З метою виконання положень Указу Президента України від 18.09.96 N 841/96 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" та постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон"

1. Затвердити Порядок здійснення організаційних заходів щодо підготовки відрядження за кордон працівників Головного управління державної служби України (далі - Порядок), що додається.

2. Управлінню аналізу політики і стратегії розвитку державної служби для оформлення закордонного відрядження працівників Головдержслужби України забезпечувати підготовку необхідних документів згідно з Порядком, зазначеним у пункті 1 цього наказу.

3. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів, начальників територіальних органів Головдержслужби України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби України з питань стратегії розвитку державної служби.

1.1. Цим Порядком визначається процедура підготовки відрядження за кордон (на підставі угоди, запрошення, ноти тощо) Начальника Головдержслужби України, першого заступника, заступників Начальника Головного управління державної служби України (далі - керівництво Головдержслужби України), керівництва Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школи вищого корпусу державної служби (далі - керівництво підвідомчих організацій), начальників управлінь державної служби Головного управління державної служби України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі - начальники територіальних органів Головдержслужби України), працівників центрального апарату Головного управління державної служби України та її територіальних органів з метою реалізації досягнутих домовленостей, створення сприятливих умов для подальшого міжнародного співробітництва, його планування, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення, ведення обліку та аналізу ефективності діяльності.

1.2. Порядок здійснення закордонних відряджень в Головному управлінні державної служби України здійснюється відповідно до указів Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" N 841/96 (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента від 22.08.2005 N 1188/2005, "Про службові відрядження за кордон посадових осіб органів виконавчої влади" від 28.08.93 N 357/93, "Про дипломатичний та службовий паспорти України" від 26.02.98 N 153/98; постанов Кабінету Міністрів України "Про затвердження Правил оформлення і видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон і проїзного документа дитини, їх тимчасового затримання та вилучення" від 31.03.95 N 231, "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" від 11.12.92 N 698, "Про норми відшкодування витрат відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.99 N 663; наказу Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордоном", наказу Головдержслужби України від 28.12.2004 N 16 "Про затвердження Порядку здійснення організаційних заходів щодо підготовки документів на відрядження за кордон працівників Головдержслужби України" та цього порядку.

1.3. Закордонним відрядженням вважається поїздка до іншої країни для виконання службового доручення Кабінету Міністрів України або Начальника Головдержслужби України.

1.4. З метою дотримання єдиних процедур в зовнішньоекономічній діяльності безпосередньо відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції департаменту модернізації державної служби Головдержслужби України (далі - відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції) забезпечує організацію закордонних відряджень відповідно до зазначених нормативно-правових актів та цього порядку.

1.1. Рішення про відрядження за кордон:

Начальника Головдержслужби України здійснюється за погодженням з Прем'єр-міністром України, а в його відсутність з Першим віце-прем'єр-міністром України;

першого заступника і заступників Начальника Головдержслужби України з Міністром Кабінету Міністрів України, а в його відсутність з першим заступником Міністра Кабінету Міністрів України;

керівників підвідомчих організацій, начальників територіальних органів Головдержслужби України, працівників центрального апарату Головдержслужби та працівників територіальних органів Головдержслужби за погодженням з Начальником Головдержслужби України, а в його відсутність з першим заступником Начальника Головдержслужби України;

після прийняття рішення Начальником Головдержслужби щодо закордонного відрядження працівників Головдержслужби та підвідомчих організацій, керівник структурного підрозділу Головдержслужби, підвідомчої організації в одноденний термін повідомляє відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції департаменту модернізації державної служби і сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи щодо запланованого відрядження, надає йому листи-запрошення, попередню програму відрядження та інші документи щодо відрядження.

2.1. Для отримання дозволу на відрядження керівництва Головдержслужби відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції департаменту модернізації державної служби здійснює наступні заходи:

у десятиденний термін готує та погоджує з Міністерством закордонних справ України технічне завдання на відрядження;

за десять днів до відрядження надсилає лист-звернення до Кабінету Міністрів України разом з пакетом відповідних документів (оригінал погодженого та затвердженого в установленому порядку технічного завдання, копію офіційного запрошення та порядку денного з неофіційним українським перекладом, кошторис витрат, довідку щодо займаних посад та рангу осіб, які направляються у відрядження, інші документи у разі необхідності).

2.2. Для отримання дозволу на відрядження співробітників центрального апарату Головдержслужби відділ проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції департаменту модернізації державної служби готує та подає на затвердження у формі службової записки Начальнику Головдержслужби наступне:

- пропозиції щодо складу української делегації,

- загальну інформацію щодо відрядження, його цілі та завдання, очікувані результати;

- пропозиції щодо додаткових завдань та зустрічей;

- порядок денний заходу;

- пропозиції щодо заходів культурного характеру з урахуванням особливостей країни перебування;

- інформацію щодо фінансування відрядження;

- пропозиції щодо надання відповідних доручень структурним підрозділам та підвідомчим організаціям Головдержслужби підготувати, відповідно до функціональних обов'язків та сфер діяльності, проект наказу про відрядження, інформаційно-аналітичні матеріали, тези та презентації до переговорів та зустрічей.

2.3. Для отримання дозволу на відрядження за кордон начальників та працівників територіальних органів, керівників підвідомчих установ Головдержслужби їм необхідно за 10 днів до відрядження подати відповідний лист-звернення до Головдержслужби разом з попередньо погодженим з відділом проектів міжнародного розвитку та європейської інтеграції Головдержслужби технічним завданням на відрядження, що містить таку інформацію: