.

3.4.15. Необхідно мати письмові настанови, методики/процедури, правила, а також звіти та відповідні протоколи щодо виконаних дій або зроблених висновків стосовно:

валідації та кваліфікації процесів, обладнання та систем;

монтажу і калібрування контрольного обладнання;

технічного обслуговування, очищення і санітарної обробки;

питань персоналу щодо навчання з вимог належної виробничої практики, належної практики дистрибуції та належної практики зберігання та технічних питань, перевдягання і гігієнічних вимог, а також перевірки ефективності навчання;

контролю навколишнього середовища відповідного приміщення;

боротьби з паразитами, шкідливими комахами і тваринами;

розгляду рекламацій;

вилучення з обігу (відкликання) лікарських засобів;

повернення;

контролю змін;

дослідження відхилень та невідповідностей;

внутрішнього аудиту;

зведення протоколів за необхідності (наприклад, огляд якості продукції);

аудитів виробників/постачальників.

3.4.16. Для основних одиниць контрольного обладнання мають бути наявні інструкції з експлуатації.

3.4.17. Для найбільш важливих або критичних аналітичних приладів необхідно вести журнали. У них необхідно протоколювати в хронологічному порядку, якщо необхідно, будь-яке використання зон та обладнання/методів, калібрування, технічне обслуговування, очищення або ремонтні роботи із зазначенням дат та осіб, які виконали ці роботи.

3.4.18. Необхідно вести облік документів.

3.4.19. Документацію на кожну серію лікарського засобу необхідно зберігати протягом одного року після закінчення терміну придатності серії лікарського засобу або щонайменше п’ять років з дати видачі дозволу на випуск (реалізацію) серії лікарських засобів Уповноваженою особою (залежно від того, який термін довше).

3.5. Зберігання лікарських засобів

3.5.1. Імпортовані лікарські засоби до видачі дозволу на їх випуск повинні зберігатися в карантинній зоні в умовах, установлених нормативно-технічними документами. Після видачі дозволу на випуск (реалізацію) лікарських засобів вони повинні зберігатися в умовах, установлених нормативно-технічними документами, та можуть бути реалізовані суб'єктам оптової або роздрібної торгівлі лікарськими засобами, які отримали на це відповідні ліцензії, та безпосередньо закладам охорони здоров’я і виробникам лікарських засобів.

3.5.2. Ліцензіат повинен забезпечити організацію та підтримання умов зберігання лікарських засобів в складських приміщеннях. Ліцензіатом визначається кількість необхідних приміщень/площ/зон для зберігання лікарських засобів. Лікарські засоби у складських приміщеннях (зонах зберігання) повинні зберігатися на стелажах, піддонах, підтоварниках, у шафах, холодильному та іншому спеціальному обладнанні для постійного забезпечення умов зберігання лікарських засобів відповідно до вимог, визначених виробником.

3.5.3. Виробничі приміщення (зони) приймання лікарських засобів та відпуску/відвантаження мають бути відокремлені від зон зберігання і забезпечувати належний захист лікарських засобів від несприятливих погодних умов під час вантажних робіт.

Отримані лікарські засоби підлягають вхідному контролю якості. Результати вхідного контролю повинні бути зареєстровані згідно із встановленим ліцензіатом внутрішнім порядком.

Лікарські засоби, які потребують особливих умов зберігання, повинні бути негайно розміщені у відповідних приміщеннях (зонах) зберігання.

3.5.4. Ліцензіат при зберіганні лікарських засобів зобов'язаний забезпечити уникнення їх пошкодження (розливання, розсипання, розбиття), зараження мікроорганізмами і перехресної контамінації.

Лікарські засоби, термін придатності яких минув, не підлягають поставці (продажу) та зберігаються окремо від придатного до реалізації запасу лікарських засобів до їх утилізації або знищення.

Належний рівень якості лікарських засобів повинен підтримуватися в мережі оптової та роздрібної торгівлі без будь-яких змін їх властивостей. Система простежуваності якості лікарських засобів, створена ліцензіатом, повинна гарантувати виявлення будь-якої неякісної та фальсифікованої продукції.

3.5.5. За наявності в складських приміщеннях (зонах зберігання) імунобіологічних препаратів загальний об'єм холодильного обладнання, призначений для зберігання медичних імунобіологічних препаратів, повинен забезпечувати відповідно до діючих вимог зберігання всієї кількості зазначених лікарських засобів, що містяться на складах (базах).

3.5.6. Відбраковані лікарські засоби необхідно чітко маркувати й зберігати окремо в зонах з обмеженим доступом. Їх необхідно або повертати постачальникам, або за можливості переробляти, або знищувати. Будь-яка з виконаних дій має бути дозволена і запротокольована уповноваженим на це персоналом.

3.5.7. Лікарські засоби, повернуті з продажу (обігу), повинні бути знищені або утилізовані. В окремих випадках Уповноважена особа може прийняти рішення щодо повернення в обіг повернутих лікарських засобів після відповідного аналізу ризиків, за результатами якого відсутні сумніви, що якість повернутих лікарських засобів є задовільною. Будь-яка виконана дія повинна бути задокументованою.

3.6. Контроль якості

3.6.1. Контроль якості має відношення до відбору зразків, специфікацій і проведення випробувань. Він також пов'язаний з організацією, документуванням і процедурами видачі дозволів, які гарантують, що проведені всі необхідні випробування і що лікарський засіб не був дозволений для продажу (реалізації) або використання у виробництві до того, як його якість була визнана задовільною.

3.6.2. Кожний ліцензіат повинен мати підрозділ (відділ) контролю якості. Цей підрозділ (відділ) повинен функціонувати незалежно від інших підрозділів (відділів).

3.6.3. У розпорядженні підрозділу (відділу) контролю якості повинна бути одна або декілька контрольних лабораторій, атестованих відповідно до Порядку проведення галузевої атестації лабораторій з контролю якості та безпеки лікарських засобів , затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 14 січня 2004 року № 10, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 січня 2004 року за № 130/8729. У разі відсутності у ліцензіата контрольних лабораторій або окремого випробувального обладнання чи засобів вимірювальної техніки для забезпечення аналізу якості за всіма показниками, передбаченими МКЯ, контроль якості може здійснюватись за договором (контрактом) з лабораторією, яка атестована відповідно до Порядку проведення галузевої атестації лабораторій з контролю якості та безпеки лікарських засобів, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 14 січня 2004 року № 10, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 січня 2004 року за № 130/8729.

3.6.4. Підпункт 3.6.3 цього пункту поширюється виключно на ліцензіатів, які одночасно мають ліцензію на виробництво лікарських засобів та ліцензію на імпорт лікарських засобів.

Для інших ліцензіатів контроль якості лікарських засобів повинен здійснюватись відповідно до Порядку здійснення державного контролю якості лікарських засобів, що ввозяться в Україну , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2005 року № 902.

3.6.5. Необхідно мати в наявності достатні ресурси для гарантування, що всі заходи щодо контролю якості проводяться ефективно і надійно. Приміщення та обладнання контрольних лабораторій повинні відповідати вимогам до випробувань, які проводяться в цих лабораторіях.

3.6.6. Основні обов'язки керівника підрозділу контролю якості наведені в пункті 3.2 цього розділу. Підрозділ контролю якості в цілому може мати також й інші обов'язки, такі як розробка, валідація та забезпечення виконання всіх методик з контролю якості, зберігання контрольних (архівних) зразків лікарських засобів, забезпечення правильного маркування контейнерів (упаковок) із матеріалами і препаратами, спостереження за стабільністю продукції, участь у розслідуванні рекламацій щодо якості продукції тощо. Усі ці операції необхідно здійснювати згідно з письмовими методиками і за необхідності протоколювати.

3.6.7. Оцінка готової продукції має охоплювати всі чинники, які стосуються справи, включаючи умови виробництва, відповідність специфікаціям на готову продукцію і перевірку остаточної готової упаковки.

3.6.8. Приміщення та обладнання контрольних лабораторій у разі їх наявності мають відповідати загальним і специфічним вимогам до зон контролю якості, наведеним у пункті 3.3 цього розділу.

Персонал, приміщення та обладнання в контрольних лабораторіях мають відповідати завданням, обумовленим характером операцій з контролю якості. Використання сторонніх лабораторій відповідно до принципів, докладно викладених у пункті 3.7 цього розділу, може допускатися за наявності особливих причин, але це повинно бути відображено у протоколах контролю якості.

3.6.9. Лабораторна документація має відповідати принципам, викладеним у пункті 3.4 цього розділу. Основна частина цієї документації стосується контролю якості, тому в розпорядженні підрозділу контролю якості має знаходитися документація таких категорій:

специфікації та/або МКЯ;

методики відбору зразків;

методики проведення випробувань і протоколи (включаючи аналітичні робочі протоколи/листки і/або лабораторні журнали);

аналітичні звіти і/або сертифікати;

дані моніторингу навколишнього середовища (параметрів мікроклімату), якщо вони потрібні;

за необхідності протоколи валідації методів випробування;

методики і протоколи калібрування приладів і технічного обслуговування обладнання.

Будь-яку документацію щодо контролю якості серії лікарського засобу необхідно зберігати один рік після закінчення терміну придатності серії або не менше п'яти років після сертифікації серії та видачі дозволу на реалізацію (випуск) Уповноваженою особою ліцензіата (залежно від того, який термін довше).

Для деяких видів даних (наприклад, результатів аналітичних випробувань тощо) необхідно складати протоколи способом, що дає змогу оцінити тенденцію.

Крім аналітичного досьє на серію лікарського засобу, мають зберігатися і бути легко доступні інші первинні дані, зафіксовані в таких документах, як лабораторні журнали та/або протоколи.

3.6.10. Відбір зразків необхідно здійснювати згідно із затвердженими ліцензіатом письмовими методиками.

Передані для випробування відібрані зразки мають бути репрезентативні для серії лікарського засобу, з якої вони відібрані.

Необхідно, щоб контейнери (тара) для зразків мали етикетку із зазначенням вмісту, номера серії, дати відбору зразків і контейнерів, з яких були відібрані зразки.

Дії щодо контрольних та архівних зразків повинні здійснюватися ліцензіатом відповідно до пункту 3.11 цього розділу.

3.6.11. Аналітичні методи мають пройти валідацію. Усі операції щодо проведення випробувань, описаних у відповідній документації реєстраційного досьє, необхідно проводити згідно із затвердженими МКЯ.

Отримані результати необхідно протоколювати і перевіряти, щоб переконатися в їхній відповідності один одному. Усі обчислення необхідно старанно перевіряти.

Виконані випробування необхідно протоколювати; протоколи мають містити принаймні такі дані:

найменування лікарського засобу із зазначенням лікарської форми, виду та розміру пакування;

номер серії та найменування виробника і/або постачальника;

посилання на відповідні специфікації та методики проведення випробувань;

результати випробування, включаючи спостереження та обчислення, посилання на сертифікати аналізів;

дати проведення випробувань;

прізвища осіб, які виконали випробування;

прізвища осіб, які перевірили проведення випробувань і обчислення, за необхідності;

чіткий висновок про видачу дозволу або про відхилення (чи рішення про інший статус), датований і підписаний Уповноваженою особою ліцензіата.

Лабораторні реактиви, мірний посуд і титровані розчини, стандартні зразки і поживні середовища необхідно готувати відповідно до письмових процедур.

Лабораторні реактиви, призначені для тривалого використання, мають бути марковані із зазначенням дати виготовлення та підписом особи, яка їх виготовила. На етикетках мають бути зазначені терміни придатності нестабільних реактивів і поживних середовищ, а також особливі умови зберігання. Для титрованих розчинів необхідно вказувати дату останнього встановлення титру і відповідний останній коефіцієнт поправки.

На контейнері необхідно вказувати дату одержання кожної речовини, що використовується для проведення випробувань (наприклад, реактивів і стандартних зразків), за необхідності. Необхідно додержуватися інструкції з їх використання і зберігання. У певних випадках після одержання або перед використанням реактивів може бути необхідним проведення їхнього випробування на ідентичність і/або інше випробування.

Перед роботою з тваринами, використовуваними для проведення випробувань компонентів, матеріалів або препаратів, їх необхідно за потреби утримувати в карантині. Тварин потрібно утримувати і контролювати таким чином, щоб забезпечити їх придатність для запланованого використання. Тварини мають бути ідентифіковані; необхідно вести відповідні протоколи, що відтворюють історію їх використання.

3.6.12. Виробник, та/або власник реєстраційного посвідчення, та/або імпортер повинні контролювати стабільність лікарського засобу після надходження на ринок. У договорі (контракті) між ними повинно бути встановлено обов’язки щодо проведення подальшого випробування стабільності. Відповідно до договору (контракту) ліцензіату необхідно дотримуватись вимог щодо подальшого випробування стабільності, викладених у настанові з належної виробничої практики.

3.7. Зовнішня діяльність

3.7.1. Відповідно до вимог належної виробничої практики має бути укладений письмовий договір (контракт) між замовником і виконавцем щодо виконання зовнішньої діяльності, а також визначені будь-які пов'язані з ним технічні умови.

Усі заходи щодо зовнішньої діяльності, включаючи будь-які запропоновані зміни технічних або інших умов, необхідно здійснювати відповідно до вимог належної виробничої практики та реєстраційного досьє на відповідний лікарський засіб.

Якщо власник реєстраційного посвідчення та імпортер не є однією особою, між ними, а також виробником лікарського засобу має бути укладений договір (контракт), в якому враховані принципи, описані в цьому пункті.

3.7.2. Обов’язки замовника:

мати в наявності процедури, які забезпечують контроль за зовнішньою діяльністю та враховують принципи управління ризиками для якості;

до початку виконання зовнішньої діяльності оцінювати законність, придатність і компетентність виконавця щодо успішного виконання зовнішніх робіт;

відповідати за умови контракту щодо виконання принципів і правил належної виробничої практики, викладених в цих Ліцензійних умовах;

забезпечувати виконавця всією необхідною інформацією та відомостями, щоб останній мав змогу правильно виконувати замовлені роботи відповідно до вимог належної виробничої практики та реєстраційного досьє на відповідний лікарський засіб;

гарантувати, що виконавець був цілком поінформований про будь-які пов'язані з лікарським засобом або технологічним процесом проблеми, що можуть становити ризик для його приміщень, обладнання, персоналу, інших матеріалів або іншої продукції;

контролювати і перевіряти дії виконавця, а також впровадження ним будь-якого необхідного поліпшення;

розглядати та оцінювати протоколи і результати, пов'язані із зовнішньою діяльністю;

гарантувати самостійно або на підставі підтвердження Уповноваженою особою виконавця, що всі лікарські засоби, поставлені йому виконавцем, виготовлені відповідно до вимог належної виробничої практики і реєстраційного досьє.

3.7.3. Обов’язки виконавця:

повинен мати відповідні приміщення та обладнання, необхідні знання і досвід, а також компетентний персонал для кваліфікованого виконання робіт, доручених замовником;

повинен гарантувати, що всі поставлені йому лікарські засоби, матеріали та відомості відповідають своєму призначенню;

не повинен передавати за субконтрактом третій стороні жодних робіт, що доручені йому за договором (контрактом), без попередньої оцінки і санкціонування домовленостей замовником (договори (контракти) між виконавцем і будь-якою третьою стороною мають гарантувати, що інформація та відомості, включаючи оцінку відповідності третьої сторони, надаються в такому самому порядку, як між початковими замовником і виконавцем);

не повинен здійснювати несанкціонованих змін, що виходять за рамки договору (контракту), які можуть несприятливо вплинути на якість зовнішніх робіт, виконуваних для замовника;

має усвідомлювати, що зовнішні роботи, включаючи аналіз за договором (контрактом), можуть підлягати перевірці з боку Держлікслужби України.

3.7.4. Технічні аспекти договору (контракту) повинні складатися компетентними особами, які мають відповідні знання щодо зовнішньої діяльності та належної виробничої практики. Необхідно, щоб всі домовленості щодо зовнішньої діяльності відповідали чинним регуляторним вимогам та реєстраційному досьє на відповідний лікарський засіб, а також були погоджені сторонами.

У контракті має бути чітко описано, хто є відповідальним за кожний етап зовнішньої діяльності, наприклад, за управління знаннями, забезпечення ланцюга поставок, субконтрактну діяльність, якість і закупівлю матеріалів, проведення випробувань та видачу дозволу на випуск (реалізацію), використання у виробництві або транспортування.

Усі протоколи, пов'язані із зовнішньою діяльністю, наприклад, протоколи виробництва, аналізу та дистрибуції, а також контрольні (архівні) зразки мають зберігатися у замовника або бути йому доступні. Будь-які протоколи щодо оцінки якості продукції у разі пред'явлення претензій, або передбачуваного браку, або при розслідуванні у разі передбачуваної фальсифікації продукції мають бути доступні замовнику і визначені в методиках.

У контракті має бути передбачено, що замовник може проводити аудит зовнішньої діяльності, яка здійснюється виконавцем або взаємно узгодженими субпідрядниками.

3.8. Рекламації та відкликання продукції

3.8.1. Усі рекламації та інша інформація щодо потенційно дефектної продукції мають бути розслідувані згідно з письмовими процедурами. Обов'язково має бути створена система, яка в разі необхідності дає змогу швидко й ефективно відкликати з торгової мережі лікарські засоби з відомими або передбачуваними дефектами, якщо:

лікарський засіб є шкідливим за звичайних умов його застосування; або

терапевтична ефективність є недостатньою; або

співвідношення ризик/користь не є прийнятним при застосуванні згідно з умовами реєстрації; або

якісний і кількісний склад не відповідає зазначеному в реєстраційному досьє; або

контроль якості лікарського засобу і/або його інгредієнтів, а також контроль проміжних стадій виробничого процесу не був проведений або не були виконані деякі інші вимоги чи зобов'язання.

3.8.2. Ліцензіат повинен призначити особу, яка є відповідальною за роботу з рекламаціями і за вибір відповідних заходів. У підпорядкуванні цієї особи має за необхідності бути достатня кількість допоміжного персоналу. Якщо ця особа не є Уповноваженою особою, то її необхідно поінформувати про будь-яку рекламацію, дослідження або вилучення з обігу лікарських засобів.

У ліцензіата повинні бути затверджені письмові процедури, що визначають дії, які вживаються у випадках отримання рекламації щодо можливих дефектних лікарських засобів, включаючи необхідність ухвалення рішення про їх вилучення з обігу.

Будь-яка рекламація, що стосується дефекту лікарських засобів, має бути запротокольована і досліджена. Особа, відповідальна за контроль якості лікарських засобів, повинна брати участь у вивченні таких рекламацій.

Якщо дефект лікарського засобу виявлений або передбачається його виявлення в якійсь одній серії, то обов'язково має бути прийняте рішення про перевірку інших серій.

Усі рішення і заходи, вжиті за рекламацією, необхідно запротоколювати.

Записи про рекламації необхідно переглядати для виявлення специфічних або повторюваних проблем і можливого вилучення з обігу реалізованих лікарських засобів.

Ліцензіат особливу увагу має приділяти виявленню того, чи були підстави появи рекламацій наслідком фальсифікації лікарського засобу.

Держлікслужба України та/або компетентні уповноважені органи інших країн мають бути поінформовані, якщо ліцензіат планує дії у випадку псування продукції, або виявлення фальсифікованої продукції, або інших серйозних проблем, пов'язаних із якістю продукції.

3.8.3. Ліцензіат повинен призначити особу, відповідальну за здійснення і координацію вилучення з обігу лікарських засобів, у підпорядкуванні якої має за необхідності бути достатня кількість персоналу для опрацювання, з необхідною терміновістю всіх аспектів вилучення з обігу. Ця відповідальна особа має бути незалежна від організації збуту і маркетингу. Якщо ця особа не є Уповноваженою особою, вона обов'язково має бути поінформована про будь-яку дію щодо вилучення з обігу лікарських засобів.

З метою організації всієї діяльності щодо вилучення з обігу лікарських засобів мають бути розроблені письмові процедури, які регулярно перевіряються і за необхідності актуалізуються.

Ліцензіат, який має намір вилучити з обігу лікарські засоби у зв'язку з наявним або передбачуваним дефектом, невідкладно інформує про це Держлікслужбу України, заявника (власника) реєстраційного посвідчення та/або його офіційного представника.

Протоколи реалізації мають бути доступні для особи (осіб), відповідальної(их) за відкликання, і містити інформацію про ліцензіатів з оптової або роздрібної торгівлі лікарськими засобами та про заклади охорони здоров’я і виробників лікарських засобів, які їх одержали (із зазначенням їх місцезнаходження, номерів телефону та/або факсу, що працюють цілодобово, номерів серії та кількості поставлених лікарських засобів), включаючи тих, що пов'язані з експортом продукції та постачанням зразків лікарських засобів.

Вилучені з обігу лікарські засоби слід ідентифікувати і зберігати окремо в карантинній зоні до прийняття рішення про подальші дії з ними.

Увесь процес відкликання лікарських засобів має бути відображений у протоколі і виданий остаточний звіт, що містить співвідношення (баланс) між поставленою і повернутою кількістю лікарських засобів.

Регулярно слід оцінювати ефективність заходів щодо відкликань.

3.9. Самоінспекція (внутрішній аудит)

3.9.1. З метою контролю відповідності принципам і виконання правил належної виробничої практики, належної практики дистрибуції та належної практики зберігання, а також пропозицій необхідних запобіжних та коригувальних дій необхідно проводити самоінспекцію.

Приміщення, обладнання, документацію, процес зберігання, контроль якості, дистрибуцію лікарських засобів, питання, що стосуються персоналу, заходи щодо роботи з рекламаціями та щодо відкликань, а також самоінспекції (внутрішні аудити) необхідно регулярно досліджувати відповідно до заздалегідь визначеної програми для перевірки їх відповідності принципам управління якістю.

3.9.2. Самоінспекцію необхідно проводити незалежно й докладно; її повинна(і) здійснювати компетентна(і) особа(и), призначена(і) із числа персоналу ліцензіата. За необхідності може бути проведений незалежний аудит експертами інших підприємств, установ, організацій.

3.9.3. Проведення всіх самоінспекцій необхідно протоколювати. Звіти повинні містити всі спостереження, зроблені під час самоінспекцій, і за необхідності пропозиції щодо запобіжних та коригувальних дій. Також повинні бути складені звіти про дії, проведені за результатами самоінспекцій.

3.10. Видача Уповноваженою особою дозволу на випуск (реалізацію) або дозволу на використання у виробництві

3.10.1. Уповноважена особа повинна перевірити відповідність одержаних лікарських засобів супровідним документам щодо найменування, лікарської форми, виду та розміру упаковки, кількості, дозування, номерів серії, термінів придатності, реєстраційного статусу, виробника.

Перед видачею дозволу на випуск (реалізацію) серії лікарського засобу або дозволу на використання у виробництві Уповноважена особа зобов'язана переконатися в дотриманні таких вимог:

імпортований лікарський засіб зазначено в додатку до ліцензії;

серія лікарського засобу і її виробництво відповідають положенням реєстраційних документів на цей лікарський засіб (реєстраційного досьє та/або специфікацій та МКЯ, затверджених МОЗ України) та ліцензії на імпорт лікарських засобів;

серія лікарського засобу пройшла контроль якості відповідно до специфікації МКЯ, затверджених МОЗ України, що підтверджується сертифікатом якості серії лікарського засобу, виданим виробником, Уповноважена особа якого надає дозвіл на випуск серій;

виробництво здійснюється відповідно до вимог належної виробничої практики;

про будь-які зміни, що вимагають внесення змін до ліцензії на імпорт лікарських засобів, повідомлений відповідний компетентний уповноважений орган і одержано його дозвіл на внесення таких змін;

наявний висновок про якість ввезених лікарських засобів відповідно до Порядку здійснення державного контролю якості лікарських засобів, що ввозяться в Україну , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2005 року № 902;

іншу інформацію, що стосується якості серії лікарського засобу, враховано.

3.10.2. Дозвіл на випуск (реалізацію) серії готового лікарського засобу видається Уповноваженою особою ліцензіата на підставі підтвердження сертифіката якості серії лікарського засобу, виданого виробником, Уповноважена особа якого надає дозвіл на випуск серій, та висновку про якість ввезених лікарських засобів, виданого згідно з Порядком здійснення державного контролю якості лікарських засобів, що ввозяться в Україну , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2005 року № 902.

3.11. Контрольні та архівні зразки

3.11.1. Зразки зберігають з метою: по-перше, щоб забезпечити зразок для аналітичних випробувань, і, по-друге, щоб забезпечити зразок повністю готової продукції. Зразки поділяються на дві категорії:

1) контрольний зразок (Reference sample) - зразок із серії готової продукції, який зберігають з метою аналізу за необхідності, що виникає протягом терміну зберігання серії, якої це стосується;

2) архівний зразок (Retention sample) - зразок повністю упакованої одиниці із серії готової продукції. Його зберігають з метою ідентифікації (наприклад, протягом терміну зберігання серії, якої це стосується, може знадобитися аналіз зразка або упаковки, маркування, листка-вкладиша (інструкції для медичного застосування), номера серії, дати закінчення терміну придатності. Можуть бути виняткові обставини, коли ця вимога може бути дотримана без зберігання дублікатів зразків, наприклад, якщо невеликі серії упаковують для різних ринків або при виробництві дороговартісних лікарських засобів).

Для готової продукції у багатьох випадках контрольні та архівні зразки будуть представлені однаково, тобто, як повністю упаковані одиниці. У таких випадках контрольні та архівні зразки необхідно розглядати як взаємозамінні.

У виробника та імпортера повинні зберігатися контрольні та/або архівні зразки від кожної серії готової продукції.

Контрольні та/або архівні зразки є частиною протоколу серії готової продукції і можуть бути оцінені у випадку, наприклад, рекламацій щодо якості лікарського засобу, запитів щодо відповідності реєстраційному досьє, запитів з приводу маркування/упаковки або звіту з фармаконагляду.

Ліцензіат повинен зберігати протоколи простежуваності зразків; вони повинні бути доступні для ознайомлення компетентними уповноваженими органами.

3.11.2. Контрольні та архівні зразки від кожної серії готового лікарського засобу необхідно зберігати щонайменше один рік після закінчення терміну придатності. Контрольний зразок має бути упакований в його первинну упаковку або в упаковку з того самого матеріалу, що й первинний контейнер, у якому лікарський засіб знаходиться на ринку.

3.11.3. Контрольний зразок має бути достатнього розміру для проведення щонайменше двох повних аналітичних досліджень серії відповідно до документів реєстраційного досьє, оцінених і затверджених МОЗ України. Якщо необхідний такий аналіз, то кожний раз при проведенні аналітичних випробувань необхідно використовувати нерозкриті упаковки. Будь-яке запропоноване виключення цієї умови має бути обґрунтовано і узгоджено з Держлікслужбою України.

Необхідно виконувати чинні вимоги щодо кількості контрольних зразків і за необхідності архівних зразків.

Контрольні зразки мають бути репрезентативними для серії готової продукції, з якої вони відібрані. Необхідно забезпечити, щоб всі необхідні аналітичні матеріали і обладнання були в наявності (або доступні) для проведення всіх наведених в специфікації випробувань ще один рік після закінчення терміну придатності останньої виробленої серії.

3.11.4. Зберігати контрольні зразки готової продукції необхідно відповідно до чинної версії настанови СТ-Н МОЗУ 42-5.1:2011 "Лікарські засоби. Належна практика зберігання" (додаток 1 "Декларування умов зберігання").

Умови зберігання мають відповідати реєстраційному досьє (наприклад, зберігання при низькій температурі, за необхідності).

3.11.5. Якщо власник реєстраційного посвідчення не є одночасно імпортером цього лікарського засобу, обов'язок щодо відбору і зберігання контрольних/архівних зразків має бути визначений в договорі (контракті) між сторонами відповідно до пункту 3.7 цього розділу. У договорі (контракті) мають бути визначені домовленості між імпортерами щодо відбору і зберігання контрольних та архівних зразків.

Уповноважена особа імпортера, яка сертифікує серію для продажу, повинна забезпечувати, щоб всі відповідні контрольні та архівні зразки були доступні протягом відповідного часу. За необхідності всі обов’язки щодо такого доступу мають бути визначені в договорі (контракті).

3.11.6. Контрольні зразки мають бути доступні для лабораторії з валідованою методологією.

Для готової продукції, виробленої в інших країнах:

якщо є угода про взаємне визнання (MRA) або про оцінку відповідності та прийнятності промислових товарів (ACAA), контрольні зразки можуть бути відібрані і зберігатися на дільниці виробника, що визначається в договорі (контракті) (підпункт 3.11.5 цього пункту) між імпортером та виробником (виробничою дільницею з випуску серії);

якщо не існує угоди про взаємне визнання (MRA) або про оцінку відповідності та прийнятності промислових товарів (ACAA), контрольні зразки готових лікарських засобів необхідно відбирати і зберігати у імпортера, розташованого в Україні. Ці зразки відбираються відповідно до договору(ів) (контракту(ів) між всіма сторонами.