Відповідно до Закону України "Про Державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів" та постанови Кабінету Міністрів України від 6 листопада 1997 року N 1232 "Про заходи щодо запровадження ідентифікаційних номерів фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів" і на підставі аналізу інформації, отриманої за I та II квартали 1998 року за ф.N 8ДР,

1. Форму довідки про суми виплачених доходів і утриманих з них податків фізичних осіб (ф.N 8ДР) (далі - довідка) і Порядок заповнення та подання юридичними особами всіх форм власності й фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності довідки ф.N 8ДР (далі - Порядок), затверджені наказом Державної податкової адміністрації України від 30.12.97 N 473, викласти в новій редакції, що додається.

2. Головному управлінню Державного реєстру фізичних осіб (Сидорович Я.М.) разом з Головним управлінням оподаткування фізичних осіб (Лекарь С.І.) подати цей наказ до Міністерства юстиції України на державну реєстрацію.

3. Управлінню справами (Коваленко В.В.) у 10-денний термін після державної реєстрації цього наказу забезпечити тиражування його та надсилання державним податковим адміністраціям в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі.

4. Головному управлінню по роботі з платниками податків (Майков І.В.) після реєстрації цього наказу в Міністерстві юстиції України забезпечити опублікування форми довідки та Порядку в засобах масової інформації.

5. Головам державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, мм.Києві та Севастополі забезпечити тиражування та роздачу юридичним особам і фізичним особам - суб'єктам підприємницької діяльності потрібної кількості бланків довідок та Порядку.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Голови Бондаренка Г.І. та Росоловського В.М.

1.1. Порядок заповнення та подання юридичними особами всіх форм власності й фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності довідки ф.N 8ДР (далі - Порядок) регулює подання органам державної податкової служби України тих відомостей про суми виплачених доходів і утриманих з них податків фізичних осіб, які передбачені статтею 9 Закону України "Про Державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів" та постановою Кабінету Міністрів України від 6 листопада 1997 року N 1232 "Про заходи щодо запровадження ідентифікаційних номерів фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів".

1.2. Дія цього Порядку поширюється на підприємства, установи, організації усіх форм власності, включаючи Національний банк України та його установи, комерційні банки, інші фінансово-кредитні установи (далі - юридична особа), і фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності, які виплачують доходи фізичним особам.

1.3. Зразок бланка довідки ф.N 8ДР про суми виплачених доходів і утриманих з них податків фізичних осіб (далі - довідка) юридичні особи отримують у органах державної податкової служби за місцезнаходженням юридичної особи або її відокремлених підрозділів, а фізичні особи - суб'єкти підприємницької діяльності - за місцем проживання (далі - органи державної податкової служби).

1.4. Подання інформації про виплачені доходи за період, у який здійснювалась ліквідація (припинення діяльності) юридичної особи чи фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності, повинно відбуватись до оформлення ліквідації (припинення діяльності) юридичної особи чи фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності.

2.1. Довідки заповнюються юридичними особами та фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності про всіх фізичних осіб, які перебували з ними в трудових відносинах, незалежно від того, отримували громадяни доход у звітному періоді чи ні, та засновників (громадян) господарських товариств, яким проводились виплати у звітному періоді.

2.2. На паперовому носії формату А4 (кількість аркушів не обмежується) довідка заповнюється машинописним текстом без виправлень і уточнень. Указуються порядкові номери сторінок.

2.3. При наявності комп'ютерної техніки юридичні особи та фізичні особи - суб'єкти підприємницької діяльності формують і подають інформацію про доходи й утримані з них податки у вигляді файла даних, який передається в електронному вигляді (можливо на дискеті), та його роздрукованої копії (за формою довідки). Структура файла визначена в додатку до цього Порядку. Друкована копія завіряється згідно з пунктом 4.5 цього Порядку.

2.4. Довідка готується у двох екземплярах. Один екземпляр подається до органу державної податкової служби. Другий екземпляр з підписом особи, відповідальної за приймання довідок, печаткою та проставленим номером порції, отриманим при обов'язковій реєстрації довідки в комп'ютері, залишається у юридичної особи чи у фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності.

