1.1. Інформація щодо реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу - банку (далі - суб'єкт), його відокремлених підрозділів, щодо призначення, звільнення відповідальних осіб та осіб, що тимчасово виконують їх обов'язки, щодо припинення діяльності суб'єкта (відокремленого підрозділу) надається банком Державному комітету фінансового моніторингу України (далі - Держфінмоніторинг України) у вигляді файла-повідомлення (тип U) про реєстрацію суб'єкта первинного фінансового моніторингу - банку (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб (далі - файл-повідомлення) засобами електронної пошти Національного банку України з використанням засобів захисту інформації, розроблених Національним банком України.

1.2. Якщо Держфінмоніторингом України отримана інформація щодо реєстрації або припинення діяльності суб'єкта (відокремленого підрозділу) та/або призначення, звільнення його відповідальних працівників (осіб, що тимчасово виконують їх обов'язки), яка надана з дотриманням вимог цієї Інструкції, ця інформація реєструється в інформаційно-аналітичній системі Держфінмоніторингу України, про що повідомляється суб'єкту файлом-квитанцією типу V про результати обробки файла-повідомлення про реєстрацію суб'єкта первинного фінансового моніторингу - банківської установи (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб (далі - файл-квитанція). Отримання суб'єктом файла-квитанції з нульовими кодами помилок є свідченням факту прийняття Держфінмоніторингом України такої інформації.

1.3. Після отримання суб'єктом файла-квитанції типу V з нульовими кодами помилок відповідальний працівник зобов'язаний роздрукувати надану інформацію за формою N 7-ФМ. Роздрукована форма підписується керівником суб'єкта, засвідчується печаткою суб'єкта і зберігається у відповідній справі протягом п'яти років з дати подання цієї інформації.

1.4. Кодування значень елементів інформаційних повідомлень виконується згідно зі стандартом UTF-8. Для зазначення цього першим рядком інформаційного повідомлення має бути XML директива:

При кодуванні значень інформаційних елементів повинні використовуватись символи кодової сторінки Windows-1251.

Файл-повідомлення та файл-квитанція повинні формуватися з використанням мови розмітки документів XML та відповідати формалізованому опису (DTD), визначеному Держфінмоніторингом України. Для зазначення цього другим рядком інформаційного повідомлення має бути відповідна XML директива:

де file_dtd є ім'я файла з формалізованим описом (DTD):

для файла-повідомлення про реєстрацію суб'єкта - xu_f710.dtd,

для файла-квитанції - xv_f710.dtd.

1.5. Правила формування найменувань файлів повинні відповідати вимогам розділу 3 Складу реквізитів та структури файлів інформаційного обміну між спеціально уповноваженим органом виконавчої влади з питань фінансового моніторингу та банками (філіями), затвердженого постановою Правління Національного банку України від 04.06.2003 N 233 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09.06.2003 за N 457/7778.

1.6. Порядок накладання/перевірки електронного цифрового підпису повинен відповідати вимогам розділу 5 Складу реквізитів та структури файлів інформаційного обміну між спеціально уповноваженим органом виконавчої влади з питань фінансового моніторингу та банками (філіями), затвердженого постановою Правління Національного банку України від 04.06.2003 N 233 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09.06.2003 за N 457/7778.

1.7. Позначення форматів даних, що використовуються у описі Складу файлів типів U та V, відповідають вимогам розділу 4 Складу реквізитів та структури файлів інформаційного обміну між спеціально уповноваженим органом виконавчої влади з питань фінансового моніторингу та банками (філіями), затвердженого постановою Правління Національного банку України від 04.06.2003 N 233 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09.06.2003 за N 457/7778.

1.8. При внесенні інформації до файла-повідомлення слід користуватися такими загальними правилами:

поля, що мають бути заповнені за допомогою кодів, заповнюються з використанням відповідних Довідників кодів Держфінмоніторингу України та Національного банку України;

поля, що містять дані відповідних документів (наказів, ліцензій, дозволів, свідоцтв та ін.), заповнюються тільки на підставі та мовою цих документів;

усі інші поля файла-повідомлення, що містять текстову інформацію, заповнюються українською мовою.

1.9. Інформаційний обмін між банками та Держфінмоніторингом України щодо подання інформації про реєстрацію суб'єкта первинного фінансового моніторингу - банку (відокремленого підрозділу) та/або відповідальних осіб здійснюється з використанням поштових адрес електронної пошти НБУ, які використовуються при обміні повідомленнями про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу.

2.1. Файл-повідомлення типу U про реєстрацію суб'єкта первинного фінансового моніторингу - банку (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб за формою N 7-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу - банку (відокремленого підрозділу) і відповідальних осіб" (далі - Картка реєстрації) заповнюється та надається суб'єктом до Держфінмоніторингу України в таких випадках:

у разі реєстрації суб'єкта (відокремленого підрозділу) в інформаційно-аналітичній системі Держфінмоніторингу України;

у разі призначення відповідального працівника за проведення фінансового моніторингу в суб'єкті (відокремленому підрозділі);

при звільненні відповідального працівника за проведення фінансового моніторингу в суб'єкті (відокремленому підрозділі);

при призначенні особи, що тимчасово виконуватиме обов'язки відповідального працівника в разі його відсутності в суб'єкті (відокремленому підрозділі);

при зміні загальних та додаткових відомостей про суб'єкт (відокремлений підрозділ) та/або про відповідального працівника суб'єкта (відокремленого підрозділу) або особи, що тимчасово виконує його обов'язки;

у разі припинення діяльності суб'єкта (відокремленого підрозділу).

2.2. Картка реєстрації заповнюється за такими загальними правилами:

2.2.1. Розділ 1 Картки реєстрації заповнюється у всіх випадках.

Розділи 2 та 3 Картки реєстрації заповнюються повністю лише при першому її поданні для реєстрації суб'єкта. При зміні загальних та/або додаткових відомостей про суб'єкт у розділах 2 та 3 заповнюються лише ті поля, які зазнали змін.

Розділ 4 заповнюється повністю при першому поданні інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта. Пункт 1 розділу 4 заповнюється завжди при поданні інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта. Пункт 2 розділу 4 заповнюється при першому поданні інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта та при зміні відомостей про нього. В останньому випадку в пункті 2 розділу 4 заповнюються тільки ті поля, у яких відбулись зміни.

Розділ 5 заповнюється лише в разі потреби надання інформації про відповідального працівника або особу, що тимчасово виконує його обов'язки. При призначенні відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує його обов'язки, та в разі їх звільнення відповідні пункти розділу 5 заповнюються повністю. При зміні відомостей про відповідального працівника або особу, що виконує його обов'язки, у пунктах 1 та 2 розділу 5 заповнюються тільки ті поля, у яких відбулися зміни.

2.2.2. При наданні інформації про реєстрацію суб'єкта та про призначення відповідального працівника (особи, що тимчасово виконує його обов'язки) заповнюються розділи 1, 2, 3 та 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "первинне". У розділі 5 обов'язковим для заповнення є пункт 1 "Відомості про призначення відповідального працівника". Допускається одночасне заповнення пунктів 1 та 2 у разі одночасного призначення відповідального працівника та особи, що тимчасово виконує його обов'язки в разі його відсутності в суб'єкті.

2.2.3. При наданні інформації про реєстрацію відокремленого підрозділу суб'єкта та про призначення відповідального працівника (особи, що тимчасово виконує його обов'язки) у цьому підрозділі заповнюються розділи 1, 4, 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "первинне". У розділі 5 обов'язковим для заповнення є пункт 1 "Відомості про призначення відповідального працівника". Допускається одночасне заповнення пунктів 1 та 2 в разі одночасного призначення відповідального працівника відокремленого підрозділу та особи, що тимчасово виконує його обов'язки в разі його відсутності.

2.2.4. При наданні інформації про призначення відповідального працівника суб'єкта (у разі звільнення попереднього відповідального працівника) заповнюються розділ 1 та пункт 1 "Відомості про призначення відповідального працівника" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.5. При наданні інформації про призначення відповідального працівника відокремленого підрозділу суб'єкта (у разі звільнення попереднього відповідального працівника) заповнюються розділ 1, пункт 1 "Загальні відомості про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу" розділу 4 та пункт 1 "Відомості про призначення відповідального працівника" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.6. При наданні інформації про призначення особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника суб'єкта, заповнюються розділ 1 та пункт 2 "Відомості про призначення особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.7. При наданні інформації про призначення особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника відокремленого підрозділу суб'єкта, заповнюються розділ 1, пункт 1 "Загальні відомості про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу" розділу 4 та пункт 2 "Відомості про призначення особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.8. При одночасному призначенні відповідального працівника суб'єкта (у разі звільнення попереднього відповідального працівника) та особи, що тимчасово виконує його обов'язки в разі його відсутності, допускається подання однієї Картки реєстрації з одночасним повідомленням про обидва призначення. У цьому разі заповнюються розділ 1 та пункти 1 "Відомості про призначення відповідального працівника" і 2 "Відомості про призначення особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.9. При одночасному призначенні відповідального працівника відокремленого підрозділу суб'єкта (у разі звільнення попереднього відповідального працівника) та особи, що тимчасово виконує його обов'язки в разі його відсутності, заповнюються розділ 1, пункт 1 "Загальні відомості про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу" розділу 4 та пункти 1 "Відомості про призначення відповідального працівника" і 2 "Відомості про призначення особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.10. При наданні інформації про звільнення відповідального працівника суб'єкта або особи, що тимчасово виконує його обов'язки в разі його відсутності, заповнюються розділ 1 та пункт 3 "Відомості про звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.11. При наданні інформації про звільнення відповідального працівника відокремленого підрозділу суб'єкта або особи, що тимчасово виконує його обов'язки, заповнюються розділ 1, пункт 1 "Загальні відомості про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу" розділу 4 та пункт 3 "Відомості про звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника в разі його відсутності" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.12. У разі, коли відбувається одночасне звільнення відповідального працівника та призначення нового відповідального працівника суб'єкта, допускається заповнення однієї Картки реєстрації з одночасним повідомленням про звільнення та призначення. У такому разі заповнюються розділ 1 та пункти 1 "Відомості про призначення відповідального працівника" і 3 "Відомості про звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.13. Для повідомлення про одночасне звільнення та призначення відповідального працівника відокремленого підрозділу суб'єкта заповнюються розділ 1, пункт 1 "Загальні відомості про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу" розділу 4 та пункти 1 "Відомості про призначення відповідального працівника" і 3 "Відомості про звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.14. Для повідомлення про одночасне звільнення відповідального працівника суб'єкта та призначення особи, що тимчасово виконує його обов'язки, заповнюються розділ 1 та пункти 2 "Відомості про призначення особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника" і 3 "Відомості про звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.15. Для повідомлення про одночасне звільнення відповідального працівника відокремленого підрозділу суб'єкта та призначення особи, що тимчасово виконує його обов'язки, заповнюються розділ 1, пункт 1 "Загальні відомості про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу" розділу 4 та пункти 2 "Відомості про призначення особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника" і 3 "Відомості про звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності" розділу 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.16. При наданні інформації про зміну відомостей про суб'єкта, зазначених у розділах 2, 3, або відомостей про відповідальних осіб суб'єкта (розділ 5), окрім повідомлення про призначення та звільнення, заповнюються розділ 1 та відповідні поля (дані в яких змінилися) розділів 2, 3, 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.17. При наданні інформації про зміну відомостей про відокремлений підрозділ суб'єкта, зазначених у розділі 4, або щодо відповідальних осіб відокремленого підрозділу суб'єкта (розділ 5), окрім інформації про призначення та звільнення, заповнюються розділ 1 та відповідні поля (дані в яких змінилися) розділів 4, 5, поле 2.1.5 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.18. При наданні інформації про припинення діяльності відокремленого підрозділу суб'єкта заповнюються розділ 1, пункт 1 "Загальні відомості про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу" розділу 4 та поле 2.4.9 "Коментар до виду суб'єкта" цього пункту; поле 2.4.8 "Вид суб'єкта (код)" кодується значенням "0000", поле 2.1.5 "Вид повідомлення" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.2.19. При наданні інформації про припинення діяльності суб'єкта заповнюються розділ 1 та поле 2.2.5 "Коментар до виду суб'єкта" розділу 2, поле 2.2.4 "Вид суб'єкта (код)" кодується значенням "0000", поле 2.1.5 "Вид повідомлення" у цьому разі кодується значенням "додаткове".

2.3. Поля Картки реєстрації (значення елементів файла-повідомлення типу U) заповнюються за такими правилами: