Відповідно до пункту 2 Порядку взяття (надання) проб і зразків товарів, проведення досліджень (аналізу, експертизи) з метою їх митного оформлення, а також розпорядження зразками, який затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2002 р. N 1862 та пункту 3.1 наказу Державної митної служби України "Про визначення зон діяльності експертних підрозділів" від 03.06.2004 р. N 414, та з метою належного забезпечення процедури взяття (надання) проб і зразків товарів для митного оформлення, дотримання вимог ДСТУ, ГОСТ, міжнародних стандартів направляємо для використання в роботі методичні рекомендації щодо взяття проб і зразків окремих видів товарів в митних цілях.

При направленні до Управління запитів на проведення досліджень, щодо товарів зазначених в листі просимо зазначати якими нормативами користувалась митниця.

Ці методичні рекомендації встановлюють порядок взяття проб та зразків товарів, що перетинають митний кордон України. Вони визначають методи відбору проб та зразків товарів для проведення досліджень (аналізу, експертизи).

Документ призначений для посадових осіб митних органів, які здійснюючи відбір проб та зразків, повинні керуватись наступними законодавчими та нормативними документами, а також міжнародними та державними стандартами:

1. Митний кодекс України.

2. Кодекс про адміністративні правопорушення України.

3. Постанова Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2002 року N 1862 "Про затвердження Порядку взяття (надання) проб і зразків товарів, проведення досліджень (аналізу, експертизи) з метою їх митного оформлення, а також розпорядження зразками" із змінами та доповненнями, внесеними Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року N 92.

4. Наказ Державної митної служби України від 05.08.2004 N 576 "Про затвердження Порядку взаємодії митних органів з Центральним митним управлінням лабораторних досліджень та експертної роботи при проведенні митного контролю й митного оформлення товарів і транспортних засобів".

5. Наказ Державної митної служби України від 18.04.2005 N 302 "Про затвердження форми акта про взяття проб і зразків товарів".

6. Наказ Державної митної служби від 23.12.2002 N 719 "Про затвердження Нормативів відбору проб і зразків товарів для проведення досліджень (аналізу, експертизи)".

ГОСТ 976-81 "Маргарин, жиры для кулинарии, кондитерской и хлебопекарной промышленности. Правила приемки и методы испытаний".

ГОСТ 1936-85 "Чай. Правила приемки и методы анализа".

ГОСТ 2517-85 (СТ СЭВ 1248-78) "Нефть и нефтепродукты. Методы отбора проб".

ДСТУ 3824-98 (ГОСТ 12569-99) "Цукор. Правила приймання і методи відбирання проб".

ГОСТ 4288-76 "Изделия кулинарные и полуфабрикаты из рубленого мяса. Правила приемки и методы испытаний"

ГОСТ 5471-83 "Масла растительные. Правила приемки и методы отбора проб".

ГОСТ 5904-82 "Изделия кондитерские. Правила приемки, методы отбора и подготовки проб".

ГОСТ 6687.0-86 "Продукция безалкогольной промышленности. Правила приемки и методы отбора проб".

ГОСТ 6732.2-89 "Красители органические, продукты промежуточные для красителей, вещества текстильно-вспомогательные. Методы отбора проб".

ГОСТ 7269-79 "Мясо. Методы отбора образцов и органолептические методы определения свежести".

ГОСТ 7631-85 "Рыба, морские млекопитающие, морские беспозвоночные и продукты их переработки. Правила приемки, органолептические методы оценки качества, методы отбора проб для лабораторных испытаний".

ГОСТ 7702.0-95 "Мясо птицы, субпродукты и полуфабрикаты птичьи".

ГОСТ 8285-91 "Жиры животные топленые. Правила приемки и методы испытаний".

ГОСТ 8844-75 "Полотна трикотажные. Правила приемки и метод отбора образцов".

ГОСТ 9980.2-86 (ИСО 842-84, ИСО 1512-74, ИСО 1513-80) "Материалы лакокрасочные. Отбор проб для испытаний".

ГОСТ 13341-77 "Овощи сушеные. Методы испытаний".

ГОСТ 16218.0-93 "Изделия текстильно-галантерейные. Правила приемки и метод отбора проб".

ГОСТ 20566-75 "Ткани и штучные изделия текстильные. Правила приемки и методы отбора проб".

ГОСТ 23268.0-91 "Воды минеральные лечебные, лечебно-столовые и природные столовые".

ГОСТ 26668-85 (СТ СЭВ 3013-81) "Продукты пищевые и вкусовые. Методы отбора проб для микробиологических анализов"

ГОСТ 26671-85 (СТ СЭВ 4233-83) "Продукты переработки плодов и овощей, консервы мясные и мясорастительные. Подготовка проб для лабораторных анализов".

