Відповідно до пунктів 1, 14 та 18 частини 1 статті 126 Закону України "Про судоустрій України" з метою забезпечення правильного та ефективного використання в роботі працівниками центрального апарату Державної судової адміністрації України, територіальних управлінь державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судів загальної юрисдикції електронної пошти з застосуванням електронного підпису

1. Затвердити Інструкцію про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації, головам місцевих та апеляційних судів загальної юрисдикції:

2.1. організувати вивчення Інструкції та забезпечити виконання її вимог;

2.2. визначити працівників, відповідальних за використання електронної пошти, та передати їх списки засобами електронної пошти на адресу info@court.gov.ua.

3. Управлінню матеріально-технічного та соціального забезпечення (Слоніцький О.Є.):

3.1. здійснювати подальше організаційне та технічне супроводження використання електронної пошти;

3.2. забезпечити встановлення в органах державної судової адміністрації та судах комп'ютерної програми "Поштовий клієнт" згідно з вимогами Інструкції.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації довести зазначений наказ до відома голів місцевих судів загальної юрисдикції, що знаходяться на підвідомчої території.

5. Працівникам, відповідальним за використання електронної пошти, з метою отримання цифрового посвідчення провести реєстрацію власних електронних адрес на сертифікаційному сервері.

6. Управлінню документального забезпечення та контролю за виконанням (Бровко Т.В.) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації, голів апеляційних судів загальної юрисдикції, місцевих господарських та військових судів.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації Богданова Л.В.

1.1. Інструкція про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції України (далі - Інструкція) розроблена відповідно до Закону України "Про судоустрій України" та постанови Кабінету Міністрів України від 16 червня 2003 року N 907 "Про затвердження Державної програми організаційного забезпечення діяльності судів на 2003 - 2005 роки".

1.2. Інструкція встановлює єдиний порядок надання електронних адрес, відправки та отримання електронної пошти, порядок роботи з документами, які отримані засобами електронної пошти, та їх обліку і носить обов'язковий характер під час використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації (далі - органи державної судової адміністрації) та місцевих і апеляційних судах (далі - суди).

1.3. Керівники органів державної судової адміністрації та судів повинні:

- ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з вимогами Інструкції;

- здійснювати контроль за додержанням вимог Інструкції щодо відправки та отримання електронної пошти, порядок роботи з документами, отриманими електронною поштою, та їх обліку.

1.4. Організація роботи з електронною поштою в органах державної судової адміністрації та судах покладається на відповідальних працівників, згідно відповідних наказів (розпоряджень) керівників органів державної судової адміністрації та судів (призначається не менше двох відповідальних працівників), з наданням електронних адрес. Копія наказу (розпорядження) протягом одного робочого дня направляється електронною поштою на адресу info@court.gov.ua.

1.5. Працівники, відповідальні за роботу з електронною поштою:

- забезпечують контроль за нормальним функціонуванням електронної пошти;

- здійснюють відправку, отримання, реєстрацію та друк електронних листів;

- відповідають за економне використання часу доступу до вузла провайдера послуг електронної пошти;

- інформують керівника відповідного органу державної судової адміністрації або суду про роботу електронної пошти, проблеми, що виникають в роботі, та шляхи їх усунення;

- надають консультації та проводять навчання працівників органу державної судової адміністрації або суду з питань роботі електронної пошти;

- робота з електронною поштою в органах державної судової адміністрації та судів здійснюється тільки за допомогою програми "Поштовий клієнт" версії "2.0.2.98" та вище.

2.1. Надання електронних адрес працівникам здійснюється згідно наказів керівників органів державної судової адміністрації та судів.

2.2. Після надання електронних адрес працівники, відповідальні за роботу з електронною поштою, проводять інсталяцію поштового клієнта з настройкою на нову електронну адресу.

2.3. За допомогою режиму "Сервіс - Параметри - Безпека - Отримати нове" необхідно зареєструвати нову електронну адресу на сертифікаційному сервері для надання електронного підпису.

2.4. Після реєстрації нових електронних адрес, зміни або анулювання старих адрес працівники, відповідальні за роботу з електронною поштою, протягом двох робочих днів надсилають відповідне повідомлення на електронну адресу info@court.gov.ua для внесення в єдиний реєстр електронних адрес органів державної судової адміністрації та судів.

2.5. Поновлений реєстр електронних адрес органів державної судової адміністрації та судів розсилається щотижня.

2.6. Для зручності роботи в режимі відправки електронної пошти можна створювати групи електронних адрес.

3.1. Відправка офіційних листів електронною поштою здійснюється тільки після реєстрації документів на паперових носіях відповідно в органах державної судової адміністрації або судах та запису вхідного реєстраційного номера і дати документа в комп'ютерному файлі відповідного документа.

3.2. Відправка електронною поштою здійснюється працівниками, відповідальними за роботу з електронною поштою, за замовленням відправників або самостійно відправниками з власних комп'ютеризованих робочих місць із доступом до електронної пошти.

3.3. Відправка листів здійснюється тільки з електронних адрес, зареєстрованих на сертифікаційному сервері.

3.4. Відправка листів електронною поштою здійснюється тільки після їх перевірки на наявність комп'ютерних вірусів. Забороняється відправка електронних листів, які містять комп'ютерні віруси.

3.5. Реєстрація відправлених листів проводиться у Реєстрі вихідної електронної пошти (додаток 1).

3.6. Працівники органів державної судової адміністрації та судів зобов'язані щодня друкувати реєстри вихідної інформації, що відправляються ними, за допомогою режиму "Сервіс - Друк реєстру".

3.7. Всі відправлення електронною поштою здійснюються в кодовій таблиці "KOI8-U (Українська)", а для приєднання файлів використовується кодування тексту "По модулю 64".

3.8. При формуванні електронного листа в рядку "Кому" вказується одна або декілька електронних адрес. Якщо в режимі відправки електронною поштою часто використовуються декілька однакових електронних адрес для зручності можна вказувати відповідну групу адрес, яку створюють працівники, відповідальні за роботу електронної пошти в органах державної судової адміністрації та судах.