Відповідно до статей 18, 40 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, підпункту 89 пункту 4 Положення про Міністерство закордонних справ України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 381, НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Інструкцію про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади та інформаційно-аналітичної роботи Міністерства юстиції України (Козловська Н. А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України, Міністерства закордонних справ України від 11 червня 2001 року № 116/53 "Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 25 червня 2001 року за № 547/5738 (із змінами).

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України та заступника Міністра закордонних справ України згідно з розподілом функціональних обов’язків.

1. Ця Інструкція визначає порядок витребування документів соціально-правового характеру як з України, так і з-за кордону для громадян України, які постійно проживають за кордоном, у тому числі тих, які тимчасово перебувають на території України (далі - громадяни України), іноземців та осіб без громадянства, а також для підприємств (установ, організацій), розташованих в Україні, дипломатичних представництв та консульських установ України, Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, представництв Міністерства закордонних справ України на території України.

Ця Інструкція встановлює вимоги щодо надання документів соціально-правового характеру архівними установами України.

2. Дія цієї Інструкції поширюється на дипломатичні представництва та консульські установи України, Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України, представництва Міністерства закордонних справ України на території України, Державну архівну службу України, центральні та галузеві державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя.

На архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівні установи міських рад дія цієї Інструкції поширюється у частині виявлення відповідних відомостей за запитами Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя, а також громадян України, які постійно проживають за кордоном, у тому числі тих, які тимчасово перебувають на території України, іноземців та осіб без громадянства.

На підставі виявлених відомостей Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва та Севастополя відповідно до вимог цієї Інструкції оформлюються архівні довідки (копії, витяги), а у разі їх невиявлення - інформаційні довідки, які надсилаються заявникам у встановленому цією Інструкцією порядку.

3. Витребування з України документів про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється з урахуванням розділу IV Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5).

Видачу документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, що проводилась у дипломатичних представництвах або консульських установах України, здійснюють Центральний відділ державної реєстрації актів цивільного стану та відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Київській області Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) на підставі переданих їм на зберігання актових записів.

Повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюють дипломатичні представництва та консульські установи України на підставі складених ними актових записів, які ще не передані на зберігання до Центрального відділу державної реєстрації актів цивільного стану та відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Київській області Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ).

4. Якщо державна реєстрація актів цивільного стану була проведена органами ЗАГС при військових комендатурах радянських військ за кордоном, у дипломатичних представництвах або консульських установах СРСР, повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюють Об’єднаний архів Управління ЗАГС Уряду міста Москви або архів Управління ЗАГС Адміністрації Московської області Російської Федерації.

5. Дипломатичні представництва та консульські установи України через посередництво Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Державної архівної служби України та державних архівних установ України здійснюють витребування документів соціально-правового характеру для громадян, які проживають за межами України, якщо інший порядок витребування документів не передбачений міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

6. Архівні установи України оформляють у випадках, передбачених цією Інструкцією, а також замість окремих видів документів (трудових книжок, військових квитків тощо) архівні довідки встановленого цією Інструкцією зразка для громадян, які виїздять з України на постійне (тимчасове) місце проживання.

7. Архівні установи України виконують запити соціально-правового характеру, що передбачають витребування відповідної архівної інформації громадянами України, які постійно проживають за кордоном, у тому числі тими, які тимчасово перебувають на території України, іноземцями та особами без громадянства, перелік якої визначено підпунктом 4.2.1 пункту 4.2 глави 4 розділу VІ Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

8. З питання отримання дублікатів документів про освіту, здобуту в навчальних закладах України, громадяни звертаються із заявами до установ, визначених Порядком замовлення документів про освіту державного зразка, видачі та обліку їх карток, затвердженим наказом Міністерства освіти і науки України від 10 грудня 2003 року № 811, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16 лютого 2004 року за № 201/8800 (у редакції наказу Міністерства освіти і науки України від 13 серпня 2007 року № 737).

1. Витребування документів з-за кордону громадянами України, іноземцями, особами без громадянства, які перебувають на території України, підприємствами (установами та організаціями), що розташовані в Україні, здійснюється через Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України або через представництва Міністерства закордонних справ України на території України, якщо інший порядок витребування документів не передбачений міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Запити іноземних дипломатичних представництв та консульських установ щодо витребування документів з України розглядаються Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України відповідно до вимог чинного законодавства.

Витребування документів з-за кордону здійснюється з урахуванням вимог законодавства тієї іноземної держави, уповноважений орган якої буде його видавати.

2. Для оформлення запиту щодо витребування документів заявник подає до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, представництва Міністерства закордонних справ України на території України, дипломатичного представництва чи консульської установи України:

1) заяву про витребування документів;

2) оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору за розгляд заяви щодо витребування документів, або документ (копію), що надає право на звільнення від сплати;

3) три примірники анкети на кожен документ окремо по витребуванню документів з-за кордону за зразком згідно з додатком 1 до цієї Інструкції;

4) копію паспорта;

5) копію документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);

6) оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання).

3. Консульський збір за витребування документів стягується у порядку, передбаченому Положенням про консульський збір України, затвердженим наказом Міністерства закордонних справ України від 23 квітня 2018 року № 182, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 травня 2018 року за № 610/32062.

4. Консульська посадова особа перевіряє наявність підстав для оформлення запиту та правильність заповнення анкет.

5. В оформленні запиту щодо витребування документів відмовляється, якщо:

1) міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, встановлено порядок витребування документів без посередництва дипломатичних представництв або консульських установ України;

2) з питання витребування документів звернулася особа, яка не має права на отримання таких документів;

3) заявник не зазначив в анкеті інформацію, необхідну для розгляду запиту;

4) заявником не сплачено консульський збір або не пред’явлено документ (копію), що підтверджує право на звільнення від сплати консульського збору.

6. У разі витребування документа з України дипломатичні представництва та консульські установи України надсилають запит, що складається із супровідного листа та двох примірників анкет, до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, який оформляє звернення до відповідної державної установи України.

У разі витребування документа з-за кордону Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України або представництво Міністерства закордонних справ України на території України надсилає запит до дипломатичного представництва або консульської установи України, яке (яка) оформлює звернення до компетентного органу країни перебування.

У супровідному листі зазначається така інформація:

1) прізвище, ім’я, по батькові особи, яка витребовує документи;

2) назви документів, що витребовуються;

3) прізвище, ім’я, по батькові особи, на ім’я якої будуть видані витребувані документи;

4) необхідність додаткового засвідчення витребуваних документів у порядку консульської легалізації чи шляхом проставлення апостиля (у разі необхідності).

7. У разі отримання витребуваних документів установа, що оформила запит, інформує ініціатора запиту про необхідність сплати консульського збору за витребувані документи.

Після сплати консульського збору витребувані документи надсилаються (видаються) ініціатору звернення.

Консульський збір за направлення заявнику повідомлення про відсутність в архівах інформації не стягується.

8. Дипломатичні представництва та консульські установи України інформують заявників про результати розгляду їх безпосередніх запитів до архівних установ України та необхідність сплати консульського збору за витребувані документи.

9. Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України відповідно до вимог пункту 4.7 глави 4 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за № 535/6823, засвідчує отримані з Державної архівної служби України архівні довідки (копії, витяги) та інформаційні довідки в порядку консульської легалізації, якщо таке прохання висловлено заявником у його запиті, крім випадків, коли такі архівні та інформаційні довідки потребують проставлення апостиля Міністерством юстиції України відповідно до Порядку проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864.

1. Організація витребування документів соціально-правового характеру за отриманими запитами в державних архівних установах України у встановленому цією Інструкцією порядку, розгляд та перевіряння достовірності наведеної в них інформації, організація, у разі необхідності, їх переоформлення та виявлення додаткових відомостей, а також прийом та розгляд документів соціально-правового характеру, які потребують засвідчення в Державній архівній службі України та подальшої легалізації в Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України або проставлення апостиля Міністерством юстиції України, здійснюється Державною архівною службою України.

Розгляд документів та їх засвідчення в Державній архівній службі України здійснюється безкоштовно уповноваженими особами відповідно до графіку прийому, затвердженого в установленому порядку.

Для засвідчення заявник (інша особа на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником) пред'являє посадовій особі Державної архівної служби України:

документ, який посвідчує особу;

заяву, лист державної архівної установи України про надання документа соціально-правового характеру;

оригінал документа соціально-правового характеру, який потребує засвідчення;

оригінал довіреності, що підтверджує повноваження;

інші документи (за необхідності).

Засвідченню в Державній архівній службі України не підлягають копії архівних документів.

Строк розгляду документів, поданих Державній архівній службі України для засвідчення, надання відмови в їх засвідченні, становить один робочий день.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки, а також здійснення перевірки документів щодо яких виникли сумніви щодо їх достовірності строк розгляду документів для засвідчення може бути продовжено до двадцяти робочих днів.

2. Запит до Державної архівної служби України та державних архівних установ України щодо витребування документа заявник може здійснити самостійно, безпосередньо надіславши на їх адреси заповнену анкету встановленого цією Інструкцією зразка або заяву у довільній формі. У разі необхідності у запиті зазначається, що витребувані документи потребують додаткового засвідчення у порядку консульської легалізації чи шляхом проставлення апостиля.

Запити соціально-правового характеру, що надходять від Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, установ та організацій іноземних держав, від заявників, які проживають за кордоном, безпосередньо або у порядку, встановленому міжнародним договором України, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, виконуються на підставі документів державних архівних установ України, архівних установ міських рад, а також архівних підрозділів підприємств (установ, організацій).

Формою відповіді на запит є архівна довідка або, якщо цього потребує запит, архівна копія, архівний витяг, інформаційна довідка.

Державна архівна служба України розглядає запит та приймає рішення щодо направлення його до відповідних державних архівних установ України у п'ятиденний строк з дня його отримання.

Запити виконуються у строки, передбачені пунктами 179, 180 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.

Відповідь на запит Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, установ та організацій іноземних держав, безпосередньо від заявників, які проживають за кордоном, надається Державною архівною службою України у встановленому цією Інструкцією порядку, не пізніш як у десятиденний строк з дня отримання нею інформації щодо запиту від відповідних державних архівних установ України.

У випадку, якщо строк виконання запиту не дотримується, Державна архівна служба України надсилає до державної архівної установи України запит з проханням інформувати про проведену роботу та підстави його затримки.

3. Для виконання запиту виконавець ретельно вивчає відомості, що містяться в отриманих анкетах, заявах, листах. У випадку відсутності відомостей виконавець вживає додаткових заходів для отримання необхідних даних. Запит, виконання якого за наявними даними є неможливим, повертається до Державної архівної служби України з поясненнями причин невиконання.