Відповідно до Кримінально-виконавчого кодексу України, Законів України "Про звернення громадян", "Про статус народного депутата України", "Про статус депутатів місцевих рад", "Про Державну кримінально-виконавчу службу України", "Про попереднє ув'язнення", Указу Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", з метою вдосконалення в органах, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах Державної кримінально-виконавчої служби України роботи щодо розгляду звернень громадян і організації їх особистого прийому

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - Інструкція), що додається.

2. Заступникам Голови, начальникам територіальних органів управління Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Департамент), установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, керівникам навчальних закладів Державної кримінально-виконавчої служби:

2.1. Забезпечити вивчення і безумовне виконання підлеглим персоналом Закону України "Про звернення громадян" та положень цієї Інструкції.

2.2. Ужити заходів щодо вдосконалення роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому.

3. Управлінню справами Департаменту подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Департаменту від 04.05.2002 N 111 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань" (із змінами), зареєстрований в Міністерстві юстиції України 27.05.2002 за N 455/6743, та скасувати наказ Департаменту від 05.05.2004 N 80 "Про заходи щодо забезпечення виконання вимог Указу Президента України від 14.04.2004 N 434/2004 в органах, установах і навчальних закладах кримінально-виконавчої системи".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на управління справами Департаменту.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до статті 40 Конституції України, Кримінально-виконавчого кодексу України, Закону України "Про звернення громадян", Закону України "Про статус народного депутата України", Закону України "Про статус депутатів місцевих рад", Закону України "Про Державну кримінально-виконавчу службу України", Закону України "Про попереднє ув'язнення", Указу Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (із змінами).

1.2. Громадяни України мають право звертатися до органів (установ) виконання покарань, слідчих ізоляторів і навчальних закладів Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи (установи) кримінально-виконавчої служби), посадових осіб відповідно до їх повноважень із пропозиціями, заявами і скаргами щодо їх статутної діяльності, заявою про сприяння реалізації своїх прав і законних інтересів чи скаргою про їх порушення. При порушенні встановленого порядку розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян (далі - звернення) винні особи несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

1.3. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян, а також під час їх особистого прийому потрібно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням, при цьому слід дотримуватися високої культури поводження, уважно ставитися до їх запитів та думок.

1.4. При розгляді звернень громадян та організації їх особистого прийому необхідно керуватися Конституцією України, Законом України "Про звернення громадян", іншими законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Державного департаменту України з питань виконання покарань із зазначеного питання, а також цією Інструкцією.

1.5. Порядок подання звернень та організації особистого прийому осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої служби, визначається з урахуванням Кримінально-виконавчого кодексу України, Законів України "Про попереднє ув'язнення", "Про Державну кримінально-виконавчу службу України" та наказу Державного департаменту України з питань виконання покарань від 25 грудня 2003 року N 275 "Про затвердження Правил внутрішнього розпорядку установ виконання покарань", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2003 року за N 1277/8598 (із змінами).

2.1. Усі звернення громадян, що надходять до органів (установ) кримінально-виконавчої служби, класифікуються на підставі статті 3 Закону України "Про звернення громадян" (далі - Закон) за змістом на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги. Подальший розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян проводиться з урахуванням особливостей їх розгляду, встановлених розділом II Закону.

Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів (установ) кримінально-виконавчої служби, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, удосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності органів (установ) кримінально-виконавчої служби, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав громадян і захист законних інтересів, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями органів (установ) кримінально-виконавчої служби, посадових осіб.

2.2. Звернення - це викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Вимоги до форми звернення:

прізвище, ім'я та по батькові громадянина;

місце проживання громадянина;

суть порушеного питання (зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги);

підпис заявника (заявників) із зазначенням дати;

надруковано або написано від руки розбірливо і чітко.

Письмові звернення - це викладені у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, надіслані поштою або передані громадянином особисто або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Усні звернення - це викладені в усній формі пропозиції, заяви, скарги, що записані посадовою особою органу (установи) кримінально-виконавчої служби під час особистого прийому.

Звернення може бути:

індивідуальне - звернення, що подано окремою особою;

колективне - звернення, що надане групою осіб.

Анонімне звернення - письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.

Повторним вважається звернення, у якому:

оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до органів (установ) кримінально-виконавчої служби;

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась;

не вирішено по суті або вирішено не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;

звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні;

звернення від одного і того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетне звернення - пропозиції, заяви і скарги одного і того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня, установ, організацій, підприємств, засобів масової інформації за належністю до органів (установ) кримінально-виконавчої служби для їх вирішення по суті, якщо останніми вже отримані звернення відповідного змісту.

2.3. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками.

Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно з законодавством.

2.4. Рішення, дії (бездіяльність) органів (установ) кримінально-виконавчої служби можуть бути оскаржені, якщо:

порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);

створено перешкоди у здійсненні громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

незаконно покладено на громадянина будь-які обов'язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.

Обґрунтовані заяви, скарги - заяви, скарги громадян, за наслідками розгляду яких підтвердились або частково підтвердились факти порушення чинного законодавства в діях (бездіяльності) органів (установ) кримінально-виконавчої служби та їх посадових осіб.

3.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються та порушені в них питання, по можливості, вирішуються посадовими особами органів (установ) кримінально-виконавчої служби під час особистого прийому громадян, який проводиться згідно із затвердженим графіком. Порядок особистого прийому громадян посадовими особами органів (установ) кримінально-виконавчої служби та графік особистого прийому громадян визначаються і затверджуються керівниками органів (установ) кримінально-виконавчої служби. Про результати розгляду автору звернення повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

Якщо розв'язати порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то вони розглядаються в тому самому порядку, що й при письмовому зверненні.

3.2. Письмові звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції органів (установ) кримінально-виконавчої служби та визначення за ними конкретного виконавця.

3.3. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслано по пошті. Громадянин може подати звернення також через уповноважену на це іншу особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Колективні звернення розглядаються в тому ж порядку, що й письмові звернення.

3.4. Звернення, що надійшли з вищих органів державної влади, від інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", пенсіонерів та персоналу кримінально-виконавчої служби розглядаються та за результатами розгляду направляються за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки.

3.5. Керівники органів (установ) кримінально-виконавчої служби при розгляді звернень громадян повинні:

особливу увагу приділяти розв'язанню проблем, порушених у зверненнях ветеранів війни та праці, інвалідів, громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки;

не допускати надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, порушення строків, установлених законодавством, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам;

викорінювати з практики визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз'яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень;

створювати умови для участі заявників у перевірці поданих ними заяв чи скарг, надання можливості знайомитися з матеріалами перевірок відповідних звернень;

здійснювати постійний контроль за організацією роботи посадових осіб із зверненнями громадян;

з'ясовувати причини, що породжують повторні звернення громадян, аналізувати випадки безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників, проявів упередженості, халатності та формалізму при розгляді звернень;

вживати заходів для поновлення прав і свобод громадян, порушених унаслідок недодержання вимог законодавства про звернення громадян, притягнення винних осіб у встановленому порядку до відповідальності, в тому числі дисциплінарної відповідальності за невиконання чи неналежне виконання службових обов'язків щодо розгляду звернень громадян;

забезпечити створення та функціювання гарячих ліній і телефонів довіри, проведення широкої роз'яснювальної роботи з питань реалізації громадянами права на звернення та особистий прийом.

3.6. Звернення, оформлене без дотримання вимог, передбачених пунктом 2.2 розділу II цієї Інструкції, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями у термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених пунктом 3.3 цього розділу. Копія такого звернення залишається у провадженні того органу (установи) кримінально-виконавчої служби, до якого звернувся заявник.

3.7. Якщо питання, порушене в одержаному органом (установою) кримінально-виконавчої служби зверненні, не входить до його компетенції, воно в строк не більше п'яти календарних днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом (установою) кримінально-виконавчої служби чи посадовою особою органу (установи), воно в той самий термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

3.8. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

3.9. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції органів (установ) кримінально-виконавчої служби, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи органах місцевого самоврядування, то при наданні відповіді на звернення роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

3.10. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло, наприклад: Д-401.

3.11. Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до одного й того самого органу (установи) кримінально-виконавчої служби (дуплетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-10/2, Д-10/3, Д-10/4.

3.12. Не підлягають розгляду анонімні звернення; повторні звернення до одного й того ж органу від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше питання вирішено по суті, а також ті звернення, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу (установи) кримінально-виконавчої служби, про що повідомляється особі, яка подала звернення, за підписом керівника органу (установи) кримінально-виконавчої служби.

3.13. Керівник органу (установи) кримінально-виконавчої служби зобов'язаний ретельно розібратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які допустили порушення прав громадянина, вживаються відповідні заходи реагування.

Невирішення порушених у зверненні громадянина обґрунтованих питань, які належать до компетенції органів (установ) кримінально-виконавчої служби, посадової особи, що призвело до повторного звернення чи звернення до органу вищого рівня, має глибоко аналізуватись.

3.14. Якщо у черговому зверненні громадянин (поряд з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення) звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не вважається повторним і розглядається органами (установами) кримінально-виконавчої служби у встановленому цією Інструкцією порядку.

3.15. Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, ураховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти календарних днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то в порядку, передбаченому статтею 20 Закону, строк його розгляду може бути продовжено, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

Звернення громадян, що надійшли з редакції газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в аналогічному порядку.

3.16. Керівники Департаменту, структурних підрозділів Департаменту, органів (установ) кримінально-виконавчої служби зобов'язані розглянути документ не пізніше наступного дня з часу реєстрації, а терміновий - негайно. Надходження документів від керівництва Департаменту до структурних підрозділів не повинно перевищувати двох робочих днів і одного дня - в інших органах (установах) кримінально-виконавчої служби.

3.17. За наявності у зверненні питань, що належать до компетенції кількох структурних підрозділів Департаменту, організація перевірки в повному обсязі покладається на керівника підрозділу, зазначеного серед виконавців першим. Він забезпечує тиражування, передачу їх у відповідні підрозділи, підготовку в строк не пізніше п'яти днів від дня надходження єдиного доручення про перевірку, у разі необхідності клопотання про продовження строку її проведення і відповіді по суті.

3.18. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів щодо його виконання і заявника повідомлено про результати розгляду звернення і прийняте рішення.