З метою забезпечення реалізації положень Регламенту Верховної Ради України щодо електронної та паперової форм документообігу у Верховній Раді України та на виконання пунктів 3 і 5 розділу II "Прикінцеві та перехідні положення" Закону України "Про внесення змін до Регламенту Верховної Ради України щодо вдосконалення електронної форми документообігу у Верховній Раді України":

1. Затвердити:

1) Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 1);

2) Технологічну схему проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 2);

3) Схему внесення документів до бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" (додаток 3);

4) Перелік документів, що створюються в Апараті Верховної Ради України виключно у паперовій формі (додаток 5).

2. Встановити, що з метою забезпечення реалізації положень статті 7-1 Регламенту Верховної Ради України та до набрання чинності положеннями Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України" щодо функціонування єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України (далі - єдина автоматизована система):

1) пропозиції Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп), колективні ініціативи народних депутатів України (підписні листи) створюються у паперовій формі;

2) законопроект, підготовлений до другого чи наступних читань, оформлюється у паперовій формі (оригінал паперового документа), візується керівником секретаріату головного комітету та підписується головою цього комітету. Керівники юридичного і редакційного підрозділів Апарату Верховної Ради України візують поданий головним комітетом законопроект за результатами проведених експертиз;

3) висновки юридичної експертизи та редакційного опрацювання оформлюються в електронній формі, підписуються керівниками відповідних підрозділів Апарату Верховної Ради України та додаються до супровідних документів. Супровідні документи надаються народним депутатам України разом з текстом законопроекту, підготовленого до другого чи наступних читань, в електронній формі, що завізований керівником секретаріату головного комітету та підписаний головою головного комітету із застосуванням кваліфікованих електронних підписів;

4) підготовка законопроектів і супровідних документів до них до другого та наступних читань відповідно до підпунктів 2 і 3 цього пункту здійснюється згідно з тимчасовою технологічною схемою проходження законопроекту, підготовленого до розгляду у другому або наступному читанні, та супровідних документів до нього (додаток 4).

3. З метою забезпечення коректного ведення Апаратом Верховної Ради України бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" комітетам Верховної Ради України при поданні на розгляд Верховної Ради України проектів про внесення змін до законодавчих актів України викладати такі зміни як нові редакції відповідних статей, їх частин, пунктів, підпунктів.

4. Законопроекти та супровідні документи до них, підготовлені до другого та наступних читань і надані народним депутатам України у встановленому законом порядку до видання цього розпорядження, не потребують переоформлення.

5. Апарату Верховної Ради України забезпечити:

1) впродовж п'ятої і шостої сесій Верховної Ради України дев'ятого скликання роботу з документами, передбаченими Регламентом Верховної Ради України, створеними у паперовій та електронній формі, з урахуванням положень, передбачених пунктом 2 цього розпорядження;

2) до завершення п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання:

розроблення проектів положень про єдину автоматизовану систему роботи з документами у Верховній Раді України, про офіційний веб-сайт Верховної Ради України, а також проекту технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України;

оновлення переліку автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України;

підготовку пропозицій (за необхідності) щодо внесення змін до Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України", Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України, Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України на основі узагальнення результатів дослідної експлуатації єдиної автоматизованої системи впродовж п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання.

6. Виконуючому обов'язки Керівника Апарату Верховної Ради України М. Теплюку забезпечити приведення актів керівництва Апарату Верховної Ради України у відповідність із цим розпорядженням.

7. Визнати такими, що втратили чинність:

1) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про затвердження Положення про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України" від 22 травня 2006 року № 428 (із наступними змінами);

2) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України" від 25 травня 2006 року № 448 (із наступними змінами);

3) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про деякі питання організації роботи з реєстрації та супроводження електронних петицій, адресованих Верховній Раді України" від 28 жовтня 2015 року № 1494 (із наступними змінами);

4) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про Порядок роботи із зверненнями в Апараті Верховної Ради України" від 11 липня 2016 року № 273 (із наступними змінами).

8. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на Першого заступника Голови Верховної Ради України Р. Стефанчука.

1. Це Положення визначає:

1) єдині правила документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в електронній та паперовій формах (далі - документи) у Верховній Раді України, Апараті Верховної Ради України (далі - Апарат) та в органах Верховної Ради України, діяльність яких забезпечується Апаратом;

2) порядок проходження документа у Верховній Раді України з моменту його створення або одержання до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу;

3) правила роботи з документами в єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (далі - ЄАС), у тому числі порядок обміну електронними документами в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ ОВВ);

4) порядок здійснення оперативного інформаційного обміну з використанням службової електронної пошти;

5) загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень;

6) правила роботи з документами, що містять службову інформацію;

7) основні вимоги до організації розгляду звернень громадян та громадських об’єднань (далі - звернення), запитів на публічну інформацію, контролю за їх виконанням, аналітичної роботи, ведення діловодства за зверненнями та запитами, реєстрації і супроводження електронних петицій у Верховній Раді України.

2. Це Положення розроблено з урахуванням вимог законів України "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні довірчі послуги", "Про звернення громадян", "Про громадські об’єднання", "Про доступ до публічної інформації", Регламенту Верховної Ради України, Регламенту організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858, Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, Національного стандарту "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163-2020, Національного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" ДСТУ 2732:2004.

3. Дія цього Положення поширюється на документи, що одержуються, створюються, відправляються Апаратом в електронній або паперовій формі.

Особливості організації діловодства з особовими справами державних службовців, документами з питань ведення обліку та звітності в господарсько-фінансовій діяльності Апарату, документами з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, технічною документацією визначаються окремими розпорядженнями Керівника Апарату Верховної Ради України, його Першого заступника або заступника - у разі делегування повноважень (далі - Керівник Апарату (заступник).

4. Основною формою діловодства у Верховній Раді України є електронна. Перелік документів, що відповідно до законодавства створюються в Апараті виключно у паперовій формі, затверджується Головою Верховної Ради України.

У разі введення воєнного або надзвичайного стану за обставин, що унеможливлюють здійснення діловодства в електронній формі, основною формою діловодства є паперова. Організація діловодства в період дії воєнного або надзвичайного стану здійснюється з урахуванням особливостей, передбачених підрозділом 33 цього Положення.

5. Діловодство в електронній формі у Верховній Раді України здійснюється засобами ЄАС із застосуванням кваліфікованих електронних підписів, що забезпечує реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, створення електронних документів, колективну роботу з проектами електронних документів, їх погодження (візування), застосування кваліфікованого електронного підпису, формування статистичних звітів, оперативний пошук документів та контроль строків їх виконання.

6. Обробка, зберігання, направлення документів, що містять державну таємницю, засобами ЄАС забороняється.

8. Електронний документ, підписаний (погоджений) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчений кваліфікованою електронною печаткою, не потребує візуального відтворення підпису або відбитка печатки.

9. Робота з незареєстрованими документами у Верховній Раді України не проводиться.

10. Організація обміну електронними документами між органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату (далі - структурні підрозділи) здійснюється виключно з використанням ЄАС, з іншими державними органами - з використанням СЕВ ОВВ (за умови їх підключення до СЕВ ОВВ), а у разі відсутності підключення до СЕВ ОВВ - відповідно до пункту 125 цього Положення.

11. Діловодство у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, структурних підрозділах, державних підприємствах, установах чи організаціях, що належать до сфери управління Апарату, здійснюється спеціально визначеними працівниками.

Діловодство народних депутатів України здійснюється їх помічниками-консультантами і не супроводжується Апаратом.

12. Діловодство у Верховній Раді України здійснюється державною мовою.

Документи іноземному адресатові від імені Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України, керівництва Апарату складаються державною мовою та надсилаються через Міністерство закордонних справ України. В окремих випадках допускається направлення таких листів англійською або іншою іноземною мовою, за умови згоди вищезазначених осіб.

Документи іноземним адресатам від комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), окремих народних депутатів України, інших відправників у Верховній Ради Україні та її Апарату складаються державною або іноземними мовами, при цьому переклад організовується (здійснюється) відповідними відправниками.

13. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

1) архівний підрозділ - підрозділ у складі структурного підрозділу з документального забезпечення;

2) бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) витяг - засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації;

4) візуалізація (візуальне подання) - процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною для зору людини;

5) візування проекту електронного документа (візування) - накладення посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа;

6) діловод - працівник структурного підрозділу, на якого покладено функції з ведення діловодства у структурному підрозділі;

7) діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами;

8) доручення - управлінське рішення Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, оформлене на бланку (додаток 2 до цього Положення) з визначенням зобов’язання іншій посадовій особі (органу) щодо здійснення дій, спрямованих на виконання посадових (службових) повноважень (обов'язків);

9) електронна копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

10) електронна копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

11) електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК) - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в Апараті документа незалежно від форми його створення;

12) електронна резолюція - реквізит, створений у ЄАС, що вноситься до ЕРКК електронного документа та нерозривно пов’язаний з нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення посадової особи щодо його виконання;

13) електронне повідомлення - автоматично створена та передана в електронній формі інформація про доставку, отримання, відмову в реєстрації або реєстрацію електронного документа адресатом;

14) єдина автоматизована система роботи з документами у Верховній Раді України (ЄАС) - багатофункціональна інформаційно-телекомунікаційна система електронного документообігу Верховної Ради України, що забезпечує створення, оброблення та використання електронних документів, електронних та цифрових копій оригіналів паперових документів для забезпечення законодавчої процедури та документообігу у Верховній Раді України із застосуванням єдиних технічних і програмних засобів;

15) керівництво Апарату - Керівник Апарату, його Перший заступник, заступники;

16) керівництво Верховної Ради України - Голова Верховної Ради України, Перший заступник і заступник Голови Верховної Ради України;

17) паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, засвідчене у порядку, встановленому цим Положенням;

18) підписання проекту електронного документа (підписання) - накладення уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа, кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

19) погоджувач - посадова особа, яка здійснює візування (погодження) проекту документа;

20) примірник електронного документа - файл, що містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

21) проект електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа;

22) реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та в ЕРКК для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

23) спеціальна кореспонденція - кореспонденція, що доставляється фельд’єгерською службою;

24) цифрова копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом його сканування без засвідчення кваліфікованою електронною печаткою.

Інші терміни вживаються в цьому Положенні у значеннях, наведених в актах законодавства, зазначених у пункті 2 цього Положення.

14. Організація ведення діловодства у структурному підрозділі забезпечується його керівником.

15. Документування управлінської інформації та діловодство в електронній формі в Апараті здійснюються із застосуванням кваліфікованих електронних підписів та кваліфікованих електронних печаток відповідно до законодавства у сфері електронних довірчих послуг.

16. Кваліфікований електронний підпис застосовується у разі підписання (візування) електронного документа. Кваліфікований електронний підпис використовується лише його власником, ідентифікаційні дані якого як народного депутата України, працівника Апарату зазначені в сертифікаті відкритого ключа, без права його передачі іншим особам.

17. Кваліфікована електронна печатка застосовується у разі засвідчення електронної копії оригіналу електронного документа або електронної копії оригіналу паперового документа. Одна кваліфікована електронна печатка може застосовуватися кількома працівниками.

18. Під час накладення кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки автоматично проставляється електронна позначка часу.

19. Перелік структурних підрозділів, які застосовують кваліфіковані електронні печатки, визначається Керівником Апарату.

20. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи кваліфікованої електронної печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.

В ЄАС застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

21. Для забезпечення виконання функцій, покладених на Верховну Раду України, її органи та Апарат, використовуються великі і малі гербові печатки, інші печатки та штампи.

Зразки та описи гербових печаток Верховної Ради України та Апарату затверджуються Головою Верховної Ради України.

22. Гербовою печаткою Верховної Ради України засвідчуються:

1) посвідчення особи, яка призначається Верховною Радою України чи Головою Верховної Ради України;

2) підпис Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України на документі у паперовій формі.

23. Гербовою печаткою Апарату засвідчуються:

1) посвідчення працівника Апарату;

2) запис у трудовій книжці;

3) довідка з кадрових питань;

4) посвідчення про відрядження;

5) підпис Керівника Апарату, його Першого заступника і заступників на документі у паперовій формі.

24. Печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України та печатками структурних підрозділів засвідчуються:

1) відповідність копії документа оригіналу;

2) підпис керівника структурного підрозділу на документі.

25. Для засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа використовуються штампи. Засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа здійснюється:

1) структурним підрозділом з документального забезпечення - документів народних депутатів України, документів структурних підрозділів Апарату, крім випадків, передбачених підпунктами 2-4 цього пункту;

2) структурними підрозділами з питань звернень громадян, з управління кадрами, з управління справами, з виконання функцій контролю - документів, створених відповідними підрозділами;

3) секретаріатом комітету - документа, створеного у відповідному комітеті, а також документа із справ законопроекту;

4) секретаріатом депутатської фракції (депутатської групи) - документа, створеного у відповідній депутатській фракції (депутатській групі).

26. Зразки та описи печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, затверджуються Керівником Апарату.

Зразки та описи печаток підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Апарату, погоджуються керівником структурного підрозділу з управління справами.

Печатки із власним найменуванням, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, можуть мати лише ті структурні підрозділи Апарату, положення про які це передбачають.

Якщо печатка для документа у паперовій формі згідно з призначенням виготовляється більш як в одному екземплярі, на кожній такій печатці додатково зазначається її номер.

27. Виготовлення гербових печаток Апарату, печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з управління справами за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.

Замовлення на виготовлення печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, ескізи їхніх зразків та описи готуються відповідними структурними підрозділами, погоджуються керівником структурного підрозділу з документального забезпечення і після затвердження Керівником Апарату передаються для забезпечення їх виготовлення до структурного підрозділу з управління справами.

Організацію обліку та видачі гербових печаток Верховної Ради України та Апарату, особистих металевих печаток забезпечує режимно-секретний підрозділ.

Організацію обліку та видачі печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з документального забезпечення.

28. Виготовлені гербові печатки Верховної Ради України та Апарату, особисті металеві печатки структурний підрозділ з управління справами передає до режимно-секретного підрозділу, а печатки без зображення Державного Герба України, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, - до структурного підрозділу з документального забезпечення для обліку та видачі їх замовникам під розписку у спеціальних журналах.

29. Відбиток печатки на документі в паперовій формі проставляється на підпис особи, яка підписала документ, таким чином, щоб він захоплював кілька літер найменування посади такої особи.

30. Керівник структурного підрозділу забезпечує дотримання порядку зберігання та застосування печаток і штампів працівниками підрозділу.

Печатки і штампи для документів у паперовій формі зберігаються у сейфах або шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, визначених відповідальними.

Працівник Апарату, визначений відповідальним за використання печаток і штампів для документів у паперовій формі, металевих печаток, у разі звільнення з посади зобов’язаний здати видані йому печатки і штампи відповідно до режимно-секретного підрозділу або до структурного підрозділу з документального забезпечення.

31. Режимно-секретний підрозділ та структурний підрозділ з документального забезпечення за потреби проводять перевірку наявності у структурних підрозділах виготовлених печаток і штампів для документів у паперовій формі.

32. У разі виявлення порушення правил зберігання, використання або втрати печаток чи штампів для документів у паперовій формі керівник відповідного структурного підрозділу повідомляє про це керівника режимно-секретного підрозділу або керівника структурного підрозділу з документального забезпечення.

За фактом втрати печатки (штампа) проводиться службове розслідування, за результатами якого складається акт та інформується керівництво Апарату.

На печатці (штампі), виготовленій (виготовленому) замість втраченої, проставляється літера "Д" (дублікат).

33. Визнані непридатними для використання печатки і штампи для документів у паперовій формі підлягають поверненню до режимно-секретного підрозділу або до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого знищення у встановленому порядку.

34. У випадках, передбачених законодавством, електронні копії оригіналів паперових документів засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою.

Підготовку та подання кваліфікованому надавачу інформації, необхідної для замовлення відповідних ключів, що використовуються для застосування кваліфікованої електронної печатки, забезпечує структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем.

35. Відповідальність за застосування та зберігання кваліфікованих електронних печаток покладається на керівника відповідного структурного підрозділу.

Носій кваліфікованої електронної печатки зберігається у сейфах або шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, визначених відповідальними.

36. Сертифікат відкритого ключа кваліфікованої електронної печатки повинен містити дані щодо призначення та назву суб’єкта застосування згідно з призначенням.

Кваліфікована електронна печатка накладається на електронний документ у вигляді набору даних в електронній формі, доданих до електронного документа з дотриманням технічних регламентів щодо забезпечення можливості ідентифікації Апарату.

Кваліфіковані електронні печатки обліковуються у структурному підрозділі з комп’ютеризованих систем. За потреби структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем здійснює методичне забезпечення застосування структурними підрозділами кваліфікованих електронних печаток.

37. Керівник структурного підрозділу інформує структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем про втрату кваліфікованої електронної печатки. Структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем забезпечує негайне скасування сертифіката відкритого ключа втраченої кваліфікованої електронної печатки.

38. Непридатний для застосування відкритий ключ кваліфікованої електронної печатки знищується структурним підрозділом з комп’ютеризованих систем.

39. Для оформлення документів у Верховній Раді України, її органах та Апараті використовуються бланки в електронній та паперовій формах, види та форми яких наведені в додатку 2 до цього Положення.

Бланки, наведені у додатках 2.1-2.6 до цього Положення, виготовляються на захищеному папері.

На бланках, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, у лівій частині шапки розміщується офіційна емблема Верховної Ради України, затверджена розпорядженням Голови Верховної Ради України від 24 серпня 2023 року № 935 "Про заснування офіційної емблеми, що використовується в діяльності Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, народних депутатів України, депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, Апарату Верховної Ради України, та затвердження тимчасового порядку її використання" (далі - офіційна емблема). Розмір зображення офіційної емблеми: висота - 22 міліметри, ширина - 16,3 міліметра.

Інформація, що розміщується в шапці бланків, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, друкується з використанням шрифту гарнітури Raleway розміром 12-16 друкарських пунктів, адреса друкується з використанням шрифту гарнітури Raleway розміром 8 друкарських пунктів.

На тло бланків, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, наносяться елементи ідентифікації у вигляді офіційної емблеми. Розмір елемента: висота - 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

40. Документ, створений в електронній формі, за необхідності оформлюється на електронному бланку. Бланки електронних документів не нумеруються та не потребують обліку.

41. Організаційно-розпорядчі документи, що у встановленому порядку створюються та опрацьовуються в паперовій формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цього Положення.

42. Бланки документів в електронній та паперовій формах повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє. Для виготовлення бланків у паперовій формі використовується папір формату А4 (210 x 297 міліметрів) і А5 (210 x 148 міліметрів).

43. Облік бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, що використовуються керівництвом Верховної Ради України, органами Верховної Ради України, постійними делегаціями Верховної Ради України, керівництвом Апарату та структурними підрозділами Апарату, ведеться за порядковими номерами, що проставляються друкарським способом під час їх виготовлення у лівому нижньому куті зворотного боку бланка.

Загальний облік бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, крім бланків народних депутатів України, ведеться структурним підрозділом з документального забезпечення.

Облік, зберігання та використання бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, після їх отримання у структурному підрозділі з документального забезпечення покладаються на працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі.

Бланки народних депутатів України у паперовій формі за їхнім замовленням виготовляються Управлінням справами.

44. Непридатні для використання бланки, виготовлені друкарським способом, знищуються, про що складається відповідний акт (додаток 5 до цього Положення).

Знищення таких бланків здійснюється в установленому порядку працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, та представником структурного підрозділу з документального забезпечення.

45. Бланки не використовуються для оформлення заяв працівників.

46. Створення та оформлення документів керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, постійних делегацій Верховної Ради України, народних депутатів України, керівництва Апарату та структурних підрозділів Апарату на інших бланках, ніж передбачені цим Положенням, забороняються.

47. Приймання кореспонденції, що надходить до Верховної Ради України, у тому числі до органів Верховної Ради України, Апарату, здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.

48. Документ, завантажений у ЄАС та направлений за відповідним маршрутом, вважається переданим адресату.

49. Рекомендована, спеціальна кореспонденція та кореспонденція з оголошеною цінністю приймаються під розписку у визначеному порядку.

50. Під час приймання кореспонденції, що надійшла в паперовому вигляді у конверті (пакеті, бандеролі), проводиться:

1) попередня перевірка безпечності вмісту;

2) перевірка правильності доставки;

3) перевірка цілісності конверта (пакета, бандеролі), їх розкриття;

4) перевірка правильності оформлення документа (наявність підпису, бланка, номера), наявності зазначеної в описі вкладення або в документі кількості аркушів, примірників документів, додатків та підозрілих вкладень.

51. У разі виявлення у вхідній кореспонденції, що надійшла в конверті (пакеті, бандеролі), підозрілого вкладення така кореспонденція приймається відповідно до Правил прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень (додаток 6 до цього Положення).

52. У разі пошкодження конверта (пакета, бандеролі) у поштовому реєстрі робиться відповідна відмітка.

53. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без реєстрації.

54. У разі надходження на адресу керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату кореспонденції іноземною мовою без перекладу така кореспонденція реєструється та без первинного розгляду передається до структурного підрозділу з міжпарламентських зв’язків для перекладу. Після здійснення перекладу зазначена кореспонденція разом із перекладом повертаються до структурного підрозділу з документального забезпечення для здійснення процедури первинного розгляду у встановленому порядку та передачі адресату.

Переклад кореспонденції іноземною мовою, яка надходить на адреси комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), окремих народних депутатів України, інших адресатів у Верховній Раді України та Апараті, організовується (здійснюється) відповідними адресатами.

55. Конверт (пакет, частина обгортки бандеролі із зворотною адресою) зберігається і додається до документа, якщо:

1) встановити адресу відправника, час відправлення та надходження документа можливо лише за зазначеною на конверті (пакеті, обгортці бандеролі) інформацією;

2) документ стосується розгляду судами справ, учасником яких є Верховна Рада України чи Апарат;

3) відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті (пакеті, обгортці бандеролі).

56. Конверт (пакет, бандероль) з позначкою "Особисто" або "Конфіденційно" не розкривається, а реєструється за зазначеними на конверті даними і передається адресату. У разі необхідності така кореспонденція повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення у розконвертованому вигляді для опрацювання. Подальша робота з нею проводиться у порядку, передбаченому цим Положенням.

57. З метою оперативного опрацювання кореспонденції, що надійшла до Апарату в паперовому вигляді, структурний підрозділ з документального забезпечення припиняє приймання кореспонденції в паперовому вигляді за одну годину до офіційного закінчення робочого дня (крім спеціальної кореспонденції).

Приймання спеціальної кореспонденції у позаробочий час, у святкові та вихідні дні, а також кореспонденції з позначками ступеня терміновості доставки або виконання (далі - термінова кореспонденція) здійснюється черговим приймальні Голови Верховної Ради України з передачею до структурного підрозділу з документального забезпечення наступного робочого дня.

58. Попередній розгляд вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо вона надійшла у неробочий час.

59. Під час попереднього розгляду визначається необхідність:

1) реєстрації документа;

2) розгляду документа керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу (виходячи з повноважень підрозділу, визначених положенням про нього);

3) термінового розгляду (опрацювання) документа.

60. За результатами попереднього розгляду отриманий через СЕВ ОВВ документ в електронній формі підлягає реєстрації. Структурний підрозділ з документального забезпечення відмовляє в реєстрації електронного документа у разі, якщо:

1) документ не містить кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або електронної позначки часу;

2) документ містить інформацію з обмеженим доступом, вимоги щодо захисту якої встановлені законом;

3) документ не може бути застосований як оригінал згідно з вимогами закону;

4) документ надійшов не за адресою;

5) документ надійшов повторно;

6) заявлений склад документа не відповідає фактичному;

7) реквізити вхідного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в ньому;

8) на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа;

9) візуальна форма електронного документа не придатна для сприйняття її змісту.

61. Кореспонденція, що надходить на електронні поштові скриньки домену gov.ua, не реєструється в ЄАС як документ, не розглядається і відповідь на неї не надається, крім документів, отриманих від іноземних парламентів, міжнародних організацій і дипломатичних представництв іноземних держав в Україні, проектів міжнародної технічної допомоги, зареєстрованих у порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 153, а також крім випадку, визначеного пунктом 217 цього Положення.

62. Кореспонденція юридичних та фізичних осіб (прості, рекомендовані поштові відправлення, поштові відправлення з оголошеною цінністю), у тому числі міжнародна, що адресована народним депутатам України, реєструється структурним підрозділом з документального забезпечення за зазначеними на конвертах даними і вкладається у нерозкритих конвертах до персональних поштових скриньок народних депутатів України.

63. Перевірка кваліфікованого електронного підпису проводиться структурним підрозділом з документального забезпечення під час попереднього розгляду документа в електронній формі з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.

Онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг здійснюється в ЄАС.

64. Документи всіх видів, що надходять на адресу Верховної Ради України, а також до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, у тому числі через СЕВ ОВВ, після прийняття і попереднього розгляду централізовано реєструються у структурному підрозділі з документального забезпечення виключно засобами ЄАС.

65. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо документи надійшли після 16 години, у вихідні, святкові або неробочі дні. Термінова кореспонденція реєструється першочергово.

66. Визначення виконавців документів та направлення документів через ЄАС здійснюються відповідно до змісту документа, розподілу обов’язків керівництва Апарату, сфер відання органів Верховної Ради України, компетенції структурних підрозділів.

67. До ЕРКК документа вносяться такі реквізити:

1) назва виду документа;

2) найменування юридичної особи - відправника;

3) гриф обмеження доступу;

4) адресат;

5) дата реєстрації та реєстраційний індекс документа (реєстраційні реквізити відправника);

6) заголовок до тексту документа (стислий зміст);

7) кількість сторінок;

8) додатки (за наявності).

68. Документ реєструється у Верховній Раді України в ЄАС один раз, крім випадків, визначених пунктом 227 цього Положення.

Реєстрація вхідного документа здійснюється шляхом автоматичного присвоєння йому порядкового реєстраційного номера в межах календарного року, електронної дати та кваліфікованої електронної позначки часу.

69. У разі надходження документа від іншого органу державної влади, установи чи організації, що містить супровідний лист до запиту на інформацію або звернення громадянина, структурний підрозділ з документального забезпечення реєструє в ЄАС супровідний лист такого документа та направляє такий документ до структурного підрозділу з питань звернень громадян для реєстрації та подальшого опрацювання.

70. Після реєстрації документа, що надійшов у паперовій формі, на нього наносяться порядковий реєстраційний номер документа, електронна дата та номер запису в системі (системний номер), штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому полі останньої сторінки документа, а в разі відсутності місця - на її звороті. Штрих-код містить системний номер, QR-код містить порядковий реєстраційний номер, дату реєстрації, прізвище відправника або найменування юридичної особи відправника.

Після цього створюється цифрова копія паперового документа, яку реєстратор вносить до ЕРКК. Після реєстрації та створення цифрової копії реєстратором оригінал документа у паперовій формі передається до структурного підрозділу, визначеного у встановленому порядку головним виконавцем документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, про що в ЄАС робиться відповідна позначка.

71. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, для яких цифрова копія не створюється, реєструються в ЄАС.

72. У разі надходження документа в паперовій формі, до якого додається електронний носій інформації, реєструється тільки супровідний лист до нього.

73. Оригінали паперових документів після затвердження електронних резолюцій керівництвом Верховної Ради України та керівництвом Апарату передаються головним виконавцям через поштові скриньки, закріплені за структурними підрозділами.

74. Прості, рекомендовані, рекомендовані з повідомленням про вручення поштові відправлення від юридичних осіб, що адресовані Верховній Раді України, керівництву Верховної Ради України, органам Верховної Ради України, депутатським фракціям (депутатським групам), Апарату, керівництву Апарату, структурним підрозділам, їх посадовим особам, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення та передаються адресатам з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.

Прості, рекомендовані, рекомендовані з повідомленням про вручення поштові відправлення, електронні повідомлення від фізичних осіб, що адресовані Верховній Раді України, керівництву Верховної Ради України, органам Верховної Ради України, депутатським фракціям (депутатським групам), Апарату, керівництву Апарату, структурним підрозділам, їх посадовим особам, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, передаються структурним підрозділом з документального забезпечення за окремим реєстром до структурного підрозділу з питань звернень громадян.

75. Документи, що надійшли від правоохоронних органів, судів засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком, через СЕВ ОВВ, із супровідним листом, адресованим керівництву Верховної Ради України, Верховній Раді України, керівництву Апарату, Апарату, для передачі або з поміткою "для вручення" народним депутатам України, помічникам-консультантам народних депутатів України, працівникам Апарату, реєструються в ЄАС.

Після затвердження електронної резолюції відповідно керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату документ, що надійшов через СЕВ ОВВ направляється народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату через ЄАС, документ, що надійшов засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком - направляється по ЄАС в порядку інформування та вкладається структурним підрозділом з документального забезпечення до персональної поштової скриньки відповідного народного депутата України, працівнику Апарату - до поштової скриньки, закріпленої за структурним підрозділом.

Документ, що надійшов без супровідного листа від правоохоронного органу, суду засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком, через СЕВ ОВВ, адресований народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату, після реєстрації в ЄАС, у разі надходження через СЕВ ОВВ направляється народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату через ЄАС, у разі надходження засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком - направляється по ЄАС в порядку інформування та вкладається структурним підрозділом з документального забезпечення до персональної поштової скриньки відповідного народного депутата України, працівнику Апарату - до поштової скриньки, закріпленої за структурним підрозділом.

Реєстрація та проходження в Апараті документів, передбачених у цьому пункті, здійснюється у порядку технічного супроводження інформації, що за своїм змістом не є процесуальною дією.

75-1. Розгляд та надання відповіді на адвокатський запит, адресований Верховній Раді України, Апарату Верховної Ради України або їх керівництву (як посадовим особам), забезпечується Апаратом. Електронна резолюція до відповідного адвокатського запиту затверджується Керівником Апарату.

Адвокатський запит, що стосується надання інформації та/або копій документів про діяльність Верховної Ради України, її органів чи народних депутатів України попередніх скликань, розглядається Апаратом в частині наявних у його розпорядженні архівних документів (щодо надання копій документів з наявних у його розпорядженні архівних матеріалів).

Адвокатський запит, адресований народному депутату України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії, комітету Верховної Ради України поточного скликання, надсилається для розгляду і надання відповіді відповідному суб’єкту.

У разі надходження до Верховної Ради України, органу Верховної Ради України, Апарату або їх керівництва (як посадовим особам), народного депутата України документа (листа), оформленого на бланку адвоката (адвокатського бюро чи адвокатського об’єднання) і підписаного адвокатом (уповноваженим суб’єктом адвокатського бюро чи адвокатського об’єднання) у встановленому порядку, але не визначеного адвокатом як адвокатський запит, такий документ (лист) приймається, попередньо розглядається та реєструється в ЄАС як адвокатський запит у порядку, передбаченому цим пунктом, і розглядається відповідно до Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність".

Приймання, попередній розгляд та реєстрація адвокатських запитів здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення у порядку, передбаченому підрозділом 6 розділу II цього Положення.

75-2. Структурний підрозділ Апарату, що володіє запитуваною інформацією та/або копіями документів і визначений в електронній резолюції співвиконавцем у підготовці відповіді на адвокатський запит, передбачений абзацами першим, другим і четвертим пункту 75-1 цього Положення, протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС повідомляє головного виконавця про обсяг і зміст інформації та/або копій документів, що готуються ним для надання, та не пізніше трьох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС належним чином оформлені копії документів разом із супровідним листом, а також додатково надає головному виконавцю належним чином оформлені копії запитуваних документів у паперовій формі. Відповідна інформація та/або копії документів надсилаються та надаються співвиконавцем (співвиконавцями) головному виконавцю із знеособленими персональними даними, які відповідно до закону за режимом доступу віднесені до конфіденційної інформації (крім персональних даних клієнта цього адвоката, що віднесені до конфіденційної інформації).

Якщо надання відповіді на адвокатський запит передбачає виготовлення копій документів обсягом більше 10 сторінок, адвокату разом із копіями запитуваних документів в обсязі 10 сторінок надсилається рахунок на відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за адвокатськими запитами. Решта виготовлених копій документів надсилається після отримання Апаратом документа, що підтверджує повну оплату адвокатом відповідних витрат.

У разі неможливості надання адвокату запитуваної ним інформації та/або копій документів співвиконавець протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС лист з відповідним обґрунтуванням.

Узагальнена відповідь на адвокатський запит готується головним виконавцем з урахуванням надісланої співвиконавцем (співвиконавцями) інформації та/або копій документів, а також інших відомостей, наявних у його розпорядженні, та підписується суб’єктом, визначеним в електронній резолюції, в ЄАС.

Узагальнена відповідь на адвокатський запит надається адвокату, як правило, у тій формі, в якій подано запит, якщо адвокат не просить надати відповідь в іншій формі, з урахуванням пункту 125 цього Положення.

75-3. Розгляд та надання відповіді на запит органу державної влади (державного органу), адресований Верховній Раді України, Апарату або їх керівництву (як посадовим особам) відповідно до вимог закону, забезпечується Апаратом у порядку, визначеному пунктами 75- 1 і 75- 2 цього Положення, з урахуванням особливостей, передбачених абзацом другим цього пункту.

Строк розгляду співвиконавцем (співвиконавцями) запиту органу державної влади (державного органу), підготовки інформації та/або копій документів у відповідь на нього, а також надсилання та надання їх головному виконавцю не може перевищувати половину строку, встановленого законом для розгляду та надання відповіді на такий запит. Копії документів, що надаються Апаратом у відповідь на передбачений законом запит органу державної влади (державного органу), надсилаються безоплатно, якщо інше не встановлено законом.

76. Документальне забезпечення діяльності керівництва Верховної Ради України здійснюють структурні підрозділи, відповідальні за діловодство керівництва Верховної Ради України.

77. Відповідно до результату попереднього розгляду документів та розподілу за адресатами:

1) кореспонденція, надіслана на ім’я Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до структурного підрозділу, відповідального за діловодство Голови Верховної Ради України, для визначення органу Верховної Ради України, до сфери відання якого належить відповідне питання, та/або Керівника Апарату в частині компетенції Апарату;

2) кореспонденція, надіслана на ім’я Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до відповідного структурного підрозділу, відповідального за їхнє діловодство;

3) кореспонденція, надіслана на адресу Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення до органів Верховної Ради України відповідно до сфер їх відання або до Керівника Апарату в частині компетенції Апарату.

78. Паперовий оригінал документа зберігається у структурному підрозділі з документального забезпечення до визначення у встановленому порядку відповідального за виконання документа.

79. Ведення діловодства народних депутатів України здійснюють їх помічники-консультанти.

80. Вихідна та внутрішня кореспонденція народних депутатів України створюється, підписується та реєструється ними в ЄАС відповідно до вимог цього Положення.

81. Організація обміну документами, зареєстрованими в ЄАС, з іншими органами державної влади, установами, юридичними особами здійснюється народними депутатами України, у тому числі через СЕВ ОВВ, а також засобами поштового зв’язку.

82. Кореспонденція народних депутатів України, що адресується фізичним особам, реєструється в ЄАС та надсилається народними депутатами України або їх помічниками-консультантами засобами поштового та електронного зв’язку.

83. Рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення, адресовані народним депутатам України, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, не реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення.

Працівники структурного підрозділу з документального забезпечення отримують у відділенні поштового зв’язку № 8 м. Києва повідомлення про вручення таких відправлень, забезпечують вкладення цих повідомлень до персональних поштових скриньок народних депутатів України та складають електронний реєстр таких повідомлень, який зберігається протягом календарного року.

Одержання у відділенні поштового зв’язку № 8 м. Києва рекомендованих поштових відправлень з повідомленням про вручення здійснюється особисто народними депутатами України або уповноваженими ними особами.

84. Ведення діловодства у структурному підрозділі в межах посадових обов’язків забезпечується керівником структурного підрозділу та здійснюється діловодом підрозділу.

85. Завершені у діловодному році документи в паперовій формі не пізніше 15 січня наступного за ним року передаються працівником структурного підрозділу діловоду для оформлення справ відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу.

Документи в електронній формі формуються в електронні справи діловодом структурного підрозділу після завершення їх опрацювання протягом діловодного року та закриваються керівником підрозділу або уповноваженою ним особою.

86. У структурному підрозділі здійснюється тимчасове зберігання документів відповідно до пунктів 137 - 139 цього Положення.

87. Доступ до первинних документів, у тому числі до всіх зв’язаних документів, надається всім особам, зазначеним в ЕРКК первинного документа.

88. У разі ліквідації структурного підрозділу без визначення його правонаступника проведення експертизи цінності та створення примірників для документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання здійснюються у процесі ліквідації структурного підрозділу, під час підготовки справ для передачі до архівного підрозділу. Документи постійного, тривалого строку зберігання передаються до архівного підрозділу відповідно до реєстрів згідно з актом приймання-передачі. Документи тимчасового зберігання знищуються достроково після проведення експертизи цінності.

89. Проект резолюції до документа створюється в ЄАС уповноваженими на те працівниками Апарату.

90. Електронна резолюція містить:

1) прізвище, ініціали виконавця (виконавців);

2) визначення головного виконавця;

3) зміст доручення;

4) дату накладення резолюції;

5) термін виконання (за потреби);

6) ознаку контролю (за потреби);

7) ознаку терміновості (за потреби);

8) прізвище, ініціали посадової особи, яка дає доручення.

91. Відповідальний працівник, який згідно з вимогами цього Положення створює проект електронної резолюції, надсилає її на затвердження відповідній посадовій особі через ЄАС.

92. У разі зміни електронної резолюції вона затверджується повторно.

Виконавець, не зазначений у зміненій резолюції, втрачає доступ до ЕРКК та відповідного документа в ЄАС після її повторного затвердження.

93. На підставі затвердженої резолюції електронний документ надходить до виконавців через ЄАС з автоматичною фіксацією факту передавання електронного документа виконавцям у ЕРКК.

Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно всім його виконавцям, визначеним електронною резолюцією, за маршрутом розсилання, створеним реєстратором або автором документа.

У разі якщо виконання документа доручено кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим, і йому передається паперовий оригінал документа (за наявності), про що в ЄАС проставляється відповідна позначка.

94. Переадресування зареєстрованих документів від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через структурний підрозділ з документального забезпечення за згодою керівників таких структурних підрозділів, а в разі недосягнення між ними згоди - за рішенням керівництва Апарату відповідно до розподілу повноважень.

Передача зареєстрованих документів до іншого підрозділу в межах одного структурного підрозділу здійснюється за рішенням керівника структурного підрозділу з відповідним відображенням у ЄАС, без переадресування через структурний підрозділ з документального забезпечення.

95. Зареєстрований у ЄАС документ автоматично направляється адресатам або виконавцям, зазначеним в ЕРКК. Доступ до текстів зареєстрованих документів, на які є посилання в ЕРКК документа, надається одночасно всім адресатам та виконавцям, зазначеним в ЕРКК.

96. Дата та час отримання структурним підрозділом документа проставляються автоматично. Діловод структурного підрозділу вносить до ЕРКК одержаного документа відомості про:

1) контроль та термін виконання у структурному підрозділі;

2) посилання на вже зареєстровані документи (за наявності).

97. На документі проставляється резолюція керівника. За необхідності деталізації резолюції посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, визначають відповідальних виконавців у межах відповідного структурного підрозділу з наданням доручення, про що вносяться дані до ЕРКК документа.

Відповідно до доручення керівника виконавець проставляє стан та результат виконання документа для контролю керівництвом.

98. Якщо документ стосується справи проекту акта Верховної Ради України, справи акта Верховної Ради України, в ЕРКК документа обов’язково робиться посилання на номер проекту акта, номер акта.

99. Після опрацювання головним виконавцем електронного документа до ЕРКК вноситься відповідна позначка про виконання документа.

Інформація про завершення роботи з документом та віднесення його до відповідної справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу протягом діловодного року вноситься до відповідних полів ЕРКК діловодом структурного підрозділу.

100. Опрацювання документів у структурних підрозділах здійснюється виконавцями, керівниками підрозділів, заступниками керівників та керівниками структурних підрозділів відповідно до цього Положення.

101. Головний виконавець (автор) здійснює підготовку проекту електронного документа з урахуванням таких вимог:

1) проект електронного документа готується за допомогою програмних засобів ЄАС з використанням (за необхідності) електронного бланка документа (додаток 2 до цього Положення);

2) до проекту електронного документа додаються необхідні супровідні матеріали в електронній формі (таблиці, графічні матеріали, цифрові копії документів, завантажені в ЄАС у файлах визначених у встановленому порядку форматів). У разі необхідності до документів додається інформація на інших матеріальних носіях інформації;

3) загальні вимоги до оформлення службових документів, передбачені підрозділом 21 розділу V цього Положення, поширюються на службові документи в електронній та паперовій формах;

4) внесення до ЕРКК проекту електронного документа здійснюється з посиланням на документ, на виконання якого створено відповідний проект;

5) до ЕРКК вихідного документа вносяться такі реквізити: назва виду документа; індекс справи за номенклатурою справ; найменування юридичної або фізичної особи - отримувача; заголовок до тексту документа (стислий зміст);

6) за потреби в ЕРКК здійснюється формування переліку погоджувачів та підписувачів.

102. У разі необхідності спільної підготовки проекту електронного документа автор (виконавець) в ЄАС створює групу та запускає процес спільної роботи для внесення зауважень і пропозицій до тексту проекту електронного документа.

Зауваження і пропозиції вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту, із зазначенням автора правок (режим виправлення). При цьому створюється нова версія проекту електронного документа, яка стає поточною і в якій зберігаються всі внесені редакційні правки.

Автор (виконавець) документа опрацьовує всі зауваження і пропозиції та направляє узагальнену версію проекту електронного документа для розгляду керівнику та співвиконавцям.

103. Залучені до опрацювання інші структурні підрозділи за фактом надходження до них через ЄАС документа згідно з компетенцією надають свої пропозиції чи коментарі через ЄАС. У разі відсутності у структурному підрозділі пропозицій до документа в ЕРКК проставляється відповідна позначка. Пропозиції надаються у вигляді внутрішнього електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом через ЄАС.

104. Проект електронного документа, що потребує погодження (візування), направляється автором (головним виконавцем) відповідним посадовим особам через ЄАС. Після направлення на погодження можливість редагування проекту електронного документа блокується.

105. Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими посадовими особами, зазначеними в ЕРКК, на підставі сформованого автором (виконавцем) переліку погоджувачів і терміну візування.

106. Погодження проекту електронного документа здійснюється шляхом його візування в такому порядку:

1) після надходження проекту електронного документа на візування (погодження) погоджувач ознайомлюється з його змістом, візує проект (у разі згоди із запропонованою редакцією) шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису або повертає його на доопрацювання з обов’язковим наданням коментарів, що вносяться до ЕРКК документа;

2) у разі повернення проекту електронного документа на доопрацювання автор (виконавець) зупиняє його візування (погодження), що означає автоматичне скасування результатів вже здійсненого візування (погодження);

3) автор (виконавець) створює нову версію проекту електронного документа з урахуванням наданих пропозицій та направляє його на повторне візування (погодження) всім погоджувачам;

4) інформація про візування (погодження), доопрацювання або повернення документа автоматично вноситься до ЕРКК;

5) автор (виконавець) документа може зупинити процес візування (погодження) в будь-який момент, що має наслідком анулювання всіх накладених віз. Автор може змінити перелік погоджувачів та направити проект електронного документа на візування (погодження) повторно в порядку, встановленому цим пунктом;

6) проект електронного документа вважається завізованим (погодженим) та може бути підписаний лише після того, як його завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в ЕРКК.

107. Після процедури візування (погодження) проекту електронного документа відповідно до черговості дати та часу візування в ЄАС генерується список погоджувачів документа.

Автор (виконавець) контролює процес візування (погодження), після завершення якого направляє проект електронного документа на підпис відповідній посадовій особі.

108. У разі відхилення підписувачем проекту електронного документа з коментарями такий документ повертається автору (виконавцю) на доопрацювання через ЄАС. Автор направляє доопрацьований проект електронного документа на повторне візування (погодження) та на підпис (пункти 106, 107 цього Положення).

У разі підписання проекту електронного документа кількома особами термін підписання становить п’ять календарних днів із дня проставлення першого підпису, крім колективних ініціатив народних депутатів України.

Після процедури підписання відповідно до черговості дати та часу підписання в ЄАС генерується список підписувачів документа.

110. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, опрацьовуються в паперовій формі (створення резолюцій, погодження та підписання проекту відповіді) без відтворення електронної копії в ЄАС.

111. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, виконавець після ознайомлення з документом вносить до ЕРКК інформацію про виконання цього документа.

112. Документи в паперовій формі разом з напрацьованими матеріалами залишаються у справах того структурного підрозділу, в якому їх опрацьовано.

113. Вихідна та внутрішня службова кореспонденція керівництва Верховної Ради України, народних депутатів України, органів Верховної Ради України, керівництва Апарату, структурних підрозділів створюється, підписується та реєструється через ЄАС, якщо інше не передбачено законом.

Листування з іноземними адресатами здійснюється у паперовому вигляді відповідно до загальноприйнятих норм дипломатичного протоколу.

114. Вихідною службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються зовнішнім адресатам (державним органам, підприємствам, установам, організаціям, їх посадовим особам, громадянам, національним парламентам, міжнародним організаціям та дипломатичним представництвам іноземних держав в Україні).

115. Внутрішньою службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються внутрішнім адресатам у межах Верховної Ради України та Апарату.

116. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів здійснюється автоматично в ЄАС під час їх підписання.

117. Реєстраційними атрибутами вихідної та внутрішньої службової кореспонденції є:

1) порядковий реєстраційний номер (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);

2) дата реєстрації вихідного документа (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);

3) вихідна дата кореспондента (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання останнім підписантом);

4) вихідний номер кореспондента (формується таким чином: індекс структурного підрозділу відповідно до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - поточний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер).

118. Вихідний номер кореспондента для вихідної та внутрішньої службової кореспонденції народного депутата України формується таким чином: номер посвідчення, літера "д" та номер скликання, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - календарний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер.

119. Під час візуалізації документа система відтворює системний номер як штрих-код, вихідний номер кореспондента та дату реєстрації вихідного документа, прізвище першого підписанта у вигляді QR-коду.

120. Документу, що надсилається за кількома адресами, присвоюється один порядковий реєстраційний номер.

121. Після реєстрації електронного документа в ЄАС та його підписання автоматично здійснюється надсилання документа адресатам через ЄАС та СЕВ ОВВ (якщо адресат є користувачем СЕВ ОВВ) і фіксується дата направлення електронного документа.

У разі якщо документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання чи потребує відповіді у паперовій формі, виготовляється паперова копія такого документа (без додатків, що не потребують підписання), яка містить реквізит підписувача та засвідчується штампом відповідно до пункту 25 цього Положення.

Засвідчена копія містить реквізити, визначені пунктом 117 цього Положення.

Реєстрація вихідних та внутрішніх документів у паперовій формі здійснюється в ЄАС діловодом після їх підписання шляхом заповнення ЕРКК. На оригіналі паперового документа друкуються системний номер у вигляді штрих-коду, вихідний номер кореспондента та дата реєстрації вихідного документа, прізвище підписанта у вигляді QR-коду (крім листів, адресованих іноземним адресатам). Після цього створюється цифрова копія оригіналу паперового документа, яку діловод вносить до ЕРКК.

122. Правильність оформлення вихідних документів відповідно до вимог цього Положення (написання адреси, найменування адресата, посилання на попередні документи, наявність відповідних додатків, підписів, віз) забезпечується автором (виконавцем) документа.

123. Реєстрацію та підготовку документів до відправлення на адресу зовнішніх адресатів здійснюють уповноважені на те працівники Апарату.

124. Доставка вихідної службової кореспонденції в паперовій формі до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами, здійснюється діловодом відповідного структурного підрозділу.

125. Якщо адресат документа не є користувачем СЕВ ОВВ та у випадках, передбачених законодавством, діловод створює паперову копію електронного документа, засвідчує її штампом та надсилає за належністю фельд’єгерським зв’язком або засобами поштового зв’язку через структурний підрозділ з документального забезпечення (крім листів, адресованих іноземним адресатам).

Якщо згідно зі списком поштових відправлень вихідний документ у паперовій формі надсилається декільком адресатам, діловод виготовляє необхідну кількість копій таких документів, комплектує їх та засвідчує штампами.

126. Підготовка до відправлення документа в паперовій формі включає оформлення конверта (пакета, бандеролі), списку поштових відправлень у двох примірниках (додаток 14), у разі направлення документів фельд’єгерським зв’язком - також розписки і реєстру, та їх доставку до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами.

Якщо одному адресату надсилається декілька документів, вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.

127. Вихідні документи в паперовій формі направляються засобами поштового зв’язку, фельд’єгерським зв’язком.

Централізоване відправлення документів засобами поштового зв’язку та фельд’єгерським зв’язком здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.

128. Використання підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у Верховній Раді України здійснюється відповідно до Положення про порядок забезпечення урядовим фельд’єгерським зв’язком Верховної Ради України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 14 лютого 2019 року № 59.

129. Підрозділ урядового фельд’єгерського зв’язку організовує та забезпечує:

1) доставку кореспонденції, офіційної кореспонденції та дипломатичної пошти Голови Верховної Ради України за місцем постійної роботи і під час поїздок по Україні та за кордон;

2) доставку актів Верховної Ради України, законопроектів, проектів актів Верховної Ради України та документів за підписом керівництва Верховної Ради України на адресу Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади, центральних і місцевих органів виконавчої влади.

Використання фельд’єгерського зв’язку для направлення кореспонденції, не передбаченої пунктом 129 цього Положення, забороняється.

130. Кореспонденція доставляється адресатам фельд’єгерським зв’язком під розписку або із проставленням відмітки про доставку у відповідному реєстрі. Такий реєстр зберігається у структурному підрозділі виконавця протягом одного календарного року.

131. Вихідні документи у паперовій формі, адресовані за межі України, після реєстрації виконавцем в ЄАС передаються до структурного підрозділу з документального забезпечення та доставляються фельд’єгерським зв’язком до Міністерства закордонних справ України для доставки адресатам у встановленому порядку або засобами поштового зв’язку.

132. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ їх адресатам здійснюється автоматично із ЄАС одразу після підписання.

133. Під час направлення електронного документа автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає наведеному в ЕРКК переліку адресатів, для подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.

Не може бути направлений через СЕВ ОВВ електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цього Положення.

134. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення про доставку цього документа адресату із зазначенням часу.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

135. У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову в реєстрації електронного документа відповідно до пункту 60 цього Положення відправник вживає заходів для усунення підстав відмови та забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.

136. Якщо документ створюється у паперовій формі, адресату надсилається електронна копія оригіналу паперового документа, засвідчена кваліфікованою електронною печаткою Апарату, через СЕВ ОВВ.

У такому разі оригінал вихідного документа у паперовій формі зберігається у структурному підрозділі з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі адресату.

137. Документи у паперовій формі зберігаються у структурному підрозділі діловодом, який формує їх у справи відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів та забезпечує тимчасове зберігання справ.

139. Документ у паперовій формі тимчасового строку зберігання відповідно до номенклатури справ зберігається у структурному підрозділі до моменту його вилучення для знищення згідно з актом (додаток 5 до цього Положення).

Документ у паперовій формі постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання тимчасово зберігається у структурному підрозділі. Справи передаються із структурних підрозділів до архівного підрозділу в упорядкованому стані через два роки після завершення їх ведення. Строк зберігання документів в електронній та паперовій формах обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2019 році, починається з 1 січня 2020 року.

Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється, крім випадку, передбаченого пунктом 140 цього Положення.

140. Вилучення службових документів у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України та Апараті здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду відповідно до вимог закону.

141. Для забезпечення ефективного опрацювання службових документів, пов’язаних з виконанням повноважень Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, покладених на Апарат завдань, декількома суб’єктами здійснюється сканування, копіювання, тиражування, друк документів у паперовій формі.

142. Копіювання, тиражування службових документів здійснюється:

1) структурним підрозділом з документального забезпечення (документів обсягом більше 20 сторінок);

2) структурним підрозділом, у якому встановлено копіювальний апарат (документів обсягом до 20 сторінок).

143. Документи, що подаються до Верховної Ради України у зв’язку з призначенням (обранням) на посади, звільненням з посад, припиненням повноважень, наданням згоди на призначення на посади чи звільнення з посад, висловленням недовіри у випадках, передбачених Конституцією України, та містять конфіденційну інформацію про особу, тиражуються структурним підрозділом з документального забезпечення за дорученням Керівника Апарату (заступника).

144. Структурний підрозділ з документального забезпечення здійснює:

1) копіювання, тиражування, сканування та друк службових документів у робочий час:

документів обсягом до 200 сторінок - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівником структурного підрозділу з документального забезпечення;

документів обсягом понад 200 сторінок - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівництвом Апарату;

2) термінове виготовлення копій, тиражування службових документів у неробочий час - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівництвом Апарату.

145. Копії документів, що надаються народному депутату України за його зверненням до Апарату відповідно до статті 98 Регламенту Верховної Ради України, виготовляються протягом трьох робочих днів з дня звернення.

146. Прийняті акти Верховної Ради України тиражуються згідно з розрахунком розсилання (додатки 3, 4 до цього Положення) для органів, які не є користувачами СЕВ ОВВ.

147. Централізоване копіювання, тиражування документів здійснюється з обох боків аркуша, а значних за обсягом документів - також у форматі буклета, альбому.

148. Документи, що надаються для копіювання, сканування, мають бути розброшуровані, скомплектовані відповідно до нумерації або змісту документа, чітко і розбірливо надруковані чорним кольором на стандартних аркушах паперу формату A3, А4 або А5 з дотриманням загальних вимог до оформлення документів.

Документи для друкування з електронних носіїв надаються у форматах, що використовуються в ЄАС.

Оригінал документа в паперовій формі повертаються замовнику.

149. Тексти міжнародних договорів України в офіційному перекладі тиражуються з електронних носіїв.

150. У разі виготовлення копій з документів та їх проектів, на яких проставлено візи виконавців та інших посадових осіб, причетних до погодження документа, такі візи під час копіювання не відтворюються.

151. Тиражування (сканування, друкування) значних за обсягом та кількістю копій документів забезпечується структурним підрозділом з документального забезпечення за замовленням структурних підрозділів, що оформлюється відповідно до додатка 7 до цього Положення.

Замовлення обліковуються та виконуються в порядку їх надходження. Термінові роботи виконуються у першу чергу.

152. Тиражування документів, що містять службову інформацію, здійснюється відповідно до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.

153. Діловодство, що стосується звернень до Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), Апарату, керівництва Апарату, структурних підрозділів, їх посадових осіб (далі - діловодство за зверненнями), здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян.

В інших структурних підрозділах діловодство за зверненнями здійснюється спеціально визначеними для цього працівниками.

Діловодство за зверненнями до народних депутатів України здійснюється помічниками-консультантами народних депутатів України.

154. Діловодство за зверненнями здійснюється за допомогою підсистеми "Листи та звернення громадян", що є складовою ЄАС.

155. Звернення громадянина до Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), Апарату, керівництва Апарату, структурних підрозділів, їх посадових осіб передбачає його згоду на обробку та використання персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".

156. Доступ до матеріалів звернення, зареєстрованого в ЄАС (ЕРКК, резолюції, супровідного листа, відповіді на звернення тощо), має:

1) працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян;

2) посадова особа або народний депутат України, яким адресовано звернення;

3) виконавець.

157. Керівник структурного підрозділу, народний депутат України забезпечує організацію діловодства за зверненнями та належний розгляд звернень.

Контроль за веденням діловодства за зверненнями в Апараті здійснює структурний підрозділ з питань звернень громадян.

158. Звернення, оформлене і подане відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", підлягає обов’язковому прийняттю та розгляду.

159. Звернення у паперовій формі подається до Верховної Ради України:

1) засобами поштового зв’язку;

2) особисто на особистому прийомі у приймальні Верховної Ради України;

3) через уповноважену особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства;

4) через скриньку "Для звернень громадян", розміщену у приймальні Верховної Ради України у доступному для громадян місці. Кореспонденція зі скриньки вилучається працівником структурного підрозділу з питань звернень громадян щоденно та опрацьовується як кореспонденція, що надійшла на адресу Верховної Ради України засобами поштового зв’язку.

160. Звернення в електронній формі (далі - електронне звернення), надіслане на адресу Верховної Ради України, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян шляхом заповнення громадянином електронної форми на веб-порталі "Електронний кабінет громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

Застосування кваліфікованого електронного підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Електронне звернення без кваліфікованого електронного підпису надсилається у вигляді сканованого або фотографованого письмового звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

161. Звернення у паперовій формі, надіслане засобами поштового зв’язку, приймається структурним підрозділом з документального забезпечення і передається до структурного підрозділу з питань звернень громадян нерозконвертованим, без реєстрації.

Конверт, в якому надійшло звернення, передається для опрацювання та зберігається разом із зверненням.

162. Усне звернення викладається громадянами на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку.

Усне звернення, подане за допомогою засобів телефонного зв’язку, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян у робочі дні з 9 години до 13 години та з 14 години до 17 години, у п’ятницю та передсвяткові дні - до 16 години за номером телефону 044-255-43-12, фіксується за допомогою системи реєстрації і запису телефонних розмов та зберігається у вигляді аудіофайлу, прикріпленого до ЕРКК звернення.

163. У разі якщо заявник не називає свого прізвища, власного імені, по батькові, місця проживання або не надає інших відомостей, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, усне звернення реєструється в ЄАС як анонімне і подальша робота з ним не проводиться.

164. У разі якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, погроз, дискредитації органів влади та їх посадових осіб, а також якщо його звернення містить заклики до ліквідації незалежності України, зміни конституційного ладу насильницьким шляхом, порушення суверенітету і територіальної цілісності держави, підрив її безпеки, незаконного захоплення державної влади, пропаганду війни, насильства, спрямоване на розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, містить посягання на права і свободи людини, здоров’я населення, працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян припиняє спілкування з ним. Відповідне звернення реєструється в ЄАС із зазначенням причини припинення спілкування. Подальша робота з таким зверненням не проводиться.

165. Звернення, що надійшло до Верховної Ради України, попередньо опрацьовується структурним підрозділом з питань звернень громадян, під час якого визначається:

1) належність документа до звернення;

2) відповідність звернення вимогам статті 5 Закону України "Про звернення громадян";

3) відповідність адресування звернення, цілісність вкладень, наявність усіх зазначених у зверненні додатків, супровідних листів;

4) ознаки надходження та виду звернень відповідно до класифікатора, передбаченого пунктом 172 цього Положення;

5) предмет і стислий зміст звернення;

6) належність предмета звернення до повноважень органу чи посадової особи, яким адресоване звернення;

7) виконавець, до компетенції якого належить предмет звернення;

8) наявність підстав, передбачених статтею 8 Закону України "Про звернення громадян", для визнання звернення таким, що не підлягає розгляду.

166. Звернення, що надійшло до Верховної Ради України, централізовано реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян у день завершення його попереднього опрацювання в ЄАС та передається зазначеному в ньому адресату.

Кореспонденція, що надійшла від громадянина на електронну поштову скриньку домену gov.ua (безпосередньо до керівництва Верховної Ради України, Апарату, комітетів Верховної Ради України та їх секретаріатів, депутатських фракцій (депутатських груп) та їх секретаріатів, структурних підрозділів, їх посадових осіб), не реєструється в ЄАС як звернення, не розглядається і відповідь на неї не надається.

Якщо лист, надісланий шляхом заповнення громадянином електронної форми на веб-порталі "Електронний кабінет громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, не є зверненням, він не підлягає реєстрації та розгляду. У разі надходження таких листів структурним підрозділом з питань звернень громадян надсилається інформація про належні способи подання документів різних видів до Верховної Ради України та Апарату.

167. Під час реєстрації звернення створюється ЕРКК звернення, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує:

1) ідентифікацію звернення;

2) відображення процесу опрацювання звернення відповідно до резолюції;

3) здійснення контролю за дотриманням строку розгляду звернення.

168. Кожному зверненню під час реєстрації присвоюється відповідний реєстраційний номер та проставляється дата його реєстрації. Реєстраційний номер звернення включає:

1) унікальний номер картки громадянина та початкову літеру його прізвища, які залишаються незмінними у разі отримання повторних звернень від того самого громадянина;

2) порядковий номер звернення;

3) місяць та рік звернення;

4) порядковий реєстраційний номер звернення, що формується в ЄАС під час його реєстрації (в межах календарного року).

169. Реєстраційний номер звернення та дата його реєстрації зазначаються в ЕРКК звернення та у штрих-коді або реєстраційному штампі, що проставляється в нижньому правому куті першого аркуша звернення або на іншому вільному від тексту місці (крім місця, призначеного для підшивання звернення до справи). Відтиск штампа містить слова "Апарат Верховної Ради України". У разі отримання письмового звернення під час особистого прийому у приймальні Верховної Ради України на відтиску штампа додатково зазначається "Особистий прийом".

170. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється штрих-код або штамп із зазначенням дати реєстрації та реєстраційного номера звернення. У такому разі на відтиску штампа додатково зазначається відмітка "Копія".

171. Автоматизована реєстрація звернень здійснюється шляхом внесення до ЕРКК звернення:

1) дати надходження звернення;

2) прізвища, власного імені, по батькові громадянина (повної назви громадського об’єднання);

3) адреси проживання громадянина (адреси реєстрації громадського об’єднання);

4) електронної адреси (у разі направлення електронного звернення) та/або номера телефону;

5) дати надсилання звернення виконавцю.

172. Під час реєстрації працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян визначає та вносить до ЕРКК звернення інформацію про вид звернення за класифікатором, стислий зміст та кількість сторінок звернення, додатки (за наявності), створює та вносить до ЄАС електронну копію звернення з усіма додатками.

Класифікатор звернень громадян розробляється структурним підрозділом з питань звернень громадян відповідно до вимог законодавства.

Під час реєстрації звернення, розгляд якого повністю або частково має здійснюватися відповідно до Закону України "Про адміністративну процедуру", до ЕРКК звернення вноситься відповідна позначка.

173. У разі надходження звернення в порядку, визначеному частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян", від іншого органу влади, установи чи організації до ЕРКК звернення вноситься інформація про назву органу влади, установи чи організації, від якої надійшло звернення, номер і дату супровідного листа до звернення, а також ЕРКК звернення зв’язується з ЕРКК супровідного листа, зареєстрованого структурним підрозділом з документального забезпечення.

174. Усне звернення, подане на адресу Верховної Ради України за допомогою засобів телефонного зв’язку, реєструється в ЄАС та передається адресатам у вигляді аудіофайлу у форматі flac.

175. До ЕРКК звернення додається автоматично сформоване електронне повідомлення структурного підрозділу з питань звернень громадян про передачу звернення з відбитком штрих-коду або реєстраційного штампу та реєстраційного номера звернення. Інформація про таку передачу зберігається у відповідному електронному реєстрі ЄАС.

176. Звернення у паперовій формі, подане до Верховної Ради України засобами поштового зв’язку (в тому числі ті, що за належністю надійшли від іншого органу державної влади, установи чи організації), особисто на особистому прийомі у приймальні Верховної Ради України, через скриньку "Для звернень громадян", після їх реєстрації в ЄАС передаються структурним підрозділом з питань звернень громадян зазначеним у них адресатам з відповідними реєстрами через структурний підрозділ з документального забезпечення.

177. Звернення, подане керівництву Верховної Ради України, органу Верховної Ради України в порядку, визначеному частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян", народним депутатом України, органом Верховної Ради України, депутатською фракцією (депутатською групою) у Верховній Раді України, реєструється в ЄАС та розглядається відповідно до цього Положення після зв’язування його ЕРКК з ЕРКК супровідного листа про направлення за належністю.

178. Якщо за результатами попереднього опрацювання виявлено, що звернення у паперовій формі адресовано декільком адресатам або його розгляд має бути доручено кільком виконавцям, структурний підрозділ з питань звернень громадян після реєстрації такого звернення передає його оригінал для опрацювання першому адресату або виконавцю. Інші адресати або виконавці отримують це звернення через ЄАС.

179. Працівник структурного підрозділу, відповідальний за діловодство за зверненнями, вносить до ЕРКК звернення відомості про розгляд звернення у структурному підрозділі (зміст і дата резолюції, прізвище виконавця, термін виконання, дата передавання на виконання, дата надсилання для розгляду, відмітка про взяття на контроль, результат розгляду та його індекс, дата зняття з контролю, номер справи за номенклатурою) та інші дані про перебіг опрацювання звернення (посилання на ЕРКК супровідного листа, відповідь на звернення, відповідь органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, їх посадових осіб, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, до яких направлялося звернення).

180. Опрацювання звернення здійснюється в ЄАС.

181. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян", після його реєстрації структурним підрозділом з питань звернень громадян повертається громадянину з відповідним роз’ясненням протягом 10 днів з дня надходження такого звернення.

182. Звернення, в якому не зазначені прізвище, власне ім’я, по батькові громадянина, адреса його проживання, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, є анонімним, реєструється та передається до справи структурним підрозділом з питань звернень громадян. Подальша робота з таким зверненням не проводиться.

183. Звернення не підлягає розгляду (з обов’язковим повідомлення про це заявника) у разі:

1) повторного звернення від одного й того самого заявника з одного й того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті;

2) якщо прийнято рішення про припинення його розгляду;

3) порушення заявником терміну подання скарги, передбаченого статтею 17 Закону України "Про звернення громадян".

184. Звернення, адресоване народному депутату України, депутатській фракції (депутатській групі) у Верховній Раді України, реєструється та направляється для розгляду відповідному адресату в ЄАС.

Звернення, адресоване Верховній Раді України, Голові Верховної Ради України, реєструється та попередньо опрацьовується структурним підрозділом з питань звернень громадян відповідно до цього Положення. Звернення, предмет якого не стосується повноважень Верховної Ради України, Голови Верховної Ради України, направляється зазначеним підрозділом відповідно до:

1) органу Верховної Ради України відповідно до сфери його відання;

2) Керівника Апарату (в частині компетенції Апарату);

3) за належністю згідно з частиною третьою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

185. Звернення, адресоване органу Верховної Ради України, реєструється та опрацьовується відповідно до цього Положення з урахуванням положень статті 89 Конституції України, статей 13, 16 Закону України "Про комітети Верховної Ради України" та частини третьої статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

186. Звернення, адресоване Апарату, керівництву Апарату, структурному підрозділу, його посадовій особі, реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян та опрацьовується ним відповідно до цього Положення з урахуванням положень частини третьої статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

187. За результатами попереднього опрацювання звернення структурним підрозділом з питань звернень громадян може готуватися проект електронної резолюції, яка разом із зареєстрованим в ЄАС зверненням направляється на розгляд керівництва Апарату для затвердження резолюції про розгляд звернення.

Розглянуте керівництвом Апарату звернення із затвердженою електронною резолюцією направляється виконавцям в ЄАС, а його паперовий оригінал (за наявності) з відповідним реєстром передається виконавцям структурним підрозділом з питань звернень громадян через структурний підрозділ з документального забезпечення.

188. Якщо предмет звернення не належить до повноважень Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, Апарату, керівництва Апарату, комітетів Верховної Ради України, таке звернення протягом п’яти днів з дня надходження структурним підрозділом з питань звернень громадян пересилається за належністю відповідно до Закону України "Про звернення громадян" або Закону України "Про адміністративну процедуру" до відповідного органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявник.

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той самий строк структурним підрозділом з питань звернень громадян повертається заявникові з відповідним роз’ясненням.

189. У разі необхідності структурний підрозділ з питань звернень громадян надає консультацію про належність предмета звернення до повноважень Верховної Ради України та її органів, інших органів державної влади (у тому числі правоохоронних органів), органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб.

190. Строк розгляду звернення обчислюється в календарних днях з дня реєстрації звернення структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС.

191. Датою остаточного опрацювання звернення є дата реєстрації в ЄАС відповіді на звернення, підписаної належною посадовою особою.

Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома заявника в письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

192. Реєстрація вихідного документа за зверненням, відповіді на звернення, формування повідомлення громадянину про направлення на розгляд його звернення здійснюється автоматично в ЄАС відповідно до цього Положення. У разі необхідності направлення паперової копії електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, документ роздруковується з відміткою про його підписання кваліфікованим електронним підписом та після проставлення на ньому штампів "Паперова копія електронного документа" та "Згідно з оригіналом" надсилається адресату засобами поштового зв’язку.

193. Звернення вважається розглянутим, якщо предмет звернення опрацьовано і особі надано відповідь за підписом уповноваженої посадової особи або народного депутата України, направлено листа до органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації (у разі необхідності), вжито інших передбачених законодавством заходів.

У разі якщо за результатами розгляду звернення особі надається усна відповідь чи консультація, у зверненні на вільному від тексту місці останнього аркуша або в окремій довідці робиться відповідний запис, інформація щодо змісту якого вноситься до ЕРКК звернення в ЄАС.

Після завершення роботи над зверненням виконавець або уповноважена посадова особа структурного підрозділу, народний депутат України вносить до ЕРКК звернення інформацію про його розгляд, результати розгляду та зв’язує всі документи щодо відповідного звернення (відповіді, супровідні листи, інші необхідні документи).

194. Відповідь на звернення, подане шляхом заповнення громадянином електронної форми в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, після її підписання кваліфікованим електронним підписом виконавцем автоматично завантажується в особистий кабінет громадянина і стає доступною для перегляду заявником. У такому разі направлення засобами поштового зв’язку паперової копії електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, виконавцем не здійснюється.

195. Відповідь на звернення, адресоване керівництву Верховної Ради України, органу Верховної Ради України, керівництву Апарату, структурному підрозділу, відправляється централізовано засобами поштового зв’язку структурним підрозділом з документального забезпечення.

Відповідь на звернення, адресоване народному депутату України, надається народним депутатом України і відправляється ним або його помічником-консультантом засобами поштового або електронного зв’язку.

196. З метою моніторингу стану розгляду звернень у структурному підрозділі формується електронна контрольна справа, що містить копію супровідного листа про направлення звернення на розгляд та інші необхідні матеріали.

Відповідь органу державної влади (у тому числі правоохоронного органу), органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, на розгляд якого було направлено звернення, реєструється у встановленому порядку структурним підрозділом з документального забезпечення і направляється до відповідного структурного підрозділу для долучення до контрольної справи.

197. Діловод структурного підрозділу, відповідальний за діловодство за зверненнями, зв’язує ЕРКК отриманої відповіді з ЕРКК первинного документа.

198. Ініційована громадянами електронна петиція надходить до Верховної Ради України:

1) шляхом заповнення спеціальної форми на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції");

2) від громадського об’єднання, яке здійснювало збір підписів на підтримку електронної петиції через власний веб-сайт.

199. Структурний підрозділ з питань звернень громадян протягом двох робочих днів з дня надсилання автором (ініціатором) електронного повідомлення про ініціювання електронної петиції здійснює її перевірку на відповідність вимогам закону та оприлюднює електронну петицію на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

Дата оприлюднення електронної петиції на офіційному веб-сайті Верховної Ради України є датою початку збору підписів на її підтримку.

200. У разі невідповідності електронної петиції вимогам закону її оприлюднення на офіційному веб-сайті Верховної Ради України не здійснюється, про що структурний підрозділ з питань звернень громадян повідомляє автора (ініціатора) протягом строку, встановленого для оприлюднення.

201. Отримана Верховною Радою України електронна петиція, збір підписів на підтримку якої здійснювався через веб-сайт громадського об’єднання і яка протягом установленого строку набрала необхідну кількість підписів на її підтримку, реєструється, супроводжується та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції") структурним підрозділом з питань звернень громадян.

202. Електронна петиція, яка зібрала не менше 25 тисяч підписів громадян на її підтримку протягом не більше трьох місяців з дня оприлюднення, невідкладно реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС та направляється Голові Верховної Ради України для організації її розгляду в порядку, визначеному главою 36-1 Регламенту Верховної Ради України .

203. Після розгляду електронної петиції Верховною Радою України структурний підрозділ з питань звернень громадян забезпечує розміщення відповіді (про прийняте рішення, результати голосування) Верховної Ради України на електронну петицію на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції").

Надсилання у письмовому вигляді відповіді Верховної Ради України на електронну петицію її автору (ініціатору) здійснює секретаріат комітету Верховної Ради України, який відповідно до предмета відання був визначений головним з підготовки і попереднього розгляду відповідної електронної петиції, після її розгляду на пленарному засіданні Верховної Ради України.

204. Електронна петиція, оприлюднена на офіційному веб-сайті Верховної Ради України, що протягом встановленого строку не набрала необхідної кількості голосів на її підтримку, після завершення строку збору підписів реєструється в ЄАС та направляється Першому заступнику, заступнику Голови Верховної Ради України відповідно до розподілу обов’язків для визначення комітету, який відповідно до предмета відання розглядатиме її як електронне звернення.

Секретаріат комітету у місячний строк з дня отримання такого електронного звернення забезпечує:

1) розсилання електронного звернення народним депутатам України - членам комітету в ЄАС;

2) підготовку та надсилання відповіді на електронне звернення голови комітету або заступника голови комітету відповідно до розподілу обов’язків;

3) пересилання електронного звернення за належністю до органу державної влади, у тому числі правоохоронного органу, органу місцевого самоврядування, об’єднання громадян, підприємства, установи, організації, якщо предмет електронного звернення не належить до повноважень Верховної Ради України, її органів чи посадових осіб.

205. Після розгляду електронного звернення структурний підрозділ з питань звернень громадян забезпечує розміщення відповіді, передбаченої пунктом 204 цього Положення, на офіційному веб-сайті Верховної Ради України (система "Електронні петиції") з дотриманням правового режиму інформації з обмеженим доступом.

206. Моніторинг розгляду звернень є складовою системи контролю у Верховній Раді України. Такий моніторинг здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян в ЄАС за допомогою системи контролю підсистеми "Листи та звернення громадян" на основі даних з ЕРКК звернень, ЕРКК супровідних документів, ЕРКК відповідей та зв’язаних документів щодо відповідного звернення.

207. Зазначена система забезпечує надання структурному підрозділу з питань звернень громадян оперативного доступу до всієї інформації про:

1) стан опрацювання відповідного звернення, електронної петиції;

2) доручення, що надані під час особистого прийому громадян головами комітетів Верховної Ради України, головами депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, народними депутатами України;

3) результати розгляду питань, порушених у зверненнях до Верховної Ради України, відповіді на звернення.

208. Структурний підрозділ з питань звернень громадян з метою вивчення громадської думки, своєчасного виявлення та усунення причин, що призводять до порушення конституційних прав громадян, врахування їхніх пропозицій у законотворчій роботі щокварталу, до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом, і щороку здійснює узагальнене документування в ЄАС результатів моніторингу розгляду звернень у Верховній Раді України.

209. Працівник структурного підрозділу, який здійснює діловодство за зверненнями, щокварталу, не пізніше 5 числа місяця, наступного за звітним періодом, формує в ЄАС статистичний звіт за минулий квартал та направляє його через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян. Форма статистичного звіту розробляється структурним підрозділом з питань звернень громадян за погодженням з керівництвом Апарату і має бути доступною для формування в ЄАС.

210. Результати моніторингу розгляду звернень у Верховній Раді України:

1) направляються керівництву Верховної Ради України, керівництву Апарату, органам Верховної Ради України, структурним підрозділам через ЄАС для врахування в роботі;

2) публікуються в офіційному виданні Верховної Ради України;

3) розміщуються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України та веб-сайті структурного підрозділу з питань звернень громадян.

211. Звернення, відповідь на нього, супровідні документи щодо його розгляду зберігаються в електронному вигляді в ЄАС.

Оригінал звернення у паперовій формі, надісланого засобами поштового зв’язку (в тому числі того, що надійшло від іншого органу державної влади, установи чи організації), отриманого під час особистого прийому у приймальні Верховної Ради України або через скриньку "Для звернень громадян", а також матеріали щодо його опрацювання зберігаються у структурному підрозділі, що здійснював розгляд звернення, або у народного депутата України - адресата звернення.

212. Розглянуте звернення з усіма документами щодо його опрацювання розміщується в електронній справі за хронологічним, територіальним або алфавітним порядком. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони додаються до відповідної групи документів.

Під час формування електронної справи перевіряються правильність включення документів до справи та їх повнота (комплектність). Неопрацьовані пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи включати до електронної справи забороняється.

Строк зберігання документів за зверненням в електронному вигляді становить п’ять років.

Строк зберігання звернення у паперовій формі та матеріалів щодо його опрацювання становить один рік.

213. Працівники структурного підрозділу з питань звернень громадян мають вільний доступ в ЄАС до всіх електронних справ за зверненнями.

214. Діловодство з питань запитів на публічну інформацію (далі - запит на інформацію) здійснюється в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян.

216. Опрацювання запиту на інформацію в Апараті здійснюється в ЄАС.

217. Запит на інформацію подається на вибір запитувача в усній або письмовій формі (засобами поштового зв’язку, факсом, телефоном, електронною поштою на єдину електронну адресу запитів на інформацію Апарату infzapyt@rada.gov.ua, шляхом заповнення електронної форми запиту на інформацію в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України через СЕВ ОВВ).

218. Якщо лист, надісланий на єдину електронну адресу запитів на інформацію Апарату infzapyt@rada.gov.ua або шляхом заповнення запитувачем електронної форми запиту на інформацію в "Електронному кабінеті громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України, за змістом не є запитом на інформацію, він не підлягає реєстрації та розгляду. У разі надходження такого листа структурний підрозділ з питань звернень громадян надсилає його автору автоматично створене повідомлення про належні способи подання документів різних видів до Верховної Ради України та Апарату.

Якщо лист надійшов засобами поштового зв’язку і містить вимогу про отримання інформації, проте за змістом не є запитом на інформацію, такий лист передається за окремим реєстром без реєстрації структурним підрозділом з питань звернень громадян до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого розгляду в порядку, визначеному цим Положенням.

219. Запит на інформацію, що подається засобами телефонного зв’язку, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян у робочі дні з 9 години до 13 години та з 14 години до 16 години, у п’ятницю та передсвяткові дні - до 15 години за номером телефону (044) 255-43-09, фіксується за допомогою системи реєстрації і запису телефонних розмов та зберігається у вигляді аудіофайла у форматі flac, що прикріплюється до ЕРКК запиту.

220. Запит на інформацію, що надійшов до Апарату, підлягає попередньому опрацюванню, що здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян, під час якого визначається:

1) належність документа до запиту на інформацію;

2) структурний підрозділ, що володіє або має володіти запитуваною інформацією;

3) обсяг запитуваної інформації, необхідної для надання відповіді;

4) належний розпорядник інформації (у разі якщо Апарат не володіє запитуваною інформацією);

5) наявність передбачених законом підстав для відмови у задоволенні запиту на інформацію.

221. Запит на інформацію, що надійшов до Апарату, централізовано реєструється в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян з 9 години до 16 години робочого дня після його попереднього опрацювання.

222. Структурний підрозділ, що володіє запитуваною інформацією, протягом двох робочих днів з дня реєстрації запиту на інформацію в ЄАС готує якісну, повну, достовірну інформацію (копії документів, інформаційні матеріали) відповідно до запиту на інформацію, надсилає через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян відповідь на нього та/або підготовлену додаткову інформацію, обґрунтування продовження строку розгляду запиту на інформацію, підстави відмови чи відстрочки в задоволенні запиту на інформацію тощо.

У разі надходження запиту на інформацію до структурного підрозділу, який не володіє запитуваною інформацією, зазначений структурний підрозділ протягом одного робочого дня надсилає через ЄАС до структурного підрозділу з питань звернень громадян відповідь, що містить обґрунтування та рекомендацію про направлення запиту до іншого структурного підрозділу або належного розпорядника інформації.

223. Узагальнена відповідь на запит на інформацію готується в ЄАС структурним підрозділом з питань звернень громадян на основі інформації, що знаходиться у його розпорядженні (офіційний веб-сайт Верховної Ради України, бази даних), та/або інформації, що надається структурними підрозділами, які володіють запитуваною інформацією.

Узагальнена відповідь на запит на інформацію надається запитувачу в тій формі, в якій подано запит, якщо запитувач не просить надати відповідь в іншій формі, з урахуванням пункту 125 цього Положення.

224. Строк зберігання запитів на інформацію, відповідей на них та інших документів щодо їх опрацювання в електронному вигляді становить п’ять років.

Строк зберігання паперових оригіналів запитів на інформацію становить один рік.

225. Структурний підрозділ з питань звернень громадян щомісяця, до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом, здійснює узагальнене документування в ЄАС результатів моніторингу розгляду запитів на інформацію, що надходять до Верховної Ради України.

Результати моніторингу розгляду запитів на інформацію, що надходять до Верховної Ради України:

1) направляються Керівнику Апарату для інформування керівництва Апарату та врахування в роботі;

2) розміщуються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України та веб-сайті структурного підрозділу з питань звернень громадян.

226. Якщо під час попереднього опрацювання виявилося, що надісланий особою документ містить одночасно запит на інформацію, звернення або іншу інформацію такий документ реєструється структурним підрозділом з питань звернень громадян у ЄАС з визначенням в ЕРКК документа маршруту проходження відповідно запиту на інформацію (частини документа, що є запитом на інформацію), звернення (частини документа, що є зверненням) або іншої інформації у встановленому порядку.

227. Частини документа, що є зверненням або іншою інформацією, реєструються структурним підрозділом з питань звернень громадян або структурним підрозділом з питань документального забезпечення із занесенням у поле "коментар" інформації про проходження такого документа, зв’язуються з первинним документом та опрацьовуються відповідно до цього Положення.

228. Відповідь на документ, що містить одночасно запит на інформацію та звернення, готується структурним підрозділом з питань звернень громадян у ЄАС з урахуванням інформації щодо опрацювання частини документа, що є зверненням.

Відповіді на документ, що містить одночасно запит на інформацію та іншу інформацію, готуються структурним підрозділом з питань звернень громадян (у частині документа, що є запитом на інформацію) та структурним підрозділом, визначеним структурним підрозділом з питань документального забезпечення відповідальним за опрацювання документа (в частині іншої інформації), та зв’язуються з первинним документом.

229. Створення, підготовка, реєстрація та проходження документів з питань організації роботи Верховної Ради України здійснюються в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України, з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та згідно з цим Положенням.

230. Оформлення і проходження колективної ініціативи народних депутатів України, що може вноситися у випадках, визначених Конституцією та законами України, здійснюються відповідно до законодавства.

231. Документом з питань нормативно-правового та/або організаційно-розпорядчого характеру у Верховній Раді України, який оформлюється на відповідному бланку у паперовій формі (додаток 2 до цього Положення) або в електронній формі (шляхом заповнення бланка електронного документа), є розпорядження, що видається в межах повноважень:

1) Головою Верховної Ради України (Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України - у разі виконання обов’язків Голови Верховної Ради України);

2) Керівником Апарату (Першим заступником або заступником Керівника Апарату - у разі виконання обов’язків Керівника Апарату);

3) керівником структурного підрозділу з управління справами (з організаційних, адміністративно-господарських питань та інших питань у частині діяльності структурного підрозділу з управління справами).

232. Проект розпорядження посадової особи, визначеної пунктом 231 цього Положення (далі - розпорядження), готується за дорученням відповідної посадової особи, керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату або в ініціативному порядку структурним підрозділом в електронній або паперовій формі та реєструється в ЄАС.

Проект розпорядження з кадрових питань готується структурним підрозділом з управління кадрами за дорученням відповідної посадової особи, керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату, за поданням керівника іншого структурного підрозділу або за власною ініціативою.

Проект розпорядження щодо міжнародної діяльності Верховної Ради України, офіційних візитів, візитів, відряджень Голови Верховної Ради України, інших народних депутатів України, посадових осіб Верховної Ради України до іноземних держав готується структурним підрозділом із забезпечення міжпарламентських зв’язків.

Проект розпорядження про забезпечення проведення парламентських слухань готується секретаріатом комітету Верховної Ради України, до предмета відання якого належать відповідні питання, після прийняття постанови Верховної Ради України про проведення парламентських слухань.

Проект розпорядження з організаційних питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань, готується і подається структурним підрозділом, який визначений виконавцем.

Проект розпорядження, крім проекту розпорядження з кадрових питань, подається виконавцем до структурного підрозділу з документального забезпечення (електронною поштою у форматі docx) для редакційного опрацювання (розпорядження з нормативно-правових питань) та належного оформлення у паперовій або електронній формі.

Після візування проект розпорядження у паперовій формі повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення для подання його на підпис керівництву Верховної Ради України або керівництву Апарату.

Проект розпорядження в електронній формі створюється в ЄАС структурним підрозділом з документального забезпечення або структурним підрозділом з управління кадрами.

Опрацьований і оформлений проект розпорядження у паперовій або електронній формі візується у порядку, визначеному пунктами 235-240 цього Положення.

233. Проект розпорядження з питань відрядження оформлюється відповідно до положення про порядок підготовки і оформлення документів щодо відряджень народних депутатів України, їх помічників-консультантів і працівників Апарату:

1) структурним підрозділом з документального забезпечення - щодо відрядження в межах України;

2) структурним підрозділом із забезпечення міжпарламентських зв’язків - щодо відрядження за межі України.

234. Проект розпорядження має містити такі реквізити:

1) заголовок (назва розпорядження), що відображає предмет розпорядження;

2) текст розпорядження, що включає, як правило, преамбулу, в якій зазначаються підстава, обґрунтування та/або мета розпорядження, та розпорядчу частину, в якій викладаються відповідні нормативні положення, що стосуються предмета розпорядження;

3) підпис (повна назва посади, ініціал власного імені та прізвище підписувача).

235. Погодження (візування) проекту розпорядження у паперовій формі здійснюється на зворотному боці останнього аркуша документа шляхом його візування Керівником Апарату, його Першим заступником, заступником, керівниками відповідних структурних підрозділів, виконавцем з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.

Погодження (візування) проекту розпорядження в електронній формі здійснюється в ЄАС.

236. Проект розпорядження з кадрових питань візується:

1) Керівником Апарату (якщо розпорядження підписує Голова Верховної Ради України);

2) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - у разі використання коштів державного бюджету;

3) керівником структурного підрозділу з управління кадрами;

4) керівником відділу структурного підрозділу з управління кадрами, з питань компетенції якого підготовлено проект;

5) виконавцем.

237. Проект розпорядження з організаційних питань діяльності Апарату, в тому числі з адміністративно-господарських питань, візується:

1) Керівником Апарату (якщо розпорядження підписує Голова Верховної Ради України);

2) посадовими особами, які визначені в проекті розпорядження як виконавці завдань;

3) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - у разі використання коштів державного бюджету;

4) керівником структурного підрозділу, в якому створено проект;

5) виконавцем.

238. Проект розпорядження щодо відрядження народного депутата України в межах України та за межі України візується:

1) Першим заступником чи заступником Голови Верховної Ради України - щодо відряджень народних депутатів України за межі України;

2) керівництвом Апарату;

3) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - якщо відрядження здійснюється за рахунок коштів державного бюджету;

4) керівництвом структурного підрозділу, в якому його створено;

5) виконавцем.

239. Проект розпорядження щодо відрядження працівника Апарату, помічника-консультанта народного депутата України візується:

1) керівником відділу бухгалтерського обліку, фінансів та планування структурного підрозділу з управління справами - якщо відрядження здійснюється за рахунок коштів державного бюджету;

2) керівником структурного підрозділу, в якому його створено;

3) виконавцем.

240. Проект розпорядження, що має нормативно-правовий характер, візується керівником юридичного структурного підрозділу (крім проектів розпоряджень, що готуються, оформлюються і реєструються у структурному підрозділі з управління справами).

Керівник структурного підрозділу з питань запобігання корупції візує проекти розпоряджень:

1) про призначення працівників в Апараті;

2) про накладення на державних службовців дисциплінарних стягнень в Апараті;

3) стосовно утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування державних підприємств, установ чи організацій, що належать до сфери управління Апарату, затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, надання дозволів, погоджень, проведення перевірок, конкретизації (делегування) повноважень, призначення відповідальних;

4) щодо матеріально-технічного чи організаційного забезпечення, інвентаризації, ремонту, розпорядження майном;

5) щодо кошторисів та планів асигнувань (за винятком надання кредитів з бюджету) загального та спеціального фонду бюджету підприємств і установ, зведених кошторисів та планів асигнувань, планів використання бюджетних коштів одержувачами та довідок про зміни до них;

6) щодо структури та штатного розпису Апарату та державних підприємств, установ чи організацій;

7) про преміювання, надбавки за інтенсивність праці;

8) про призначення на посаду, звільнення з посади та преміювання керівників бюджетних установ, що належать до сфери структурного підрозділу з управління справами;

9) з питань погодження господарських правочинів.

241. Проект розпорядження Голови Верховної Ради України у паперовій формі подається на підпис Керівником Апарату або особою, яка виконує його обов’язки.

242. Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів розпоряджень та розсилання їх через ЄАС до структурних підрозділів здійснюють:

1) структурний підрозділ з управління кадрами - розпоряджень з кадрових питань;

2) структурний підрозділ з документального забезпечення - розпоряджень щодо відряджень, з питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань;

3) структурний підрозділ з управління справами - розпоряджень керівника структурного підрозділу з управління справами.

243. Розпорядження керівництва Верховної Ради України, Керівника Апарату, керівника структурного підрозділу з управління справами мають окрему порядкову нумерацію.

Розпорядження з кадрових питань реєструються з порядковим номером з додаванням літери "К".

Реєстрація розпоряджень щодо відряджень, з питань діяльності Апарату, у тому числі з адміністративно-господарських питань, здійснюється шляхом присвоєння чергового порядкового номера в межах календарного року та внесення інших відомостей до ЕРКК документа.

245. Розпорядження, підписані в паперовій формі, що реєструються структурним підрозділом з управління кадрами, засвідчуються печаткою Апарату, що не має зображення Державного Герба України, з цифрою "3", а розпорядження, що реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення, - печаткою Апарату, що не має зображення Державного Герба України, з цифрою "4".

246. Оформлення службового документа у Верховній Раді України здійснюється з дотриманням таких загальних вимог:

1) документ готується в текстовому редакторі Word з використанням шрифту гарнітури Times New Roman та розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів;

2) при оформленні застосовується напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа, напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа;

3) міжрядковий інтервал повинен становити:

1 - для тексту документа, додатків;

1,5 - для реквізитів "Адресат" та "Гриф затвердження";

1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного;

4) поля повинні становити:

30 міліметрів - ліве;

10 міліметрів - праве;

20 міліметрів - верхнє та нижнє;

5) відступ від межі лівого поля документа повинен становити:

125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту "Підпис";

100 міліметрів - для реквізиту "Гриф затвердження";

90 міліметрів - для реквізиту "Адресат";

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

6) у разі оформлення документа (додатків до нього) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумеруються:

номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків;

перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків;

документ і кожен з додатків мають власну нумерацію сторінок;

7) текст документа друкується на одному боці аркуша, за винятком документа тимчасового строку зберігання обсягом більше 20 сторінок, що може друкуватися на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит "Підпис" розміщується на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа;

8) ініціал власного імені та прізвище в реквізиті "Підпис" розміщується на рівні останнього рядка назви посади;

9) для цифрової копії оригіналу документа в паперовій формі QR-код розміром 21 на 21 міліметр розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа;

10) на електронному документі візуалізація кваліфікованого електронного підпису у вигляді QR-коду та штрих-коду відтворюється в нижньому полі останнього аркуша документа.

247. Офіційним документом, що підтверджує процес обговорення і прийняття рішення у Верховній Раді України, є:

1) протокол засідання Верховної Ради України, її органу;

2) стенограма засідання Верховної Ради України, її органу;

3) протокол наради;

4) стенограма наради.

248. Пленарне та урочисте засідання Верховної Ради України, засідання органу Верховної Ради України стенографуються і протоколюються.

249. Структурний підрозділ з документального забезпечення відповідно до статей 54, 56 Регламенту Верховної Ради України оформлює протокол (та, за необхідності, витяг із нього):

1) пленарного засідання Верховної Ради України;

2) урочистого засідання Верховної Ради України.

Протокол (та, за необхідності, витяг із нього) засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України відповідно до статті 73 Регламенту Верховної Ради України оформлює структурний підрозділ з організаційного забезпечення.

250. Протокол пленарного засідання, протокол урочистого засідання Верховної Ради України візується працівником, який його підготував, керівником відповідного відділу, керівником структурного підрозділу з документального забезпечення та подається на підпис головуючому на засіданні Верховної Ради України.

Протокол засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України візується працівником, який його підготував, керівником відповідного відділу, керівництвом структурного підрозділу з організаційного забезпечення та подається на підпис головуючому на засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України.

251. Структурний підрозділ з документального забезпечення присвоює протоколу пленарного засідання Верховної Ради України власний порядковий номер (окремо кожної сесії наростаючим підсумком) і забезпечує його зберігання до передачі у встановленому порядку до архівного підрозділу.

Структурний підрозділ з організаційного забезпечення присвоює протоколу засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України власний порядковий номер (окремо кожної сесії наростаючим підсумком) і забезпечує його зберігання до передачі у встановленому порядку до архівного підрозділу.

252. Протокол засідання органу Верховної Ради України оформлюється:

1) працівником відповідного секретаріату комітету Верховної Ради України, депутатської фракції (депутатської групи);

2) працівником секретаріату головного комітету - у разі проведення спільного засідання кількох комітетів Верховної Ради України.

253. Протокол засідання відповідного органу Верховної Ради України підписують:

1) головуючий на засіданні та секретар відповідного комітету;

2) голови відповідних комітетів (у разі проведення спільного засідання кількох комітетів Верховної Ради України);

3) голова відповідної тимчасової комісії Верховної Ради України;

4) уповноважений представник відповідної депутатської фракції (депутатської групи).

Протоколу засідання колегіального органу Верховної Ради України присвоюється порядковий номер (з початку чергового скликання наростаючим підсумком). Секретаріат колегіального органу забезпечує зберігання протоколів засідань до їх передачі у встановленому порядку до архівного підрозділу.

254. Протокол наради у Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату оформлюється секретаріатом відповідної посадової особи. Необхідність протоколювання такої наради визначається посадовою особою, яка проводить нараду.

255. У протоколі засідання (наради) зазначаються:

1) дата проведення;

2) кількість і склад присутніх;

3) ініціали та прізвище головуючого;

4) порядок денний;

5) ініціали та прізвища кожного промовця, тема його виступу, текст або короткий виклад виступу;

6) прийняте рішення.

256. Розгляд кожного питання, включеного до порядку денного засідання (наради), відображається у протоколі за схемою: "Слухали - виступили - вирішили".

257. Витяг з протоколу засідання комітету Верховної Ради України, депутатської фракції (депутатської групи) оформляється відповідним секретаріатом і підписується особою, яка головувала на засіданні.

258. Підготовка стенограми засідання Верховної Ради України, засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України та (за дорученням керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату) іншого заходу, що проводиться у Верховній Раді України (далі - засідання), здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення засобами спеціалізованого комплексу на основі звукового сигналу. Джерелом звукового сигналу може бути прямий сигнал із залу засідань або аудіофайл та/або відеофайл у стандартних форматах, що передаються до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого опрацювання.

259. Звуковий запис засідання, що проводиться в залі засідань адміністративного будинку Верховної Ради України з централізованою системою звукового запису в апаратних звукопідсилення (крім випадку, передбаченого пунктом 260 цього Положення), здійснює структурний підрозділ з управління справами.

260. Звуковий запис засідання комітету Верховної Ради України у залі засідань комітету, оснащеного автономною конференц-системою, здійснює секретаріат відповідного комітету.

261. Звукові записи засідань Верховної Ради України, засідань, що проводяться в залах засідань адміністративних будинків Верховної Ради України з централізованою системою звукового запису в апаратних звукопідсилення, зберігаються у структурному підрозділі з управління справами упродовж одного року.

Звуковий запис засідання комітету Верховної Ради України у залі засідань комітету, оснащеному автономною конференц-системою, зберігається секретаріатом відповідного комітету упродовж одного року.

Порядок та строки зберігання звукових записів засідань (виступів) визначаються законом.

262. Забезпечення проведення аудіозапису, звукопідсилення, розшифрування звукового запису, стенографування засідання комітету Верховної Ради України, іншого заходу, що проводиться у Верховній Раді України, здійснюється на підставі листа керівника органу Верховної Ради України або керівника структурного підрозділу із зазначенням часу та місця проведення заходу, що подається в електронній формі через ЄАС не пізніш як за один день до призначеного заходу, за відповідним дорученням Керівника Апарату, його Першого заступника, заступника відповідно до розподілу обов’язків. До листа додаються план заходу та список учасників.

263. Стенограма засідання Верховної Ради України (без її редакційного опрацювання) розміщується структурним підрозділом з документального забезпечення на офіційному веб-сайті Верховної Ради України не пізніше наступного дня після дня відповідного засідання.

264. Редакційне опрацювання стенограми засідання Верховної Ради України здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення. Редакційно опрацьована стенограма включається до стенографічного бюлетеня засідання Верховної Ради України разом з результатами поіменної реєстрації, поіменних голосувань та інших визначених Регламентом Верховної Ради України матеріалів.

Стенограма засідання Верховної Ради України, стенографічний бюлетень засідання Верховної Ради України мають порядкові номери (з початку кожної сесії наростаючим підсумком).

Стенографічний бюлетень підписується Керівником Апарату та розміщується на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

265. Копія стенограми пленарного засідання, урочистого засідання Верховної Ради України, стенографічного бюлетеня, витяг із стенографічного бюлетеня, стенограми засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України надаються народному депутату України, органу державної влади, суду, правоохоронному органу за зверненням до Керівника Апарату.

Копія стенограми пленарного засідання Верховної Ради України, стенографічного бюлетеня надається особі у встановленому порядку за запитом на публічну інформацію.

266. Стенограма парламентських слухань після її редакційного опрацювання із включенням текстів невиголошених виступів передається структурним підрозділом з документального забезпечення до комітету Верховної Ради України, відповідального за проведення цих парламентських слухань, для забезпечення видання матеріалів відповідних парламентських слухань, до структурного підрозділу з питань інформаційного забезпечення, а також оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

267. Стенограма засідання комітету Верховної Ради України, слухання у комітеті Верховної Ради України розміщується секретаріатом відповідного комітету на офіційному веб-сайті комітету Верховної Ради України відповідно до статей 51, 52 Закону України "Про комітети Верховної Ради України".

268. Робота над проектами законів України, постанов та інших актів Верховної Ради України, створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення законодавчої процедури, здійснюються в ЄАС з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

269. Проект акта Верховної Ради України, а також рішення Верховної Ради України, що за наслідками розгляду відповідного питання у Верховній Раді України підлягає оформленню як постанова Верховної Ради України, оформлюється з використанням відповідної шаблонної форми (додаток 1 до цього Положення).

270. Прийнятий Верховною Радою України і підписаний Головою Верховної Ради України акт засвідчується печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України із цифрою "1" або "2" (для законів та постанов відповідно).

