Відповідно до Законів України "Про звернення громадян", "Про попереднє ув'язнення", Кримінально-виконавчого кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", пункту 4 Положення про Державний департамент України з питань виконання покарань, затвердженого Указом Президента України від 31 липня 1998 року N 827/98 (із змінами і доповненнями), нормативно-правових актів Державного департаменту України з питань виконання покарань, та з метою вдосконалення в органах і установах виконання покарань роботи щодо порядку розгляду звернень громадян і організації їх особистого прийому

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань (далі - Інструкція), що додається.

2. Заступникам голови, начальникам управлінь, відділів Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Департамент), начальникам управлінь (відділів) Департаменту в Автономній Республіці Крим, областях, м.Києві та Київській області, начальникам установ кримінально-виконавчої системи, органів кримінально-виконавчої інспекції, керівникам навчальних закладів і підприємств, підпорядкованих Департаменту:

2.1. Забезпечити вивчення та безумовне виконання особовим складом Закону України "Про звернення громадян" та положень цієї Інструкції.

2.2. Ужити заходів щодо вдосконалення роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому.

3. Управлінню справами Департаменту подати цей наказ в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Скасувати наказ Департаменту від 21 серпня 1999 р. N 119 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на управління справами Департаменту.

1.1. Ця Інструкція розроблена з урахуванням Закону України "Про звернення громадян" та постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (далі - постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348).

1.2. Громадяни України мають право звернутися до органів та установ виконання покарань, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення. При порушенні встановленого порядку розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян (далі - звернення) винні особи несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

1.3. У роботі зі зверненнями громадян, а також під час їх особистого прийому працівникам органів та установ виконання покарань слід дотримуватися високої культури поводження, уважно ставитися до їх запитів і думок.

1.4. При розгляді звернень громадян та організації їх особистого прийому необхідно керуватися Конституцією України, Законом України "Про звернення громадян", іншими законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Державного департаменту України з питань виконання покарань із зазначеного питання, а також цією Інструкцією.

1.5. Порядок подання звернень та організації особистого прийому осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої системи, визначаються з урахуванням Кримінально-виконавчого кодексу України, Закону України "Про попереднє ув'язнення" та нормативно-правових актів Державного департаменту України з питань виконання покарань.

2.1. Діловодство за зверненнями громадян і осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої системи, в органах та установах виконання покарань ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Порядок ведення діловодства за зверненнями, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2.2. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи виконання покарань особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформленні відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинно бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

2.3. Усі звернення, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках (далі - РКК) або в журналах реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом зі зверненнями. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках (журналах) обліку особистого прийому громадян або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Журнальна форма реєстрації звернень та обліку особистого прийому громадян допускається в органах та установах виконання покарань з річним обсягом надходження до 600 звернень і такою ж кількістю звернень на особистому прийомі.

Письмові звернення, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації у РКК, придатних для оброблення на персональних комп'ютерах, або в журналах реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян.

Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло, наприклад: Д-401.

РКК, зразки журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян та картки (журналу) обліку особистого прийому громадян, вказівки щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян, форма реєстраційного штампа визначені постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

2.4. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі РКК, журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян або на відповідному полі РКК, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "Повторно" і підбирається все попереднє листування.

Звернення одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до одного й того ж органу чи установи виконання покарань (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-10/2, Д-10/3, Д-10/4.

2.5. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу чи установи виконання покарань, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

2.6. Якщо питання, порушені в одержаному органом чи установою виконання покарань зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу державної влади, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи установою виконання покарань або посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам чи установам виконання покарань, дії чи рішення яких оскаржуються.

2.7. У тому разі, коли про результати розгляду письмового звернення необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольного звернення позначаються словом "Контроль" або літерою "К".