Відповідно до пункту 18 Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов'язаної із захистом прав дитини, та пункту 4 Типового положення про комісію з питань захисту прав дитини, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 N 866

"Питання діяльності органів опіки та піклування, пов'язаної із захистом прав дитини",

1. Затвердити Порядок ведення особової справи дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування (далі - Порядок), що додається.

2. Затвердити форму індивідуального плану соціального захисту дитини, яка опинилася у складних життєвих обставинах, дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування, що додається.

3. Міністерству у справах молоді, сім'ї та ґендерної політики Автономної Республіки Крим, службам у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій:

3.1. Довести цей наказ до відома служб у справах дітей районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, виконавчих комітетів міських, районних у містах рад.

3.2. Забезпечити ведення службами у справах дітей районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, виконавчих комітетів міських, районних у містах рад особових справ дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування.

3.3. Упорядкувати особові справи дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, згідно з вимогами Порядку.

3.4. До 1 січня 2009 року поінформувати Державний департамент з усиновлення та захисту прав дитини про створення комісії з питань захисту прав дитини при районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, виконавчих комітетах міських, районних у містах рад.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Кондратюк Т.В.

1. Служба у справах дітей за місцем походження дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування, формує на кожну таку дитину особову справу дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування (далі - особова справа).

2. Особова справа складається з двох частин, кожна з яких формується в окрему папку.

3. В першій частині особової справи, що передається за місцем влаштування дитини (за виключенням усиновлення), зберігаються такі документи:

- свідоцтво про народження;

- довідка про присвоєння ідентифікаційного номера;

- відомості про батьків та родичів дитини;

- довідка про склад сім'ї або осіб, зареєстрованих у житловому приміщенні, будинку;

- які підтверджують право власності дитини на нерухомість (у разі наявності);

- опис майна дитини;

- висновок про стан здоров'я, фізичний та розумовий розвиток дитини, складений за встановленою формою;

- відомості або документи про освіту дитини (для дітей шкільного віку);

- дублікат обліково-статистичної картки, який виготовляється на паперовому носії інформації, підписується оператором єдиного банку даних із зазначенням дати його виготовлення, засвідчується підписом керівника та скріплюється печаткою служби у справах дітей (далі - обліково-статистична картка);

- довідка про призначення та виплату пенсії, державної соціальної допомоги, аліментів тощо (у разі наявності);

- ощадна книжка дитини або договір про відкриття рахунка в установі банку (у разі наявності);

рішення районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, виконавчого органу міської, районної у місті ради про надання статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування;

копія індивідуального плану соціального захисту дитини, яка опинилася у складних життєвих обставинах, дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування.

4. У другій частині особової справи, що залишається в службі у справах дітей за місцем походження дитини, зберігаються:

- дублікат обліково-статистичної картки;

- копія свідоцтва про народження дитини;

- повідомлення про виявлення дитини, яка залишилась без батьківського піклування;

- копія рішення районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, виконавчого органу міської, районної у місті ради про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування;

- копії документів, що підтверджують статус дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування;

- копія опису майна дитини;

- копії рішень про зміну форм влаштування дитини;

- копії актів про факт передачі дитини;

- інші документи, які стосуються історії дитини;

- документи осіб, в сім'ю яких влаштована дитина:

заява (від подружжя приймається спільна заява, підписана обома подружжями);

довідка про доходи за останні шість місяців або копія декларації про доходи, засвідчена в установленому порядку;

документ, що підтверджує право власності або користування житловим приміщенням;

копія свідоцтва про шлюб (для осіб, які перебувають у шлюбі);

довідка про проходження курсу навчання з виховання дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, і рекомендація центру соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді щодо включення кандидатів до єдиного банку даних;

копія паспорта;

висновок про стан здоров'я заявника за встановленою формою; довідка від нарколога та психіатра для осіб, які проживають разом із заявниками;

довідка про наявність чи відсутність судимості;

письмова згода всіх повнолітніх членів сім'ї, що проживають разом з особою, яка бажає взяти дитину-сироту або дитину, позбавлену батьківського піклування, під опіку, піклування, утворити прийомну сім'ю або на власній житловій площі - дитячий будинок сімейного типу, засвідчена нотаріально або написана власноручно в присутності посадової особи, яка здійснює прийом документів, про що робиться позначка на заяві із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові, підпису посадової особи та дати;

індивідуальний план соціального захисту дитини, яка опинилася у складних життєвих обставинах, дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування, який переглядається за потребою, але не рідше одного разу на рік.

5. Номери обох частин особової справи відповідають обліковому номеру дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування, в єдиному електронному банку даних про дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, і сім'ї потенційних усиновлювачів, опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів (далі - єдиний банк даних).

На обкладинці кожної частини зазначаються номер справи, прізвище, ім'я та по батькові дитини, дата народження дитини та дата заведення справи.

На кожній частині справи через риску від номера робиться позначка римськими цифрами I або II. На зворотному боці обкладинки міститься опис документів, що знаходяться у справі.

6. При влаштуванні дитини під опіку, піклування, у прийомну сім'ю, дитячий будинок сімейного типу або заклад для дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, перша частина її особової справи передається службою у справах дітей за місцем походження дитини в залежності від форми влаштування опікуну, піклувальнику, прийомним батькам, батькам-вихователям або керівнику закладу для дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, за актом довільної форми.

7. У разі переведення дитини з однієї форми влаштування в іншу, перша частина особової справи з оригіналами документів передається за новим місцем влаштування дитини.

Копія індивідуального плану соціального захисту дитини, яка опинилася у складних життєвих обставинах, дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування, службою у справах дітей за місцем проживання (перебування) дитини передається до служби у справах дітей за новим місцем проживання (перебування) дитини для ознайомлення та врахування потреб дитини при складанні нового індивідуального плану соціального захисту дитини або черговому його перегляді.

Всі переміщення дитини або інші зміни життєвих обставин чи стану здоров'я вносяться до єдиного банку даних.

До особової справи додається дублікат обліково-статистичної картки, виготовлений на момент переведення дитини. Попередній дублікат обліково-статистичної картки знищується.

8. Після завершення терміну перебування у прийомній сім'ї, дитячому будинку сімейного типу, припинення піклування у зв'язку з досягненням повноліття, завершенням навчання в закладі для дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, дитині видаються:

- свідоцтво про народження;

- довідка про присвоєння ідентифікаційного номера;

- рішення районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, виконавчого органу міської чи районної у місті ради про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування;

- відомості про батьків (документи, які підтверджують відсутність батьків або неможливість виконання ними своїх обов'язків);

- відомості про наявність і місце проживання братів і сестер, інших близьких родичів (баби, діда та ін.);

- опис майна дитини;

- у разі наявності рухомого або нерухомого майна - документи або засвідчені в установленому порядку їх копії, які підтверджують право власності дитини на це майно або право користування цим майном або його часткою;

- документи про освіту (у разі наявності);

- ощадна книжка дитини або договір про відкриття рахунку в установі банку (у разі наявності);

- за потреби можуть бути надані інші документи або належним чином завірені копії, листування тощо.

Зазначені у цьому пункті документи передаються дитині прийомними батьками, батьками-вихователями, піклувальником, адміністрацією закладу, в якому проживала дитина, у присутності працівника служби у справах дітей за місцем проживання дитини, про що складається Акт про видачу документів дитині після завершення терміну перебування у прийомній сім'ї, дитячому будинку сімейного типу, припинення піклування у зв'язку із досягненням повноліття, завершенням навчання в закладі для дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, згідно з додатком 1.

Інші документи, що містились в особовій справі, передаються службі у справах дітей за місцем походження дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування, і додаються до документів, які зберігались у другій частині справи.

Копія обліково-статистичної картки передається в центр соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді для обліку й соціального супроводження осіб із числа дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування.

9. Особова справа зберігається в службі у справах дітей за місцем походження дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування, протягом п'яти років після досягнення дитиною повноліття. Після завершення цього строку особова справа передається до архіву.