Відповідно до статті 66 Закону України "Про банки і банківську діяльність" та з метою визначення порядку формування, зберігання та знищення електронних архівів у Національному банку України і банках України Правління Національного банку України

1. Затвердити Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Національному банку України і банках України (додається).

2. Департаменту інформатизації (А.С.Савченко) після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України довести зміст цієї постанови до відома центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, навчальних закладів Національного банку України та банків України для використання в роботі.

3. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України П.М.Сенища.

4. Постанова набирає чинності через три місяці після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

1.1. Це Положення розроблене відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про банки і банківську діяльність", "Про Національний банк України", а також Порядку зберігання електронних документів в архівних установах, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2005 N 49 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 07.06.2005 за N 627/10907, та інших нормативно-правових актів з питань архівної справи.

1.2. Це Положення регламентує загальні правила формування, обліку, використання, зберігання та знищення електронних архівів (документів), створених у центральному апараті, структурних підрозділах і одиницях, територіальних управліннях, навчальних закладах Національного банку України (далі - Національний банк) та банках України, їх філіях, представництвах і відділеннях (далі - банківські установи).

1.3. Строки зберігання документів в електронних архівах визначаються Переліком документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 08.12.2004 N 601, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 24.12.2004 за N 1646/10245.

1.4. Банки України розробляють власні внутрішні нормативні документи стосовно правил оперативного зберігання електронних архівів з урахуванням внутрішньобанківської технології оброблення електронних документів на підставі цього Положення.

1.5. Відповідальність за дотримання вимог цього Положення покладається на банківську установу.

1.6. У цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні:

електронний архів - сукупність організаційних, програмно-апаратних засобів для збереження електронних документів та інших даних в електронному вигляді;

електронний архів програмно-технічного комплексу автоматизації банківської діяльності - електронні документи та дані, що створюються програмно-технічним комплексом під час оброблення електронних документів і повідомлень у структурованому за правилами цього комплексу електронному вигляді та можуть бути переглянуті й роздруковані засобами цього комплексу;

електронний архів платіжної системи - електронні документи і дані, що створюються платіжною системою та автоматизованими робочими місцями під час оброблення електронних документів і повідомлень у структурованому за правилами цієї платіжної системи електронному вигляді та можуть бути переглянуті і роздруковані засобами цієї платіжної системи.

Інші терміни, що використовуються в цьому Положенні, уживаються в значеннях, визначених законами України та нормативно-правовими актами з питань архівної справи.

2.1. Електронні архіви формуються трьома способами:

з окремих електронних документів, що утворюються в діяльності банківських установ, які формуються в електронні справи;

за результатами роботи програмно-технічних комплексів автоматизації банківської діяльності, у тому числі автоматизації діловодства та архівної справи;

за результатами роботи платіжних систем.

2.2. Формування електронних архівів з окремих електронних документів, що утворюються в процесі діяльності банківських установ, здійснюється в такому порядку:

а) електронні документи формуються в електронні справи відповідно до затвердженої номенклатури справ банківської установи. Групування і формування електронних документів у справи здійснюються за тим самим порядком, що й документів на паперових носіях;

б) методичне керівництво і контроль за формуванням електронних документів у справи та їх оперативним зберіганням здійснює архівний підрозділ банківської установи;

в) технічні та технологічні умови зберігання і користування електронними архівами електронних документів забезпечує підрозділ інформаційних технологій.

2.3. Формування електронних архівів за результатами роботи програмно-технічних комплексів з автоматизації банківської діяльності здійснюється відповідно до технології роботи цих комплексів у такому порядку:

а) структура та зміст електронних архівів за результатами роботи програмно-технічних комплексів з автоматизації банківської діяльності визначаються технологією роботи цих комплексів і внутрішніми нормативними документами банківської установи та нормативно-правовими актами Національного банку;

б) методичне керівництво з питань формування електронних архівів за результатами роботи програмно-технічних комплексів з автоматизації банківської діяльності здійснюють розробники або спеціалісти, які супроводжують роботу цих комплексів;

в) технічні та технологічні умови зберігання і користування електронними архівами за результатами роботи програмно-технічних комплексів з автоматизації банківської діяльності забезпечує підрозділ банківської установи, який здійснює експлуатацію або супроводження цього комплексу, або інший підрозділ, призначений згідно з розпорядженням керівництва банківської установи.

2.4. Порядок формування електронних архівів платіжних систем здійснюється відповідно до правил платіжних систем, які діють для цієї платіжної системи, а саме:

а) структура та зміст електронних архівів за результатами роботи платіжних систем визначаються документами платіжної системи та нормативно-правовими актами Національного банку;

б) технічні та технологічні умови зберігання і користування електронними архівами за результатами роботи платіжних систем забезпечують підрозділи банківських установ - учасників платіжної системи, які здійснюють експлуатацію відповідного програмного забезпечення платіжної системи, або інший підрозділ, призначений згідно з розпорядженням керівництва банківської установи.

3.1. Строк зберігання електронних архівів визначається строком зберігання відповідних електронних документів та електронних даних, які визначені для документів на паперових носіях.

3.2. Електронні архіви тимчасового строку зберігання (до 10 років уключно) перебувають на оперативному зберіганні в структурному підрозділі банківської установи, у якому вони перебували на виконанні або були створені, з часу їх створення (надходження) до закінчення їх зберігання в цьому структурному підрозділі. Якщо електронні архіви утворюються за результатами роботи програмно-технічних комплексів, відповідальність за їх зберігання несе підрозділ, який здійснює експлуатацію комплексу. Після закінчення строку їх зберігання вони знищуються структурним підрозділом, у якому вони перебували на оперативному зберіганні, у встановленому порядку.

3.3. Забезпечення оперативного зберігання електронних архівів здійснюється за допомогою створення резервних копій електронних архівів на електронних носіях.

3.4. Збереженість електронних архівів, які перебувають на оперативному зберіганні, забезпечується тим структурним підрозділом банківської установи, у якому вони перебувають на оперативному зберіганні.

3.5. Електронні архіви постійного, тривалого строку (понад 10 років) зберігання та з особового складу перебувають на оперативному зберіганні в структурному підрозділі, у якому вони перебували на виконанні або були створені, протягом двох років, після чого передаються до архівного підрозділу банківської установи в установленому порядку.

4.1. Підготовка до передавання електронних архівів до архівного підрозділу банківської установи у вигляді електронних справ уключає:

перевірку всіх електронних підписів;

експертизу цінності електронних документів;

оформлення електронних справ;

складання описів електронних справ;