Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 29.05.96 N 574 "Про впровадження штрихового кодування товарів", Положення про штрихове кодування товарів, затвердженого наказом МЗЕЗторгу від 27.08.96 N 530, та Правил впровадження штрихового кодування в сфері торгівлі, затверджених наказом МЗЕЗторгу від 26.03.97 N 196,

1. Затвердити Рекомендації по застосуванню технології штрихового кодування в роздрібній торгівлі продовольчими та непродовольчими товарами, що додаються.

2. Головному управлінню з питань внутрішньої торгівлі та громадського харчування (Родіонов Ю. Ф.) довести цей наказ до відома Міністерства торгівлі, зовнішньоекономічних зв'язків і захисту прав споживачів Автономної Республіки Крим, управлінь з питань торгівлі та побутового обслуговування населення обл(міськ)держадміністрацій.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Шевченка М. О.

Рекомендації по застосуванню технології штрихового кодування в роздрібній торгівлі продовольчими та непродовольчими товарами (надалі - Рекомендації) розроблені на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 29.05.96 N 574 "Про впровадження штрихового кодування товарів", Положення про штрихове кодування товарів, затвердженого наказом МЗЕЗторгу від 27.08.96 N 530, наказу МЗЕЗторгу від 03.07.97 N 333 "Про внесення змін і доповнень до Положення про штрихове кодування товарів" та носять рекомендаційний характер.

У Рекомендаціях враховані основні положення та заходи, які визначені у вищезазначених документах, відповідних Державних стандартах України (додаток 1) та в Методичних рекомендаціях по впровадженню електронних систем автоматизованої ідентифікації товарів, маркованих штриховими кодами, затверджених наказом МЗЕЗторгу від 06.11.97 N 569.

Рекомендації розроблені з метою забезпечення інформаційно-методичними матеріалами працівників підприємств роздрібної торгівлі та громадського харчування для впровадження сучасних технологій автоматизованої ідентифікації товарів на основі штрихового кодування в системах автоматизованого обліку товарно-грошового обігу.

Основні терміни, визначення та скорочення автоматизованої ідентифікації товарів на основі штрихового кодування, які використовуються в цих Рекомендаціях, приведені в додатку 2.

В умовах ринкових відносин та розширення міжнародних зв'язків для підприємств роздрібної торгівлі та громадського харчування стають актуальними питання впровадження сучасних високопродуктивних технологій, електронно-обчислювальної техніки, комп'ютерних мереж та систем зв'язку для оперативного обліку товарно-грошового обігу, вивчення споживчого ринку, покращення обслуговування покупців.

Застосування новітніх інформаційних технологій дає можливість максимально автоматизувати процеси збирання, контролю, обробки, аналізу інформації та видачі відповідної документації. Все це сприяє ефективному функціонуванню усього ланцюга "виробник - оптова торгівля - дистриб'ютор - роздрібна торгівля - споживач".

Застосування комп'ютерних мереж визначило розвиток електронної комерції, яка надає широкі можливості для використання автоматизованих систем ідентифікації товарів, послуг, постачальників, транспорту, банків та банківських послуг, реклами товарів, маркетингових досліджень.

На даний час у сфері торгівлі широкого розповсюдження набули технології штрихового кодування для маркування та автоматизованої ідентифікації товарів (об'єктів обліку). Найбільш широкого застосування набули штрихові коди EAN, які затверджені для використання та поширюються Міжнародною асоціацією товарної нумерації - EAN International.

Система EAN - це комплекс принципів, норм та положень присвоєння штрихових кодів товарам, послугам, розташуванню, на основі унікальних кодів EAN та рекомендацій по їх застосуванню. Ця система дає можливість:

присвоювати унікальні коди товарам, послугам, розташуванню організацій і використовувати їх для ідентифікації одиниць обліку в усьому світі;

маркувати товари штриховими кодами, що дозволяє автоматизувати зчитування кодів та ідентифікацію товарів у автоматизованих системах обліку;

застосувати електронний обмін даними між торговими партнерами;

підвищувати ефективність роботи електронних систем автоматизованого обліку, контролю та управління товарно-грошовим обігом.

Найбільш ефективне застосування штрихове кодування знайшло у роздрібній торгівлі. Наявність штрихових кодів на товарах дозволяє максимально автоматизувати процес обліку руху товарів з часу їх надходження до магазину до часу їх продажу. Застосування автоматизованої ідентифікації товарів на основі штрихового кодування дозволяє створити принципово нові розрахунково-касові системи, які підвищують пропускну спроможність вузлів розрахунку.

Сучасні електронні системи автоматизованого обліку та контролю товарно-грошовим обігом в торговельних підприємствах використовують технологію штрихового кодування для забезпечення ефективної роботи основних технологічних процесів:

складання-приймання, облік, маркування та інвентаризація товарів;

підготовка товарів до продажу - фасування, зважування, переупакування, формування наборів товарів;

реалізація товарів - видача товарів, розрахунки з покупцями;

управління торговельним підприємством (керівництво, бухгалтерія тощо) - облік та аналіз реалізації товарів, запасів товарів, ведення звітності, облік та аналіз руху коштів підприємства, пошук та замовлення товарів, вибір постачальників, аналіз та прогнозування попиту товарів.

Використання штрихового кодування в електронних системах автоматизованого обліку дає змогу оперативно враховувати операції з кожною одиницею товару у інформаційній (комп'ютерній) базі даних торговельного підприємства. Це дозволяє оперативно контролювати динаміку руху та продажу товарів, наявність товарних запасів, здійснювати додаткове замовлення товарів у постачальників при досягнені критичного рівня товарних запасів, оперативно керувати ціноутворенням та фінансово-комерційною діяльністю торговельного підприємства.

Все це дає змогу підприємствам роздрібної торгівлі підвищити оборотність коштів, зменшити товарні запаси та товарні втрати, розширити асортимент товарів тощо та робить підприємства єдиним, відлагодженим, високотехнологічним та конкурентоздатним механізмом.

2.1. Одним із методів пошуку та замовлення товарів з використанням можливостей електронної техніки та штрихового кодування є замовлення товарів з використанням каталогів та зразків.

Знайшли застосування каталоги у вигляді друкованих видань, на машинних носіях (дискети, компакт-диски тощо), використовуються електронна пошта та сторінки комп'ютерних мереж.

Для підприємств торгівлі є кілька можливостей ознайомлення з каталогами товарів:

отримання каталогів товарів від постачальників, які розсилають їх до потенційних покупців;

замовлення каталогів товарів у фірм-постачальників та фірм-виробників;

перегляд каталогів на машинних носіях у спеціально відведених місцях оптових баз, які обладнані відповідними технічними засобами (сканерами, портативними терміналами, комп'ютерами, які підключені до електронних мереж, тощо).

Каталоги містять опис товарів та їх штрихові коди, які однозначно ідентифікують ці товари. При замовленні товарознавець (менеджер) торгового підприємства вибирає з каталогу необхідні товари та зчитує їх штрихові коди за допомогою сканера або портативного терміналу. По цій інформації формується замовлення, яке по комп'ютерній мережі передається до постачальника товару. Постачальник уточнює замовлення, доповнює його необхідною інформацією про товари та надсилає свої пропозиції до торгового підприємства. Ці пропозиції містять в собі перелік товарів, їх ціни, загальну вартість замовлення, вартість і терміни доставки, іншу необхідну інформацію. Є можливість уточнення цін, термінів поставки товарів та інших умов. Після проведення цих дій укладається договір, в якому визначаються умови, способи та терміни доставки замовлених товарів. Після підписання договору на купівлю-продаж товарів товарознавець заносить всю необхідну інформацію про закуплені товари (ідентифікаційні номери, штрихові коди тощо) до інформаційної бази даних свого підприємства.

Окремі покупці можуть ознайомитись з каталогами товарів, вибрати та замовити товар по їх штриховим кодам на спеціалізованих пунктах замовлень або в магазинах, де для цього відводяться відповідно обладнані місця.

2.2. Замовлення товарів за зразками проводиться як і по каталогах, але зчитування штрихових кодів здійснюється із зразків товарів або товарних ярликів. Зразки товарів виставляються на ярмарках, оптових базах, в спеціалізованих магазинах або відділах магазинів, які обладнані відповідними технічними засобами.

2.3. При надходженні товарів у підприємства торгівлі інформація про них вводиться до бази даних електронної системи обліку товарно-грошового обігу підприємства шляхом зчитування штрихових кодів з кожної одиниці поставки. Для цього використовуються сканери або портативні термінали. Зчитана з товару інформація передається в комп'ютер або накопичується в переносних терміналах, а після закінчення прийому вводиться в комп'ютер. Введені в комп'ютер дані звіряються з даними у супровідних документах і фактично одержаним товаром. Повна інформація про товари, які надходять до підприємства, або передається електронними каналами зв'язку, або поступає разом з товарами. Вона вводиться до інформаційної бази системи.

У разі надходження товарів, не маркованих штриховими кодами, з пошкодженими етикетками або з штриховими кодами, які не зчитуються, товар повертається постачальнику або йому присвоюється внутрішній штриховий код підприємства торгівлі.

Перед присвоєнням товару внутрішнього штрихового коду необхідно пересвідчитись, що на підприємстві аналогічному товару раніш не присвоювався штриховий код. Якщо такому товару вже був присвоєний штриховий код, то він зберігається, якщо - ні, то формується та присвоюється новий внутрішній код і інформація про цей товар заноситься до бази даних системи обліку. Внутрішній штриховий код формується згідно з алгоритмом, який прийнятий на цьому підприємстві, відповідно до чинних нормативних документів і вимог EAN International.

Маркування товарів штрихкодовими позначками може здійснюватись як під час приймання товару, так і на складі після оприбуткування.

2.4. При оприбуткуванні товарів на складі перевіряється фактична їх наявність і сканерами зчитуються штрихові коди з кожної одиниці товару. У випадках розходження вказаних у документах даних про товари та їх наявністю складаються необхідні документи. Використання сканерів дозволяє значно скоротити час прийняття товару.

При відпуску із складу товари компонуються згідно із замовленням шляхом зчитування з ярликів або етикеток штрихових кодів кожної одиниці товару, після чого ця інформація вводиться в комп'ютер.

Використання технології штрихового кодування доцільне також при автоматизації роботи великих складів. Для цього необхідно пронумерувати стелажі, полиці та зони зберігання товарів, групову тару тощо. У цих місцях необхідно наклеїти етикетки або прикріпити таблички із штриховими кодами. Пошук товарів здійснюється шляхом зчитування цих штрихових кодів.

Внутріскладські операції пошуку товарів доцільно проводити за допомогою пристроїв зчитування штрихового коду з товару та місць його зберігання. Така технологія дозволяє підтримувати базу даних товарів на складі, в будь-який час одержати інформацію про наявність, кількість та місце розташування товарів, спрощує ведення матеріального обліку, дає можливість проведення інвентаризації товарів та основних засобів підприємства під час торговельного процесу. Виникає можливість оперативно проводити повну або часткову інвентаризацію та переоцінку товарів, а також скоротити складські запаси.

2.5. При інвентаризації підприємства, в залежності від технології ведення складського господарства, інформація про товар, яка закодована в штриховому коді, зчитується сканером з етикеток або ярликів товарів, їх упаковок, або з стелажів та полиць, на яких розміщені відповідні товари.

Зчитана з товару інформація або безпосередньо передається в комп'ютер, або накопичується в портативних терміналах, після чого вводиться в комп'ютер через автоматизоване робоче місце працівника складу. В комп'ютері інформація звіряється по кількості та асортименту з вказаною у документах. Комп'ютерна система обліку аналізує інформацію, видає результати порівняння на екран комп'ютера та формує відповідні інвентаризаційні документи.

2.6. Використання технології штрихового кодування при інвентаризації основних засобів підприємства потребує маркування кожного об'єкту обліку етикеткою з індивідуальним штриховим кодом (номером) та внесення до бази даних системи інформації про об'єкт обліку та його штриховий код. Для отримання оперативних результатів вибіркової інвентаризації в любому з підрозділів підприємства, достатньо провести зчитування переносним терміналом штрихових кодів з усіх основних засобів, які є у даному підрозділі.

Отримана інформація передається до комп'ютера, аналізується та формуються відповідні інвентаризаційні документи.

Продаж продовольчих товарів із застосуванням технології штрихового кодування необхідно здійснювати відповідно до Правил продажу продовольчих товарів, затверджених наказом МЗЕЗторгу від 28.12.94 N 237, і Правил впровадження штрихового кодування в сфері торгівлі, затверджених наказом МЗЕЗторгу від 26.03.97 N 196, та інших нормативних документів в цій галузі.

