Закон України "Про державну статистику" (далі - Закон), зі змінами та доповненнями, який набув чинності з 1 січня 2001 року, регулює права та обов'язки органів державної статистики та респондентів.

Відповідно до статті 18 Закону респонденти "мають право знати, які первинні дані про них збираються у процесі статистичних спостережень, з якою метою, як, ким і з якою метою будуть використовуватися.

Респонденти зобов'язані безкоштовно, в повному обсязі, за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, у визначені терміни подавати органам державної статистики достовірну статистичну інформацію, у тому числі з обмеженим доступом, і дані бухгалтерського обліку".

У статті 21 Закону визначено, що "первинні дані, отримані органами державної статистики від респондентів під час проведення статистичних спостережень, ... є конфіденційною інформацією, яка охороняється Законом і використовується виключно для статистичних цілей у зведеному знеособленому вигляді.

Поширення статистичної інформації, на підставі якої можна визначити конфіденційну статистичну інформацію щодо конкретного респондента, забороняється".

При заповненні статистичної звітності за формами N 1-ПВ термінова - місячна (далі - N 1-ПВ (міс.)) та N 1-ПВ термінова - квартальна (далі - N 1-ПВ (кв.)) слід керуватися:

- Інструкцією зі статистики чисельності працівників, зайнятих у народному господарстві України, затвердженою наказом Мінстату України від 07.07.95 р. N 171 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 07.08.95 р. за N 287/823, зі змінами, затвердженими наказом Держкомстату України від 18.02.99 р. N 67 та зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 09.03.99 р. за N 145/3438 (далі - Інструкція зі статистики чисельності працівників);

- Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Міністерства статистики України від 11.12.95 р. N 323 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21.12.95 р. за N 465/1001 (далі - Інструкція зі статистики заробітної плати);

- Інструкцією щодо заповнення форм державної статистичної звітності про використання робочого часу, затвердженою наказом Держкомстату України від 04.01.2000 р. за N 1 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 08.02.2000 р. за N 74/4295 (для розрахунку кількості відпрацьованого часу);

- наказами Держкомстату "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 09.10.95 р. N 253 та "Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі" від 22.05.96 р. N 144;

- цим роз'ясненням.

Заповнення сітки кодів адресної частини у бланках форм N 1-ПВ (міс.) та N 1-ПВ (кв.) є обов'язковим і здійснюється згідно з довідкою Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. Проставляються коди усіх передбачених у сітці реквізитів і в обов'язковому порядку код основного виду діяльності підприємства за Класифікацією видів економічної діяльності (КВЕД) .

Відповідно до статті 4 Закону статистичну звітність з праці подають юридичні особи та їхні відокремлені підрозділи (філії, відділення, представництва, цехи, дільниці, розташовані на іншій території, ніж головна організація) незалежно від форм власності та організаційно-правових форм господарювання, включаючи громадські об'єднання, профспілки, благодійні організації, в яких здійснювались нарахування заробітної плати постійному або тимчасовому персоналу та сплачувались внески до фондів соціального страхування (далі - підприємства).

Звіт за формою N 1-ПВ (міс.) подається до територіальних органів державної статистики щомісячно не пізніше 7 числа. Одночасно зі звітом за останній місяць кожного кварталу (січень-березень, січень-червень, січень-вересень та січень-грудень) подаються звіти за формами N 1-ПВ (кв.) та 3-ПВ термінова - квартальна "Звіт про використання робочого часу".

Форма статистичної звітності N 1-ПВ (міс.) складається за даними первинного та бухгалтерського обліку, у відповідності з якими були здійснені нарахування працівникам та проведені розрахунки по заробітній платі.

Показники розділу I заповнюються за звітний місяць та за період з початку року щомісячно.

У рядку 1010 відображається середньооблікова кількість усіх працівників в еквіваленті повної зайнятості, яка обчислюється згідно з Інструкцією зі статистики чисельності працівників .

Під час розрахунку слід враховувати, що персонал, який залучався до роботи у звітному періоді, включає як штатних працівників підприємства, так і тих, які не перебувають в обліковому складі та залучені до роботи згідно зі спеціальними договорами і мали нарахування з фонду оплати праці.

Перерахунок кількості штатних працівників в еквіваленті повної зайнятості здійснюється пропорційно оплаченому робочому часу як відпрацьованому, так і невідпрацьованому (щорічні відпустки, неявки згідно з законодавством, оплачені простої та інше). Оплачений робочий час штатних працівників відображається у рядку 1050 форми N 1-ПВ (міс.) .

У разі простою працівника, якщо час простою було оплачено з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки (стаття 113 КЗпП) , він враховується як одна фізична особа. Час такого простою повністю відображається у рядку 1050 форми N 1-ПВ (міс.) .

Неявки з причин непрацездатності до розрахунку не включаються.

При визначенні середньооблікової кількості в еквіваленті повної зайнятості штатні працівники, які відпрацювали більше встановленого фонду робочого часу, враховуються:

- як одна фізична особа, якщо час відпрацьовано понаднормово;

- пропорційно оплаченому часу у разі, якщо працівник оформлений більш ніж на одну ставку, тобто 1,25; 1,5 фізичних осіб (в залежності від кількості займаних ставок).

Працівники, які не входять до облікового складу підприємства, перераховуються в еквіваленті повної зайнятості в такому порядку:

- пропорційно оплаченому часу - зовнішні сумісники, тобто 0,25; 0,5 фізичних осіб (в залежності від кількості займаних ставок);

- через середньомісячну заробітну плату одного штатного працівника - працівники, які виконували роботу за цивільно-правовими договорами без зазначення тривалості роботи (пункт 3.4.3 Інструкції зі статистики чисельності працівників ).

У рядку 1020 відображається фонд оплати праці усіх працівників, які перебували у трудових відносинах з підприємством у звітному періоді (працівники облікового складу, зовнішні сумісники, працюючі за договорами цивільно-правового характеру), згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати .

У цьому рядку також відображаються суми, нараховані з фонду оплати праці іншим особам, які не перебувають в штаті даного підприємства. Зокрема, нарахування звільненим працівникам після їх вибуття з облікового складу підприємства (13-та зарплата, премії та компенсація втрати заробітної плати у зв'язку з порушеннями строків її виплати і т. ін.), членам ради акціонерного товариства, працівникам профспілкових організацій тощо.

Слід пам'ятати, що суми коштів, нараховані за щорічні та додаткові відпустки (на відміну від порядку їх виплати), включаються до фонду оплати праці звітного місяця тільки в частині, що припадає на календарні дні відпустки у звітному місяці. Суми, що припадають на дні відпустки в наступному місяці, включаються до фонду оплати праці у відповідному звітному періоді. Водночас, якщо працівнику здійснено нарахування за попередній період (перерахунок або доплата до основної заробітної плати, премія тощо), ця сума включається до звіту за той місяць, в якому фактично здійснено ці нарахування.

Суми добових у зв'язку зі службовими відрядженнями, нараховані в розмірах, що перевищують законодавчо встановлені норми відшкодування витрат, включаються до фонду оплати праці в частині заохочувальних та компенсаційних виплат.

До складу фонду оплати праці не входять:

- суми, зазначені у розділі IV Інструкції зі статистики заробітної плати ;

- суми зборів на обов'язкове державне соціальне страхування, сплачені страховиками (роботодавцями);

- суми допомоги по тимчасовій непрацездатності (незалежно від її тривалості), що фінансуються як за рахунок коштів підприємств (за перші 5 днів тимчасової непрацездатності), так і за рахунок коштів Фонду соціального страхування на випадок тимчасової втрати працездатності.

У рядку 1030 відображається сума прибуткового податку, нарахована з величини доходу, врахованого у рядку 1020, тобто з фонду оплати праці. Оподаткуванню прибутковим податком підлягає весь сукупний доход працівника, включаючи суми оплати за період тимчасової непрацездатності, доходи, дивіденди тощо. Тому для заповнення даних у рядку 1030 необхідно розрахувати питому вагу фонду оплати праці у сукупному оподатковуваному доході та помножити її на загальну суму прибуткового податку.

У рядку 1040 відображається середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу, що розраховується згідно з пунктом 3.3 Інструкції зі статистики чисельності працівників .

Звертаємо увагу, що при розрахунку цього показника не враховуються працівники, прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств (зовнішні сумісники).

Працівники, що виконували роботи за договорами цивільно-правового характеру, включаються до облікового складу того підприємства, яке провадило з ними розрахунки з заробітної плати, якщо вони не включені до облікової кількості інших підприємств (пункт 2.1.9 Інструкції зі статистики чисельності працівників ).

Працівник, який отримує на одному підприємстві півтори ставки (оформлений за сумісництвом на тому ж підприємстві, де й основне місце роботи) або менше однієї ставки, в обліковій кількості штатних працівників враховується як одна фізична особа.

У рядку 1050 враховується кількість людино-годин, за які працівникам здійснено нарахування з фонду оплати праці, тобто відпрацьований час, включаючи надурочні, період відпусток (основні, додаткові та творчі) в частині, що припадає на робочі дні; час відсутності працівників у зв'язку з навчанням, виконанням державних або громадських обов'язків, простоїв та інших неявок, які оплачуються згідно з чинним законодавством.

Не включаються неявки на роботу через хворобу.

У рядку 1060 відображається кількість фактично відпрацьованих працівниками людино-годин, враховуючи надурочні й відпрацьовані у вихідні (за графіком) святкові та неробочі дні, за період службових відряджень, а також людино-години роботи надомників. Відпрацьований внутрішніми сумісниками час у повному обсязі також враховується у цьому рядку.

У рядку 1070 відображаються суми фактичних нарахувань з заробітної плати штатних працівників, врахованих у рядку 1040.

Розділ II заповнюється тільки тими підприємствами, які своєчасно не розрахувались з працівниками по заробітній платі на 1 число місяця, наступного після звітного періоду. Наприклад, якщо звіт за формою N 1-ПВ (міс.) заповнюється за січень-лютий 2003 р., то розділ II заповнюється станом на 1 березня 2003 р. і містить інформацію про суму невиплаченої заробітної плати за січень 2003 р. та попередні роки.

Схематично заповнення звіту можна подати так.

Наприклад, підприємство у 2003 р. має такі показники щодо заборгованості та її погашення:

і так далі.

1. У рядку 2010 по графі 1 відображається загальна сума заборгованості з виплати заробітної плати всім категоріям працівників, а саме:

- штатним працівникам облікового складу;

- які не перебувають в обліковому складі підприємства - сумісникам та працюючим за договорами;

- звільненим працівникам.

Заборгованою вважається сума, яка включає усі нарахування у грошовій та натуральній формі із фонду оплати праці, що належить до виплати, тобто за винятком обов'язкових утримань (прибутковий податок та сума зборів на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, що сплачує працівник), і яка не виплачена до 1 числа місяця, наступного за звітним.

Сума, яка вчасно не отримана працівником не з вини підприємства (депонована заробітна плата), не вважається заборгованою.

Графу 2 заповнюють тільки ті бюджетні установи, які фінансуються по оплаті праці за рахунок видатків бюджетів, тобто по коду статті бюджетної класифікації "1110 - оплата праці працівників бюджетних установ", та своєчасно не розрахувалися з працівниками.

Небюджетні організації заповнюють графу 2 лише в тому випадку, якщо ними за рахунок коштів Державного бюджету здійснюються компенсаційні виплати, передбачені Законом України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи" (код статті бюджетної класифікації "1341 - виплата пенсій і допомоги"), й існує заборгованість по зазначених виплатах.

Графу 3 звіту заповнюють бюджетні установи (організації), у яких витрати на оплату праці фінансуються коштами місцевих бюджетів.

Підприємства, в яких погашення заборгованості з виплати заробітної плати працівникам перенесено на пізніші терміни (наприклад, на 2004 р.), незалежно від встановлених термінів реструктуризації, відображають ці суми по рядку 2010 до повного її погашення.