Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 29.05.96 N 574 "Про впровадження штрихового кодування товарів", Положення про штрихове кодування товарів, затвердженого наказом МЗЕЗторгу України від 27.08.96 N 530, та Правил впровадження штрихового кодування в сфері торгівлі, затверджених наказом МЗЕЗторгу України від 26.03.97 N 196,

1. Затвердити Методичні рекомендації по впровадженню електронних систем автоматизованої ідентифікації товарів, маркованих штриховими кодами, що додаються.

2. Головному управлінню з питань внутрішньої торгівлі та громадського харчування (Родіонов Ю. Ф.) довести цей наказ до відома управлінь з питань торгівлі та побутового обслуговування населення обл(міськ)держадміністрацій.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Шевченка М. О.

Методичні рекомендації (далі - Рекомендації) по впровадженню на підприємствах торгівлі систем автоматизованої ідентифікації (САІ) товарів на базі штрихових кодів створені для більш ефективного проведення робіт на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 29.05.96 N 574 "Про впровадження штрихового кодування товарів", Положення про штрихове кодування товарів, затвердженого наказом МЗЕЗторгу України від 27.08.96 N 530, та Правил впровадження штрихового кодування в сфері торгівлі, затверджених наказом МЗЕЗторгу України від 26.03.97 N 196, і носять рекомендаційний характер.

В Рекомендаціях враховані основні положення, які визначені у вищезазначених документах, відповідних стандартах України (додаток 1) та документах, розроблених згідно з Державною програмою створення електронних систем контролю та управління товарним і грошовим обігом на 1994 - 2000 роки, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 11.06.94 р. N 390 "Про впровадження електронних систем контролю та управління товарним і грошовим обігом".

Рекомендації розроблені для забезпечення інформаційним матеріалом працівників сфери торгівлі та громадського харчування, які впроваджують на підприємствах торгівлі електронні системи автоматизованого обліку товарно-грошового обігу з застосуванням сучасних технологій автоматизованої ідентифікації товарів на основі штрихового кодування.

Основні терміни та визначення технології штрихового кодування наведені у додатку 2.

Системи автоматизованої ідентифікації на основі штрихового кодування впроваджуються з метою:

забезпечення оперативності та достовірності обліку товарно-грошового обігу;

підвищення ефективності роботи торгових підприємств та продуктивності праці їх робітників, оперативності та якості обслуговування покупців.

Системи автоматичної ідентифікації на основі штрихового кодування необхідно вводити до складу електронних систем обліку та контролю товарно-грошовим обігом для підвищення ефективності їх роботи.

Системи автоматизованої ідентифікації на підприємствах торгівлі доцільно застосовувати на всьому ланцюзі руху товару, від його замовлення до реалізації.

Вибір та замовлення товару здійснюється із застосуванням штрихового кодування та електронної пошти на основі стандарту EDIFACT/EANCOM, який розроблений Міжнародною асоціацією товарної нумерації EAN International для використання безпаперових технологій в сфері торгівлі, що дозволяє отримати інформацію про товари, в тому числі їх коди EAN.

Замовник вибирає товар по зразкам, промаркованих штриховими кодами, або по каталогам з позначеннями товарів та їх штриховими кодами.

При замовленні товару його штриховий код наряду з іншими реквізитами необхідно внести в існуючу на підприємстві електронну систему обліку та проконтролювати в її базі даних інформацію про товар з відповідним штриховим кодом (кількість запасів або відсутність цього товару, термін зберігання тощо).

При надходженні товару робітник, відповідальний за прийом товару ручним скануючим пристроєм повинен зчитати інформацію про товар з етикеток з штриховим кодом, які розміщені на упаковці товару.

Зчитана сканером з товару інформація або відразу передається в комп'ютер, або накопичується в переносному терміналі, а після закінчення прийому товару вводиться в комп'ютер. Інформація, введена в термінал або комп'ютер, звіряється по кількості та асортименту з замовленням, з вказаною в документах і фактично одержаним товаром.

В разі відсутності на одержаних товарах штрихкодових позначок, підприємство торгівлі повинно присвоїти цим товарам власний внутрішній штриховий код, який може нести додаткову інформацію про характеристики товарів.

Кодування товарів внутрішніми штриховими кодами повинно відповідати державним нормативним документам та рекомендаціям асоціації ЄАН-УКРАЇНА.

Маркування товарів або їх упаковки внутрішніми штриховими кодами на підприємстві торгівлі здійснюється на складі в процесі прийняття товарів або перед передачею в торговий зал.