ГОСТ 27853-88 "Овощи соленые и квашеные, плоды и ягоды моченые. Приемка, отбор проб".

ГОСТ 30040-93 "Табак. Отбор проб из партий сырья. Основные положения".

ДСТУ ГОСТ 30039-2003 (ИСО 8243-91) "Сигарети. Відбір проб [ГОСТ 30039-98 (ISO 8243-91), ІДТ].

Партія - кількість товару однорідного за якістю та найменуванням, виготовленого протягом визначеного інтервалу часу в одних і тих же умовах, призначеного для імпорту/експорту, оформленого одним документом, що засвідчує якість та однією вантажно-митною декларацією.

Вибірка - кількість одиниць товару, які відбирають від загальної кількості товарних одиниць, для перевірці.

Об'єм вибірки - кількість товару, що відбирають з кожної партії.

Зразок - окрема одиниця досліджуваного об'єкту (товару).

Проба - кількість нештучного товару чи частина зразка, що відібрана з партії, яка досліджується, тотожна складом і ознаками партії.

Точкова проба - проба, відібрана за один прийом від продукції. Вона характеризує якість товару в одному об'єкті чи тарному місці або на певному заданому рівні резервуару чи транспортного засобу.

Об'єднана проба - складена з ретельно перемішаних точкових проб, відібраних у відповідному порядку та об'єднаних у вказаному співвідношенні, для якої характерні середні значення характеристик товару.

Аналітична проба - частина об'єднаної проби, яка використовується для лабораторного дослідження.

Контрольна проба - частина об'єднаної проби, яка зберігається в лабораторії протягом двох місяців і використовується для арбітражних досліджень.

Арбітражна проба - частина об'єднаної проби, яка зберігається у особи, що направила зразок на дослідження, або в дослідницької організації, в опечатаному цією організацією, вигляді. Використовується для арбітражних досліджень при виникненні розбіжностей або оскарженні прийнятого дослідницькою організацією рішення.

складається з таких етапів:

- загальний огляд партії та оцінка її однорідності у разі потреби візуальним оглядом та перевіркою супровідних документів;

- визначення об'єму вибірки;

- вибірка транспортних одиниць з залізничного потягу, трюмів морських судів, авіа- та автотранспорту;

- відбір проб для проведення досліджень:

а) відбір точкових проб;

б) складання об'єднаної проби;

в) підготовка контрольної та аналітичної проб;

г) упаковка та маркування проби.

Відбір проб та зразків товарів для митного оформлення проводиться уповноваженою посадовою особою митного органу на підставі вмотивованих письмових розпоряджень керівництва митного органу за умови обов'язкової присутності власника товару або декларанта чи уповноваженого ним особи.

У складних випадках (невідомий об'єкт дослідження, необхідність застосування спеціальних пристроїв або спеціальних знань тощо), керівництво митного органу може залучати до відбору проб та зразків спеціалістів та експертів відповідних митних лабораторій та інших організацій у встановленому порядку.

Хімічний аналіз дає успішні практичні результати лише в тому випадку, коли зразок для дослідження має склад, типовий для всієї партії.

Кількість зразків, що беруться для проведення аналізів, визначається заздалегідь, керуючись вимогами відповідних нормативних документів. Працівник, що займається відбором зразків, повинен взяти, принаймні, мінімальну кількість товарів, необхідну для лабораторних досліджень. У випадку герметично запакованої тари, що містить пакунки для роздрібної торгівлі, найменший пакунок може звичайно вважатися відповідним зразком для досліджень.

Досліджуваний зразок повинен характеризувати типові властивості товарів всієї партії, тому й метод його одержання має важливе значення. Більшість нерідких матеріалів, і деякі рідкі матеріали, можуть бути неоднорідними, тому потрібно провести старанну роботу для одержання відповідного зразка з дуже великої партії. Ці процедури дещо різняться за своїм характером, розміром і однорідністю оригінального матеріалу, тому важко забезпечити набір правил загального застосування. У тих випадках, коли партія, з якої беруть зразок, велика, потрібно взяти невеликі порції зразка з різних місць партії, щоб потім скомбінувати їх в один легко оброблюваний зразок, що має такий середній склад, як і вся партія. Якщо працівник, що відбирає зразки, не має технічної можливості змішати порції зразка чи не може визначити, однорідні ці порції, чи ні, він повинен відправити кожну порцію зразка окремо.

Рідкі зразки, що зберігаються в металевих банках чи бочках, потрібно брати після струшування, перемішування чи збовтування в достатній мірі, тому що вони не завжди бувають однорідними. Порошок, часточки чи мулисті зразки, які запаковані в тару, потрібно збирати з порції, яка не контактує безпосередньо з повітрям. Як правило, ці зразки потрібно брати з більш ніж двох окремих контейнерів. Проте це правило не стосується однорідних товарів, таких як продукти в консервних банках чи пляшках.

Такі зразки, як нафтопродукти чи меляси, які зберігаються у баку чи цистерні, потрібно брати з кожного з трьох шарів (зверху, посередині і знизу) після того, як бак чи цистерну наповнюють і вмісту дають час стабілізуватися.

Для запобігання чи зведення до мінімуму забруднення, слід бути обережним у застосуванні методів взяття зразків, пристроїв для взяття зразків і тари для зразків (наприклад, тара, виготовлена з поліетилену чи поліпропілену з подвійним ковпачком, один з яких є нарізним ковпачком, щоб уникнути втрати і забруднення вмісту). Для зразків, чутливих до атмосфери (вологи, діоксиду вуглецю і т.д.), потрібно застосовувати швидке взяття зразків. Завжди слід використовувати чистий і сухий апарат для взяття зразків і тару. Зокрема, для зразків, чутливих до сонячного світла, використовується темна тара.

Увага! Зразки слід відбирати так, щоб завдана шкода була мінімальною.

Після того як зразок взятий, потрібно вжити суворих запобіжних заходів, щоб уникнути заміни чи підробки зразків. Такі заходи можуть включати в себе герметизацію тари із зразком чи опечатування офіційною печаткою. Кожний зразок потрібно відразу маркувати, зазначаючи назву, кількість, дату взяття зразка, місце для того, щоб повністю виключити можливість плутанини при визначенні проб та результатів їх досліджень.

Етикетки прикріплюються до зразків таким чином, щоб вони не відірвалися або пошкодилися при відкритті зразка на дослідження і при зриванні печатки. Тому що під час дослідження ідентифікаційна етикетка повинна залишатися незайманою.

Потрібно обережно поводитися з горючими, вибуховими, токсичними, корозійними чи отруйними зразками, а на тарі з такими зразками повинне бути спеціальне маркування, таке як "Небезпечно".

У випадку швидкопсувних продуктів, пробу потрібно чітко маркувати як "швидкопсувний продукт" та забезпечити транспортування при температурі від 0 до 5 град. C і, не більш ніж через 2 години, передати до експертних митних підрозділів, за випадком тих продуктів, на які у нормативно-технічної документації передбачені спеціальні умови для транспортування.

Зразки потрібно надійно пакувати і відправляти в лабораторію якомога швидше із товарно-супровідними документами, такими як:

(1) акт про відбір проб і зразків товарів;

(2) акт про проведення митного огляду товарів;

(3) протокол про порушення митних правил (якщо є);

(4) проби та зразки товарів під митним забезпеченням;

(5) вантажна митна декларація;

(6) контракт (договір) на поставку товару;

(7) інвойс (рахунок-фактура, накладна тощо);

(8) сертифікати контролюючих органів;

(9) сертифікат якості товару, виданий виробником;

(10) фото товару або маркування тари;

(11) технічна або технологічна документація із зазначенням відомостей про кількісний та якісний склад, фізико-хімічні властивості, основні технологічні стадії виробництва та призначення товару (технічні умови, технологія виготовлення, специфікація, каталоги й паспортні дані на вироби фірм-виробників, дозволи, маркувальні етикетки тощо);

Відбір проб і зразків товарів оформлюється актом за формою, затвердженою Держмитслужбою України.

Акт складається в трьох примірниках, один з яких додається до взятих проб і зразків, другій передається власнику товару або декларанту чи уповноваженій ним особі, третій - залишається у справах митного органу. У цьому акті обов'язкове відображення інформації щодо чіткої відповідності відібраних зразків та проб, транспортним засобам або партіям, які перевіряють. Акт в дослідницькі організації надається у вигляді оригіналу, інші документи - у вигляді копій, завірених митним органом.

Зразки для аналізу можуть брати на багатьох митних пунктах. Важливим є те, щоб працівники експертних підрозділів надавали консультації оперативним працівникам митних органів, стосовно того, яким чином найкраще відібрати зразок, і про необхідні захисні і запобіжні заходи, пов'язані з взяттям зразків.

Зразки проб необхідно упаковувати і транспортувати так, щоб забезпечити їх прибуття на лабораторне дослідження в тому самому стані, в якому їх було взято. Тара, що використовується, і спосіб, яким здійснюється транспортування, в значній мірі залежать від місцевих умов.

1.1. Дані методичні рекомендації призначені для взяття проб та зразків органічних матеріалів різного агрегатного стану (крім газоподібного) із накопичувальних ємностей, залізничних і автоцистерн, фляг, бочок, барабанів, мішків, контейнерів, пакетів та ін.

2.1. Для взяття проб органічних матеріалів застосовують пристрої, що зазначені в таблиці 1.

2.2. Посудини та пристрої для взяття проб повинні бути стійкі до дій продукту, чисті, сухі.

2.3. Переносні пробовідбірники із заданого рівня повинні бути закритими кришками або корками, які легко відкриваються на заданому рівні, повинні мати достатню масу для занурювання в продукт. Для взяття проб лакофарбових матеріалів пробовідбірники повинні бути виготовлені із скла, латуні, нержавіючої сталі та аналогічних матеріалів.

Проби та зразки лікарських засобів (ЛЗ) не розфасованих для роздрібної торгівлі (нестерильні субстанції діючих та допоміжних речовин, ЛЗ у пакуванні "ін балк") повинні відбиратися за допомогою стерильного одноразового інструменту або спеціальними пробовідбірниками в умовах, які забезпечують захист товару та відібраної проби від забруднення з боку оточуючого середовища під час та після здійснення відбору. На упаковках відбірних зразків потрібно вказувати серію ЛЗ і супроводжувати її оригіналом або копією етикетки виробника на упаковці.

У разі, коли відбір проб здійснювали крізь прокол або надріз, зроблений в первинній упаковці, місце її локального пошкодження після закінчення відбору потрібно герметично опечатати стерильною захисною латкою.

Здійснювати відбір проб стерильної субстанції дозволено тільки в спеціально обладнаних лабораторіях, що сертифіковані для проведення таких дій Міністерством охорони здоров'я.

Проби та зразки ЛЗ розфасованих для роздрібної торгівлі повинні бути відібрані без порушень цілісності первинних упаковок та з наданням зовнішніх упаковок та інструкцій для застосування відповідного ЛЗ.

При відборі та упаковці проб з метою їх подальшого направлення для проведення лабораторних досліджень (у паперовому пакеті, скляному або пластиковому флаконі та ін.) потрібно переконатися у відсутності будь-яких забруднень обраної упаковки та її здатність забезпечити можливі специфічні умови зберігання зразка даного товару (температура, захист від світла, вологості тощо).

Відбір проб зразків пестицидів та пакування відібраних проб повинні здійснюватися оригіналом або копією етикетки виробника на упаковці.

Кількість проб та зразків ЛЗ та пестицидів визначається виходячи з мінімальної, яка потрібна для визначення їх ідентичності згідно аналітико-нормативної документації та інших фізико-хімічних показників, які потрібні для вирішення питання їх класифікації згідно УКТ ЗЕД.

Потрібні для проведення лабораторних досліджень кількості проб та зразків ЛЗ і пестицидів наведені у таблиці 2.

1.1. Дані методичні рекомендації призначені для взяття проб та зразків м'яса із кусків, блоків і тушок.

1.2. Обсяг партії продукції тваринного походження не повинен перевищувати вантажопідйомність одного залізничного вагона, автомобіля, танкера або цистерни.

2.1. Для взяття проб м'яса застосовують пристрої, що зазначені в таблиці 3.

2.2. Посуд та ножі для взяття проб повинні бути чистими і сухими.

2.3. Переносні посуди із заданого рівня повинні бути щільно закритими кришками, щоб не було доступу сторонніх запахів і вологи. Для взяття проб м'яса пробовідбірники повинні бути виготовлені із нержавіючої сталі чи дюралі.

1.1. Дані методичні рекомендації призначені для взяття проб та зразків риби, морських ссавців, морських безхребетних та продуктів їх переробки із танків суден, залізничних та автомобільних цистерн, контейнерів, бочок, ящиків, бідонів тощо. Вона не розповсюджується на консерви і пресерви, сухі супи, а також на шкіряну, хутряну та технічну сировину з морських ссавців.

2.1. Для взяття проб риби, морських ссавців, морських безхребетних та продуктів їх переробки застосовують пристрої, що зазначені в таблиці 4.

2.2. Посуд та ножі для взяття проб повинні бути чистими і сухими.

2.3. Переносні посуди із заданого рівня повинні бути щільно закритими кришками, щоб не було доступу сторонніх запахів і вологи. Для взяття проб риби, морських ссавців, морських безхребетних та продуктів їх переробки пробовідбірники повинні бути виготовлені із нержавіючої сталі, дюралі чи скла.