1.1. Інструкція з діловодства у Міністерстві юстиції України /далі - Інструкція/ встановлює єдині правила документування управлінської діяльності Міністерства юстиції України /далі - Міністерства/ і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву Міністерства.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документованої інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 року N 1893.

Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян визначається Законом України від 02.10.96 року N 393/96-ВР "Про звернення громадян", Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року N 26/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за N 342/8941.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 року N 1153 (із змінами й доповненнями) (далі - Примірна інструкція), та наказу N 55 від 07.04.2003 року Держспоживстандарту України N 4163-2003 на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Відповідно до документообігу у Міністерстві застосовується децентралізована система реєстрації документів.

Застосування децентралізованої системи діловодства в Міністерстві передбачає ведення поточного діловодства, формування і оперативне зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів Міністерства.

1.5. Організація ведення діловодства в Міністерстві, відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції, покладається на Управління документального забезпечення.

1.5.1. Методичне керівництво здійснення контролю за строками виконання документів, що надходять від вищестоящих органів влади покладається на Відділ контролю.

1.5.2. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах Міністерства, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками структурних підрозділів, а також за збереження документів з моменту їх створення або надходження і до відправлення або передачі до архіву Міністерства покладається на керівників цих підрозділів. Ведення діловодства в структурному підрозділі покладається за вказівкою керівника на одного або декількох працівників структурного підрозділу.

1.6. Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснюється Міністром юстиції України. Міністр юстиції зобов'язаний:

- забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр Міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до Міністерства;

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, що не передбачені нормативно-правовими актами і не викликані необхідністю;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо забезпечення оснащення структурних підрозділів сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);

- забезпечувати організацію навчання працівників структурних підрозділів Міністерства у підвищенні кваліфікації;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті Міністерства та в підвідомчих установах вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та положеннями цієї Інструкції.

- визначення порядку документообігу в центральному апараті Міністерства та здійснення контролю за його додержанням покладається наказом Міністра на одного з його заступників, відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

1.7. Працівники Міністерства юстиції, робота яких за посадовими обов'язками пов'язана з виготовленням, оформленням, реєстрацією документів, повинні бути ознайомлені з порядком роботи з ними відповідно до вимог цієї Інструкції.

1.8. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників апарату Міністерства.

1.9. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

1.10. Публікація у пресі службових документів Міністерства здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р.

1.11. Міністерство здійснює діловодство державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2. Створені документи повинні відповідати правовому статусу Міністерства.

Право видавання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України N 1577 від 14 листопада 2006 року (із змінами і доповненнями), положеннями про структурні підрозділи центрального апарату та посадовими інструкціями.

Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. У Міністерстві визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Міністерства є:

- Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та, декрети, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;

- потреба в правовому регулюванні діяльності апарату Міністерства.

2.4. Відповідно до чинного законодавства Міністерство видає накази, організовує і контролює їх виконання. Затверджує положення про структурні підрозділи Міністерства. Рішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих установ, викладаються в наказах. Рішення інших питань повсякденної діяльності - у дорученнях.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери його управління, шляхом розсилки ксерокопій цих документів разом із супровідним листом.

2.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються й заносяться до протоколу.

2.7. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління Міністерства, шляхом надсилання їм роздрукованих примірників рішень. Рішення колегії Міністерства провадяться в життя наказами Міністерства.

2.8. Видання розпорядчих документів обов'язкове:

- з організаційних питань - при створенні, реорганізації і ліквідації органів, установ і організацій системи Міністерства та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань органів, установ і організацій системи Міністерства та структурних підрозділів; затвердженні їх структури; підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов'язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань планування - при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

- з питань праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.9. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від вищих органів влади, доводяться до підвідомчих установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Міністерства.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.10. При здійсненні оперативних зв'язків із вищими органами влади, міністерствами, іншими органами виконавчої влади України, підвідомчими та іншими установами Міністерство надсилає листи електронною поштою.

3.1. Приймання документів

3.1.1. Кореспонденція, що надходить до Міністерства, у тому числі створена за допомогою ПК, приймається централізовано в Управлінні документального забезпечення та Відділі контролю, відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

У разі надходження кореспонденції у неробочий час та святкові дні, прийом здійснюється приймальною Міністра.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

3.1.2. Документи надходять до Управління документального забезпечення через поштове відділення та скриньку для приймання документів. Представникам установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів.

В реєстрі працівником Управління документального забезпечення проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

Відмітка про приймання кореспонденції на копіях документів не ставиться.

Інформація про надходження, реєстрацію та подальший рух документів надається по телефону.

3.1.3. Вся кореспонденція, що надійшла від юридичних осіб розкривається і реєструється в Управлінні документального забезпечення, а листи що надійшли від фізичних осіб передаються на реєстрацію до Управління розгляду звернень та прийому громадян.

Пакети, що мають напис "особисто" передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, відсутність підпису, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в Управлінні документального забезпечення (додаток 1).

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.

3.1.4. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Уся кореспонденція, що надійшла до Міністерства, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється начальником Управління документального забезпечення, начальником Відділу контролю або іншою визначеною особою відповідно до функціональних повноважень.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення строків виконання документів.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються керівництву негайно.

3.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися Положенням про Міністерство та його структурні підрозділи, наказами, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

3.2.5. Відразу після реєстрації на розгляд Міністрові передаються акти законодавства та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, рішення та доручення Кабінету Міністрів України, запити та звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом невідкладно.

Закони України, постанови Верховної Ради України, акти Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

3.2.6. Документи, що отримані до 16-00 реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, або на наступний. Отримані після 16-00 - на другий день, термінові - негайно.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація законів України, постанов та листів Верховної Ради України, указів, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України проводиться у Відділі контролю.

Реєстрація звернень, пропозицій, скарг громадян проводиться в Управлінні розгляду звернень та прийому громадян.

Реєстрація вхідної кореспонденції від міністерств, відомств та інших органів державної влади, юридичних осіб проводиться в Управлінні документального забезпечення.

Реєстрація вхідних документів про відкриття виконавчого провадження здійснюється з урахуванням правил, визначених Порядком роботи з документами в органах державної виконавчої служби, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 25.12.2008 року N 2274/5 (із змінами).

Облік вихідної кореспонденції ведеться у структурних підрозділах центрального апарату.

3.3.3. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як і ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять від інших органів і приватних осіб, а також пропозиції, заяви і скарги громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Не підлягають реєстрації в Управлінні документального забезпечення документи зазначені у додатку 2 (додаток 2).

Реєстрація проставлення апостиля на документах, виданих органами реєстрації актів цивільного стану України та призначених для використання на території інших держав, проводиться у Департаменті у справах цивільного стану громадян в окремому журналі встановленого зразка (додаток 14).

На документах, які надійшли до Міністерства, проставляється вхідний номер. Він має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч (на листах-відповідях) та штрих-коду на листах, які пройшли комп'ютерну реєстрацію. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Кожний документ реєструється у Міністерстві лише один раз: вхідні (первинні) - у день надходження, або на наступний день, створені (за ініціативи Міністерства) - у день підписання або затвердження.

Зареєстрований документ передається особі, відповідальній за діловодство у структурному підрозділі, під розпис у Реєстрі отримання документів.

Якщо питання викладені в листі не відносяться до компетенції структурного підрозділу зазначеного у резолюції, то документ передається через службову записку на ім'я Міністра або заступників Міністра, які за розподілом функціональних обов'язків відповідають за дане питання. Факт передачі документа фіксується в Управлінні документального забезпечення у реєстраційній картці.

При передачі для виконання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.4. Документи реєструються в межах груп у залежності від кореспондента на підставі відомчої номенклатури. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази Міністерства з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії Міністерства, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення.

3.3.5. При реєстрації вихідного листа (за ініціативою Міністерства), йому надається реєстраційний індекс, який складається з індексу підрозділу (що створив документ), індексу кореспондента, за номенклатурою відомчої картотеки справ, (проставляється співробітниками підрозділу де створено документ) та порядкового номера по реєстраційній книзі вихідної кореспонденції, що ведеться у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства.

Приклад

26-32/55

де 26 - індекс структурного підрозділу Міністерства;

32 - індекс кореспондента за відомчою номенклатурою;

55 - порядковий номер по журналу реєстрації.

3.3.6. При реєстрації вихідного листа (листа-відповіді) йому надається реєстраційний індекс, який складається з вхідного індексу (який було присвоєно при реєстрації документа) та через дріб індексу структурного підрозділу (що надає відповідь).

Приклад

10272-0-26-09/30

де 10272-0-26-09 - індекс, який було присвоєно при реєстрації документа, який надійшов до Міністерства;

30 - індекс структурного підрозділу Міністерства.

3.3.7. Ініціативні листи підготовлені у структурних підрозділах центрального апарату реєструються в структурних підрозділах особами відповідальними за діловодство у журналах вихідної кореспонденції.

Ініціативні листи, підготовлені помічниками Міністра та помічниками заступників Міністра, реєструються особисто в Управлінні документального забезпечення.

У неробочий час реєстрація вихідної кореспонденції (ініціативний лист) проводиться в приймальні Міністра.

3.3.8. Для реєстрації всіх категорій вхідних документів Міністерством застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка.

Контрольна картка містить наступні реквізити: вид (тип) документа; контрольний строк; дата реєстрації та реєстраційний номер документа; автор (кореспондент); вихідні дата та номер документа; короткий зміст; кому направлено; резолюції; відмітка про виконання документа.

3.3.9. Реєстраційні картки на документи виготовляються у одному примірнику. Картка є невід'ємним додатком до документа і залишається разом з документом у структурному підрозділі, де він виконується.

3.3.10. При постановці документа на контроль виготовляється додатковий примірник картки, що зберігається у контрольній картотеці.

Контрольна картотека формується за строками виконання документів.

3.3.11. Реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.

3.3.12. Вхідна кореспонденція, що надійшла до Міністерства реєструється в автоматизованому режимі та в журналах (листи-відповіді).

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату інформацією про всі документи, які надходять до Міністерства, та місце знаходження за допомогою виводу інформації на дисплей. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України, постанови Верховної Ради України.

Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Міністерства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції (додатки 15, 16, 17, 18, 19, 20).

У Міністерстві застосовують такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів;

- бланки для листування з постійними закордонними кореспондентами (виготовлені двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною);

- бланк конкретного виду документа (накази);

- бланки структурних підрозділів.

Бланки структурного підрозділу створюються тоді, коли керівник підрозділу має право підписувати документи в межах своєї компетенції.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість на рік перевищує 200 одиниць;

Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Бланки документів повинні мати такі береги:

лівий - 30 мм;

правий - 10 мм;

верхній та нижній - 20 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформляються не на бланках.

4.1.3. Для прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити лише одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Службові документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

4.1.5. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих із даного питання документів.

4.1.6. Текст документа оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: накази - розпорядчу частину без констатуючої, листи - прохання без пояснення.

4.1.7. Суцільний зв'язний текст складних документів може складатись з розділів, підрозділів, повинен мати заголовки і нумерацію, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з надання кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2, 1.1.3, 2.1.1, 2.1.2). Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для даного виду документа порядку.

Довільне скорочення найменування Міністерства та окремих слів не допускається.

4.1.8. Для економії часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфікуватися. Суцільний зв'язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію й пропуски для внесення змінної інформації.

4.1.9. Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

4.1.10. Форма таблиці використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для обробки ПК, об'єкти, ознаки та їх показники при необхідності кодуються.

4.1.11. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням керівника органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів установи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, із якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників цих органів.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службові документи, що складаються в Міністерстві, повинні мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи, назва документа (не визначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, позначка про виконання документа й направлення його до справи (додаток 3).

При підготовці й оформленні документів склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо. Нормативно-правові акти Міністерства, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" підлягають державній реєстрації, повинні мати у верхньому правому кутку після номера чи грифу затвердження вільне місце (6 х 10 см) для напису про державну реєстрацію.

4.2.2. Найменування установи повинно відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в положенні. Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

4.2.3. Назва виду документа.

Назву виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) друкують великими літерами.

4.2.4. Заголовок до тексту документа.

Заголовок до тексту документа - короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою документа і формуватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення Департаменту; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено.

