З метою подальшого удосконалення організації роботи Головного управління державної служби України та його територіальних органів для покращення функціонування системи управління якістю

1. Наказ Головного управління державної служби України від 13 липня 2006 року N 255 вважати таким, що втратив чинність.

2. Затвердити нову редакцію Порядку підготовки організаційних документів у Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах (далі - Порядок), що додається.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату та територіальних органів Головного управління державної служби України забезпечити приведення відповідних організаційних документів у відповідність до вимог цього Порядку.

4. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату та керівникам територіальних органів Головного управління державної служби України забезпечити неухильне виконання вимог цього Порядку.

5. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю (Яцуба О.І.) ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головного управління державної служби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування, керівників структурних підрозділів центрального апарату Головного управління державної служби України та керівників територіальних органів Головного управління державної служби України.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Цей Порядок визначає правила підготовки організаційних документів у Головдержслужбі України та її територіальних органах.

Порядок розроблено з метою приведення організації діяльності Головного управління державної служби України та її територіальних органів до вимог стандарту ДСТУ ISO 9001:2001.

Організаційні документи є правовою основою діяльності Головдержслужби України та її територіальних органів, містять положення, які ґрунтуються на нормах адміністративного права і є обов'язковими для їх виконання державними службовцями.

Організаційні документи в Головдержслужбі України - це документи, які закріплюють порядок здійснення процедур діяльності, а також регулюють загальний порядок діяльності Головного управління державної служби України та його територіальних органів або порядок їх діяльності щодо виконання повноважень, віднесених до їхньої компетенції.

Порядок розроблено із врахуванням вимог:

1. Національного стандарту України ДТСУ 4163-2003 (Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, затвердженої наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55);

2. Системи управління якістю Головдержслужби України, побудованої відповідно до вимог ДТСУ ISO 9001:2001;

3. Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153;

4. Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 1 вересня 1999 р. N 65 (із доповненнями);

5. Тимчасового регламенту Головного управління державної служби України та його територіальних органів, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 13 березня 2006 року N 72.

Організаційні документи розробляються відповідно до Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів.

Територіальні органи Головдержслужби України забезпечують організацію своєї діяльності відповідно до вимог, визначених розробленими та затвердженими Головдержслужбою України організаційними документами (крім положень про відділи (сектори) та посадових інструкцій).

Організаційні документи в Головдержслужбі України візуються (узгоджуються) першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків), а також юридичним управлінням та управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, керівниками зацікавлених структурних підрозділів.

Організаційні документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження залежно від виду документа.

Залежно від виду організаційні документи можуть затверджуватися наказом Головдержслужби України (наказом територіального органу) або рішенням колегіального органу, безпосередньо Начальником Головдержслужби України (начальником територіального органу), першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України.

Датою організаційного документа є дата його затвердження.

Враховуючи термін дії, організаційні документи відносяться до безстрокових: вони діють до їх відміни або до затвердження нових (виняток складає штатний розпис, який розробляється і затверджується щорічно).

У разі реорганізації Головдержслужби України та її територіальних органів розробляються і затверджуються нові організаційні документи.

Порядок внесення змін або їх перегляду залежить від виду організаційних документів.

Розробку організаційних документів здійснюють структурні підрозділи Головдержслужби України (територіальних органів) у межах своєї компетенції.

У територіальних органах положення про відділи та посадові інструкції візуються юрисконсультами.

До організаційних документів відносяться: положення, інструкції, штатні розписи, регламенти, порядки, правила.

Положення - нормативний акт, який визначає завдання, обов'язки, права, відповідальність і організацію роботи підприємств та установ, (їх структурних підрозділів (відділів, секторів) та територіальних органів), а також визначає порядок здійснення певної процедури.

Положення про територіальний орган розробляється безпосередньо цим органом відповідно до Типового положення про управління державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 липня 2004 року N 842.

Положення про юридичне управління Головдержслужби України розробляється відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995 року N 690 (із змінами та доповненнями) та з урахуванням інших нормативних актів з питань діяльності юридичних служб органів виконавчої влади.

Обов'язковими реквізитами положень є: найменування виду документа, дата документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.

Положення є:

1. Про структурні підрозділи організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України.

2. Положення про відділи та сектори у складі структурного підрозділу організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про організаційний відділ управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України; Положення про сектор кадрової роботи управління організаційно - аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головного управління державної служби України.

3. Положення про колегіальний або дорадчий орган організації (установи і т.д.) Наприклад: Положення про колегію Головного управління державної служби України.

4. Про порядок здійснення певної процедури, наприклад: Положення про відомчі заохочувальні відзнаки Головдержслужби України.

Текст положення про структурний підрозділ (відділ, сектор) включає наступні розділи:

Загальні положення.

Основні завдання.

Функції.

Структура.

Права і обов'язки.

Начальник управління.

Відповідальність.

Взаємодія.

У розділі вказуються повна офіційна назва структурного підрозділу (відділу, сектору), чим керується структурний підрозділ (відділ, сектор) у своїй діяльності, кому підпорядковується, зазначається порядок планування роботи, призначення і звільнення з посади керівника структурного підрозділу (відділу, сектору).

У розділі зазначається перелік основних завдань, що регламентують діяльність структурного підрозділу за організаційно-юридичними ознаками та за змістом діяльності.

