Відповідно до частини четвертої статті 25 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану", Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884, із змінами, та з метою приведення нормативно-правових актів у відповідність до вимог законодавства НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів;

2) Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 4 листопада 2002 року № 94/5"Про затвердження Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів, Переліку документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04 листопада 2002 року за № 866/7154.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Начальникам міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України забезпечити створення належних умов зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної реєстраційної служби Ворону Д.М. та директора Департаменту взаємодії з органами влади Анохіна О.В.

1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, складені церквами, полковими церквами, кірхами, костьолами, мечетями та синагогами до утворення органів державної реєстрації актів цивільного стану (далі - метрична книга), які зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану, є складовою частиною Національного архівного фонду та власністю держави.

2. Книги державної реєстрації актів цивільного стану формуються з актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану на паперових носіях.

1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіонального управління) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг починається з 01 січня року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цих книг, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, до яких включено актові записи цивільного стану (метричні записи) одного виду за декілька років, починається з 1 січня року, наступного за роком складання останніх актових записів цивільного стану (метричних записів) та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п’ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь.

3. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіональних управлінь.

4. Метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіональних управлінь.

5. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у Центральному відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) разом з документами, на підставі яких зазначеними закордонними установами проведено державну реєстрацію актів цивільного стану.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану у Київській області Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ).

1. Оформлення книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги передбачає нумерацію аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цієї книги, складання внутрішнього опису, засвідчувального напису, оправлення книги в тверду обкладинку, оформлення обкладинки та титульного аркуша.

2. Книга державної реєстрації актів цивільного стану формується з актових записів цивільного стану одного виду в хронологічному порядку відповідно до дати їх складання за районами (містами), а в межах району - в алфавітному порядку за сільськими, селищними, міськими радами.

3. До книги державної реєстрації актів цивільного стану включається 250 актових записів цивільного стану одного виду, складених протягом календарного року.

Якщо протягом року складено менше ніж 250 актових записів цивільного стану, допускається включення до книги державної реєстрації актів цивільного стану актових записів цивільного стану одного виду за декілька років.

Метричні книги, які оформлено у попередні роки та в яких об’єднано метричні записи за декілька років, не розшиваються з метою виділення метричних записів певного року та включення їх в окрему книгу, якщо це призведе до псування аркушів метричних записів, тексту цих записів або всієї книги.

4. Включені до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги аркуші актових записів цивільного стану (метричних записів) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Для нумерації аркушів не можна застосовувати чорнило, пасту або кольорові олівці.

Аркуші внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги нумеруються окремо.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) допускається застосування літерних номерів аркушів, наприклад 1а, 195б.

5. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга розпочинається з титульного аркуша, виготовленого друкарським способом (додаток 1), який забороняється наклеювати на обкладинку книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги. У разі зміни найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану упродовж періоду зберігання книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги на титульному аркуші зазначається нове найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, а попереднє береться в дужки.

6. Після титульного аркуша на окремих аркушах складається внутрішній опис документів справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.

Якщо книгу державної реєстрації актів цивільного стану, метричну книгу оправлено без внутрішнього опису, то бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки книги.

В окремих випадках на письмовий запит суду (судді), органів дізнання чи досудового слідства у зв’язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, здійснюється вилучення оригіналів актових записів цивільного стану. Про вилучення оригіналів актових записів цивільного стану складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, а другий передається відповідному органу. З актових записів цивільного стану, що вилучаються, знімаються їх копії, які засвідчуються працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Зміни складу книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги (вилучення актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) відображаються у графі "Примітка" внутрішнього опису з посиланням на відповідні документи (судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо), і до внутрішнього опису робиться новий підсумковий запис.

7. З метою обліку кількості аркушів у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі та фіксації особливостей їх нумерації на окремому аркуші складається засвідчувальний напис справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) (додаток 3), що вміщується наприкінці книги.

Усі наступні зміни у формуванні та стані книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі (пошкодження аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний документ (акт, протокол, судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

8. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга оправляються у тверду обкладинку, при цьому вилучаються металеві кріплення (скріпки, шпильки).

На корінці обкладинки книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги згори зазначаються: умовний знак виду актового запису цивільного стану (додаток 4); рік/роки складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги; найменування районів, міст обласного значення, селищ, сіл, міст, на території яких складені актові записи цивільного стану (метричні записи); крайні дати - дата складання першого та останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів); номер книги за порядком у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

На лицьовому боці обкладинки книги у правому верхньому та лівому нижньому кутах зазначаються номери архівного фонду, опису та справи.

Написи на обкладинці (корінці) книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги робляться друкарським способом або чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

9. З метою забезпечення збереженості та контролю за наявністю і рухом книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг після їх оформлення книги вносяться до книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг (додаток 5). Книга державної реєстрації актів цивільного стану, у якій вміщено актові записи цивільного стану одного виду за декілька років, а також метрична книга, об’єднана за декілька років, обліковуються у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг за останнім роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів).

10. Аркуші у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг прошиваються та нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором.

З метою обліку аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, що вміщується на зворотному боці останнього чистого аркуша цього журналу.

У засвідчувальному написі, який підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану або сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, зазначається цифрами і словами кількість аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричнихкниг.

11. Щороку відділи державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь та управлінь державної реєстрації міжрегіональних управлінь складають опис справ постійного зберігання (далі - опис справ) (додаток 6) щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану окремо від інших справ постійного зберігання у чотирьох примірниках. Окремо складається опис метричних книг за аналогічною формою.

Опис справ складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.

До кожного річного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій висвітлюються особливості формування і описування справ, їх систематизації в описі.

Передмова підписується посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

12. Графи опису справ заповнюються відповідно до відомостей, внесених до титульного аркуша та внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги).

У графах 4, 5 "Крайні дати документів справи (тому, частини)" опису справ зазначаються крайні дати складання актових записів цивільного стану - дата першого та дата останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

Графа 7 "Примітка" опису справ використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про наявність копій актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі.

При внесенні до опису справ кількох книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, а всі інші однорідні книги у графі 3 "Заголовок справи (тому, частини)" позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про ці книги вносяться до опису справ повністю. На кожному новому аркуші опису справ заголовок відтворюється повністю.

13. Після схвалення експертною комісією (ЕК) міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (далі - міжрегіональне управління) описи справ подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) відповідно до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей або міст Києва і Севастополя (далі - державний архів). Схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) описи справ затверджує начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, у якому зберігаються книги державної реєстрації актів цивільного стану.

Один примірник опису справ направляється до відповідного державного архіву, другий зберігається у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису справ використовуються для поточного пошуку книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

1. У відділах державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь та управлінь державної реєстрації міжрегіональних управлінь проводиться перевіряння наявності та стану документів постійного зберігання щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання до відповідного державного архіву.