Відповідно до пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 27 травня 2022 року № 631 "Про внесення змін до пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61", НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, що додаються.

2. Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України, заступника Міністра внутрішніх справ України, заступника Міністра освіти і науки України, заступника Міністра юстиції України відповідно до розподілу функціональних обов’язків, Голову Державної податкової служби України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Ці Правила регулюють порядок проставлення спеціальної відмітки "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" (далі - апостиль) на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до статті 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.

2. Апостиль проставляється:

на офіційних документах, що виходять від судів України;

на офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ;

на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки України, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг;

на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;

на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів;

на офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ України, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг - акредитованого центру сертифікації ключів Міністерства внутрішніх справ України;

на офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою України, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;

на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами;

на інших офіційних документах.

3. Ці Правила не поширюються:

на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред’являються в державах їх акредитації;

на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на:

оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України;

оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.

Документи, наведені в абзаці п’ятому цього пункту, можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

4. Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Апостиль може бути проставлено на копії (фотокопії) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, або на засвідченій в установленому порядку на території України копії (фотокопії) такого документа з перекладом лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа.

5. Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу фізичної/юридичної особи (їх представників).

6. Для проставлення апостиля до компетентного органу, визначеного у пункті 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (далі — компетентний орган) або визначеного таким компетентним органом суб’єкта необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку (крім випадку витребування (отримання) оригіналу документа та проставлення на такому документі апостиля);

платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля, оформлену відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 29 липня 2022 року № 163 (крім випадку оплати послуг з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі — Портал Дія) або іншої інформаційно-комунікаційної системи за допомогою інтегрованих платіжних систем у разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів (далі — Реєстр), або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

заяву від особи, яка подає такі документи.

У разі якщо проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Реєстру, заява про проставлення апостиля, що подається в паперовій формі, формується та реєструється посадовою особою компетентного органу або визначеним таким компетентним органом суб’єктом за допомогою програмних засобів Реєстру, а заява про проставлення апостиля, що подається в електронній формі,— формується заявником з використанням засобів Порталу Дія з обов’язковим зазначенням відомостей, визначених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853), та передається до Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" для реєстрації програмними засобами Реєстру.

Заява про проставлення апостиля, що подається в електронній формі, має бути оформлена відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сфері електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

У разі обробки персональних даних, отриманих від заявника, компетентні органи вживають заходів, передбачених Законом України "Про захист персональних даних".

7. Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються відповідними компетентними органами, які з’ясовують:

чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, матричного двовимірного штрих-коду, проставлених на документах,— у випадку проставлення апостиля на документі у паперовій формі;

якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відповідність відомостей про кваліфікований сертифікат відкритого ключа наявним у Реєстрі відомостям про кваліфікований сертифікат відкритого ключа — у випадку проставлення апостиля на документі в електронній формі.

8. Посадові особи компетентних органів повинні мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, а у випадку проставлення апостиля на електронних документах — відомості про кваліфіковані сертифікати відкритих ключів.

У разі проставлення апостиля компетентними органами за допомогою програмних засобів Реєстру або іншої інформаційної системи наявні зразки підписів осіб, які підписали документ, а також проставлені на документах печатки та/або штампи можуть використовуватися посадовими особами таких компетентних органів без унесення таких зразків до Реєстру або відповідної інформаційної системи.

9. Посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів, а у випадку проставлення апостиля на електронному документі — відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа з наявними у Реєстрі відомостями про кваліфікований сертифікат відкритого ключа.