Заголовки до текстів службових листів слід формулювати за тими ж правилами.

При складанні документа на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Дозволяється не складати заголовки до тексту на документі формату А5.

Заголовки до текстів не складаються на телефонограми, телеграми та повідомлення.

4.3. Датування документів

4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яка оформлюється цифровим способом.

Датування спільного нормативно-правового акта визначається органом, підпис якого стоїть першим.

4.3.2. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша умова набуття чинності. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

Документи, що підлягають державній реєстрації у Міністерстві набувають чинності через 10 днів після їх державної реєстрації, якщо в них не встановлено іншого строку надання їм чинності. При цьому нормативно-правові акті, які визначають права та обов'язки громадян, набирають чинності не раніше дня доведення до відома населення.

4.3.3. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік

Приклад

16.10.2006

Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.

Приклад

2006.10.16

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється цифра 0.

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 16 жовтня 2006 року.

4.3.4. Дата на документі проставляється після його підписання або затвердження.

4.3.5. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його у справу тощо).

4.3.6. Дата підписання документа проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що присвоюються документам при реєстрації і вказують на місце їх складання, виконання та зберігання.

4.4.2. Індекси вхідних за реєстраційною системою і створюваних Міністерством документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які стосовно завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, структурних підрозділів, кореспондентів, виконавців тощо.

4.4.3. Індекс спільного нормативно-правового акту (наказу) повинен складатися з індексів органів, що видали його, і який проставляється через дріб.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству і правовим актам здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як усередині Міністерства (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті), так і за його межами.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень та доручень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи або особи яка його заміщає невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ та дату візування. При необхідності зазначається найменування посади цієї особи.

Приклад

Проставляється віза як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо кількість осіб, які повинні завізувати документ перевищує число три, а місця для поставлення віз на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.

4.5.3. Зауваження й пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Приклад

Зауваження обов'язково подаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче підпису на лицьову боці останнього аркуша документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

4.5.5. Якщо документ погоджується листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформляється таким чином:

4.5.6. У випадках, коли зміст документа зачіпає інтереси більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться позначка у самому документі на місці грифа погодження.

Приклад

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами Міністерства.

Документи, що надсилаються до вищих органів влади, підписуються Міністром або його заступником, відповідно до розподілу повноважень.

Документи, що надсилаються установам від імені Міністерства, підписуються Міністром або його заступниками у межах їх компетенції.

Керівники структурних підрозділів центрального апарату мають право підписувати документи згідно їх Посадової інструкції та Положення про структурний підрозділ.

Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підписуються Міністром, його заступниками, керівниками структурних підрозділів Міністерства у межах їх компетенції.

Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене - на документі, складеному на бланку) особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Приклад

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

4.6.4. Коли документ надсилається одночасно кільком установам вищого рівня Міністр підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються примірники.

4.6.6. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади:

4.6.7. При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні.

Приклад:

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем:

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о. "заст"). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставленням похилої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом набуття чинності документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 4).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

Приклад:

4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:

Приклад:

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на статутах установ, на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, котрі необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі діючих нормативно-правових актів (додаток 5).

Печатка, що відтворює найменування Міністерства або його підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

При адресуванні документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подають у називному відмінку.

Приклад:

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, уживаючи паралельні форми давального відмінка: посада - закінчення (-ові), прізвище - закінчення (-у).

Приклад:

У разі адресування документа Міністру або його заступникам найменування Міністерства входить до складу найменування посади адресата.

Приклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть вказуватись почесне звання та вчений ступінь.

При адресуванні документа багатьом однорідним установам адресат необхідно зазначати узагальнено.

Приклад:

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресатів не вказується. При наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

4.7.2. До реквізиту "адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установ мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку України.

Повна поштова адреса зазначається при надсиланні документа разовим кореспондентам.

Приклад:

Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, потім вулицю, номер будинку й квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Приклад

4.7.3. При надсиланні документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.7.4. При надсиланні документа кореспондентам країн далекого зарубіжжя зазначається повна поштова адреса англійською мовою (або латинськими літерами).

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівництвом Міністерства, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціал(и) виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису Міністра або його заступників, дати. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Приклад

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі або на реєстраційних картках у спеціальній графі.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Проходження документа в Міністерстві супроводжується обов'язковим проставленням на ньому:

- позначки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша праворуч і містить такі елементи: найменування Міністерства, дату надходження документа, індекс документа;

- позначки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа, і позначається словом "Контроль" або літерою "К";

- позначки про виконання документа і направлення його у справу, що проставляється на нижньому лівому полі першого аркуша документа і містить такі елементи: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова "До справи" і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця.

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, що зазначаються на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті.

4.10.1. Копія документа виготовляється й видається з дозволу керівництва Міністерства або керівника структурного підрозділу. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому Міністерстві.

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб та учнів, Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія з документа відтворюється засобами оперативної поліграфії.

Відмітка "копія" проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.

Засвідчуваний напис складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту "підпис".

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.

Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, із якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою, що відтворює найменування Міністерства (не гербова). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені на оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

4.11.3. У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Приклад

"Розробити й подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.

Приклад

Додаток 1 до наказу Міністерства юстиції України від 16.10.2006 N 15.

У разі наявності кількох додатків, на них проставляються порядкові номери.

Приклад

Додаток 1, Додаток 2 і т.д.

Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівником структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.11.4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність.

Приклад

- якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі документального забезпечення (додаток 1).

Такі додатки повинні мати порядковий номер та відмітку з посиланням на пункт тексту документа, що вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.

Ці додатки мають суцільну нумерацію аркушів разом з основним документом.

4.11.5. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

Приклад:

Додатки: 1. Довідка про використання нотаріальних бланків за

1 квартал 2006 р. на 5 арк. у 1 прим.

2. Графік прийому відвідувачів на 2 квартал 2006 р. на

2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: Висновок судово-медичної експертизи від 25.01.2006 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначають.

Приклад

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилається не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 1 прим. на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами.

4.12.1. У Міністерстві друкуються тільки службові документи, за допомогою ПК, ретельно вивірені та завізовані виконавцем та керівником підрозділу.

4.12.2. Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два інтервали.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля для - реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа й направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису у реквізиті "Підпис";

7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження й узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Необхідність розмноження документів, що стосуються службової діяльності Міністерства, визначається керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження документації повинно здійснюватись у спеціалізованому підрозділі за такими правилами:

- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 7);

- документи на розмноження передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється строк виконання замовлення;

- замовлення реєструється у спеціальному журналі (додаток 6). При одержанні розмноженого матеріалу посадова особа, як його одержує, розписується на замовленні і зазначає дату одержання;

- оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів

4.14.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до планів їх роботи.

У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, строк подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають до занесення в план роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні колегіального органу. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

4.14.2. Документи з питань, що виносяться на обговорення колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи складають:

- доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками й пропозиціями;

- проект рішення колегіального органу, а при потребі й проект наказу;

- довідку із зауваженнями до проекту, складену зацікавленими установами та структурними підрозділами;

- узагальнення, аналіз чи довідки з питань, що обговорюються;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

4.14.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, що оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Міністерства.

4.14.6. Після засідання члени колегіального органу та особи, що були запрошені для участі в засіданні, повертають одержані документи секретарю колегіального органу, про що ним робиться відмітка в розрахунку розсилки документів. Зайві примірники знищуються секретарем колегіального органу.

4.14.7. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань та перевіряє наявність всіх документів і правильність їх оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде знято з порядку денного засідання.

4.14.8. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і при потребі чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

4.15.2. У разі необхідності відрядження працівника поза планом керівник підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівництва Міністерства зазначає куди, на який строк, із якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом із проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівництву Міністерства, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 8).

4.15.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і подає до бухгалтерії авансовий звіт за встановленою формою.

5.1. Керівники структурних підрозділів Міністерства забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.

5.2. Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або на наступний день. Термінові документи передаються негайно.

5.3. Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження) керівництву Міністерства та підготовку до відправлення адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа, передає документ на тиражування. На документ, що розсилається більше ніж у чотири адреси, виконавець готує список для розсилки.

5.4. При оперативному вирішенні питань без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі: про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату й результати остаточного виконання.

Усі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч.

5.5. При наявності відповідального виконавця, всі інші виконавці відповідають за своєчасну і якісну інформацію та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.

6.1. Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від підрозділів або на наступний робочий день.

Не допускається відправлення або передача документів без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.

6.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівником обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність необхідних підписів на документі;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність прізвища виконавця та номера телефону;

- відповідність кількості екземплярів до кількості адресатів.

6.3. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.

6.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.

6.5. Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.

6.6. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулицю, номер будинку).

6.7. У журналі вихідної кореспонденції зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, кількість додатків.

6.8. Документи, що доставляються до місця призначення особисто виконавцем, облікуються у відповідних журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".

6.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установі, що є автором зазначених документів. В інші установи надсилаються другі примірники або завірені копії.

6.10. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають в Управління документального забезпечення уповноваженій особі, що здійснює відправку документів у конкретно визначені для цього години:

понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16 години.

п'ятниця - до 15 години.

7.1. Завдання й порядок контролю за виконанням документів

7.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного їх виконання.

7.1.2. Контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів та звернень народних депутатів України та інших документів, визначених резолюцією керівництва Міністерства.

7.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у документі (постанові, рішенні, наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівництва міністерства та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома посадовими особами, відповідальною за організацію виконання (скликання) є посадова особа, яка у резолюції зазначена першою.

7.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами та листами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України, здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень. Безпосередній контроль за строками виконання документів, що надійшли від вищестоящих органів влади покладається на Відділ контролю.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює посадова особа, відповідальна за ведення діловодства.

7.2. Строки виконання документів

7.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 9).

7.2.2. Завдання щодо яких визначено строки виконання, виконуються в установлені строки.

Якщо строк виконання завдання не визначено, керівництво міністерства розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученням Прем'єр-міністра, запитами та зверненнями народних депутатів України, відразу після реєстрації.

У разі відсутності у резолюції керівництва Міністерства строку виконання, відділ контролю самостійно встановлює строк відповідно до актів законодавства, Порядку організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень у Міністерстві, затвердженому наказом Міністерства юстиції або резолюції керівництва.

7.2.3. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження, створених установою документів.

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, документи з позначкою "терміново" - протягом 7 днів від дати підписання документа, документи із резолюцією Міністра "доповісти" - протягом 7 днів, або у строк, визначений резолюцією Міністра. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

7.2.4. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим письмовим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дня до закінчення встановленого строку виконання.

7.3. Здійснення контролю за виконанням документів

7.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

- перевірки своєчасного доведення документа до виконавця;

- попередньої перевірки й регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

- інформування Міністра про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- зняття документів із контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

7.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольних карток (РКК), додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на реєстраційно-контрольній картці проставляється штамп чи надпис "Контроль", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

7.3.3. РКК контрольних документів групуються в спеціальній контрольній картотеці за строками виконання документів.

7.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК до графи "відмітка про виконання документа". При цьому попередні записи не закреслюються.

7.3.5. Пошук необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і змістом.

7.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені, і кореспонденту надано відповідь по суті.

7.3.7. Зупинити виконання документа, скасувати його або змінити виконавця має право лише вищий орган, а внутрішніх документів керівництво Міністерства.

7.3.8. Співробітники контрольної служби щодня переглядають картки і нагадують по телефону виконавцям про закінчення терміну виконання документів.

7.3.9. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому в РКК та комп'ютерній базі даних робиться відмітка про зняття з контролю.

7.3.10. Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України, вважається дата реєстрації в міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

8.1. Складання номенклатури справ

8.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку, із зазначенням строків зберігання справ.

8.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для Міністерства документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

8.1.3. Незалежно від наявності номенклатури справ Міністерства кожний структурний підрозділ повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.

8.1.4. Номенклатура справ Міністерства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

8.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється працівником відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником підрозділу та обов'язково погоджується з сектором архівної справи Міністерства. Номенклатура справ (додаток 10) складається на підставі вивчення документів, що утворюються в структурному підрозділі з усіх питань його діяльності.