При комплектуванні та відпуску товару зі складу в торговий зал або при реалізації робітник знаходить товар по його адресі, яка може бути закодована штриховим кодом, зчитує штриховий код з етикетки товару ручним скануючим пристроєм (додаток 3) і формує документ на відпуск товару. Це значно скорочує час пошуку товару, спрощує процес його комплектування.

При продажу продовольчих товарів, яким необхідна додаткова технологічна обробка (зважування, фасування, переупаковка), необхідно застосовувати спеціальні ваговимірювальні комплекси, оснащені принтерами штрихкодових позначок (додаток 3). Під час підготовки товару до продажу або в торговому залі при участі покупця товар зважується, упаковується і на нього наклеюється етикетка з штрихкодовою позначкою (внутрішній штриховий код), на якій може вказуватись ціна, вага або інша інформація про товар.

На підприємствах торгівлі промисловими товарами внутрішнім штриховим кодом кодується інформація про товар (розмір, модель тощо), яка спрощує його облік і реалізацію.

Реалізація товарів повинна здійснюватися через вузли розрахунків - електронні контрольнокасові апарати (ЕККА), до яких підключені прилади зчитування штрихових кодів. Продавець підносить сканер до етикетки (або навпаки) з штрихкодовою позначкою і зчитує інформацію про товар. Зчитана інформація передається в касовий апарат, на якому автоматично висвітлюється найменування або код товару та його ціна. Для фіксації факту продажу та друку чеку на реалізований товар касиру необхідно натиснути на ЕККА лише одну кнопку. На чеку може бути надрукований код товару, який відповідає його штриховому коду.

Інвентаризацію, а також кількісний і вартісний облік товару на складах і в торгових залах доцільно здійснювати із застосуванням технології штрихового кодування, що дозволяє значно скоротити строки інвентаризації. При інвентаризації робітник торгівлі зчитує сканером штрихові коди товарів, які одразу передаються в комп'ютер або накопичуються в спеціальному переносному терміналі (додаток 3). Зчитана інформація звіряється з даними про товари, які зберігаються в пам'яті системи обліку, після чого можливо отримати інвентаризаційний звіт.

Для досягнення позитивних результатів від застосування САІ на підприємствах торгівлі необхідно впровадити комплекс заходів по організації роботи підприємства. Ці заходи доцільно проводити із залученням спеціалізованих організацій, які мають досвід в проведенні таких робіт.

Заходи стосуються як процесів, які безпосередньо пов'язані з обліком обігу товарів, так і роботи всіх працівників підприємства торгівлі.

До таких заходів відносяться:

проведення аналізу економічного стану торгового підприємства та існуючих на підприємстві процесів отримання, обліку та реалізації товарів з метою впровадження технології автоматизованої ідентифікації на основі штрихових кодів;

вибір та оснащення підприємств технічними засобами автоматизованої ідентифікації штрихового кодування;

впровадження на підприємствах САІ та електронних систем обліку товарно-грошового обігу на їх основі;

навчання персоналу роботі з технічними засобами САІ та електронної системи обліку;

забезпечення працездатності програмно-технічних засобів штрихового кодування та систем на їх основі;

забезпечення широкого використання в повсякденній роботі можливостей САІ (зменшення кількості вузлів розрахунків в торгових залах, зменшення складських приміщень та запасів товарів завдяки можливості мати по запиту реальний стан залишків кожного виду товару, вдосконалення умов роботи працівників підприємства тощо).

Впровадження цих заходів необхідно проводити в комплексі з застосуванням штрихового кодування в слідуючих технологічних процесах:

автоматизована ідентифікація товарів по їх штрихових кодах при реалізації з оперативним веденням залишків конкретного товару;

автоматизований облік руху товарів на складах та в торгових залах з використанням ідентифікації товарів по їх штрихових кодах;

попередня обробка товарів (переупаковка, фасування) з прикріпленням етикеток з штрихкодовими позначками;

фасування та упаковка товарів покупцеві безпосередньо в торгових залах за допомогою ваговимірювальних комплексів з прикріпленням штрихкодової етикетки;

вибір товару, замовлення його та розрахунок за нього шляхом самообслуговування;

пошук товарів та заключення договорів на їх придбання з використанням комп'ютерних мереж та електронних систем обміну комерційними повідомленнями, які застосовують елементи штрихового кодування.

Комплекс технічних засобів САІ складається з пристроїв зчитування штрихових кодів (сканерів), пристроїв друку штрихкодових позначок (принтерів штрихових кодів) та ЕОМ або ЕККА, з якими вони з'єднуються для роботи.

Вибір технічних засобів САІ доцільно проводити разом із фахівцями організації, яка впроваджує або обслуговує на підприємстві електронну систему обліку.

Оскільки кожний технічний засіб САІ має свої характеристики та призначення, їх вибір та застосування визначаються особливостями торговельних процесів.

Основною вимогою до характеристик технічних засобів САІ є можливість зчитування та друку штрихових кодів EAN-8, EAN-13, UPC та EAN-128.

При надходжені товару в торгове підприємство його ідентифікація по штриховому коду проводиться за допомогою ручних (типа "олівець", ПЗЗ, лазерних) або стаціонарних сканерів (додаток 3).

Пошук товару на складі та інвентаризацію слід проводити з використанням лазерних сканерів та терміналів (додаток 3). Ці засоби повинні мати змогу зчитувати коди на відстані, накопичувати їх або відразу передавати в ЕОМ. Ці сканери повинні також мати змогу зчитувати усі перелічені вище коди.

Сканери, які використовуються для ідентифікації товарів при розрахунках в торгових залах, повинні обов'язково зчитувати тільки коди EAN-8, EAN-13 та UPC, оскільки код EAN-128 використовується для маркування транспортних упаковок, які, як правило, не надходять до торгових залів. Але треба враховувати, що підприємство може використати код EAN-128 для внутрішнього кодування.

При додатковій розфасовці або переупаковці товару необхідне маркування його внутрішніми штриховими кодами. Коли інформація заздалегідь відома і кількість етикеток перевищує 1000 екземплярів, етикетку з штриховим кодом та іншою інформацією слід (з точки зору економічності) замовляти в спеціалізованих організаціях, які застосовують поліграфічні методи друку. В випадках необхідності друку невеликих партій етикеток, або коли інформація для етикеток стає відомою тільки під час нанесення коду, маркування товарів необхідно проводити за допомогою самоклеючих етикеток, які друкуються принтерами штрихових кодів. Тип принтера (додаток 3) визначається необхідними для підприємства розмірами етикеток, переліком можливостей друку різних штрихових кодів, швидкістю друку та іншими параметрами.

Вибір конкретного типу ЕККА (автономного, портативного, стаціонарного, системного, спеціалізованого) залежить від особливостей торговельних операцій та впровадженої на підприємстві електронної системи обліку.

Основною вимогою при виборі ЕОМ та ЕККА є можливість сумісної роботи зі сканерами та принтерами штрихових кодів.

ЕККА повинні відповідати Технічним вимогам до ЕККА та бути зареєстровані в Державному реєстрі електронних контрольно-касових апаратів і комп'ютерних систем.

Впровадження систем автоматизованої ідентифікації доцільно проводити з залученням спеціалізованих організацій, які мають досвід виконання таких робіт.

Повний ефект від впровадження САІ підприємства отримують при роботі систем в комплексі з електронними системами обліку товарно-грошового обігу.

Порядок впровадження системи залежить від економічного стану підприємства та ступеня його оснащення комп'ютерною та касовою технікою.

Якщо на підприємстві вже працює електронна система обліку руху товарів, впровадження САІ потребує незначних витрат та дає змогу одержати вагомий ефект. Для цього необхідно придбати сканери та принтери штрихових кодів та доповнити програмне забезпечення електронних систем обліку програмними модулями автоматизованої ідентифікації товарів та друку штрихкодових позначок.

В разі відсутності на підприємстві електронної системи обліку руху товарів можливе поетапне впровадження САІ на різних ділянках торговельних процесів з послідуючим об'єднанням їх в єдину систему.

Керівництво підприємства повинно самостійно визначити послідовність впровадження САІ в залежності від того, який торговий процес є "вузьким місцем" і застосування цієї технології дасть найбільший ефект.

Впровадження САІ краще починати з процесів прийомки та обліку товарів на складі підприємства або з реалізації товарів в торговому залі. Автоматизація цих процесів навіть при автономному впровадженні САІ дозволить підвищити продуктивність праці підприємства та якість обслуговування покупців.

Підтримку працездатності програмно-технічного комплексу САІ доцільно доручити сервісним організаціям, які забезпечують роботу ЕККА та електронних систем обліку товарно-грошового обігу.

Впровадження систем та засобів автоматизованої ідентифікації товарів на основі штрихового кодування в сфері торгівлі забезпечують:

- створення умов для оперативного управління товарно-грошовим обігом завдяки автоматизації процесів визначення товарів, обліку та контролю руху товарів і електронного обміну інформацією з системами обліку на підприємствах торгівлі;