На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві юстиції України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 4 січня 1998 року № 4/5 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України" (із змінами).

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Сєдова А.Ю.

1.1. Інструкція з діловодства в Міністерстві юстиції України (далі - Інструкція) встановлює єдині вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Міністерстві юстиції України (далі - Міністерства) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі - Типова інструкція).

1.4. Відповідно до документообігу у Міністерстві застосовується децентралізована система реєстрації документів.

Застосування децентралізованої системи діловодства в Міністерстві передбачає ведення поточного діловодства, формування і оперативне зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів Міністерства.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві покладається на заступника Міністра - керівника апарату.

1.6. Організація ведення діловодства в Міністерстві, відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції, покладається на Управління документального забезпечення Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (далі - Управління документального забезпечення).

1.7. Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян покладається на Управління розгляду звернень та прийому громадян Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (далі - Управління розгляду звернень та прийому громадян).

1.8. Методичне керівництво здійснення контролю за строками виконання документів, що надходять від вищестоящих державних органів, покладається на Відділ контролю Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (далі - Відділ контролю).

1.9. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах Міністерства, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками структурних підрозділів, а також за збереження документів з моменту їх створення або надходження і до відправлення або передачі до архіву Міністерства покладається на керівників підрозділів.

Ведення діловодства в структурному підрозділі покладається на одного або декількох працівників структурного підрозділу відповідно до функціональних обов'язків.

1.10. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим (далі - акти державних органів), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів несуть відповідальність заступники Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Міністерства відповідають їх керівники.

1.11. Основним завданням служби діловодства є встановлення в Міністерстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства. Управління документального забезпечення відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє інструкцію Міністерства з діловодства та номенклатуру справ Міністерства;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів вхідної та вихідної кореспонденції;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву Міністерства (далі - архів Міністерства);

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Міністерства вимог інструкції Міністерства, регламенту та національних стандартів;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Міністерстві та на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

- проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Міністерства, а також в підвідомчих установах, що належать до сфери його управління;

- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Міністерстві;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Міністерстві;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду Міністерства та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Міністерства з питань діловодства;

засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом установи.

1.12. На Управління документального забезпечення покладається підготовка типових інструкцій з діловодства, типових (примірних) номенклатур справ для територіальних органів юстиції в Автономній республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, що належать до сфери управління Міністерства, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

1.13. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників апарату Міністерства.

1.14. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає.

2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2.2. Право видання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується Положенням про Міністерство юстиції України , затвердженим Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 395/2011, положеннями про структурні підрозділи апарату Міністерства та посадовими інструкціями.

Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. У Міністерстві визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Міністерства, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій.

2.6. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Міністерства є:

- Конституція України , закони України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;

- потреба в правовому регулюванні діяльності апарату Міністерства.

2.7. Видання розпорядчих документів обов'язкове:

- з організаційних питань - при створенні, реорганізації і ліквідації підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства та структурних підрозділів; затвердженні їх структури; підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов'язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань планування - при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

- з питань праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і застосування стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.8. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від вищестоящих державних органів, доводяться до підприємств, установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень), в яких викладається зміст документа стосовно завдань Міністерства.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищестоящих державних органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.9. При здійсненні оперативних зв'язків із вищестоящими державними органами, міністерствами, іншими органами виконавчої влади, підприємствами, установами та організаціями Міністерство надсилає листи електронною поштою.

2.10. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

2.11. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис (додаток 3).

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.12. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.13. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 18.

2.14. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

2.15. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, актами, дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України - за рішенням Міністра на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, із якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників цих органів.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках Міністерства, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

3.1. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

10 - верхнє та нижнє.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформлюються не на бланках.

Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

3.2. Всі службові документи повинні оформлюватися на бланках Міністерства.

У Міністерстві застосовують такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів (додаток 21);

- бланки для листування з постійними закордонними кореспондентами (виготовлені двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною) (додаток 23);

- бланк конкретного виду документа (накази) (додаток 22).

Контроль та облік пронумерованих бланків здійснює Адміністративно-господарське управління Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення.

Бланки структурного підрозділу створюються тоді, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень (додаток 24).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ оформлюють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 .

Зображення Державного герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування назви Міністерства, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

6.1. Код Міністерства проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

6.2. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Найменування Міністерства - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування Міністерства вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначеному документі. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком посередині строки.

Довідкові дані про Міністерство містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, код ЄДРПОУ тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД .

10.1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

10.2. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 2 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 3 червня 2011 р.

10.3. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

10.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

10.5. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

10.6. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша умова набуття чинності. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

Нормативно-правові акти, які занесені до Державного реєстру нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено актами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

11.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

11.2. Документи реєструються в межах груп у залежності від кореспондента на підставі номенклатури. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази Міністерства з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії Міністерства, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення.

11.3. При реєстрації вихідного листа (за ініціативою Міністерства) йому надається реєстраційний індекс, який складається з індексу підрозділу (що створив документ), індексу кореспондента за номенклатурою відомчої картотеки справ (проставляється співробітниками підрозділу, де створено документ) та порядкового номера по журналу реєстрації вихідної кореспонденції, що ведеться у структурних підрозділах апарату Міністерства (додаток 7).

Приклад:

16-32/55,

де 16 - індекс структурного підрозділу Міністерства;

32 - індекс кореспондента за відомчою номенклатурою справ;

55 - порядковий номер по журналу реєстрації вихідної кореспонденції.

11.4. При реєстрації вихідного листа (листа-відповіді) йому надається реєстраційний індекс, який складається з вхідного індексу (який було присвоєно при реєстрації документа) та через правобічну похилу риску індексу структурного підрозділу (що надає відповідь).

Приклад:

10272-0-26-09/16.5,

де 10272-0-26-09 - індекс, який було присвоєно при реєстрації документа, який надійшов до Міністерства;

16.5 - індекс структурного підрозділу Міністерства.

11.5. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 1117/5 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

11.6. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами.

Місцерозташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

14.1 Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

14.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

14.3. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

14.4. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

14.5. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

15.1 Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом Міністерства. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом Міністерства.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 8).

15.2. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

15.3. У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

15.4. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

16.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівництвом Міністерства, що містить вказівки щодо виконання документа.

16.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис Міністра або його заступників, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

16.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

16.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція проставляється на реєстраційно-контрольних картках у спеціальній графі або безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту.

Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова "Контроль" (з використанням штампа) на лівому нижньому полі першої сторінки документа та на РКК із зазначенням строку виконання.

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

19.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

19.2. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

19.3. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

20.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

20.2. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

20.3. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

20.4. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

20.5. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№ " перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

20.6. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 року № 595/03-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

Якщо додаток надсилається в електронному вигляді (електронними засобами зв'язку), про це робиться відповідний запис, наприклад:

Додаток: на 3 арк. В електронному вигляді.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

21.1. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами Міністерства.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром або за його дорученням - заступником Міністра. Право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами Міністерства.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Міністром або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

21.2. Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

21.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене - на документі, складеному на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Приклад:

або

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

21.4. Коли документ надсилається одночасно кільком державним органам Міністр підписує всі його примірники.

21.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються копії.

21.6. Управлінням документального забезпечення засвідчується один екземпляр ксерокопії документа, який передається виконавцеві для розмноження та подальшого направлення на інші адреси.

21.7. Як правило, документи підписуються однією посадовою особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади:

При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні і скріпляються печаткою Міністерства.

Приклад:

21.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем:

21.9. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

21.10. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

21.11. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

21.12. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

22.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

22.2. Погодження може здійснюватись як в Міністерстві посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

22.3. Внутрішнє погодження оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

22.4. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у Міністерстві.

22.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

22.6. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

22.7. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

22.8. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

22.9. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

22.10. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

22.11. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідної установи.

22.12. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

- з установами вищого рівня.

23.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається у Міністерстві на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 9).

23.2. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

23.3. Наказом (розпорядженням) Міністерства визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

24.1. Копія документа виготовляється й видається з дозволу керівництва Міністерства або керівника структурного підрозділу.

Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому Міністерстві.

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

24.2. Копії документів виготовляються засобами копіювальної техніки. При цьому на копіях відтворюються усі реквізити оригіналу документа та його складові частини, зокрема особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, відбиток печатки (у разі наявності)  (додаток 25).

24.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.

Приклад:

Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, із якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою служби діловодства Міністерства. Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені на оригіналі. Копія тексту документа повинна відповідати оригіналу.

25.1. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Іванова 256 23 29

25.2. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи.

Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

25.3. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.

25.4. Відмітка про надходження документа до Міністерства проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування Міністерства, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа, або зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Відмітка про надходження документа проставляється на конверті, якщо він має напис "Особисто".

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

Нормативно-правові акти Міністерства, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" підлягають державній реєстрації, повинні мати у верхньому правому кутку після номера чи грифа затвердження вільне місце (60 х 100 міліметрів) для напису про державну реєстрацію.

27.1. Накази

27.1.1. Наказ - розпорядчий документ Міністерства.

27.1.2. Накази Міністерства видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, рішень колегії Міністерства, а також за дорученням керівництва або за ініціативою структурних підрозділів.

27.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік типових документів) , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності Міністерством видаються такі накази:

з основної діяльності;

з кадрових питань (особового складу) (про призначення, переведення, переміщення, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка державних службовців, допуск та доступ до державної таємниці; присвоєння рангу, зміна облікових даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, встановлення різних надбавок, доплат, виплата матеріальної допомоги; про відпустки щодо догляду за дитиною);

про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням, про відпустки без збереження заробітної плати;

з адміністративно-господарських питань.

27.1.4. Проект наказу з основної діяльності розробляється структурним підрозділом Міністерства за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

27.1.5. Проект наказу з кадрових питань готується Департаментом кадрової роботи та державної служби у двох примірниках на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Другий примірник проекту наказу візується виконавцем, керівником Департаменту, у разі потреби - керівниками інших структурних підрозділів Міністерства, заступником Міністра відповідно до розподілу повноважень.

27.1.6. Проекти наказів про надання відпусток працівникам апарату Міністерства (крім Міністра, першого заступника та заступників Міністра, працівників патронатної служби Міністра, керівників самостійних структурних підрозділів) оформлюються за типовою формою № П-3 , затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 р. № 489.

27.1.7. Проект наказу розробляється у двох примірниках. Перший примірник проекту візує виконавець і керівник структурного підрозділу, що вносять проект. Коли виникає потреба - візують посадові особи, яким в проекті наказу передбачено завдання і доручення.

27.1.8. Проект наказу візує заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

27.1.9. Наказ підписує Міністр, а у разі його відсутності - заступник Міністра, який виконує його обов'язки.

Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

27.1.10. Наказ оформлюється на бланках наказу та містить такі обов'язкові елементи:

- дата, номер;

- заголовок до тексту;

- назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала наказ.

27.1.11. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...", "Про внесення змін...") або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки...", "Про заходи...") (додаток 25).

27.1.12. Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Вона може починатися словами "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядчу частину наказу починають зі слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега і лапок, після нього ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".

Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо. Такі доручення не можуть бути об'єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.

Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У випадку коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнює попередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ (пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Визнати таким, що втратив чинність, ...".

Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу ..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу (розпорядження)".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

"1) Внести зміни до... (додаються)".

До наказів не можна включати пункт "Наказ довести до відома...". Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до Управління документального забезпечення після підписання такого документа.

27.1.13. Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту не оформлюють. Усі додатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.

Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу, що підготував проект наказу.

27.1.14. Спільний наказ установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Державний герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, назва виду документа - посередині.

Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний номер документа складається із реєстраційних номерів, які проставляють через правобіжну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ.

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЄМО".

Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

27.1.15. Накази з особового складу (з кадрових питань) оформлюють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених - про кількох незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання".

У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуюча частина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом, що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.

Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Слово "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст - через один міжрядковий інтервал.

Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

27.1.16. Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації в установленому законодавством порядку.

27.1.17. Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації, у визначених випадках - опублікування, оприлюднення.

Термін набуття чинності може зазначатися в самому розпорядчому документі.

27.1.18. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарного року та індексу за номенклатурою справ (накази з основної діяльності мають індекс - "5", накази з кадрових питань - "6" та "к", накази з адміністративно-господарських питань - "7").

Реєстраційний індекс та дата наказів проставляються рукописним способом. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Накази з основної діяльності та адміністративно-господарських питань реєструються і зберігаються в Управлінні документального забезпечення.

27.1.19. Накази з кадрових питань (особового складу) реєструються та зберігаються у Департаменті кадрової роботи та державної служби.

27.1.20. Накази Міністерства зберігаються у відповідних номенклатурних справах у хронологічному порядку згідно з реєстраційними номерами в Управлінні документального забезпечення.

27.1.21. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються Департаментом кадрової роботи та державної служби з використанням печатки з його найменуванням.

27.1.22. Копії наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань засвідчуються печаткою Управління документального забезпечення.

27.1.23. Витяг з наказу оформлюється на загальному бланку Міністерства із зазначенням усіх реквізитів оригіналу наказу. До витягу переноситься лише пункт або кілька пунктів наказу, що стосується запиту. З оригіналу наказу до витягу переносять найменування посади, ініціали, прізвище посадової особи, яка підписала наказ. Особисто ця особа витяг не підписує. Відмітка про засвідчення копії документа є обов'язковим реквізитом витягу з наказу  (додаток 26).

27.2. Протоколи

27.2.1. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

27.2.2. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

27.2.3. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланка) або на загальному бланку установи, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

27.2.4. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

27.2.5. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

27.2.6. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

27.2.7. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

27.2.8. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список присутніх, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

27.2.9. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

27.2.10. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

27.2.11. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

27.2.12. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

27.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

27.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

27.2.15. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

27.2.16. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

27.3. Службові листи

27.3.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

- відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

- відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

- відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

- відповіді на запити інших установ;

- відповіді на звернення громадян;

- відповіді на запити на інформацію;

- ініціативні листи;

- супровідні листи.

27.3.2. Службовий лист оформлюється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

27.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

27.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

27.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

Службові листи підписуються відповідно до розділу 21 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

27.3.6. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).

27.4. Документи до засідань колегіальних органів

27.4.1. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

27.4.2. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

27.4.3. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

- доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;

- довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

- інші документи, необхідні для розгляду питань.

27.4.4. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.

27.4.5. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

27.4.6. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.

27.4.7. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

27.4.8. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пункті 27.2 цієї Інструкції.

27.4.9. Рішення колегій установ реалізуються шляхом видання наказів установ, розпоряджень керівників установ, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

27.5. Документи про службові відрядження

27.5.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

27.5.2. У разі необхідності відрядження працівника поза планом керівник підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівництва Міністерства зазначає куди, на який строк і з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом із проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівництву Міністерства, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 12).

27.5.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і подає до бухгалтерії авансовий звіт за встановленою формою.

28.1. Документообіг установи - це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

28.2. Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів в Міністерстві найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

- раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

28.3. Порядок документообігу регламентується Інструкцією Міністерства, регламентом роботи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

28.4. Особливості організації електронного документообігу визначаються Інструкцією Міністерства, Порядком роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Міністерстві.

29.1. Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

29.2. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації та в структурних підрозділах Міністерства.

За одиницю обліку береться документ. Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву Міністерства для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

30.1. Приймання документів

30.1.1. Доставка документів до Міністерства здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службами.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція. Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

30.1.2. Кореспонденція, що надходить до Міністерства, приймається централізовано в Управлінні документального забезпечення та Відділі контролю відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

У разі надходження кореспонденції у неробочий час та святкові дні прийом здійснюється приймальнею Міністра.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

30.1.3. Документи надходять до Управління документального забезпечення через поштове відділення та скриньку для приймання документів. Представникам підприємств, установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів.

В реєстрі працівником Управління документального забезпечення проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

Відмітка про приймання кореспонденції на копіях документів не ставиться.

Довідкова інформація про надходження, реєстрацію та подальший рух документів надається по телефону.

30.1.4. Вся кореспонденція, що надійшла від юридичних осіб, розкривається і реєструється в Управлінні документального забезпечення, а листи, що надійшли від фізичних осіб, передаються на реєстрацію до Управління розгляду звернень та прийому громадян Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (далі - Управління розгляду звернень та прийому громадян).

Пакети, що мають напис "особисто", передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані.

30.1.5. Електронні носії інформації обов'язково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

30.1.6. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, відсутність підпису, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в Управлінні документального забезпечення чи Відділі контролю (додаток 1).

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.

30.1.7. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

30.2. Попередній розгляд документів

30.2.1. Уся кореспонденція, що надійшла до Міністерства, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється начальником Управління документального забезпечення, начальником Відділу контролю або іншою визначеною особою відповідно до функціональних обов'язків.

30.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, і такі, що передаються безпосередньо структурним підрозділам, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення строків виконання документів.

30.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення вищестоящих державних органів, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються керівництву негайно.

30.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися Положенням про Міністерство та його структурні підрозділи, наказами, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

30.3. Реєстрація документів

30.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.