1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, зокрема в електронній формі засобами електронної системи для реалізації сервісу "Конкурс проектів міжнародних молодіжних обмінів" (далі - Система), а також проведення заходів відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 09 грудня 2015 року № 1017 (далі - Українсько-Польські обміни молоддю), з метою підтримки співробітництва української і польської молоді та розбудови дружніх взаємин між народами України та Республіки Польща.

2. Українсько-Польські обміни молоддю здійснюються шляхом участі молоді у проектах, що реалізуються неприбутковими інститутами громадянського суспільства, закладами освіти та комунальними установами, які працюють з молоддю, і визначаються відповідно до результатів конкурсу, що проводяться Українсько-Польською Радою обміну молоддю (далі - Рада) через національну керуючу установу - Мінмолодьспорт, який є організатором конкурсу, або в окремих заходах, рекомендованих Радою, що проводяться Мінмолодьспортом.

3. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

захід - сукупність дій, спрямованих на забезпечення реалізації положень Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю, що реалізуються Мінмолодьспортом без конкурсного відбору, та у результаті проведення яких передбачено досягнення конкретного результату протягом визначеного періоду часу;

інститути громадянського суспільства - громадські об'єднання і благодійні організації, які в рамках своєї діяльності реалізують молодіжну політику та працюють з молоддю;

конкурс - процедура визначення проектів, що будуть реалізовуватись інститутами громадянського суспільства, закладами освіти та комунальними установами, які працюють з молоддю, (далі - організації) на виконання завдань, визначених Радою у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю;

конкурсна документація - документи, які містять вимоги щодо оформлення організаціями конкурсних пропозицій;

партнер - організація, яка працює з молоддю, зареєстрована на території Республіки Польща, спільно з якою учасник конкурсу реалізує проект. Партнерами проекту не вважаються особи, які сприяють реалізації проекту фінансово та/або постачальники послуг та/або товарів;

проект - комплекс заходів, що розробляються і здійснюються організаціями на виконання завдань, визначених у постановах Ради, у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, і спрямовуються на досягнення певної мети та результатів протягом визначеного періоду часу;

учасник конкурсу - організація, що подала конкурсну пропозицію для участі в конкурсі відповідно до вимог, визначених Мінмолодьспортом.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг", Положенні про електронну систему для реалізації сервісу "Конкурс проектів міжнародних молодіжних обмінів", затвердженому наказом Міністерством молоді та спорту України.

1. Реалізація проектів (проведення заходів) відповідає таким принципам:

неформальна освіта;

міжкультурна освіта та її методи;

рівне партнерство під час реалізації проектів (проведення заходів);

активна участь молоді на всіх етапах реалізації проектів (проведення заходів);

ефективне управління проектами (заходами);

забезпечення поширення і використання результатів реалізації проектів (проведення заходів).

2. Проекти та заходи можуть реалізовуватися та проводитися відповідно до рішення Ради, у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, залежно від обраної форми обмінів молоддю, зокрема:

молодіжний обмін;

молодіжні зустрічі (конференції, тренінги, фестивалі тощо).

1. Рада проводить засідання, під час якого приймаються рішення щодо:

проведення заходів у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю;

пріоритетних завдань конкурсу;

строків подання конкурсної пропозиції та реалізації проектів;

критеріїв оцінювання конкурсної пропозиції;

оголошення конкурсу.

Рішення Ради приймаються у формі постанов відповідно до регламенту Ради та розміщуються в Системі.

У разі проведення конкурсів без використання Системи рішення Ради розміщуються на офіційному вебсайті Мінмолодьспорту.

2. Після прийняття Радою рішення про оголошення конкурсу Мінмолодьспорт проводить конкурс для визначення проектів, що реалізуються організаціями у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю.

Мінмолодьспорт проводить конкурси в електронній формі засобами Системи.

У разі відсутності технічної можливості проведення конкурсу засобами Системи, конкурси можуть бути проведені без використання такої Системи.

3. Мінмолодьспорт до 31 січня кожного року інформує Раду про обсяги асигнувань, передбачених на поточний рік у державному бюджеті на реалізацію проектів у рамках Українсько-Польських обмінів молоддю на виконання Державної цільової соціальної програми "Молодь України" на 2021 - 2025 роки, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 02 червня 2021 року № 579.

4. Оголошення про проведення конкурсу оприлюднюються Мінмолодьспортом засобами Системи у строк, визначений у постанові Ради.

