У зв'язку з прийняттям Цивільного та Сімейного кодексів України, а також відповідно до Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану"

1. Затвердити Правила заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, що додаються.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 12 вересня 1996 року N 33/5 "Про затвердження Правил заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 вересня 1996 року за N 521/1546, з 01.01.2004.

3. Правила заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, набирають чинності одночасно з набранням чинності Цивільним та Сімейним кодексами України.

4. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату (Павлова Л.М.) довести зазначені Правила до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції для застосування в роботі підвідомчих органів реєстрації актів цивільного стану.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Єфіменка Л.В. і директора Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату Павлову Л.М.

1. Ці Правила розроблені відповідно до Сімейного кодексу України та Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" і визначають порядок заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні.

2. Актові записи цивільного стану складаються на бланках, виготовлених за єдиним зразком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.09.2002 N 1367 "Про затвердження зразків книг реєстрації актів цивільного стану та описів бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану".

3. При реєстрації актів цивільного стану актові записи складаються у присутності заявника у двох примірниках, кожний з яких нумерується одним і тим самим порядковим номером.

Нумерація актових записів кожного виду реєстрації починається з першого номера і ведеться послідовно протягом року з 1 січня до 31 грудня включно.

4. Бланки актових записів та свідоцтв заповнюються українською мовою, тільки друкарським способом без скорочень слів. Виправлення, підчистки, внесення додаткових записів не допускаються.

5. При складанні актових записів необхідно:

- усі графи заповнювати вичерпними відповідями;

- дані про прізвище, ім'я, по батькові, громадянство вказувати повністю відповідно до пред'явлених документів;

- у графах "Дата народження" та "Дата смерті" - число і рік вказувати арабськими цифрами, а місяць - словом;

- у графах "Місце народження", "Місце проживання", "Місце смерті" зазначати повну офіційну назву держави та всі дані згідно з існуючим адміністративно-територіальним устроєм;

- графу 10 ("Документ, що підтверджує факт народження дитини") актового запису про народження та графу 11 ("Документ, що підтверджує факт смерті") актового запису про смерть заповнювати відповідно до документа лікувального закладу або рішення суду про встановлення факту смерті чи оголошення громадянина померлим;

- у всіх видах актових записів у графах щодо документів, які посвідчують особу, зазначати найменування паспорта або паспортного документа, його серію і номер, коли і яким органом виданий;

- у графах 20 та 14 ("Для відміток") актових записів про народження та про смерть робити відмітку про видачу громадянам довідок для одержання допомоги у зв'язку з народженням дитини або на поховання, яка засвідчується підписом заявника. Якщо довідка для одержання допомоги не видавалась, проставляти відповідну відмітку.

У графі "Для відміток" у всіх видах актових записів цивільного стану у разі потреби робляться відмітки, передбачені Правилами реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 N 52/5 та зареєстрованими у Мін'юсті України 18.10.2000 за N 719/4940 (в редакції наказу від 18.11.2003 N 140/5.

Якщо окремі графи актового запису цивільного стану не заповнюються у зв'язку з відсутністю певних відомостей або якщо необхідно відзначити якісь особливості заповнення актового запису, у графі "Для відміток" робиться про це відмітка.

6. У графі "Видано свідоцтво" актового запису цивільного стану, на підставі якого видається відповідне свідоцтво (як первинне, так і повторне), зазначаються його серія та номер. При видачі повторного свідоцтва вказується дата його видачі.

До актового запису про народження на підставі рішення суду про усиновлення вносяться відповідні зміни і видається нове повторне свідоцтво про народження.

У разі видачі свідоцтва про усиновлення на підставі рішення суду відмітка про його видачу робиться в актовому записі про народження, до якого вносились відповідні зміни.

Якщо свідоцтво не видавалось, вказується: "свідоцтво не видане".

7. При реєстрації народження з одночасним визначенням походження дитини від батька, який не перебуває у шлюбі з матір'ю дитини, у графі 1 ("Прізвище") прізвище дитини вказується за прізвищем матері, а якщо батьки (батько) бажають присвоїти їй прізвище батька, то воно виправляється на підставі спільної заяви батьків про визнання батьківства.

8. При реєстрації народження дитини дані про її батьків у графах 11, 12, 13, 14 актового запису зазначаються на підставі паспортів або паспортних документів з урахуванням документів про шлюб батьків або про визнання батьківства.