З метою підвищення ефективності роботи з документами в органах ведення Державного реєстру виборців, враховуючи лист Державної архівної служби України від 3 квітня 2017 року № 01.2/1026 стосовно порядку роботи з наказами керівника органу ведення Державного реєстру виборців, керуючись статтями 11 - 13, пунктом 8 статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" , Центральна виборча комісія

1. Внести до Порядку і форм обліку дій щодо зміни бази даних Державного реєстру виборців, установлених постановою Центральної виборчої комісії від 3 квітня 2009 року № 19 (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 15 жовтня 2009 року № 155), такі зміни:

пункт 2.1 доповнити словами "з фіксацією дати та часу виконання";

пункти 3.1, 3.2 викласти в такій редакції:

"3.1. Персоніфікований облік дій щодо зміни бази даних Реєстру здійснюється шляхом фіксації даних про уповноваженого працівника органу ведення - виконавця наказу.

3.2. Після автоматизованого виконання наказу керівника органу ведення про виконання дій щодо ведення Реєстру на наказі, створеному в паперовій формі, проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ керівника органу ведення створено в електронній формі, відповідний реквізит створюється окремо від наказу";

пункт 3.3 виключити.

2. Внести до постанови Центральної виборчої комісії від 20 січня 2011 року № 13 "Про Порядок організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців" (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 9 березня 2016 року № 68) такі зміни:

1) пункт 2 постанови викласти в такій редакції:

"2. Встановити форму журналу реєстрації подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 2)";

2) у Порядку організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців, затвердженому зазначеною постановою:

у пункті 2.4 слово "письмового" виключити;

пункт 2.8 викласти в такій редакції:

"2.8. Наказ може створюватися в паперовій або електронній формі.

Накази в паперовій формі оформлюються на бланках, примірні зразки яких затверджено постановою Центральної виборчої комісії від 18 листопада 2010 року № 527, та повинні містити обов’язкові для цього виду документа реквізити.

Наказ в електронній формі оформлюється з дотриманням вимог, установлених до створення електронних документів. Завершується створення наказу накладанням на нього електронного цифрового підпису керівника органу ведення.

Електронний цифровий підпис в органі ведення застосовується відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" та з дотриманням Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452";

пункт 2.9 викласти в такій редакції:

"2.9. Для реєстрації наказів, створених у паперовій формі, ведеться журнал згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення. Накази підлягають обліку в АІТС Реєстру. Для наказів, створених в електронній формі, застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація";

пункт 2.10 доповнити новим абзацом такого змісту:

"На виконаних наказах керівником органу ведення проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ створено в електронній формі, реквізит "Позначка про виконання документа, направлення його до справи" створюється окремо від електронного документа та оформлюється з використанням електронного цифрового підпису";

у пункті 2.16:

слова "систематизуються та формуються у відповідні справи і зберігаються органом ведення згідно із цим Порядком та Примірною номенклатурою справ, затвердженою центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства" замінити словами "групуються у справи та зберігаються в органі ведення згідно з номенклатурою справ";