У разі проведення конкурсу без використання Системи оголошення про проведення конкурсу та конкурсна документація, що містить форми документів, визначених пунктом 7 цього розділу, оприлюднюються Мінмолодьспортом на своєму офіційному вебсайті.

5. У тексті оголошень зазначаються:

пріоритетні завдання конкурсу;

вимоги до конкурсної пропозиції;

строки подання конкурсної пропозиції;

строки проведення конкурсу;

поштова адреса, за якою здійснюється подання конкурсної пропозиції (у разі проведення конкурсу без використання Системи);

контактні дані відповідальної особи від Мінмолодьспорту для надання додаткової інформації.

6. Для участі в конкурсі організації подають засобами Системи конкурсну пропозицію у строки, визначені в оголошенні про проведення конкурсу.

У разі проведення конкурсу без використання Системи конкурсні пропозиції подаються до Мінмолодьспорту в паперовій формі на поштову адресу у строк, визначений в оголошенні про проведення конкурсу.

Конкурсну пропозицію подають організації, що внесені до Реєстру неприбуткових установ та організацій.

Конкурсна пропозиція формується із використанням Системи у довільній формі, придатній для сприйняття її змісту, відповідно до відомостей, передбачених підпунктами 1, 2 пункту 7 цього розділу.

7. Конкурсна пропозиція включає такий перелік документів:

1) заявку на участь у конкурсі на реалізацію проекту в рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку (далі - заявка на участь у конкурсі);

2) детальний розрахунок витрат, необхідних для реалізації проекту у національній валюті, згідно з додатком 2 до цього Порядку, за статтями витрат, пов'язаних із підготовкою проекту, розповсюдженням інформації про досягнуті результати, інших витрат, пов'язаних з реалізацією проекту (із зазначенням кількості товарів або послуг та їхньої вартості);

3) скановану копію або фотокопію оригіналу заяви партнера за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку.

8. Загальний обсяг витрат детального розрахунку витрат, необхідних для реалізації проекту у національній валюті (додаток 2) має відповідати загальному обсягу витрат на проект, визначеному в заявці на участь у конкурсі (додаток 1), з урахуванням курсу євро до гривні, встановленим Національним банком України на день оголошення конкурсу.

9. Під час формування конкурсної пропозиції засобами Системи отримуються / підтверджуються відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, Реєстру неприбуткових установ та організацій у разі технічної реалізації.

10. Конкурсна пропозиція подається керівником учасника конкурсу або уповноваженою ним особою, відомості про яку містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

11. Система після підписання автоматично реєструє конкурсну пропозицію та присвоює їй реєстраційний номер.

Після присвоєння реєстраційного номера, конкурсна пропозиція вважається такою, що подана на конкурс, про що учаснику конкурсу повідомляється в електронному кабінеті, а також електронним листом на зазначену ним адресу електронної пошти.

У разі проведення конкурсу без використання Системи Мінмолодьспорт присвоює конкурсній пропозиції, поданій в паперовій формі, реєстраційний номер та дату її надходження.

12. Модератор конкурсу здійснює перевірку поданих конкурсних пропозицій щодо відповідності вимогам конкурсу, зазначених у цьому Порядку.

Учасники конкурсу не допускаються до участі в конкурсі у разі, якщо:

заявка на участь у конкурсі не відповідає пріоритетним завданням, визначеним Радою;

в установчому документі учасника конкурсу не зазначено, що організація працює з молоддю;

інформація, зазначена в конкурсній пропозиції, не відповідає інформації про учасника конкурсу, що міститься у державних реєстрах;

учасник конкурсу не відповідає вимозі, зазначеній в абзаці третьому пункту 6 цього розділу;

учасник конкурсу перебуває у стадії припинення за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

конкурсну пропозицію подано не в повному обсязі або після закінчення визначеного в оголошенні про проведення конкурсу строку подання конкурсних пропозицій у разі проведення конкурсу без використання Системи;

тривалість реалізації проекту не відповідає встановленим строкам, визначеним у пункті 1 розділу IV цього Порядку;

кількість учасників проекту та їхній вік не відповідають вимогам, визначеним у пунктах 2, 3 розділу IV цього Порядку;

разом з електронною заявкою на участь у конкурсі особа не подала або подала не в повному обсязі чи у формі, непридатній для сприйняття змісту, документи, визначені у підпункті 3 пункту 7 цього розділу.

У разі недопущення учасника конкурсу до участі в конкурсі він має право подати іншу конкурсну пропозицію до закінчення встановленого Радою строку подання конкурсної пропозиції.

Модератор конкурсу відхиляє конкурсну пропозицію якщо учасник конкурсу відмовився від участі в конкурсі шляхом надсилання офіційного листа через електронний кабінет у Системі або в паперовій формі на поштову адресу Мінмолодьспорту у разі проведення конкурсу без використання Системи.

13. Проекти у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю можуть реалізовуватись на території України з урахуванням забезпечення на належному рівні безпеки учасників у період дії правового режиму воєнного стану в Україні або окремих її місцевостях, та/або на території Республіки Польща, та/або у режимі реального часу (онлайн) з використанням відповідних технічних засобів, зокрема через мережу Інтернет.

Перетинання державного кордону громадянами України з метою участі у проектах, що будуть реалізовуватися в рамках обмінів молоддю України та Польщі на території Республіки Польща здійснюється відповідно до законодавства України.

14. У проекті беруть участь мінімум дві організації: по одній з України та Республіки Польща.

15. Організації можуть подавати лише одну конкурсну пропозицію на участь у конкурсі та не можуть бути партнерами в більше ніж у трьох проектах.

16. Проекти, які подаються у рамках конкурсу, повинні бути реалізовані протягом року у період, який визначає Рада.

17. Конкурсні пропозиції, які подаються на конкурс до Мінмолодьспорту, не можуть подаватися на конкурс до Фундації з розвитку системи освіти з місцезнаходженням у Варшаві.

18. Уповноважені особи організатора конкурсу здійснюють оцінювання конкурсних пропозицій за формою згідно з додатком 4 до цього Порядку, за критеріями, затвердженими Радою, та формують рекомендації, які надаються Раді у встановлений нею термін:

із використанням Системи оцінювання здійснюється з накладанням електронного підпису, який базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;

у разі проведення конкурсу без використання Системи оцінювання поданих конкурсних пропозицій на участь у конкурсах здійснюється у паперовій формі.

19. Конкурсні пропозиції, що подаються в рамках оголошення конкурсу оцінюються за такими критеріями, затвердженими Радою:

1) відповідність завданням і пріоритетам Ради - максимум 30 балів:

актуальність і мотивація проекту (від 0 до 10 балів);

результати проекту є конкретними, вимірними, досяжними, реалістичними (від 0 до 10 балів);

реалізація пріоритетного завдання (від 0 до 10 балів);

2) якість діяльності у рамках проекту - максимум 60 балів:

якість стадії підготовки та організації проекту (від 0 до 5 балів);

якість етапу оцінювання проекту (від 0 до 5 балів);

популяризація та просування проекту в медіа та через мережу Інтернет (від 0 до 5 балів);

діяльність учасників у рамках проекту (від 0 до 5 балів);

міжкультурна освіта та її методи (від 0 до 10 балів);

неформальна освіта та її методи (від 0 до 10 балів);

якість розповсюдження та використання результатів проекту (від 0 до 10 балів);

вплив проекту на місцеву громаду (від 0 до 5 балів);

3) профіль організації та учасників - максимум 20 балів:

профіль організації (досвід діяльності організації, її співпраці з партнером та Мінмолодьспортом) (від 0 до 10 балів);

частка молоді різних груп (від 0 до 5 балів);

профіль учасників (кількість, стать, вікова структура) (від 0 до 5 балів).

Оцінка планування бюджету проекту здійснюється шляхом проставлення відмітки "так" або "ні" за такими критеріями:

витрати на проїзд правильно пораховані;

витрати на проживання та харчування правильно пораховані;

інші витрати на реалізацію проекту правильно пораховані;

витрати на розповсюдження інформації про досягнуті результати можуть бути підтримані;

спеціалізовані (додаткові) витрати можуть бути підтримані;

витрати на підготовку проекту правильно пораховані.

Максимальна сума балів за оцінку змісту становить 110 балів. Мінімальна сума балів, необхідна для фінансування, становить 45 балів. Проекти, які не набрали необхідного мінімального балу, не можуть бути переможцями конкурсу або включеними до резервного переліку проектів.

20. Оцінки конкурсних пропозицій впорядковуються за балами від більшого до меншого. У разі коли конкурсні пропозиції набирають однакову кількість балів, вище рейтингове місце займає конкурсна пропозиція, що має вищі бали за критеріями якості.

21. Під час розгляду конкурсних пропозицій Рада може прийняти рішення про внесення змін до оцінок конкурсних пропозицій, визначених Мінмолодьспортом.

Після завершення процедури організації та проведення конкурсу Рада приймає рішення про визначення переможців конкурсу і розподіл обсягу видатків відповідно до встановлених пріоритетних завдань, умов конкурсу та рекомендацій Мінмолодьспорту.

22. Рішення Ради приймається на основі рекомендацій Мінмолодьспорту та з урахуванням обсягів асигнувань, передбачених на поточний рік у державному бюджеті на реалізацію проектів у рамках Українсько-Польських обмінів молоддю, доведеного Мінмолодьспортом відповідно до пункту 3 цього розділу.

23. Видатки на реалізацію проектів переможцям конкурсу здійснюються на підставі рейтингового списку проектів у межах передбачених у державному бюджеті обсягів видатків.

24. Конкурсні пропозиції, які згідно з рейтингом набрали меншу кількість балів у діапазоні 45 та 90 балів та які не стали переможцями конкурсу, потрапляють до резервного списку проектів. Видатки на реалізацію проектів із резервного списку можуть бути виділені у разі економії бюджетних коштів за результатами реалізації проектів або у разі відмови переможця від участі у конкурсі.

25. Рішення Ради про переможців конкурсу та рекомендовані обсяги видатків на їхню реалізацію оприлюднюються в Системі або на офіційному вебсайті Мінмолодьспорту у разі проведення конкурсу без використання Системи.

Розподіл обсягу видатків на реалізацію проектів у національній валюті здійснюється з урахуванням курсу євро до гривні, встановленого Національним банком України на день оголошення конкурсу.

26. На підставі рішення Ради про переможців конкурсу та рекомендовані обсяги видатків на їхню реалізацію Мінмолодьспорт укладає договори про реалізацію проектів з цими організаціями.

27. Мінмолодьспорт оприлюднює в Системі договори та накази про реалізацію проектів.

У разі проведення конкурсу без використання Системи Мінмолодьспорт оприлюднює договори та накази про реалізацію проектів на своєму офіційному вебсайті.

1. Один проект може тривати не менше п'яти та не більше десяти календарних днів, не враховуючи дні приїзду і від'їзду учасників підготовчого етапу та підготовчого візиту.

Підготовчий візит у період дії правового режиму воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях не проводиться.

Підготовка та організація проектів може здійснюватися у режимі реального часу (онлайн) з використанням відповідних технічних засобів, зокрема через мережу Інтернет.

2. Участь у проектах можуть брати особи віком від 14 до 35 років. Супроводжуючі, керівники груп чи молодіжні працівники - особи віком від 18 років.

3. Кількість учасників проекту має становити 10 - 40 осіб, що включає супроводжуючих осіб, у тому числі керівників груп та молодіжних працівників.

Кількість супроводжуючих, у тому числі керівників груп та молодіжних працівників, визначається із розрахунку одна особа на 10 учасників проекту.

4. Рада буде надавати перевагу тим проектам, до реалізації яких залучають молодь різних груп, категорії яких визначені у заявці на участь у конкурсі.

5. Розрахунки витрат, пов'язаних із реалізацією проектів, здійснюються з огляду на таке:

1) валютою для розрахунку витрат, який додається до заявки на участь у конкурсі в рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, визначається євро;

2) етапи реалізації проектів - групування витрат:

основний етап:

витрати на проїзд учасників відшкодовуються у розмірі 100 % вартості проїзду;

витрати, пов'язані з проживанням та харчуванням, здійснюються з розрахунку:

22 євро на людину на день для проектів, що реалізуються в Україні;

30 євро на людину на день для проектів, що реалізуються в Республіці Польща;

у разі якщо в ході реалізації проекту виникає економія бюджетних коштів відповідно до раніше затвердженої статті витрат "проїзд учасників проекту", вони можуть бути спрямовані на реалізацію наступного етапу проекту, у разі його відсутності - на витрати, пов'язані з розповсюдженням інформації про результати проекту;

інші витрати, пов'язані з реалізацією проектів (у тому числі на транспортні послуги у країні, в якій реалізується проект), здійснюються з розрахунку: