Відповідно до підпунктів 73, 74 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

1. Затвердити Зміни до Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25 вересня 2012 року № 1418/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 вересня 2012 року за № 1651/21963 (із змінами), що додаються.

2. Департаменту нотаріату та фінансового моніторингу (Зусік Т.В.):

1) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади";

2) забезпечити належне виконання цього наказу.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Іванченко О.П.

1. Пункт 3 викласти в такій редакції:

"3. Процедура проставлення апостиля включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з’ясування, чи підлягають подані документи проставленню апостиля та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

одержання документа про внесення плати за проставлення апостиля або оригіналу та копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати;

проставлення апостиля, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрацію документів, на яких проставлено апостиль.".

2. Пункт 5 викласти в такій редакції:

"5. Процедура підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з’ясування, чи підлягає документ подальшій консульській легалізації та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставлення штампа, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрація документів для подальшої консульської легалізації.".

3. Доповнити Порядок після пункту 6 новими пунктами 7-11 такого змісту:

"7. Особа, уповноважена на прийом документів для проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, вносить відповідний запис до журналу обліку заяв щодо проставлення апостиля (підготовки документів для подальшої консульської легалізації), опис якого наведено у пункті 20 цього Порядку.

8. Особа, уповноважена на проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, за результатом розгляду поданих документів приймає одне з таких рішень:

проставляє апостиль або здійснює підготовку документів для подальшої консульської легалізації;

відмовляє в проставленні апостиля або в підготовці документів для подальшої консульської легалізації.

Відмова в проставленні апостиля чи в підготовці документів до подальшої консульської легалізації здійснюється особою, уповноваженою на прийом документів, в усній формі із зазначенням підстав для відмови та роз’ясненням порядку звернення до Міністерства юстиції України для отримання відповіді в письмовому вигляді.

Про повернення документів із зазначенням підстав для відмови особою, уповноваженою на прийом документів, на заяві проставляється відповідна відмітка, а особою, якій відмовлено, - підпис про отримання роз’яснення та повернення документів.

9. У разі прийняття рішення про проставлення апостиля особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

звіряє відповідність підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставляє на поданому офіційному документі штамп «Апостиль» з його подальшим заповненням та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації;

реєструє документ, на якому проставлено апостиль, у журналі реєстрації проставлення апостиля, опис якого наведений у Правилах проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472.

10. У разі прийняття рішення про здійснення підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

звіряє відповідність підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

проставляє на поданому офіційному документі штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, за зразками, наведеними у додатках 1, 2 до цього Порядку, з його подальшим заповненням та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації;

реєструє документ для подальшої консульської легалізації в журналі реєстрації документів для подальшої консульської легалізації, опис якого наведено у пункті 21 цього Порядку.

11. Проставлення штампа "Апостиль" чи штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису нотаріуса, здійснюється на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші.

У разі проставлення штампа "Апостиль" чи штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, на окремому від документа аркуші документ з аркушем зі штампом "Апостиль" чи штампом, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, скріплюється шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом особи, уповноваженої на проставлення апостиля чи підготовку документів для подальшої консульської легалізації, з проставленням печатки структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належать проставлення апостиля та підготовка документів для подальшої консульської легалізації.".