3.1. Продаж товарів, які надійшли до підприємства торгівлі маркованими штрихкодовими позначками, здійснюється без додаткового їх маркування штриховими кодами.

Розрахунки за відібрані товари здійснюються покупцями у вузлах розрахунків, де встановлені електронні контрольно-касові апарати (ЕККА) з підключеними до них ручними або стаціонарними пристроями зчитування штрихових кодів.

В разі застосування ручних сканерів касир-оператор повинен взяти товар, піднести сканер до його етикетки і зчитати штриховий код.

Якщо у вузлі розрахунку встановлений стаціонарний сканер, касир-оператор проводить товар поверхнею з етикеткою із штриховим кодом по віконцю сканера або підносить етикетку на товарі до сканера, тобто встановлює етикетку товару в поле зору сканера.

Зчитана з етикетки товару інформація передається в касовий апарат. По штриховому коду товару в пам'яті ЕККА або комп'ютера знаходиться необхідна інформація про товар. Визначається вартість товару, її значення виводиться на табло ЕККА.

В разі, якщо купується декілька однакових зразків товарів, касир або зчитує код з кожного зразка, або набирає на касовому апараті цифру, яка відповідає кількості зразків.

Після зчитування штрихових кодів з усіх вибраних товарів касир натискує на ЕККА кнопку фіксації покупки та друкується чек.

3.2. Товару, який надійшов без штрихового коду, на підприємстві торгівлі присвоюється внутрішній штриховий код, яким він маркується на складі при прийомці, або перед передачею товару в торговий зал.

Внутрішні штрихові коди товарам на підприємствах торгівлі присвоюються відповідно до чинних нормативних документів.

Технологія штрихового кодування застосовується для продажу товарів, які надходять до підприємств торгівлі в мішках, ящиках, великих коробках, бідонах тощо.

Продаж таких товарів здійснюється з попередньою розфасовкою та упаковкою або без них.

3.3. Розважування, фасування та пакування товарів виконуються із застосуванням спеціальних електронних ваговимірювальних комплексів, які мають принтери для друку етикеток із штриховими кодами, або звичайних вагів з подальшим виготовленням етикеток з штриховим кодом.

Застосування спеціальних ваговимірювальних комплексів дозволяє автоматично розраховувати вартість товару та друкувати етикетки на липкій основі з внутрішніми штриховими кодами, які містять коди товарів та інші необхідні для автоматизованої ідентифікації товарів реквізити.

Інформація, що міститься у внутрішньому штриховому коді, дозволяє електронній системі обліку сформувати необхідну для продажу товару інформацію, а саме, вивести на інформаційне табло ЕККА вартість товару, яка розраховується шляхом множення ціни товару (береться з пам'яті комп'ютера чи ЕККА) на його кількість, що закодована у внутрішньому коді товару. Кількість товару визначається в одиницях ваги, об'єму, довжини тощо.

У разі відсутності спеціальних електронних ваговимірювальних комплексів розважування можливо здійснювати звичайними вагами. Розважений і розфасований товар маркується етикеткою з штриховим кодом. Етикетку необхідно друкувати спеціальними пристроями - переносними або стаціонарними термопринтерами або термотрансферними принтерами.

Для маркування товарів, які протягом тривалого часу мають незмінні характеристики (вага, вартість тощо), доцільно заказувати етикетки з штриховими кодами на спеціалізованих поліграфічних підприємствах. Вартість однієї етикетки (при кількості більше 1000 штук), виготовленої поліграфічним методом, значно менша, ніж надрукованої принтерами.

Враховуючи, що в умовах ринкових відносин ціни на товари можуть постійно змінюватися, а також те, що часто кількість товару визначається під час його розфасовки, більш доцільно друкувати етикетку на товари на самому підприємстві торгівлі.

При маркуванні розважених та розфасованих товарів етикетками з внутрішніми штриховими кодами необхідно дотримуватись нормативних документів (ДСТУ 3147-95 тощо) щодо вибору місця на поверхні товару, на яке наноситься штрихкодова позначка.

При маркуванні товарів, які упаковані в лотки (свіже м'ясо, свіжа риба, напівфабрикати тощо), етикетку (ярлик) необхідно розміщувати на одному із чотирьох кутів поверхні лотка. Прикріплювати етикетку необхідно на рівну поверхню.

Етикетки (ярлики) на товари, що пакуються в поліетиленові кульки, плівкову обгортку, необхідно накладати на відносно рівну поверхню, щоб забезпечити надійне зчитування штрихових кодів.

3.4. Технологія штрихового кодування застосовується також і при реалізації великогабаритних товарів або товарів із значною вагою (мішки з цукром, борошном, крупою, коробки з цукерками, бідони з олією тощо), які можуть надходити від постачальників без штрихкодових позначок. Такий товар не проноситься через пункти розрахунку в торговельному залі, а видається покупцеві із складських приміщень.

Покупцю, який купує упакований товар великої ваги (мішок цукру, крупи тощо), видається заздалегідь заготовлений талон (етикетка) із штриховим кодом товару. З цим талоном покупець розраховується за товар у вузлі розрахунку торговельного залу. Касир-оператор сканером зчитує штриховий код з талону (етикетки), який передається в ЕККА. Потім касир натискує кнопку фіксації покупки і друкується чек, який видається покупцю. Цей чек дозволяє забрати товар зі складу.

3.5. Продаж неупакованих товарів (без штрихових кодів) можливо здійснювати із застосуванням технології штрихового кодування безпосередньо в торговельному залі.

Для товарів, які протягом тривалого часу мають незмінну ціну, технічні умови виготовлення та інші характеристики (хліб, хлібобулочні вироби тощо), можна заказувати упаковку (паперові та поліетиленові пакети, кульки тощо) з надрукованим на ній внутрішнім штриховим кодом. Така упаковка розміщується поруч з товаром. Покупець вкладає товар в упаковку та оплачує покупку у вузлі розрахунку у порядку, визначеному у пункті 3.1.

Продаж товарів без штрихових кодів, які реалізуються шляхом зважування (салати, сири, ковбаси тощо), розливу тощо, необхідно здійснювати із застосуванням ваговимірювальних, вагокасових комплексів або електронних вагів, які дозволяють підключення пристроїв друку етикеток з штриховими кодами або ЕККА.

При продажу сипучих та розливних продуктів (цукор, борошно, молоко, сметана, олія тощо) в тару покупця зважування проводиться на ваговимірювальних комплексах, які автоматично розраховують вартість товару. Після цього друкується етикетка із штриховим кодом товару, яка наклеюється на упаковку зваженого товару або віддається покупцю. На етикетці друкується штриховий код, в якому міститься в доступній для сприйняття формі код товару, його кількість чи вартість.

Товари, що фасуються у сітку, маркуються етикетками з штрихкодовими позначками, які прикріплюються до сітки.

Товари, на поверхню яких неможливо прикріпити етикетки з штрихкодовими позначками (пучки зеленої цибулі, салату, редису тощо), маркуються етикетками, що прикріплюються до стрічок, якими зв'язуються пучки.

Розрахунки за вибрані, зважені і промарковані етикетками з штриховими кодами товари, здійснюються у вузлах розрахунку у порядку, визначеному у пункті 3.1.

3.6. Розрахунки за штучні товари швидкої реалізації (хлібобулочні вироби, молочні продукти тощо), а також ті, що продаються шляхом зважування в торговельному залі (крупи, цукор, овочі, фрукти тощо) можуть здійснюватися за допомогою меню із штриховим кодом.

В практиці застосовуються різні форми меню.

Меню товарів представляє перелік товарів, який містить слідуючі дані: назва товару, його штриховий код та ціна за одиницю товару. Меню знаходиться у касира і використовується при розрахунках за товари. Касир-оператор знаходить у меню товар, підносить сканер до його штрихового коду і зчитує інформацію.

Код товару та інша інформація, що закодована у штриховому коді, передається в касовий апарат. При продажу штучного товару (хліб, фасовані молочні продукти, напої у пляшках тощо) касир набирає на ЕККА цифру відповідно кількості товару, що реалізується. Вартість покупки автоматично висвічується на табло ЕККА.

Меню може бути у вигляді табло ваговимірювального або вагокасового комплексу з клавіатурою, де зазначені назви продуктів або наведене їх зображення (овочі, фрукти тощо). Покупець самостійно укладає товар в тару або бере попередньо упакований товар, ставить товар на ваги, натискує кнопку, що відповідає вибраному товару і одержує етикетку, на якій надруковані штриховий код покупки та інша необхідна для розрахунку інформація. Вищезазначені дії виконуються при виборі кожного виду товару.