1. Методичні рекомендації щодо порядку подання та розгляду скарг (заяв) платників податків органами державної податкової служби (далі - Методичні рекомендації) розроблено на підставі:

1) Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами";

2) Закону України " Про державну податкову службу в Україні" ;

3) Закону України "Про звернення громадян";

4) Кодексу України про адміністративні правопорушення;

5) Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби, затвердженого наказом ДПА України від 11 грудня 1996 року N 29 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 грудня 1996 року за N 723/1748, зі змінами та доповненнями;

6) Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України (затвердженої наказом ДПА України від 01.07.98 р. N 315, зі змінами та доповненнями).

2. Методичні рекомендації спрямовано на поліпшення організації роботи та забезпечення своєчасного та якісного розгляду скарг (заяв) платників податків органами державної податкової служби.

Органи державної податкової служби при розгляді скарги (заяви) фізичної особи - платника податків чи юридичної особи - платника податків зобов'язані:

1) на вимогу особи, яка подала скаргу (заяву), роз'ясняти особі її права та обов'язки;

2) об'єктивно, всебічно та своєчасно перевіряти суть порушеного у скарзі (заяві) питання;

3) уживати передбачених законодавством заходів щодо припинення неправомірних дій;

4) виявляти та усувати причини та умови, що сприяли порушенням;

5) направити (надати) особі, яка подала скаргу (заяву), примірник рішення, прийнятого за розглядом скарги (заяви), а у відповідних випадках повідомляти особу про результати розгляду її скарги (заяви);

6) на вимогу особи, яка подала скаргу (заяву), роз'ясняти їй у письмовій формі рішення, прийняте за розглядом скарги (заяви);

7) не допускати безпідставного передання скарг (заяв) на розгляд іншим органам;

8) у разі визнання скарги (заяви) необґрунтованою чи такою, що не підлягає розгляду органом державної податкової служби, роз'яснити особі, яка подала скаргу (заяву), порядок адміністративного та судового оскарження прийнятих рішень;

9) провадити масово-роз'яснювальну роботу серед платників податків про встановлений законодавством порядок оскарження рішень органів державної податкової служби;

10) організовувати та перевіряти в підпорядкованих органах державної податкової служби стан роботи з розгляду скарг (заяв) платників податків на рішення органів державної податкової служби, уживати заходів щодо усунення недоліків і порушень, систематично аналізувати та інформувати громадськість про надходження та результати розгляду скарг (заяв).

1. Подання платниками податків або їх представниками скарг (заяв) на податкові повідомлення-рішення чи на інші рішення органів державної податкової служби здійснюється в порядку, передбаченому ст. 5 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" та пп. 4 і 5 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби.

Подання скарг (заяв) на постанови у справах про адміністративні правопорушення здійснюється в порядку, передбаченому ст. 288 Кодексу України про адміністративні правопорушення та п. 13 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби.

Порядок подання та розгляду усних і письмових звернень громадян здійснюється відповідно до Положення про порядок розгляду звернень громадян в органах державної податкової служби України (затвердженого наказом ДПА України від 27.02.2004 р. N 112 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25.03.2004 р. за N 366/8965).

2. Реєстрація скарги (заяви) платника податків здійснюється працівником діловодної служби органу державної податкової служби в день подання (надходження) скарги (заяви) до органу державної податкової служби.

Відмова у прийманні скарги (заяви) платника податків забороняється.

Працівникам структурних підрозділів органу державної податкової служби забороняється приймати скарги (заяви) від посадових осіб платників податків або їх представників, громадян.

3. Працівник діловодної служби органу державної податкової служби при надходженні скарги (заяви) поштою з повідомленням про вручення чи при поданні скарги (заяви) безпосередньо до діловодної служби посадовою особою платника податків або представником платника податків, громадянином зобов'язаний:

1) перевірити правильність адреси доставленої кореспонденції, цілісність конверта (пакета) і за необхідності (у разі подання скарги (заяви) безпосередньо до діловодної служби посадовою особою платника податків чи представником платника податків, громадянином) поставити на другому примірнику скарги (заяви) підпис про її одержання, зазначивши своє прізвище та дату одержання скарги (заяви), а також реєстраційний номер вхідної кореспонденції;

2) розкрити конверт (пакет) та перевірити наявність у ньому скарги (заяви) і відповідність адресантів, зазначених на конверті (пакеті) до адресантів, зазначених у скарзі (заяві);

3) зробити позначку про надходження (реєстрацію) скарги (заяви);

4) перевірити наявність і повноту зазначених у скарзі (заяві) додатків, відповідність їх назви, дати та номера і кількості аркушів.

4. Якщо при виконанні дій, зазначених у п. З розділу II цих Методичних рекомендацій, виявлено відсутність документа або додатків до нього чи їх пошкодження, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт удвох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в діловодній службі. На оригіналі документа робляться відповідні записи. Про пошкодження конверта (пакета) робиться позначка в поштовому реєстрі та на конверті (пакеті). Такі самі дії здійснює працівник діловодної служби також за таких обставин у разі безпосереднього приймання скарги (заяви) від посадової особи чи представника платника податків, громадянина.

Конверти зберігаються та додаються до документів.

5. Неправильно оформлена (непідписана) або надіслана не за адресою скарга (заява) повертається відправнику чи пересилається за приналежністю, про що повідомляється автору звернення.

6. Скарга (заява), що надійшла до органу державної податкової служби, підлягає обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд скарги (заяви) здійснюється керівником діловодної служби чи іншою уповноваженою на те особою згідно з розподілом обов'язків між працівниками.

Попередній розгляд скарги (заяви) має здійснюватися в день її одержання.

7. Реєстрація скарги (заяви) здійснюється централізовано діловодною службою органу державної податкової служби тільки один раз - у день надходження скарги (заяви).

Скарга (заява) після її реєстрації передається на розгляд керівництву органу державної податкової служби.

8. Розгляд скарг (заяв) здійснюється керівництвом органу державної податкової служби невідкладно, і результати розгляду фіксуються в резолюціях. Після розгляду керівництвом органу. державної податкової служби скарга (заява) повертається до діловодної служби.

Діловодна служба вносить до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції зміст доручень за розглядом скарги (заяви). За необхідності працівник діловодної служби робить ксерокопії скарги (заяви) та оформляє два примірники контрольних карток.

Скарга (заява) з одним примірником контрольної картки передається до структурних підрозділів органу державної податкової служби до виконання, а другий примірник контрольної картки направляється до контрольної служби. Якщо в резолюції керівника органу державної податкової служби визначено виконавцями з розгляду скарги (заяви) два чи більше структурних підрозділи, то оригінал скарги (заяви) разом із додатками до неї та контрольною карткою направляється до структурного підрозділу, який значиться в резолюції першим. Решті структурних підрозділів направляється копія скарги (заяви) та долучених до неї додатків, і на копії скарги (заяви) зазначається контрольний строк виконання.

9. Скарга (заява), направлена за резолюцією керівника органу державної податкової служби на розгляд структурним підрозділам, передається працівником діловодної служби безпосередньо керівнику чи діловоду структурного підрозділу під розпису журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Отримана структурним підрозділом для розгляду скарга (заява) в обов'язковому порядку обліковується в журналі обліку вхідної кореспонденції.

Керівник структурного підрозділу при розгляді скарги (заяви) визначає безпосереднього виконавця документа та в необхідних випадках деталізує порядок його виконання.

Скаргу (заяву) має бути розглянуто керівником структурного підрозділу та доведено до безпосередніх виконавців під розпис у журналі обліку вхідної кореспонденції в день її надходження. Скаргу (заяву), що надійшла після 17 годин, може бути розглянуто наступного робочого дня.

10. Після прийняття рішення за розглядом скарги (заяви) виконавець зобов'язаний результат розгляду скарги (заяви) перенести до журналу обліку вхідної кореспонденції та контрольної картки, яка після підписання керівником структурного підрозділу передається до контрольної служби в день виконання документа.

11. Виконавець здійснює оформлення рішення за розглядом скарги (заяви): проставляє індекс справи за номенклатурою та зазначає на конверті повну назву платника податків, прізвище та ініціали громадянина, поштову адресу, зазначену платником у скарзі (заяві) як адреса, на яку необхідно направити рішення (відповідь) (поштовий індекс, назва населеного пункту, області та вулиці, номер будинку та квартири). Оформлене в такий спосіб рішення за розглядом скарги (заяви) виконавець передає в незаконвертованому вигляді до діловодної служби на реєстрацію, обробку та відправлення.

На рішенні, що направляється платникові податків за розглядом скарги (заяви), прізвище та номер службового телефону працівника органу державної податкової служби, який розглядав скаргу (заяву), не зазначаються. Ці реквізити зазначаються на ксерокопіях рішення, які направляються органам державної податкової служби, і примірнику та ксерокопії рішення, що залишаються в справі про розгляд скарги (заяви), і ксерокопії, що передається до контрольної служби разом з контрольною карткою.

12. Виконавець зобов'язаний після реєстрації рішення за розглядом скарги (заяви) на примірнику та ксерокопії рішення, що направляються на зберігання у справу за номенклатурою, зазначити індекс і дату його реєстрації.

Оригінал рішення за розглядом скарги (заяви) направляється платникові податків поштою з повідомленням про вручення чи безпосередньо вручається посадовій особі (керівнику або головному бухгалтеру) платника податків, а у відповідних випадках - громадянину. Рішення може бути також вручено вповноваженій особі платника податків за наявності оформленого відповідно до вимог чинного законодавства доручення на одержання рішення.

При врученні рішення керівнику чи головному бухгалтеру платника податків на примірнику рішення, що залишається в справі з розгляду скарги (заяви), зазначається посада, прізвище та ініціали керівника чи головного бухгалтера платника податків (кому вручено рішення), дата вручення рішення та їхній підпис про одержання рішення, прийнятого за розглядом скарги (заяви). В аналогічному порядку здійснюються записи на примірнику рішення, що залишається в справі з розгляду скарги (заяви), і підпис при врученні рішення громадянинові. Якщо рішення вручається уповноваженій особі платника податків, то на примірнику рішення, що залишається в справі з розгляду скарги (заяви), зазначаються прізвище та ініціали вповноваженої особи платника податків, дата та номер доручення, дата вручення рішення, підпис уповноваженої особи платника податків про одержання рішення, і до справи з розгляду скарги (заяви) додається довіреність.

Розгляд скарг (заяв) платників податків здійснюється в порядку та строки, визначені ст. 5 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" та Положенням про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби.