Відповідно до підпунктів 62, 63 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395,

1. Затвердити Порядок проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 11 вересня 2007 року № 757/5 "Про організацію роботи з питань проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 13 вересня 2007 року за № 1069/14336 (із змінами).

3. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування та застосовується з 01 жовтня 2012 року.

1. Цей Порядок розроблений з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472, та Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за № 535/6823.

2. Цей Порядок визначає процедуру проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, та підготовку Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації.

3. Процедура проставлення апостиля включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з'ясування, чи підлягають подані документи проставленню апостиля та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

одержання документа про внесення плати за проставлення апостиля або оригіналу, чи копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідченої в установленому порядку;

проставлення апостиля, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрацію документів, на яких проставлено апостиль.

4. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі - Конвенція) або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

у документі є незастережені виправлення або дописки;

Міністерство юстиції України не має повноважень на проставлення апостиля на цьому документі;

підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі.

5. Процедура підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з'ясування, чи підлягає документ подальшій консульській легалізації та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставлення штампа, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрація документів для подальшої консульської легалізації.

6. У підготовці до подальшої консульської легалізації відмовляється, якщо:

текст документів неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документи написані чи підписані олівцем;

документи отримані через засоби факсимільного зв'язку;

у документах уживається декілька мов одночасно;

документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, не прошиті, а аркуші не понумеровані і не скріплені підписом та печаткою;

Міністерство юстиції України не має повноважень для підготовки документів до подальшої консульської легалізації;

підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі.

7. Особа, уповноважена на прийом документів для проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, вносить відповідний запис до журналу обліку заяв щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації), опис якого наведено у пункті 20 цього Порядку.

8. Особа, уповноважена на проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, за результатом розгляду поданих документів приймає одне з таких рішень:

проставляє апостиль або здійснює підготовку документів для подальшої консульської легалізації;

відмовляє в проставленні апостиля або в підготовці документів для подальшої консульської легалізації.

Відмова в проставленні апостиля чи в підготовці документів до подальшої консульської легалізації здійснюється особою, уповноваженою на прийом документів, в усній формі із зазначенням підстав для відмови та роз'ясненням порядку звернення до Міністерства юстиції України для отримання відповіді в письмовому вигляді.

Про повернення документів із зазначенням підстав для відмови особою, уповноваженою на прийом документів, на заяві проставляється відповідна відмітка, а особою, якій відмовлено, - підпис про отримання роз'яснення та повернення документів.

9. У разі прийняття рішення про проставлення апостиля особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

звіряє відповідність підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставляє на поданому офіційному документі штамп "Апостиль" з його подальшим заповненням та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації;

реєструє документ, на якому проставлено апостиль, у журналі реєстрації проставлення апостиля, опис якого наведений у Правилах проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472 (далі - журнал реєстрації проставлення апостиля).

10. У разі прийняття рішення про здійснення підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

звіряє відповідність підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставляє на поданому офіційному документі штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, за зразками, наведеними у додатках 1, 2 до цього Порядку, з його подальшим заповненням та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації;

реєструє документ для подальшої консульської легалізації в журналі реєстрації документів для подальшої консульської легалізації, опис якого наведено у пункті 21 цього Порядку.

11. Проставлення штампа "Апостиль" чи штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису нотаріуса, здійснюється на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші.

У разі проставлення штампа "Апостиль" чи штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, на окремому від документа аркуші документ з аркушем зі штампом "Апостиль" чи штампом, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, скріплюється шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом особи, уповноваженої на проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, з проставленням печатки структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації.

12. Строк розгляду документів, у тому числі про державну реєстрацію актів цивільного стану, на яких неможливе проставлення відмітки головними територіальними управліннями юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, Донецькій та Луганській областях, місті Севастополі у зв'язку з тимчасовою окупацією території України, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації становить один робочий день.