У розділі перераховуються функції, які виконує структурний підрозділ (відділ, сектор) (облік, аналіз, створення банку даних, участь у розробленні проектів організаційно-розпорядчих документів, здійснення контролю, створення комісій для перевірки, участь у підготовці та проведенні засідань, сприяє, готує, вносить пропозиції і т.п.) для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності структурного підрозділу (відділу, сектору).

У розділі зазначається структура та штатна чисельність структурного підрозділу (відділу, сектору) Головного управління державної служби України.

У розділі перераховуються права, якими може користуватись структурний підрозділ (відділ, сектор) для здійснення своїх повноважень при виконанні покладених на нього завдань та обов'язків, що передбачають вимоги цих завдань.

У розділі зазначається ким призначається та звільняється з посади начальник управління (відділу, сектору), обов'язки начальника управління (відділу, сектору), а також хто його заступник.

У розділі зазначено види відповідальності, яку будуть нести працівники структурного підрозділу (відділу, сектору) у разі невиконання або неналежного виконання ними своїх обов'язків.

У розділі вказується перелік підрозділів і організацій з якими взаємодіє структурний підрозділ (відділ, сектор) та з яких питань.

Положення про структурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби України розробляються їх керівниками, погоджуються із заступником Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків), юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю, управлінням організаційно-аналітичного забезпечення керівника та кадрової роботи і затверджуються Начальником Головдержслужби України.

У територіальних органах Головдержслужби України положення про відділ розробляється його начальником відповідно до положення про територіальний орган, погоджується із заступником начальника територіального органу, юрисконсультом, затверджується начальником територіального органу.

Обов'язковими реквізитами положення про структурний підрозділ є: найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.

Інструкція - це організаційний документ, в якому визначаються правила, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

Інструкції є:

1. Інструкції, що регулюють організаційні питання діяльності, наприклад: Інструкція з діловодства Головдержслужби України, посадові інструкції та інше

2. Інструкції, що регулюють технічні, фінансові та ін.

сторони діяльності, наприклад: Інструкція з питань охорони праці

Інструкції видаються також для роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).

Текст інструкції починається, як правило, розділом "Загальні положення", в якому вказуються мета її видання, сфера застосування, порядок використання та інші відомості загального характеру.

Інструкція є документом постійної або тривалої дії (до заміни новою).

Текст інструкції носить вказівний характер, тут вживаються формулювання із імперативами "повинен", "слід", "необхідно", "має право", "не дозволяється" і т.д. Заголовок інструкції має чітко окреслювати коло питань, об'єктів чи осіб, на які розповсюджуються її вимоги, наприклад: "Інструкція з діловодства Головдержслужби України", "Посадова інструкція головного спеціаліста".

Текст інструкції подається від третьої особи (наприклад: "Керівники підрозділів систематично аналізують, узагальнюють заяви громадян") або в безособовій формі (наприклад: "Резолюція підписується і формулюється").

Інструкція затверджується наказом Головдержслужби України. При затвердженні інструкції наказом встановлюється початок дії інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, зазначаються відповідальні виконавці.

Посадова інструкція - документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов'язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадова інструкція розробляється керівниками персонально на кожного працівника відділу (сектору) у складі структурного підрозділу (територіального органу) відповідно до положення про них.

У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль державного службовця в діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності.

Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій мають забезпечувати раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного підрозділу.

Як інструмент для оцінки результатів діяльності, посадові інструкції використовуються при атестації фахівців, посадових переміщеннях, формуванні резерву, висуненні на керівні посади, заохоченні.

Посадові інструкції можуть бути типовими і конкретними. Типові посадові інструкції розробляються для однотипних організацій і структурних підрозділів.

При розробці посадових інструкцій необхідно забезпечити єдиний підхід до їх побудови, формулювання змісту розділів, послідовності їх викладу. При цьому вони повинні відображати все коло посадових обов'язків, повноважень і відповідальності працівника, мати чіткі й короткі формулювання, бути гнучкими й динамічними.

Посадові обов'язки керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України визначаються в їх положеннях, а працівників - у посадових інструкціях, що розробляються згідно з вимогами, визначеними у Довіднику типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 1 вересня 1999 р. N 65 (із доповненнями) та відповідно до Положень про відділи (сектори) у складі структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України та територіальних органів.

Посадові інструкції працівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України готуються начальниками відділів (секторів) відповідних структурних підрозділів і затверджуються першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків).

Посадові інструкції працівників відділів (секторів) у складі територіальних органів готуються їх керівниками і затверджуються начальником територіального органу.

Посадові обов'язки начальників територіальних органів визначаються у положеннях про територіальні органи.

Розподіл обов'язків між начальником територіального органу та його заступником затверджується наказом територіального органу. Якщо заступник начальника територіального органу є одночасно керівником структурного підрозділу розподіл обов'язків не готується.

Посадові обов'язки заступників начальників територіальних органів, які одночасно є керівниками структурних підрозділів, та керівників структурних підрозділів визначаються у положеннях про структурні підрозділи.

Посадові обов'язки інших працівників територіальних органів визначаються у посадових інструкціях, підписаних їх безпосередніми керівниками, та затверджуються начальниками територіальних органів.

Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких зберігається у секторі кадрової роботи (оригінал), а другий - у начальників відповідних підрозділів (територіальних органів). Державному службовцю видається під розписку копія посадової інструкції.

Текст посадової інструкції, як правило, складається з наступних розділів: