З метою забезпечення дотримання органами ведення Державного реєстру виборців вимог Закону України "Про Державний реєстр виборців" при веденні Державного реєстру виборців, відповідно до статей 3, 5 - 9, 14, 16 - 20-1, 22, 23, частини сьомої статті 24, статті 32 зазначеного Закону, керуючись статтями 11 - 13, пунктом 8 статті 17, частиною другою статті 27 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців (додаток 1).

2. Встановити форму журналу реєстрації подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 2).

3. Визнати такими, що втратили чинність, постанову Центральної виборчої комісії від 3 квітня 2009 року № 18 "Про Порядок організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців", пункт 2 постанови Центральної виборчої комісії від 15 жовтня 2009 року № 155 ("Про внесення змін до деяких постанов Центральної виборчої комісії щодо Державного реєстру виборців".

4. Цю постанову надіслати Міністерству закордонних справ України, регіональним органам адміністрування Державного реєстру виборців для доведення до відома відповідних органів ведення Державного реєстру виборців та контролю за її виконанням, а також Державній архівній службі України.

1.1. Цей Порядок відповідно до Закону України "Про Державний реєстр виборців" (далі - Закон) регулює питання здійснення організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців (далі - Реєстр).

1.2. Організаційно-правова підготовка і виконання дій щодо ведення Реєстру здійснюються працівниками органів ведення Державного реєстру виборців (далі - органи ведення) на підставах та у спосіб, встановлених Законом, а також рішеннями Центральної виборчої комісії, прийнятими відповідно до Закону, з використанням візуального та автоматизованого контролю за повнотою і коректністю персональних даних Реєстру.

1.3. Організаційно-правова підготовка здійснюється з метою забезпечення дотримання органами ведення вимог Закону при веденні Реєстру, а також внесення до Реєстру достовірних відомостей про виборців та виконання дій щодо ведення Реєстру лише на підставах, установлених Законом .

2.1. Діями щодо ведення Реєстру є виконання працівниками органів ведення, які мають доступ до бази даних Реєстру, в режимі записування засобами програмного забезпечення автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи "Державний реєстр виборців" (далі - АІТС Реєстру) таких операцій:

внесення до бази даних Реєстру нового запису;

внесення змін до персональних даних Реєстру;

знищення запису бази даних Реєстру.

2.2. Організаційно-правова підготовка до виконання дій щодо ведення Реєстру включає:

прийняття органом ведення документів (їх копій), які є підставою для видання наказу про виконання дій щодо ведення Реєстру (в тому числі перевірка правильності і повноти їх оформлення, а також їх облік);

візуальний та автоматизований контроль за повнотою і коректністю отриманих відомостей про виборця;

перевірку персональних даних виборця шляхом звернення до відповідних органів, закладів, установ, зазначених у статті 22 Закону, та/або безпосередньо до виборця;

видання наказів про внесення запису про виборця до бази даних Реєстру, внесення змін до персональних даних виборців у Реєстрі, знищення запису та облік таких наказів;

звернення за допомогою засобів АІТС Реєстру до органу ведення за виборчою адресою виборця про необхідність внесення змін до його персональних даних.

2.3. Організаційно-правова підготовка до виконання дій щодо ведення Реєстру здійснюється з використанням програмних засобів та функцій відповідних підсистем АІТС Реєстру.

2.4. Дії щодо ведення Реєстру здійснюються виключно на виконання наказу керівника органу ведення.

2.5. Наказ про виконання дій щодо ведення Реєстру (далі - наказ) - це акт розпорядчого характеру, яким встановлюється завдання стосовно виконання дій щодо ведення Реєстру, визначаються зміст цих дій та їх виконавці, а також записи про виборця (виборців), які підлягають внесенню до бази даних Реєстру або знищенню, зміни персональних даних виборця, що підлягають внесенню до бази даних Реєстру.

2.6. Накази видаються на підставі поданих у встановленому порядку до органу ведення документів, звернень, переданих засобами АІТС Реєстру органом ведення, до якого подано в установленому порядку документи, а також у зв'язку із закінченням встановленого Законом строку збереження запису про виборця, який помер або громадянство якого припинено.

Документами, які є підставою для видання наказу, є:

подані до органу ведення в порядку, встановленому статтями 19 та 20 Закону, документи, що підтверджують набуття особою права голосу, зміни у персональних даних виборця, включеного до бази даних Реєстру;

подання з відомостями про виборців (осіб), які подаються в порядку періодичного поновлення персональних даних Реєстру, в тому числі для складання списків виборців;

відомості про найменування нових та перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів, кутків тощо), присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків у відповідному населеному пункті, подані сільським, селищним, міським головою або іншою посадовою особою, яка відповідно до закону здійснює його повноваження;

рішення про зміни в адміністративно-територіальному устрої, які набрали чинності;

подані до органу ведення в порядку, встановленому статтею 20-1, документи стосовно померлої особи;

подані до органу ведення в порядку уточнення персональних даних Реєстру документи, що підтверджують наявність в особи права голосу, зміни у персональних даних виборця, включеного до бази даних Реєстру;

судові рішення, що набрали законної сили.

2.7. Проект наказу формується програмними засобами АІТС Реєстру.

2.8. Наказ може створюватися в паперовій або електронній формі.

Накази в паперовій формі оформлюються на бланках, примірні зразки яких затверджено постановою Центральної виборчої комісії від 18 листопада 2010 року № 527, та повинні містити обов’язкові для цього виду документа реквізити.

Наказ в електронній формі оформлюється з дотриманням вимог, установлених до створення електронних документів. Завершується створення наказу накладанням на нього кваліфікованого електронного підпису керівника органу ведення.

Кваліфікований електронний підпис в органі ведення застосовується відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги" та з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.

2.9. Для реєстрації наказів, створених у паперовій формі, ведеться журнал згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення. Накази підлягають обліку в АІТС Реєстру. Для наказів, створених в електронній формі, застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація.

2.10. Приймання документів, які є підставою для видання наказу, видання та облік наказів, а також систематизація і їх зберігання здійснюються з дотриманням вимог інструкції з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, та цього Порядку.

На виконаних наказах керівником органу ведення проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ створено в електронній формі, реквізит "Позначка про виконання документа, направлення його до справи" створюється окремо від електронного документа та оформлюється з використанням кваліфікованого електронного підпису.

2.11. Візуальний та автоматизований контроль за повнотою і коректністю відомостей про виборця, що надійшли до органу ведення, здійснюється відповідно до Порядку здійснення органами ведення Державного реєстру виборців візуального та автоматизованого контролю за повнотою і коректністю персональних даних Державного реєстру виборців, встановленого постановою Центральної виборчої комісії від 11 березня 2009 року № 14.

2.12. Виборча адреса виборця визначається відповідно до статті 8 Закону .

2.13. Органам ведення забороняється збирати, вносити до Реєстру та зберігати в базі даних Реєстру відомості (персональні дані виборців), не передбачені Законом .

2.14. Строки розгляду звернень виборців (осіб) до органів ведення визначаються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" та рішень Центральної виборчої комісії.

Звернення, подані до органу ведення під час виборчого процесу чи процесу референдуму, розглядаються цим органом у строки, що дозволяють забезпечити дотримання вимог статей 27, 28 Закону .

2.15. Передбачені статтею 22 Закону відомості про виборців (осіб) опрацьовуються органом ведення до закінчення місяця, в якому вони були подані.

Відомості про виборців (осіб), подані органами, закладами, установами під час виборчого процесу чи процесу референдуму для складання попередніх та уточнених списків виборців, опрацьовуються органом ведення з урахуванням строків, встановлених для складання списків виборців.

2.16. Опрацьовані звернення виборців (осіб) щодо включення до Реєстру та стосовно зміни персональних даних виборців у Реєстрі разом з доданими до них документами (їх копіями), матеріали перевірки, подання з відомостями про виборців (осіб), виконані постанови Центральної виборчої комісії, накази групуються у справи та зберігаються в органі ведення згідно з номенклатурою справ.

У разі якщо в органі ведення здійснюється робота з електронними документами, в інструкції з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, визначаються особливості роботи з ними з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів АІТС Реєстру, а саме:

проекти електронних документів органу ведення формуються програмними засобами АІТС Реєстру;

електронні документи тимчасового строку зберігання з часу їх створення і до знищення зберігаються в АІТС Реєстру;

знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання здійснюється в установленому порядку працівником органу ведення, до обов’язків якого віднесено таку функцію.

2.17. Керівник органу ведення здійснює контроль за дотриманням працівниками органу ведення вимог цього Порядку.

3.1. Заява щодо включення до Реєстру особи, яка проживає на території України, та особи, яка проживає чи перебуває за межами України, подається відповідно до органу ведення, закордонної дипломатичної установи України за формами, встановленими постановою Центральної виборчої комісії від 2 червня 2020 року № 96.

Така заява може бути подана до органу ведення особисто або через уповноважену особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Також заява може бути надіслана особою в електронній формі за підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги", з використанням мережі "Інтернет" у порядку, встановленому Центральною виборчою комісією.

3.2. Працівник органу ведення (закордонної дипломатичної установи України - при зверненні особи, яка проживає або перебуває за межами України) під час приймання заяви особи щодо включення до Реєстру перевіряє зазначені в ній відомості щодо їх повноти та відповідності даним пред'явленого документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство.

Для виборця, який проживає на території України, документом, що посвідчує особу та підтверджує громадянство, є паспорт громадянина України або тимчасове посвідчення громадянина України (якщо особа нещодавно набула громадянства України), а для виборця, який проживає чи перебуває за межами України, - паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт, службовий паспорт або тимчасове посвідчення громадянина України (якщо особа недавно набула громадянства України).

До заяви додається копія документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство, а при зазначенні у заяві відомостей про постійну нездатність особи пересуватися самостійно - також документ, що підтверджує відповідний факт.

У разі подання заяви уповноваженою особою нею пред’являється документ, що посвідчує особу, а також довіреність, видана виборцем і посвідчена в установленому законодавством порядку.

Відомості, що вказуються в заяві, надісланій в електронній формі, перевіряються засобами АІТС Реєстру стосовно їх повноти та відповідності ідентифікаційним даним виборця, що містяться у кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, на якому базується кваліфікований електронний підпис.

3.3. Працівник органу ведення (закордонної дипломатичної установи України), який прийняв заяву, перевіряє, чи є особа, яка звернулася із заявою, виборцем (з'ясовується належність до громадянства України, досягнення вісімнадцятирічного віку).

3.4. Відповідна закордонна дипломатична установа України невідкладно передає заяву щодо включення особи до Реєстру до органу ведення в Міністерстві закордонних справ України.

3.5. Подана в паперовій формі заява щодо включення до Реєстру в день її надходження до органу ведення реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, та обліковується програмними засобами АІТС Реєстру.

3.6. Якщо із заявою щодо включення до Реєстру звернулася особа, яка є виборцем, орган ведення перевіряє у порядку здійснення візуального та автоматизованого контролю за повнотою і коректністю персональних даних Реєстру, чи включений цей виборець до Реєстру.

Така перевірка здійснюється по всьому масиву бази даних Реєстру.

Якщо виборець уже включений до Реєстру, орган ведення вручає або надсилає йому повідомлення про його включення до Реєстру за формою, встановленою постановою Центральної виборчої комісії від 2 червня 2020 року № 96.

3.7. Якщо виборець не включений до Реєстру орган ведення, в разі необхідності, звертається до відповідних органів, закладів, установ із запитом щодо перевірки чи уточнення зазначених у заяві відомостей, які необхідні для внесення запису до Реєстру.

3.8. За результатами розгляду заяви особи щодо включення до Реєстру та на підставі поданих документів і матеріалів перевірки (за наявності) керівник органу ведення невідкладно приймає одне з двох рішень:

про видання наказу щодо внесення запису до бази даних Реєстру;

про відмову в задоволенні заяви (на підставах і у спосіб, визначених частинами дев'ятою та десятою статті 19 Закону) .

Перед виданням наказу про внесення запису до бази даних Реєстру орган ведення може звернутися до виборця стосовно перевірки чи уточнення відомостей щодо нього.

4.1. Заява про внесення змін до персональних даних виборця у Реєстрі подається виборцем до органу ведення за своєю виборчою адресою (у разі проживання або перебування виборця за межами України - до закордонної дипломатичної установи України).