Розпорядники та одержувачі бюджетних коштів державного і місцевих бюджетів, які перебувають на казначейському обслуговуванні (далі - розпорядники бюджетних коштів), здійснюють реєстрацію зобов'язань в органах Державного казначейства відповідно до вимог Порядку обліку зобов'язань розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства, затвердженого наказом Державного казначейства України від 09.08.2004 р. N 136 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30.08.2004 р. за N 1068/9667 (далі - Порядок).

З метою врегулювання проблемних питань, які виникають при реєстрації зобов'язань, та однозначного трактування положень Порядку Державне казначейство України роз'яснює наступне.

1. Згідно зі статтею 62 Закону України "Про Державний бюджет України на 2008 рік та про внесення змін до деяких законодавчих актів України" органи Державного казначейства України здійснюють облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів у порядку, визначеному Державним казначейством України, та відображають їх у звітності про виконання Державного бюджету України і місцевих бюджетів.

Порядком визначено, що органи Державного казначейства обліковують в бухгалтерському обліку виконання бюджетів усі зобов'язання (минулого та поточного бюджетних періодів) розпорядників бюджетних коштів, незалежно від меж планових призначень.

Розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та здійснюють відповідні видатки за загальним фондом бюджету тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов'язань минулих років, узятих на облік в органах Державного казначейства України, та у разі їх відповідності бюджетним паспортам. За спеціальним фондом бюджету розпорядники бюджетних коштів беруть зобов'язання виключно в межах відповідних фактичних надходжень до спеціального фонду бюджету (стаття 62 Закону України "Про Державний бюджет України на 2008 рік та про внесення змін до деяких законодавчих актів України") .

При здійсненні господарської діяльності розпорядники бюджетних коштів повинні керуватись положенням частини 6 статті 51 Бюджетного кодексу України, згідно з яким будь-які зобов'язання, взяті фізичними та юридичними особами без відповідних бюджетних асигнувань або ж з перевищенням повноважень, встановлених Бюджетним кодексом України, законом про Державний бюджет України та рішенням про місцевий бюджет на відповідний рік, вважаються небюджетними зобов'язаннями і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Узяття таких зобов'язань є бюджетним правопорушенням.

Відповідальність за управління бюджетними асигнуваннями і здійснення контролю за виконанням процедур та вимог, встановлених Бюджетним кодексом України, несуть розпорядники бюджетних коштів (частина 4 статті 51 Бюджетного кодексу України).

Сума зареєстрованих непроплачених фінансових зобов'язань розпорядника бюджетних коштів повинна відповідати сумі кредиторської заборгованості та сумі попередньої плати, відображеним у Звітах про бюджетну заборгованість (форма N 7д, N 7м) , встановлених Порядками складання місячної, квартальної та річної фінансової звітності установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів на відповідний рік.

Звертаємо вашу увагу, що погашення небюджетних фінансових зобов'язань не проводиться, за винятком випадків, передбачених чинним законодавством (стягнення кредиторської заборгованості за рішенням судів; зменшення обсягів небюджетної заборгованості шляхом списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, відповідно до статті 257 Цивільного кодексу України) .

За умови взяття розпорядником бюджетних коштів зобов'язань понад кошторисні призначення або за відсутності відповідних фактичних надходжень до спеціального фонду бюджету органи Державного казначейства України реєструють такі зобов'язання в обліку та повідомляють розпорядника бюджетних коштів у письмовому вигляді про необхідність вжиття розпорядником бюджетних коштів заходів для усунення порушення законодавства в частині перевищення ним бюджетних повноважень.

2. Для реєстрації зобов'язань розпорядником бюджетних коштів подається до органу Державного казначейства України Реєстр зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (далі - Реєстр) і оригінали документів та/або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття зобов'язання.

При цьому в разі реєстрації зобов'язань, за якими застосовуються процедури закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти, розпорядник бюджетних коштів залишає в органі Державного казначейства України копії договорів, укладених із застосуванням процедур закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, засвідчені в установленому порядку.

При реєстрації зобов'язань для здійснення видатків на капітальне будівництво, розпорядник бюджетних коштів залишає в органі Державного казначейства України копії документів, засвідчених в установленому порядку, перелік яких визначено пунктом 8 Порядку державного фінансування капітального будівництва, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27.12.2001 р. N 1764, тобто:

- титул будови (об'єкта) або титул перехідної будови (об'єкта);

- внутрішньобудівельний титул будови (об'єкта);

- титул на виконання проектно-вишукувальних робіт для будівництва;

- договір підряду (контракт) з визначенням вартості будівництва, форм розрахунків за виконані роботи та майнової відповідальності за порушення умов договору підряду (контракту). У разі здійснення будівництва об'єкта кількома генеральними підрядниками договір підряду (контракт) подається окремо щодо кожного виконавця, для перехідних об'єктів - додатковий договір до договору підряду (контракту) на виконання робіт у поточному році;

- наказ, рішення про затвердження проектно-кошторисної документації на чергу будівництва, пусковий комплекс або об'єкт;

- інші документи згідно з нормативно-правовими актами Державного казначейства щодо касового виконання державного бюджету за видатками.

Звертаємо вашу увагу, що пунктом 8 Порядку державного фінансування капітального будівництва встановлено обов'язковий перелік документів, необхідний для цільового спрямування бюджетних коштів, але зазначене не забороняє у разі виникнення потреби залишити додаткові підтвердні документи (експертний висновок на проектно-кошторисну документацію, підтвердження на користування земельною ділянкою в разі власного будівництва, свідоцтво на право власності на нерухоме майно, витяг про реєстрацію права власності на нерухоме майно, акт державної приймальної комісії про прийняття в експлуатацію будівництва, якщо це передбачено умовами договору тощо).

Стосовно довідок про вартість фактично виконаних робіт форми КБ-2 та КБ-3, то зазначені акти є підтвердними документами для реєстрації фінансових зобов'язань і залишати їх в органах Державного казначейства України не потрібно.

3. Відповідно до пункту 4.10 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. N 1153, копія документа засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Копія може бути засвідчена нотаріально або особою, яка відповідно до законодавства має право засвідчувати документи.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис". Напис про засвідчення документа завіряється печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії).

4. Нормативно-правові акти, які занесені до Державного реєстру, набирають чинності через 10 днів після державної реєстрації, якщо в них не встановлено пізнішого строку набрання ними чинності (пункт 5.4 Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 р. N 34/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.04.2005 р. за N 381/10661).

Ураховуючи зазначене, копії підтвердних документів, які залишаються в органі Державного казначейства України (пункт 2.8 Порядку) , подаються розпорядниками бюджетних коштів за зобов'язаннями, що реєструються, після набрання чинності наказу Державного казначейства України від 22.04.2008 р. N 137 "Про затвердження Змін до Порядку обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України".

Отже, якщо зобов'язання були зареєстровані розпорядником бюджетних коштів до набрання чинності наказу Державного казначейства України від 22.04.2008 р. N 137, копії підтвердних документів за такими зобов'язаннями в органах Державного казначейства України не залишаються, не зважаючи на те, що фінансові зобов'язання будуть реєструватись після набрання чинності зазначеного наказу.

Відповідно до статей 213 та 345 наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. N 41 строк зберігання Реєстрів (Реєстрів фінансових зобов'язань) та копій підтвердних документів, які надаються розпорядниками бюджетних коштів відповідно до пункту 2.8 Порядку, становить 3 роки.

5. Розпорядники бюджетних коштів можуть включати у Реєстр декілька зобов'язань (фінансових зобов'язань). Органи Державного казначейства звіряють надані розпорядниками бюджетних коштів реєстри та підтвердні документи на предмет відповідності даних, уключених до реєстру. У разі виявлення порушення вимог, зазначених у пункті 2.11 Порядку, за будь-яким із зобов'язань (фінансових зобов'язань), органи Державного казначейства їх не реєструють, а повідомляють відповідних розпорядників про відмову в реєстрації зобов'язань та/або фінансових зобов'язань у письмовій формі. При цьому, на всіх примірниках Реєстру та/або Реєстру фінансових зобов'язань у графі "Примітка" у відповідному рядку робиться відмітка про відмову в реєстрації даного зобов'язання (номер та дата відмови). За умови, якщо у графі "Примітка" наведена інша інформація, відмітка про відмову в реєстрації зобов'язання наводиться нижче у Реєстрі та/або Реєстрі фінансових зобов'язань з обов'язковим зазначенням порядкового номеру зобов'язання (фінансового зобов'язання) у даному Реєстрі.

Відмова у реєстрації зобов'язань (фінансових зобов'язань) складається працівником Державного казначейства України у двох примірниках: один примірник надається розпоряднику бюджетних коштів, інший - залишається в органі Державного казначейства України.

Після усунення недоліків розпорядник бюджетних коштів разом із підтвердними документами повторно складає і подає Реєстр (Реєстр фінансових зобов'язань) до відповідного органу Державного казначейства для реєстрації.

Відмови у реєстрації зобов'язань при недотриманні розпорядниками бюджетних коштів повноважень та обмежень, які вводяться законодавчими та іншими нормативно-правовими актами (пункт 2.11 Порядку) , надаються у разі порушення вимог законодавчих та нормативно-правових актів, наприклад:

- рішень Уряду щодо призупинення взяття зобов'язань розпорядниками бюджетних коштів у кінці року;

- неподання або подання розпорядником бюджетних коштів проектів інформатизації органів виконавчої влади, не погоджених з Генеральним державним замовником Національної програми інформатизації - центральним органом виконавчої влади, визначеним Кабінетом Міністрів України;