2.5. Інформація про доходи подається за звітний квартал.

2.6. Реквізити довідки, що заповнюються:

2.6.1. Навпроти напису "Порція" працівником органу державної податкової служби, відповідальним за приймання довідок, проставляється номер порції при обов'язковій реєстрації довідок у комп'ютері.

2.6.2. Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ* або реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який подає довідку (юридичної особи).

2.6.3. Десятирозрядний ідентифікаційний номер фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності*, що подає довідку.

2.6.4. "Працювало у штаті" - проставляється найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікових чисельностей штатних працівників облікового складу юридичної особи чи фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності*.

2.6.5. "Працювало за сумісництвом" - кількість працівників за сумісництвом (крім внутрішніх сумісників) та за договорами цивільно-правового характеру у звітному періоді; підпункти 2.6.4 та 2.6.5 заповнюються тільки в разі наявності в юридичної особи чи у фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності найманих працівників. Підпункти 2.6.4 та 2.6.5 заповнюються тільки для першої порції довідки.

2.6.6. Назва юридичної особи чи прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, що подає довідку.

2.6.7. Ідентифікаційний код органу державної податкової служби, куди подається довідка, за ЄДРПОУ.

2.6.8. Назва органу державної податкової служби, куди подається довідка.

2.6.9. "Звітний період" - відображається порядковий номер звітного кварталу і рік.

2.6.10. У графі 1 "N з/п" відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється.

2.6.11. У графі 2 "Ідентифікаційний номер" відображається десятирозрядний ідентифікаційний номер фізичної особи, про яку надається інформація в довідці.

2.6.12. У графі 3 "Сума виплаченого доходу" відображається (за звітний квартал) доход як за основним, так і за неосновним місцем роботи, матеріальна допомога, доходи у вигляді дивідендів та доходи внаслідок розподілу прибутку (доходу) цих підприємств та інших корпоративних прав, додаткові матеріальні блага у грошовій та натуральній формі за рахунок коштів підприємств, установ, організацій, фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності та інші доходи*. Якщо заробітна плата виплачувалась нерегулярно, частинами за попередні періоди, у графі 3 потрібно вказувати нараховану частину доходу по факту виплати та утримання прибуткового податку.

2.6.13. У графі 4 "Сума утриманого прибуткового податку" відображається фактично утримана сума прибуткового податку у звітному періоді.

2.6.14. Сума виплаченого доходу у графі 3 та сума утриманого прибуткового податку у графі 4 проставляються у грошовій формі незалежно від того, в якій формі проводилась виплата: в грошовій чи натуральній.

2.6.15. У графі 5 "Ознака доходу" зазначається ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку.

2.6.16. Про кожну фізичну особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати тільки один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 "Ідентифікаційний номер".

2.6.17. Графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді. Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за основним місцем роботи або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються.

2.6.18. У графі 6 "Дата прийняття на роботу" відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття 12 квітня 1998 року, то у графі 6 потрібно вказати 12.04.1998.

2.6.19. У графі 7 "Дата звільнення з роботи" відображається дата звільнення фізичної особи з роботи аналогічно підпункту 2.6.18.

2.6.20. У графі 8 "Ознака пільги щодо прибуткового податку" відображається ознака пільги згідно з довідником ознак пільг щодо прибуткового податку, наведеним у додатку до Порядку. Графа 8 заповнюється тільки для фізичних осіб, які мали пільги щодо прибуткового податку у звітному періоді згідно з чинним законодавством, за винятком пільги у розмірі мінімальної місячної заробітної плати (неоподатковуваний мінімум) за місцем їхньої основної роботи. При відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді графа 8 не заповнюється. При наявності у фізичної особи пільги з ознакою 01-07 та пільги (чи пільг) з ознаками 20-23 (дивись довідник ознак пільг у додатку до Порядку) для неї потрібно заповнити всі графи одного рядка з ознакою пільги 01-07 і один чи кілька рядків (в залежності від того, є одна чи кілька пільг з ознаками 20-23), в яких слід заповнити графи 1, 2, 5 та 8, а решту граф не заповнювати.