Розпорядники та одержувачі бюджетних коштів державного і місцевих бюджетів, які перебувають на казначейському обслуговуванні (далі - розпорядники бюджетних коштів), здійснюють реєстрацію зобов'язань в органах Державного казначейства відповідно до вимог Порядку обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства, затвердженого наказом Державного казначейства України від 09.08.2004 N 136 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30.08.2004 за 1068/9667 (далі - Порядок).

З метою врегулювання проблемних питань, які виникають при реєстрації зобов'язань, та однозначного трактування положень Порядку, Державне казначейство України роз'яснює наступне.

1. Згідно зі статтею 61 Закону України "Про Державний бюджет України на 2009 рік" органи Державного казначейства України здійснюють облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів у порядку, визначеному Державним казначейством України, та відображають їх у звітності про виконання Державного бюджету України і місцевих бюджетів.

Порядком визначено, що органи Державного казначейства обліковують в бухгалтерському обліку виконання бюджетів усі зобов'язання (минулого та поточного бюджетних періодів) розпорядників бюджетних коштів, незалежно від меж планових призначень (тимчасових планових призначень).

Розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та здійснюють відповідні видатки за загальним фондом бюджету тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов'язань минулих років, узятих на облік в органах Державного казначейства України, та в разі їх відповідності бюджетним паспортам. За спеціальним фондом бюджету розпорядники бюджетних коштів беруть зобов'язання виключно в межах відповідних фактичних надходжень до спеціального фонду бюджету (стаття 61 Закону України "Про Державний бюджет України на 2009 рік").

Одержувачі бюджетних коштів витрачають бюджетні кошти відповідно до плану використання бюджетних коштів.

При здійсненні господарської діяльності розпорядники бюджетних коштів повинні керуватися положенням частини 6 статті 51 та частини 6 статті 78 Бюджетного кодексу України, згідно з якими будь-які зобов'язання, взяті фізичними та юридичними особами без відповідних бюджетних асигнувань або ж з перевищенням повноважень, встановлених Бюджетним кодексом України, законом про Державний бюджет України та рішенням про місцевий бюджет на відповідний рік, вважаються небюджетними зобов'язаннями і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Узяття таких зобов'язань є бюджетним правопорушенням.

Відповідальність за управління бюджетними асигнуваннями та здійснення контролю за виконанням процедур та вимог, установлених Бюджетним кодексом України, несуть розпорядники бюджетних коштів (частина 4 статті 51 Бюджетного кодексу України).

Сума зареєстрованих непроплачених фінансових зобов'язань розпорядника бюджетних коштів повинна відповідати сумі кредиторської заборгованості та сумі попередньої плати, відображеним у Звітах про бюджетну заборгованість (форма N 7д, N 7м), встановлених Порядками складання місячної, квартальної та річної фінансової звітності установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів, на відповідний рік. У кінці року сума фінансових зобов'язань повинна відповідати сумі кредиторської заборгованості (за винятком одержувачів бюджетних коштів), фінансових зобов'язань за попередньою оплатою та авансовими платежами не повинно бути.

Звертаємо Вашу увагу, що погашення небюджетних фінансових зобов'язань не проводиться, за винятком випадків, передбачених чинним законодавством (стягнення кредиторської заборгованості за рішенням судів; зменшення обсягів небюджетної заборгованості шляхом списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, відповідно до статті 257 Цивільного кодексу України).

Механізм стягнення кредиторської заборгованості за рішенням судів регламентовано Порядком виконання рішень про стягнення коштів з рахунків, на яких обліковуються кошти державного та місцевих бюджетів, або бюджетних установ, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 09.07.2008 року N 609. Згідно із цим Порядком безспірне списання коштів відповідного бюджету здійснюється в межах бюджетних асигнувань на поточний рік, передбачених у кошторисі розпорядника бюджетних коштів, плані використання бюджетних коштів одержувачів та за наявності на рахунках боржника відкритих асигнувань (коштів) за відповідними кодами класифікації видатків бюджету. Для здійснення безспірного списання коштів орган Державного казначейства реєструє виконавчий документ у бухгалтерському обліку виконання бюджету як зобов'язання розпорядника бюджетних коштів. Зобов'язання реєструються в межах наявних залишків відкритих асигнувань (коштів) на рахунку боржника за відповідним кодом економічної класифікації видатків бюджету.

Якщо на рахунку розпорядника бюджетних коштів недостатньо відкритих асигнувань (коштів) для виконання платіжних вимог, що надійшли до органу Державного казначейства України, який обслуговує боржника, протягом операційного часу, такі документи виконуються частково та повертаються стягувачу із зазначенням на зворотному боці відомостей про дату та причини повернення, засвідчених підписом відповідальної особи, скріпленим печаткою органу Державного казначейства України.

2. Для реєстрації зобов'язань розпорядником бюджетних коштів подається до органу Державного казначейства України Реєстр зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (далі - Реєстр) і оригінали документів та/або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття зобов'язання.

При цьому, у разі реєстрації зобов'язань, за якими застосовуються процедури закупівель товарів і послуг за державні кошти, розпорядник бюджетних коштів залишає в органі Державного казначейства України копії договорів, укладених із застосуванням процедур закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, засвідчені в установленому порядку.

При реєстрації зобов'язань для здійснення видатків на капітальне будівництво, розпорядник бюджетних коштів залишає в органі Державного казначейства України копії документів, засвідчених в установленому порядку, перелік яких визначено пунктом 8 Порядку державного фінансування капітального будівництва, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27.12.2001 N 1764 (далі - Порядок N 1764), тобто:

- титул будови (об'єкта) або титул перехідної будови (об'єкта);

- внутрішньобудівельний титул будови (об'єкта);

- титул на виконання проектно-вишукувальних робіт для будівництва;

- договір підряду (контракт) з визначенням вартості будівництва, форм розрахунків за виконані роботи та майнової відповідальності за порушення умов договору підряду (контракту). У разі здійснення будівництва об'єкта кількома генеральними підрядниками договір підряду (контракт) подається окремо щодо кожного виконавця, для перехідних об'єктів - додатковий договір до договору підряду (контракту) на виконання робіт у поточному році;

- наказ, рішення про затвердження проектно-кошторисної документації на чергу будівництва, пусковий комплекс або об'єкт;

- інші документи згідно з нормативно-правовими актами Державного казначейства щодо касового виконання державного бюджету за видатками.

Звертаємо вашу увагу, що пунктом 8 Порядку 1764 встановлено обов'язковий перелік документів, необхідний для цільового спрямування бюджетних коштів, але зазначене не забороняє у разі виникнення потреби залишити додаткові підтвердні документи (експертний висновок на проектно-кошторисну документацію, підтвердження на користування земельною ділянкою в разі власного будівництва, свідоцтво на право власності на нерухоме майно, витяг про реєстрацію права власності на нерухоме майно, акт державної приймальної комісії про прийняття в експлуатацію будівництва, якщо це передбачено умовами договору, тощо).

Стосовно довідок про вартість фактично виконаних робіт форми КБ-3 та актів приймання виконаних підрядних робіт КБ-2в, то зазначені документи є підтвердними при реєстрації фінансових зобов'язань і залишати їх в органах Державного казначейства України не потрібно.

3. Відповідно до пункту 4.10 Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, копія документа засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Копія може бути засвідчена нотаріально або особою, яка відповідно до законодавства має право засвідчувати документи.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис". Напис про засвідчення документа завіряється печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії).

4. Відповідно до статей 213 та 345 частини 1 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 17 вересня 1998 року N 576/3016, строк зберігання Реєстрів, Реєстрів фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (далі - Реєстрів фінансових зобов'язань)та копій підтвердних документів, які надаються розпорядниками бюджетних коштів відповідно до пункту 2.8 Порядку, становить 3 роки.

5. Розпорядники бюджетних коштів можуть включати в Реєстр (Реєстр фінансових зобов'язань) декілька зобов'язань (фінансових зобов'язань). Органи Державного казначейства звіряють надані розпорядниками бюджетних коштів Реєстр (Реєстр фінансових зобов'язань) та підтвердні документи на предмет відповідності даних, уключених до них. У разі виявлення порушення вимог, зазначених у пункті 2.11 Порядку, за будь-яким із зобов'язань (фінансових зобов'язань), органи Державного казначейства їх не реєструють, а повідомляють відповідних розпорядників про відмову в реєстрації зобов'язань та/або фінансових зобов'язань. При цьому на всіх примірниках Реєстру (Реєстру фінансових зобов'язань) у графі "Примітка" у відповідному рядку робиться відмітка про відмову в реєстрації даного зобов'язання (номер та дата відмови). За умови, якщо у графі "Примітка" наведена інша інформація, відмітка про відмову в реєстрації зобов'язання наводиться нижче в Реєстрі (Реєстрі фінансових зобов'язань) з обов'язковим зазначенням порядкового номеру зобов'язання (фінансового зобов'язання) у даному Реєстрі (Реєстрі фінансових зобов'язань).

Відмова у реєстрації зобов'язань (фінансових зобов'язань) складається працівником Державного казначейства України в двох примірниках: один примірник надається розпоряднику бюджетних коштів, інший - залишається в органі Державного казначейства України.

Після усунення недоліків розпорядник бюджетних коштів разом із підтвердними документами повторно складає і подає Реєстр (Реєстр фінансових зобов'язань) до відповідного органу Державного казначейства для реєстрації.

Відмови у реєстрації зобов'язань при недотриманні розпорядниками бюджетних коштів повноважень та обмежень, які вводяться законодавчими та іншими нормативно-правовими актами (пункт 2.11 Порядку), надаються у разі порушення вимог законодавчих та нормативно-правових актів, наприклад:

- рішень Уряду щодо призупинення взяття зобов'язань розпорядниками бюджетних коштів у кінці року;

- неподання або подання розпорядником бюджетних коштів проектів інформатизації органів виконавчої влади, не погоджених з Генеральним державним замовником Національної програми інформатизації - центральним органом виконавчої влади, визначеним Кабінетом Міністрів України;

- інших законодавчо встановлених обмежень.

6. Для досягнення відповідності даних бухгалтерського обліку з виконання кошторису на звітну дату аналогічним даним бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів (пункт 2.6 Порядку) розпорядники бюджетних коштів повинні вчасно реєструвати фінансові зобов'язання (протягом 7 робочих днів з дати їх виникнення, але не пізніше останнього робочого дня місяця) (пункт 2.4 Порядку).

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" бухгалтерський облік передбачає процес реєстрації, накопичення і узагальнення інформації про діяльність підприємства, тобто відображення в облікових регістрах відповідних господарських операцій.

Підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій є первинні документи, які містять відомості про господарську операцію та підтверджують факт її здійснення (акти виконаних робіт, накладні, товарно-транспортні накладні, рахунки (рахунки-фактури) тощо).

Тому розпорядник бюджетних коштів відображає в бухгалтерському обліку господарські операції з використання тепло-, водо-, енергопостачання та послуг зв'язку у тому звітному періоді, в якому були отримані відповідні первинні документи, які підтверджують фактичне здійснення таких операцій.

З метою оптимізації та своєчасного здійснення стану розрахунків, згідно з Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні", підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації.

Розпорядники бюджетних коштів повинні вживати заходів щодо своєчасного отримання від надавачів товарів, робіт та послуг, первинних документів, що підтверджують виникнення фінансового зобов'язання (актів виконаних робіт або наданих послуг, накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків (рахунків-фактур) тощо). Одним із таких заходів є обумовлення в договорах (угодах) термінів надання таких первинних документів до завершення звітного періоду.

Принагідно нагадуємо, що прострочена кредиторська заборгованість - це заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчення терміну обов'язкового платежу згідно з укладеними договорами, або якщо дата платежу не визначена після отримання підтвердних документів за отримані товари, виконані роботи, надані послуги (Порядок складання річних фінансових звітів за звітний рік установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів, затверджений наказом Державного казначейства України від 10.01.2008 N 3 та зареєстрований у Міністерстві юстиції України 18.01.2008 за N 27/14718 (зі змінами)).

Підтвердним документом при реєстрації фінансових зобов'язань за заробітною платою є Заявка на видачу готівки та перерахування коштів на вкладні рахунки (далі - заявка).

У випадку наявності заборгованості із заробітної плати та нарахувань на неї, що зареєстрована як фінансові зобов'язання, розпорядник бюджетних коштів при її погашенні складає заявку та подає до органу Державного казначейства. При цьому в заявці заповнюються тільки загальні положення (перед розділом I "Розрахункова відомість із заробітної плати") та наводить заборгованість із заробітної плати та заборгованість за платежами, утриманими та нарахованими на заробітну плату до бюджету та фондів, у випадку якщо така заборгованість має місце, у розділі III "Нарахування на заробітну плату". За умови погашення простроченої кредиторської заборгованості заповнюється розділ II "Погашення простроченої заборгованості із заробітної плати".

У разі виплати готівки на інші видатки у заявці заповнюються загальні положення та розділ IV "Виплата готівки та інші видатки".

Після видачі готівки та перерахування коштів на вкладні рахунки один примірник заявки повертається розпоряднику бюджетних коштів, другий примірник залишається в органі Державного казначейства і підшивається в документи дня.

7. Зобов'язання за загальнодержавними видатками та за міжбюджетними трансфертами, які передаються з державного бюджету до відповідного місцевого бюджету та між рівнями місцевих бюджетів, не реєструються.

Зобов'язання та фінансові зобов'язання, що виникають у розпорядника бюджетних коштів як у кінцевого користувача, за видатками, що проводяться за рахунок міжбюджетних трансфертів, реєструються у загальновстановленому порядку відповідно до затвердженого кошторису цього розпорядника бюджетних коштів та порядків, затверджених постановами Кабінету Міністрів України, які регламентують основні вимоги і механізми цих видатків.

8. За операціями, проведеними у натуральній формі, які відображаються в обліку органів Державного казначейства на підставі Довідки про надходження у натуральній формі (накази Державного казначейства України від 25.05.2004 N 89), зареєстрований в Міністерстві юстиції України 10.06.2004 за N 716/9315, та від 04.11.2002 N 205, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 26.11.2002 за N 919/7207), поданої розпорядником бюджетних коштів, зобов'язання та фінансові зобов'язання не реєструються.

9. Відповідно до розділу 3 Порядку розпорядники бюджетних коштів місцевого самоврядування можуть застосовувати спрощений порядок реєстрації зобов'язань. Але, необхідно зауважити, що застосовування спрощеного порядку реєстрації зобов'язань розповсюджується лише на розпорядників бюджетних коштів окремих бюджетів місцевого самоврядування (сільські, селищні бюджети). Застосування спрощеного механізму реєстрації зобов'язань є необов'язковим і здійснюється за умови прийняття рішення про його застосування органом місцевого самоврядування.

10. Стосовно реєстрації зобов'язань для здійснення видатків з надання кредитів і фінансової допомоги на зворотній основі.