Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" та пункту 9 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Національному агентстві України з питань державної служби, що додається.

2. Департаменту нормативно-правової роботи та юридичного забезпечення в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Визнати такими, що втратили чинність, накази Національного агентства України з питань державної служби:

від 12 березня 2012 року № 49 "Про затвердження Порядку організації та проведення особистого прийому громадян у Нацдержслужбі України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 30 березня 2012 року за № 482/20795;

від 28 грудня 2015 року № 288 "Про затвердження Порядку розгляду звернень громадян у Національному агентстві України з питань державної служби", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 21 січня 2016 року за № 113/28243.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає організацію особистого прийому громадян та загальні вимоги до процедури розгляду звернень громадян, здійснення контролю за дотриманням строку їх розгляду, загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян у НАДС.

Дія цього Порядку не поширюється на порядок розгляду заяв і скарг громадян, встановлений кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції , Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції", "Про виконавче провадження".

Звернення про надання безоплатної правової допомоги розглядаються в порядку, встановленому законом, що регулює надання безоплатної правової допомоги.

2. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

3. Розгляд звернень громадян у НАДС є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків та оскарження дій посадових осіб НАДС, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління.

4. Здійснення визначених законодавством повноважень НАДС передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання в подальшому таким порушенням.

5. Відповідальний за організацію діловодства зі зверненнями громадян у НАДС є Голова НАДС.

Організація діловодства за зверненнями громадян у НАДС покладається на структурний підрозділ НАДС, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів та зберігання документаційного фонду НАДС (далі - служба діловодства).

1. Звернення, оформлені належним чином та подані в установленому законодавством порядку, приймаються та підлягають попередньому розгляду службою діловодства.

2. Попередній розгляд звернень громадян у НАДС здійснюється з метою визначення:

повноти дотримання вимог до оформлення звернення, визначених статтею 5 Закону України "Про звернення громадян";

ознак надходження та виду звернення;

належності порушених питань до повноважень НАДС;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону України "Про звернення громадян" не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності всіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності дати та підпису (для письмових звернень) заявника.

3. За видами звернення поділяються на:

заяву (клопотання) - звернення громадян з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

пропозицію (зауваження) - звернення громадян, у якому висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і органів місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, удосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

скаргу - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

4. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними.

Первинні звернення - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) уперше звернулася (звернулися) до НАДС з певним питанням.

Повторні звернення - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк вирішення, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалася;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб).

Дублетні звернення - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на вирішення за належністю до НАДС.

5. Звернення може бути подане окремою особою (індивідуальне) та групою осіб (колективне).

6. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усні звернення громадян, викладені за допомогою засобів телефонного зв’язку та на особистому прийомі громадян, приймаються посадовою особою служби діловодства.

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства.

Письмове звернення також може бути надісланим з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення) та через Єдину електронну базу даних звернень державною установою "Урядовий контактний центр".

Письмове звернення може бути передано через скриньку "Для звернень громадян". Скринька розміщена у приміщенні НАДС у доступному для громадян місці.

Кореспонденція зі скриньки вилучається щодня визначеними посадовими особами служби діловодства.

7. Якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.

8. У зверненні повинно бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви, скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

В електронному зверненні також повинно бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику необхідно надіслати відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Накладення кваліфікованого електронного підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

Електронне звернення, надіслане без накладення кваліфікованого електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу НАДС.

Датою подання електронного звернення є дата його надходження на визначену електронну адресу НАДС.

Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

9. Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

10. Скарги в інтересах неповнолітніх осіб подаються їх законними представниками.

Скаргу в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, що здійснює правозахисну діяльність, які отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно із законодавством.

11. Реєстрація звернень у НАДС здійснюється службою діловодства з використанням системи електронного документообігу (далі - СЕД), в якій формується єдина централізована база реєстраційних даних, що забезпечує працівників інформацією.

Звернення, що надійшли до НАДС, приймаються та централізовано реєструються у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час,- наступного після нього робочого дня.

Зареєстровані звернення з їх електронними образами у форматі PDF (скан-образ) передаються через СЕД на розгляд Голові НАДС у день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після закінчення робочого часу.

12. Для забезпечення реєстрації звернень в електронній формі в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-контрольна картка системи електронного документообігу НАДС (далі - РКК), яка забезпечує ідентифікацію конкретного документа, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду.