Відповідно до абзацу четвертого пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів", пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів щодо впорядкування відносин з проставлення апостиля, що додаються.

2. Державній архівній службі України забезпечити:

протягом трьох днів з дня набрання чинності цим наказом подання адміністратору Електронного реєстру апостилів відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб Державної архівної служби України, які підписували та проставляли печатку та/або штамп на офіційних документах, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;

внесення змін до відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб Державної архівної служби України, уповноважених на проставлення апостиля, протягом трьох робочих днів з дати настання відповідних змін.

3. Адміністратору Електронного реєстру апостилів забезпечити наповнення цього реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб Державної архівної служби України, що надійшли відповідно до Порядку подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 листопада 2015 року за № 1486/27931.

4. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.

1. Підпункт 1 пункту 1 наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5 "Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864, викласти в такій редакції:

"1) Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав;".

2. У Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864:

1) заголовок викласти в такій редакції:

2) пункти 1, 2 розділу I викласти в такій редакції:

"1. Цей Порядок визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі - проставлення апостиля), з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 21 березня 2023 року за № 478/39534 (далі - Правила).

2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення:

заявник - особа, яка подає документ для проставлення на ньому апостиля або заявляє клопотання про витребування (отримання) документа та проставлення на ньому апостиля;

територіальні органи Міністерства юстиції України - відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України.";

3) у розділі II:

пункти 1, 2 викласти в такій редакції:

"1. Проставлення апостиля здійснюється за зверненням заявника до територіального органу Міністерства юстиції України або нотаріуса (крім випадку витребування (отримання) документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та проставлення на такому документі апостиля), а у випадку витребування (отримання) архівного документа, виданого архівною установою (далі - архівний документ) та/або проставлення на такому документі апостиля,- до Державної архівної служби України.

Для отримання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) та подальшого проставлення на ній апостиля заявник відповідно до законодавства звертається до державного реєстратора юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, який після формування виписки з Єдиного державного реєстру забезпечує її передачу до територіального органу Міністерства юстиції України для проставлення апостиля.

У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України, а щодо архівного документа - до Державної архівної служби України. Відповідне звернення, яке надійшло до Міністерства юстиції України, надсилається територіальному органу для подальшого його прийняття відповідно до цього Порядку.

2. У разі особистого звернення заявника посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля, яка підписується заявником.

Заява, підписана заявником, реєструється в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, звернення заявника надіслано поштовим зв’язком, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України чи Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань передається виписка з Єдиного державного реєстру, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.";

у пункті 3:

абзац перший викласти в такій редакції:

"3. Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу чи посадовій особі Державної архівної служби України документ, що посвідчує його особу (у разі особистого звернення), та подає:";

після абзацу третього доповнити абзацом четвертим такого змісту:

"У разі звернення заявника з клопотанням про витребування (отримання) документа та проставлення на ньому апостиля, оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копія, засвідчена в установленому порядку, не подається.".

У зв’язку з цим абзаци четвертий-шостий вважати відповідно абзацами п’ятим-сьомим.

Абзаци п’ятий-шостий викласти в такій редакції:

"У разі коли заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається. У разі особистого звернення такий заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу чи посадовій особі Державної архівної служби України документ, що підтверджує право на звільнення від оплати послуг з проставлення апостиля, з якого відповідною посадовою особою, нотаріусом виготовляється копія та долучається до поданої заяви про проставлення апостиля. Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, звернення заявника надіслано поштовим зв’язком, копія документа, що підтверджує право на звільнення від оплати послуг з проставлення апостиля, повинна бути засвідчена в установленому порядку.

Якщо у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля передається виписка з Єдиного державного реєстру та заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, копія документа, що підтверджує таке звільнення, виготовляється та передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано відповідну виписку.";