271. Структурні підрозділи та головний комітет ведуть справу законопроекту і справу закону згідно із статтями 97 та 140 Регламенту Верховної Ради України щодо кожного законопроекту, зареєстрованого у встановленому порядку, а також після набрання законом чинності.

272. Проект акта Верховної Ради України оформлюється і вноситься до Верховної Ради України суб’єктом права законодавчої ініціативи в електронній формі через ЄАС у порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України, з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

273. Структурний підрозділ з організаційного забезпечення здійснює реєстрацію в електронній формі у ЄАС:

1) проекту акта Верховної Ради України, внесеного до Верховної Ради України в електронній або паперовій формі;

2) пропозицій Президента України до повернутого до Верховної Ради України закону для його повторного розгляду.

274. Пропозиція, поправка, висновок, інший супровідний документ до проекту акта Верховної Ради України створюється в ЄАС у формі оригіналу електронного документа, крім випадків, визначених Регламентом Верховної Ради України.

275. Проект акта Верховної Ради України, створений, належним чином погоджений і підписаний в ЄАС, а також проект акта Верховної Ради України, що надійшов до Верховної Ради України через СЕВ ОВВ з дотриманням вимог статей 90, 91 Регламенту Верховної Ради України, реєструється структурним підрозділом з організаційного забезпечення в ЄАС та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

276. При реєстрації проекту акта Верховної Ради України структурний підрозділ з організаційного забезпечення присвоює йому реєстраційний номер та визначає юридичний рубрикатор. До ЕРКК проекту акта Верховної Ради України вносяться такі реквізити:

1) тип проекту (звичайний, спеціальний (ратифікація), конституційний, потребує референдуму);

2) вид проекту (новий закон, зміни до закону);

3) редакція проекту (основний, альтернативний).

277. Реєстраційні номери проектів актів Верховної Ради України присвоюються посесійно і складаються (крім зареєстрованих протягом десятої та одинадцятої сесій) з чотирьох цифр: перша позначає номер сесії, три наступні - порядковий номер проходження проекту акта. Реєстраційні номери проектів актів Верховної Ради України, зареєстрованих протягом десятої та одинадцятої сесій, складаються з п’яти цифр.

Порядкові номери від 0001 до 0800 застосовуються для реєстрації проектів законів з питань ратифікації (денонсації) міжнародних угод.

Порядкові номери від 0801 до 0999 використовуються для повторної реєстрації законопроектів та законів, повернутих з пропозиціями Президента України, розгляд яких не завершено на останній сесії Верховної Ради України попереднього скликання, за переліком, що вноситься Головою Верховної Ради України до Верховної Ради України нового скликання.

Проекти актів Верховної Ради України, внесені упродовж першої сесії, реєструються за номерами від 1001 до 1999, упродовж другої сесії - за номерами від 2001 до 2999 і так далі, з розрахунку одинадцяти сесій на скликання. Відлік чергової сесії розпочинається з дня відкриття поточної сесії незалежно від можливого проведення позачергових сесій. У разі закінчення порядкових номерів у межах однієї сесії проекти актів Верховної Ради України реєструються з додаванням літерної частини в алфавітному порядку. Порядкові номери присвоюються за наростаючим підсумком.

Альтернативним законопроектам, відповідним проектам постанов з процедурних питань, пропозиціям Президента України до поверненого ним закону України, що відносяться до однієї справи законопроекту, включеного до порядку денного сесії, присвоюється єдиний реєстраційний номер. Для ідентифікації використовуються дробові числа: для альтернативних законопроектів - 1001-1, 1001-2.., для проектів постанов з процедурних питань - 1001/П, 1001/П1, 1001/П2.., для проектів постанов про скасування рішення Верховної Ради України - 1001-П, 1001-П1, 1001-П2...

Проекту закону України про Державний бюджет України на відповідний рік присвоюється перший номер поточної сесії: 1000, 2000, 3000 і так далі.

278. У разі відмови у прийнятті на реєстрацію проекту акта Верховної Ради України Апарат інформує про це суб’єкта права законодавчої ініціативи.

279. Зареєстрований проект акта Верховної Ради України, висновки та інші супровідні документи до нього вносяться до ЄАС та оприлюднюються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

Висновок, рішення, рекомендація комітету до проекту акта Верховної Ради України створюється в ЄАС як окремий електронний документ.

280. Після реєстрації проекту акта Верховної Ради України в ЄАС структурний підрозділ з організаційного забезпечення готує проект електронної резолюції Голови Верховної Ради України, а в разі його відсутності чи неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України, про визначення головного та інших комітетів з розгляду відповідного законопроекту і передає її для підписання через ЄАС.

281. Після підписання електронної резолюції Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності чи неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першим заступником, заступником Голови Верховної Ради України, структурний підрозділ з організаційного забезпечення для формування справи передає оригінал проекту акта Верховної Ради України, внесеного у паперовій формі, до головного комітету через структурний підрозділ з документального забезпечення.

282. Проект акта Верховної Ради України та супровідні документи до нього створюються з використанням текстового редактора Word, табличного редактора Excel. Формат аркуша А4, орієнтація тексту на сторінці - книжкова, для порівняльних таблиць - альбомна. Шрифт гарнітури Times New Roman розміром 14 друкарських пунктів, текст набирається через один міжрядковий інтервал. Для друкування заголовків використовується напівжирний шрифт.

Проект акта Верховної Ради України вноситься разом з документами, визначеними Регламентом Верховної Ради України. У правому верхньому куті першого аркуша проекту акта Верховної Ради України, внесеного у паперовій формі, зазначаються прізвища та ініціали ініціаторів його подання (у разі внесення проекту народними депутатами України) або назва органу суб’єкта законодавчої ініціативи (Президент України, Кабінет Міністрів України). Разом з пакетом документів, які відповідно до Регламенту Верховної Ради України подаються у паперовій формі, одночасно додаються їх електронні файли у форматах doсх, xlsx. При цьому зміст документів, що подаються у паперовій та електронній формах, повинен бути ідентичним.

283. Доопрацьований законопроект у редакції, що пропонується головним комітетом, реєструється в ЕРКК законопроекту, який був направлений на повторне перше читання.

284. Проект постанови Верховної Ради України з процедурних питань подається на реєстрацію з висновком головного комітету (як зв’язані документи).

285. Постанова Верховної Ради України з питань кадрових призначень, процедурних та організаційних (за винятком порядку денного) питань, що оформлюється головним комітетом за результатами розгляду питання порядку денного, реєструється в ЄАС датою прийняття Верховною Радою України відповідного рішення. Постанова Верховної Ради України з організаційних питань про затвердження порядку денного та про внесення змін до нього оформлюється структурним підрозділом з організаційного забезпечення та реєструється в ЄАС датою прийняття Верховною Радою України відповідного рішення.

286. Проект постанови Верховної Ради України про утворення тимчасової спеціальної комісії або тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України реєструється разом з поданням, пояснювальною запискою, а також копіями листів про направлення пропозицій та отримані відповіді щодо входження народних депутатів України до складу відповідної комісії від депутатських фракцій (депутатських груп). Для подання в електронному вигляді всі зазначені документи подаються у вигляді цифрової копії оригіналу паперового документа.

287. Порівняльна таблиця законопроекту до другого або наступних читань оформлюється відповідно до вимог Регламенту Верховної Ради України з використанням шрифту гарнітури Times New Roman розміром 12 друкарських пунктів (заголовки) та 10 друкарських пунктів (основний текст), текст набирається через один міжрядковий інтервал. Для друкування заголовків використовується напівжирний шрифт.

У заголовку порівняльної таблиці зазначаються: назва проекту акта Верховної Ради України, його реєстраційний номер, читання, в якому розглядатиметься проект акта, автори проекту акта та автори його остаточної редакції, дата засідання комітету.

288. Надання народним депутатам України проекту акта Верховної Ради України та супровідних документів до нього здійснюється з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

За потреби проект акта Верховної Ради України, порівняльна таблиця, висновок, інший супровідний документ до нього тиражуються в необхідній кількості в порядку, визначеному підрозділом 8 розділу II цього Положення.

За зверненням народного депутата України до керівництва Апарату йому надається паперова копія проекту акта Верховної Ради України та супровідних документів до нього протягом трьох робочих днів з дня надходження звернення.

289. У разі неможливості використання ЄАС з технічних причин документи, а також інформаційні, довідкові та інші матеріали за дорученням керівництва Апарату тиражуються у встановленому порядку і надаються народним депутатам України безпосередньо в залі засідань Верховної Ради України працівниками структурного підрозділу з організаційного забезпечення.

290. Інформація щодо кожного етапу проходження проекту акта Верховної Ради України, підготовки висновків та інших супровідних документів до нього, надсилання електронних копій, передачі оригіналів тощо вноситься до ЄАС та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Верховної Ради України з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

291. Проект акта Верховної Ради України вважається підготовленим для розгляду на пленарному засіданні Верховної Ради України у разі оформлення його відповідно до вимог закону та наявності всіх передбачених Регламентом Верховної Ради України супровідних документів (у тому числі висновків проведених експертиз).

292. Проект акта Верховної Ради України, підготовлений у ЄАС до розгляду у другому, повторному другому та наступних читаннях, акт Верховної Ради України, підготовлений до повторного розгляду з пропозиціями Президента України після доопрацювання, візується із застосуванням кваліфікованого електронного підпису керівником секретаріату головного комітету, підписується із застосуванням кваліфікованого електронного підпису головою головного комітету та разом з висновком комітету направляється за визначеним маршрутом для проведення передбачених Регламентом Верховної Ради України експертиз.

Після підписання висновку юридичної експертизи порівняльна таблиця, висновок головного комітету, висновок редакційного опрацювання (лінгвістичної експертизи) автоматично оприлюднюються на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

293. У разі прийняття Верховною Радою України рішення про направлення проекту акта Верховної Ради України до Конституційного Суду України для надання висновку щодо його відповідності Конституції України проект супровідного листа до Конституційного Суду України, завізований головою комітету, до предмета відання якого віднесено питання правової політики, і керівником структурного підрозділу із забезпечення зв’язків з органами правосуддя або їх заступниками, а також копії документів, зазначених у частині третій статті 148 Регламенту Верховної Ради України, готує секретаріат комітету, до предмета відання якого віднесені питання правової політики, та у триденний строк разом з відповідним рішенням Верховної Ради України передає до структурного підрозділу з документального забезпечення.

Структурний підрозділ з документального забезпечення у дводенний строк з дня одержання проекту супровідного листа оформляє відповідне рішення Верховної Ради України та подає їх разом з необхідними додатками на підпис Голові Верховної Ради України.

Підписані Головою Верховної Ради України документи разом з необхідними додатками невідкладно направляються фельд’єгерським зв’язком до Конституційного Суду України.

294. У разі відхилення акта Верховної Ради України як такого, що не набрав необхідної кількості голосів на підтримку, структурний підрозділ з документального забезпечення за запитом секретаріату головного комітету та на підставі інформації структурного підрозділу з організаційного забезпечення готує відповідний витяг з протоколу пленарного засідання Верховної Ради України.

295. Не пізніш як наступного дня після пленарного засідання Верховної Ради України, на якому прийнято відповідні акти Верховної Ради України, структурний підрозділ з організаційного забезпечення подає засобами ЄАС до структурного підрозділу з документального забезпечення оперативну інформацію про результати розгляду питань на пленарному засіданні Верховної Ради України, що містить повні назви прийнятих актів та реєстраційні номери відповідних законопроектів.

На підставі цієї інформації структурний підрозділ з документального забезпечення присвоює прийнятим актам Верховної Ради України номери, вносить їх до ЄАС та формує в електронному вигляді ЕРКК актів Верховної Ради України.

У разі повторного прийняття Верховною Радою України закону України після застосування Президентом України до нього права вето такому закону України присвоюється новий номер відповідно до нової дати його прийняття за результатами розгляду пропозицій Президента України.

296. Нумерація актів Верховної Ради України починається з початку кожного скликання. Номер прийнятого акта складається з порядкового номера акта з початку скликання (арабськими цифрами) та з порядкового номера скликання Верховної Ради України (римськими цифрами), які розділяються тире.

297. Акт, прийнятий Верховною Радою України, для подання його на підпис Голові Верховної Ради України оформлюється на паперовому бланку, (додаток 2 до цього Положення).

298. Рішення Верховної Ради України, що за результатом розгляду оформлюється як постанова Верховної Ради України, проект якої попередньо не реєструвався в Апараті, готується:

1) секретаріатом відповідного комітету (крім випадків, передбачених підпунктами 2-4 цього пункту);

2) структурним підрозділом з організаційного забезпечення (щодо затвердження порядку денного, внесення змін до порядку денного);

3) структурним підрозділом з виконання функцій контролю (щодо направлення депутатського запиту до Президента України);

4) секретаріатом тимчасової спеціальної комісії або тимчасової слідчої комісії чи особами, які забезпечують роботу відповідних комісій (щодо висновків і пропозицій, проектів актів Верховної Ради України, підготовлених відповідною комісією).

Відповідний проект вноситься до ЄАС (у день його прийняття), реєструється структурним підрозділом з організаційного забезпечення та оформлюється структурним підрозділом з документального забезпечення на підпис Голови Верховної Ради України в порядку встановленому Технологічною схемою та цим Положенням.

299. Оригінальний текст прийнятого Верховною Радою України акта не пізніш як у десятиденний строк виготовляється секретаріатом головного комітету в паперовій формі (на основі сформованого ним і підписаного головою головного комітету та завізованого керівником секретаріату головного комітету чи особами, які виконують їхні обов’язки, оригінального тексту акта в електронній формі), візується головою головного комітету та керівником секретаріату головного комітету чи особами, які виконують їхні обов’язки.

У разі прийняття Верховною Радою України законопроекту у першому читанні та в цілому або у другому читанні та в цілому зі зміною остаточної редакції, запропонованої головним комітетом для прийняття у другому читанні (пункт 4 частини першої статті 118 Регламенту Верховної Ради України), головний комітет до формування оригінального тексту прийнятого Верховною Радою України закону в електронній і паперовій формах погоджує текст відповідного закону у структурному підрозділі з документального забезпечення та юридичному структурному підрозділі.

300. Оригінальний текст прийнятого Верховною Радою України акта у паперовій формі, завізований у головному комітеті, опрацьовується в юридичному структурному підрозділі та візується керівником юридичного структурного підрозділу. Висновок остаточної юридичної експертизи вноситься до ЄАС.

301. Структурний підрозділ з документального забезпечення проводить остаточне редакційне опрацювання (остаточну лінгвістичну експертизу) прийнятого акта Верховної Ради України та оформлює його на підпис Голові Верховної Ради України в порядку надходження.

За дорученням керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату можливе позачергове оформлення акта Верховної Ради України.

302. Оригінал прийнятого Верховною Радою України акта виготовляється підрозділом структурного підрозділу з документального забезпечення, на який у встановленому порядку покладено функцію з оформлення на підпис Голові Верховної Ради України прийнятих Верховною Радою України актів, візується на зворотному боці останнього аркуша керівником цього підрозділу, керівником підрозділу з документального забезпечення, керівником секретаріату головного комітету, головою головного комітету, керівником юридичного структурного підрозділу, Керівником Апарату або особами, які виконують їхні обов’язки, і подається на підпис Голові Верховної Ради України разом з паперовою копією висновку остаточної юридичної експертизи.

303. Порядок доступу до тексту прийнятого Верховною Радою України акта визначається Технологічною схемою проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України та технологічною схемою інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України.

304. Структурний підрозділ з документального забезпечення невідкладно, але не пізніш як на наступний день після дня підписання акта Головою Верховної Ради України:

1) розсилає постанови Верховної Ради України в електронному вигляді через СЕВ ОВВ відповідно до розрахунку розсилання (додаток 3 до цього Положення);

2) надсилає закони України до Офісу Президента України на підпис Президентові України фельд’єгерським зв’язком та вносить інформацію про це до ЄАС.

305. Підписаний Президентом України закон України, що повернутий до Верховної Ради України, опрацьовується структурним підрозділом з документального забезпечення. Інформація про дату і час отримання Верховною Радою України підписаного Президентом України закону вноситься до ЄАС.

Структурний підрозділ з документального забезпечення розсилає електронну копію підписаного Президентом України закону через СЕВ ОВВ відповідно до розрахунку розсилання (додаток 4 до цього Положення).

306. Розсилання копій актів Верховної Ради України у паперовій формі суб’єктам відповідно до додатків 3 і 4 до цього Положення здійснюється із засвідченням печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України з цифрою "1" або "2".

307. У разі повернення Президентом України закону України зі своїми вмотивованими і сформульованими пропозиціями до Верховної Ради України для повторного розгляду структурний підрозділ з організаційного забезпечення інформує про це керівництво Апарату та структурний підрозділ з документального забезпечення, працівник якого вносить відповідну інформацію до ЄАС.

308. Структурний підрозділ з організаційного забезпечення реєструє пропозиції Президента України до закону України в ЄАС, готує відповідний проект резолюції і після розгляду пропозицій Президента України Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності - Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України згідно з дорученням направляє їх до відповідного комітету та структурних підрозділів Апарату.

Оригінал закону України та пропозиції Президента України до нього передаються до структурного підрозділу з документального забезпечення.

Пропозиції Президента України до закону України надаються народним депутатам України через ЄАС.

309. Якщо під час повторного розгляду закону України Верховною Радою України вето Президента України було подолано, секретаріат головного комітету готує проект листа до Президента України і передає його на підпис Голові Верховної Ради України.

Структурний підрозділ з документального забезпечення надсилає оригінал такого закону України та підписаний Головою Верховної Ради України лист у паперовій формі до Офісу Президента України фельд’єгерським зв’язком.

310. Структурний підрозділ з документального забезпечення здійснює формування справи акта, прийнятого Верховною Радою України, до якої включається:

1) оригінал закону України, постанови, іншого акта Верховної Ради України;

2) оригінал доопрацьованого і завізованого у встановленому порядку тексту прийнятого акта Верховної Ради України;

3) протокол пленарного засідання Верховної Ради України, на якому був розглянутий та/або прийнятий зазначений акт Верховної Ради України;

4) протокол та стенограма засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, на якому розглядалося питання про розгляд такого акта, та матеріали до них.

311. Структурний підрозділ з документального забезпечення передає до структурного підрозділу з комп’ютеризованих систем для оприлюднення на офіційному веб-сайті Верховної Ради України в електронній і паперовій формах:

1) текст закону України, підписаного Головою Верховної Ради України України;

2) текст закону України, який відповідно до частини четвертої статті 94 Конституції України офіційно оприлюднений Головою Верховної Ради України;

3) текст постанови, іншого акта Верховної Ради України.

312. Структурний підрозділ з документального забезпечення надсилає для опублікування до редакції газети "Голос України" в електронній і паперовій формах:

1) текст закону України, який відповідно до частини четвертої статті 94 Конституції України офіційно оприлюднений Головою Верховної Ради України;

2) текст постанови, іншого акта Верховної Ради України, що підлягають опублікуванню, згідно з розрахунком розсилання (додатки 3, 4 до цього Положення).

313. Оригінали документів із справи акта Верховної Ради України, що зберігаються у структурному підрозділі з документального забезпечення, у тимчасове користування не надаються та з відповідної справи не вилучаються.

314. Закон України, постанова, інший акт Верховної Ради України оформляються на відповідному бланку формату А4 (додаток 2 до цього Положення) з використанням гарнітури, що є загальнодоступною чи створеною на її основі.

315. Акт Верховної Ради України має такі основні реквізити:

1) зображення Державного Герба України;

2) назву виду документа (вид акта) (набирається великими літерами напівжирним шрифтом розміром 26 друкарських пунктів і розміщується по центру);

3) заголовок до тексту документа (назва акта) (відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами і набирається по центру з великої літери шрифтом розміром 14 друкарських пунктів);

4) текст документа (відділяється від заголовка трьома міжрядковими інтервалами та набирається шрифтом розміром 14 друкарських пунктів через один міжрядковий інтервал);

5) підпис (містить назву посади, ініціал власного імені та прізвище Голови Верховної Ради України, набране великими літерами. Підпис відділяється від тексту документа трьома міжрядковими інтервалами і набирається у два рядки через один міжрядковий інтервал. Слова "Голова Верховної Ради" набираються від межі лівого поля, а слово "України" вирівнюється по центру відносно цих слів і набирається під ними).

316. Зображення Державного Герба України розташовується по центру верхнього поля бланка відповідного акта Верховної Ради України.

317. Текст акта Верховної Ради України починається з преамбули, в якій зазвичай зазначаються мотиви законодавця, обставини, які слугують причиною прийняття акта чи необхідні для розуміння завдань акта. Текст постанови Верховної Ради України, закону України про внесення змін до законодавчих актів, про надання згоди на обов’язковість міжнародних договорів України починається з преамбули, яка обов’язково містить слова "Верховна Рада України постановляє".

318. Заголовок книги (частини), розділу (підрозділу), глави акта Верховної Ради України розміщується по центру сторінки і набирається:

1) книги (частини), розділу (підрозділу) - великими літерами;

2) глави - малими літерами.

319. Заголовок статті набирається після слова "Стаття" та зазначення її порядкового номеру з крапкою.

Одна стаття від іншої відділяється 1,5 міжрядкового інтервалу.

320. Примітка до статті розміщується після тексту відповідної статті. Слово "Примітка" набирається з абзацу з великої літери, після нього ставиться крапка та викладається текст примітки. Якщо примітка має кілька пунктів, вони нумеруються без використання знака "№". Кожний пункт примітки починається з нового абзацу.

321. У разі надання Верховною Радою України згоди на обов’язковість міжнародного договору України у тексті закону після назви такого міжнародного договору зазначається слово "(додається)".

322. При визначенні проектом постанови Верховної Ради України складу її колегіального органу прізвища членів такого органу викладаються у тексті постанови Верховної Ради України або у додатку до неї.

Прізвища членів набираються без розділових знаків між ними, як правило, в алфавітному порядку великими літерами із зазначенням повної назви депутатської фракції (депутатської групи), від якої делеговано народного депутата України, або посади іншої делегованої особи. Власні імена та по батькові викладаються повністю.

323. Якщо постановою Верховної Ради України затверджується (схвалюється) план, рекомендації чи проведення відповідного заходу, їх текст оформлюється як додаток до постанови Верховної Ради України з відповідним посиланням у тексті постанови.

Додаток виготовляється на окремих аркушах. У правому верхньому куті першого аркуша додатку розміщується реквізит "Гриф затвердження". Якщо до акта додано більше одного додатка, вони нумеруються без зазначення знака "№".

Додаток до закону України оформлюється за правилами цього пункту.

324. Створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення розгляду Верховною Радою України питань за спеціальними процедурами, здійснюються в ЄАС з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

325. Створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення реалізації контрольної функції Верховної Ради України, здійснюються в ЄАС з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

326. Оригінал звіту, доповіді або іншої інформації державного органу чи посадової особи, поданий до Верховної Ради України відповідно до закону, після його реєстрації передається до комітету Верховної Ради України, до предмета відання якого належить відповідне питання.

327. Доручення головуючого на пленарному засіданні Верховної Ради України, засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України оформлюється в ЄАС (реєстрація електронного документа або цифрової копії оригіналу паперового документа) структурним підрозділом з виконання функцій контролю та підписується Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності або неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першим заступником чи заступником Голови Верховної Ради України.

328. Структурний підрозділ з виконання функцій контролю інформує відповідно Голову Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України про стан виконання протокольних доручень.

329. Документальний супровід депутатських запитів здійснює структурний підрозділ з виконання функцій контролю.

330. Депутатський запит оформлюється та подається в електронній формі в ЄАС під час тижня, відведеного для пленарних засідань Верховної Ради України, з 9 години понеділка до 16 години четверга.

331. Після оголошення короткого змісту депутатських запитів на пленарному засіданні Верховної Ради України структурний підрозділ з виконання функцій контролю готує в електронній формі супровідні листи Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України про направлення таких депутатських запитів адресатам та направляє їх на підпис відповідно Голові Верховної Ради України, Першому заступнику, заступнику Голови Верховної Ради України разом з копіями депутатських запитів.

Супровідні листи Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України про направлення депутатських запитів до Президента України готуються у паперовій формі.

Адресату, який не є користувачем СЕВ ОВВ, надсилається паперова копія електронного оригіналу супровідного листа Голови Верховної Ради України, Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України, засвідчена штампами, разом з копією депутатського запиту.

332. Структурний підрозділ з виконання функцій контролю здійснює знеособлення персональних даних у тексті депутатського запиту та відповіді на нього відповідно до вимог законодавства про захист персональних даних і розміщує його текст на офіційному веб-сайті Верховної Ради України.

333. Депутатський запит до Президента України надсилається структурним підрозділом з документального забезпечення у паперовій формі разом із супровідним листом за підписом Голови Верховної Ради України, а в разі його відсутності або неможливості виконання ним своїх обов’язків - Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України, та паперовими копіями депутатського запиту, постанови Верховної Ради України про направлення депутатського запиту до Президента України.

334. Створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення реалізації установчої функції Верховної Ради України, здійснюються в ЄАС з урахуванням Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України.

335. При внесенні до Верховної Ради України проекту акта Верховної Ради України про призначення (обрання) на посаду, надання згоди на призначення на посаду відомості щодо кандидата на посаду подаються у паперовій формі. Цифрова копія такого документа не виготовляється.

336. Оригінали документа та інших матеріалів стосовно особи, призначення (обрання) на посади якої здійснює Верховна Рада України, після їх опрацювання у комітетах Верховної Ради України, структурних підрозділах Апарату передаються до відповідного структурного підрозділу Апарату відповідно до затвердженої номенклатури справ.

337. Строк/термін виконання документа, що опрацьовується у Верховній Раді України, її органі та Апараті, визначається законодавством залежно від виду документа.

338. Опрацювання та виконання документа здійснюється особами, зазначеними в документі та/або резолюції керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату, також визначеними ними безпосередніми виконавцями. У разі якщо документ виконується кількома суб’єктами, організація виконання та надання узагальненої відповіді на документ здійснюється суб’єктом, який у документі та/або резолюції зазначений першим виконавцем.

339. Строк виконання документа обчислюється у календарних днях, крім випадків, передбачених законом.

340. Першим днем строку виконання документа є:

1) день прийняття відповідного акта або протокольного доручення Верховної Ради України;

2) день підписання (затвердження) відповідного розпорядження, іншого нормативного акта - з дня їх підписання (затвердження);

3) день реєстрації відповідного вхідного документа в ЄАС;

4) вихідна дата кореспондента внутрішнього електронного документа в ЄАС;

5) день реєстрації внутрішнього паперового документа в ЄАС.

341. Виконавець опрацьовує документ та готує відповідь на нього:

1) у зазначений у документі строк/термін;

2) у строк/термін, визначений керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату у резолюції до документа (якщо документ не містить строку/терміну його виконання), а в разі його відсутності - протягом 30 днів;

3) протягом 7 днів, якщо документ містить позначку "Терміново";

4) протягом 15 (30), днів, якщо документ є депутатським запитом-1;

5) протягом 10 (30) днів, якщо документ є депутатським зверненням-2;

6) протягом 5 днів, якщо документ є адвокатським запитом-3;

7) протягом 48 годин, 5 (20) днів, якщо документ є запитом на публічну інформацію-4;

8) протягом 5, 15, 30 (45) днів, якщо документ є зверненням-5;

9) в інший строк, визначений законом.

342. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, днем виконання вважається перший наступний робочий день.

343. Строк/термін виконання документа може бути змінений лише за рішенням органу (посадової особи), який його встановив. За необхідності продовження строку виконання документа виконавець звертається з аргументованим клопотанням до такого органу (посадової особи), але не пізніш як за три робочі дні до закінчення строку/терміну виконання документа.

344. Документ вважається виконаним та знімається з контролю після його фактичного виконання (надання відповіді за підписом належної посадової особи) і внесення відповідної інформації до ЕРКК.

345. Контроль за проходженням документів здійснюється структурними підрозділами в ЄАС шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання документів за визначеними індикаторами.

346. Контроль за виконанням документа включає:

1) постановку документа на контроль у ЄАС;

2) моніторинг своєчасного доведення документа до виконавця;

3) моніторинг ходу виконання документа;

4) зняття документа з контролю;

5) аналіз і узагальнення результатів виконання документа у структурному підрозділі;

6) інформування керівництва про стан виконання документа у структурному підрозділі.

347. Працівник, який здійснює контроль за своєчасністю виконання документів у структурному підрозділі, завчасно попереджає виконавця про закінчення строку/терміну виконання документа, періодично інформує керівника структурного підрозділу про стан виконання документів.

348. Робота з документами, що містять службову інформацію, у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, Апараті здійснюється з дотриманням вимог законів України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", Регламенту Верховної Ради України з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.

В Апараті утворюється та постійно діє Комісія з питань роботи із службовою інформацією у Верховній Раді України, її органах та Апараті (далі - Комісія з питань роботи із службовою інформацією), положення про яку, склад та основні завдання якої затверджуються розпорядженням Керівника Апарату.

Комісія з питань роботи із службовою інформацією на підставі пропозицій структурних підрозділів Апарату складає Перелік відомостей, що становлять службову інформацію (далі - Перелік відомостей).

В умовах воєнного чи надзвичайного стану Перелік відомостей може складатися та уточнюватися з урахуванням тимчасових обмежень конституційних прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, встановлених Указом Президента України про введення воєнного чи надзвичайного стану в Україні, затвердженим Верховною Радою України.

349. Документу, що містить службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування" (далі - гриф ДСК), відповідна позначка проставляється без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа, а також в ЕРКК документа в ЄАС. При цьому цифрова копія оригіналу паперового документа з грифом ДСК не створюється та не зберігається в ЄАС.

350. Питання щодо необхідності присвоєння грифа ДСК документу, створеному у Верховній Раді України, її органах або Апараті, вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 і статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

Документ з грифом ДСК створюється або опрацьовується виконавцем за дорученням Голови Верховної Ради України, його Першого заступника чи заступника, голови комітету Верховної Ради України, голови тимчасової спеціальної, тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, голови депутатської фракції (депутатської групи), Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, керівника відповідного структурного підрозділу чи осіб, які виконують їхні обов’язки.

Документи з грифом ДСК, що підписуються народним депутатом України, створюються таким народним депутатом України або його помічником-консультантом, який працює за строковим трудовим договором на постійній основі, на підставі листа-доручення (додаток 15 до цього Положення) відповідного народного депутата України, що подається Керівнику Апарату в електронній формі через ЄАС. За наявності такого листа-доручення та відповідної електронної резолюції Керівника Апарату помічник-консультант може створювати, опрацьовувати та отримувати у структурному підрозділі з документального забезпечення для ознайомлення документи з грифом ДСК, адресовані відповідному народному депутату України.

351. Оформлення, візування та підписання документів, що містять службову інформацію, здійснюються з дотриманням вимог, встановлених цим Положенням.

351-1. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на структурний підрозділ з документального забезпечення, який:

1) організовує умови для створення документів, що містять службову інформацію, у спеціальному приміщенні, із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки відповідно до законодавства;

2) реєструє вхідні документи з грифом ДСК та надає їх адресатам і виконавцям під особистий підпис, здійснює ознайомлення з такими документами та контролює їх повернення;

3) реєструє вихідні та внутрішні документи з грифом ДСК та забезпечує їх направлення адресатам;

4) забезпечує облік, формування справ, зберігання та використання документів з грифом ДСК з моменту їх одержання до передачі на зберігання до архівного підрозділу або знищення, крім випадків, передбачених пунктом 351-2 цього Положення.

Перед початком роботи з документом з грифом ДСК працівник структурного підрозділу з документального забезпечення доводить до адресата чи виконавця порядок роботи з такими документами (відомостями).

351-2. Облік, формування справ, зберігання та використання мобілізаційних документів з грифом ДСК здійснюються підрозділом з мобілізаційних питань з дотриманням вимог цього Положення.

Облік документів з грифом ДСК, що стосуються охорони державної таємниці, ведеться режимно-секретним підрозділом. Реєстрація таких документів здійснюється разом із секретними документами та іншими матеріальними носіями секретної інформації у журналі обліку відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

352. Вхідний документ з грифом ДСК приймається, опрацьовується та реєструється в ЄАС структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до цього Положення. Інформація про реєстрацію вхідного документа вноситься до журналу обліку вхідних документів з грифом ДСК (додаток 16 до цього Положення).

Документи, що мають відмітку "(без додатка - відкрита інформація)", реєструються як документи з грифом ДСК.

Після реєстрації документа з грифом ДСК на нього наносяться порядковий реєстраційний номер документа з позначкою "ДСК", електронна дата та номер запису в системі (системний номер), штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому полі лицьового боку останнього аркуша документа, а в разі відсутності місця - на зворотному боці останнього аркуша.

352-1. Інформація про додатки до вхідного документа, що містить службову інформацію, зазначається в ЕРКК документа з грифом ДСК.

На кожному додатку в паперовій формі проставляється реєстраційний номер вхідного документа у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша, а на додатках, що підлягають поверненню, - на зворотному боці останнього аркуша.

На зброшурованих додатках у паперовій формі (книги та інші видання) реєстраційний номер вхідного документа проставляється на титульному аркуші.

Після опрацювання додатки повертаються адресату, який їх надіслав (якщо про це зазначено у вхідному документі), централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення.