З метою запровадження безпаперових процедур підготовки та погодження проектів наказів Головдержслужби

1. Затвердити Тимчасовий порядок підготовки та погодження проектів наказів Головдержслужби з використанням системи електронного документообігу Головдержслужби України (додається).

2. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби, керівників структурних підрозділів Головдержслужби України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби України з питань стратегії розвитку державної служби.

1.1. Цим Тимчасовим порядком визначається порядок безпаперових процедур підготовки та погодження проектів наказів у Головдержслужбі України.

1.2. Загальні питання щодо застосування електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) у центральному апараті Головдержслужби України визначаються наказом Головдержслужби України від 02.03.2009 року N 59.

1.3. Загальний порядок роботи користувача із системою електронного документообігу Головдержслужби України (далі - СЕД Головдержслужби) визначається наказом Головдержслужби України від 02.03.2009 року N 60.

1.4. Сфера застосування цього Тимчасового порядку не розповсюджується на накази:

- що підлягають державній реєстрації;

- з питань кадрової роботи;

- про преміювання або про накладання дисциплінарних стягнень;

- що містять інформацію або визначають принципи роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом відповідно до законів України "Про інформацію" та "Про державну таємницю".

1.5. Проекти наказів Головдержслужби (далі - проекти) готуються на основі Конституції і законів України, указів Президента України, постанов Верховної ради України, рішень Кабінету Міністрів України та за ініціативою Головдержслужби України.

1.6. Форма підготовленого проекту повинна відповідати вимогам діючих нормативно-правових актів, якими встановлюються правила його оформлення.

2.1. Головним розробником проекту є управління (департамент), що здійснює його підготовку.

2.2. Підготовку (опрацювання) проекту здійснює управління (департамент), до компетенції якого віднесено питання, що врегульовується відповідним проектом.

Якщо питання, що врегульовується проектом, належить до компетенції кількох структурних підрозділів, головним розробником визначається управління (департамент) компетенція якого у відповідному питанні є домінуючою.

Інші структурні підрозділи, що відповідно до компетенції беруть участь у розробленні та погодженні проекту, є заінтересованими структурними підрозділами.

2.3. Головний розробник самостійно визначає перелік заінтересованих структурних підрозділів, виходячи із змісту основних положень проекту.

За дорученням Начальника Головдержслужби, до підготовки (опрацювання) та погодження проекту можуть залучатись як структурні підрозділи, що не входять до переліку заінтересованих структурних підрозділів, визначених головним розробником, так і окремі працівники.

2.4. Головний розробник є відповідальним за підготовку та погодження проекту у Головдержслужбі України.

3.1. Головний розробник спрямовує і координує роботу заінтересованих структурних підрозділів з підготовки проекту, вживає вичерпних заходів для врегулювання розбіжностей та проводить узгоджувальні процедури (консультації та погоджувальні наради).

3.2. Підготовка (опрацювання) проектів здійснюється у електронному вигляді. Проекти та усі супровідні матеріали до них готуються у MS Word (формат файлу RTF, шрифт Times New Roman чотирнадцятого розміру).

Роздрукований текст проекту має відповідати вимогам ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

3.3. Головний розробник:

- готує вихідний текст проекту у електронному вигляді;

- готує, у разі необхідності, супровідні матеріали до проектів у електронному вигляді;

- вводить підготовлений проект та, у разі необхідності, супровідні матеріали до нього у СЕД Головдержслужби;

- супроводжує процедуру погодження, узагальнює надані заінтересованими структурними підрозділами пропозиції;

- направляє проект до юридичного управління для проведення юридичної експертизи на предмет відповідності Конституції і законодавству України;

- направляє погоджений проект до Служби керівника.

3.4. У випадку підготовки проекту про внесення змін до наказу Головдержслужби головний розробник, разом із проектом про внесення змін, готує проект нової редакції відповідного наказу, яка вводиться у СЕД Головдержслужби разом із проектом відповідних змін.

3.5. У разі необхідності заступник Начальника Головдержслужби, який є куратором головного розробника (далі - куратор), за поданням останнього, проводить робочі консультації з керівниками заінтересованих структурних підрозділів з питань підготовки (погодження) відповідного проекту.

3.6. Проект вважається підготовленим для погодження лише після його введення у СЕД Головдержслужби.

3.7. При введенні проектів у СЕД Головдержслужби слід використовувати наступні найменування для файлів проектів:

"Наказ про..." або "Зміни до наказу від... N ..." - для текстів проектів;

"Нова редакція наказу" - для текстів наказів, до яких вносяться зміни;

"Д1_Порядок (загальний порядок, положення, інструкція тощо)" - для додатків до проектів.

4.1. Погодження проекту полягає у його погодженні з усіма заінтересованими структурними підрозділами та їх кураторами.

Юридичне управління не відноситься до заінтересованих структурних підрозділів.

4.2. Погодження проекту здійснюється у електронному вигляді з використанням СЕД Головдержслужби та на базі використання особистих ЕЦП керівників заінтересованих структурних підрозділів.

Якщо термін, встановлений для погодження проекту, є меншим за три дні, то погодження такого проекту дозволяється здійснювати у паперовому вигляді.

4.3. Головний розробник, з метою погодження проекту, направляє його через СЕД Головдержслужби до заінтересованих структурних підрозділів.

4.4. Головний розробник самостійно визначає та вносить до СЕД Головдержслужби термін погодження проекту, виходячи з наступних вимог.

Погодження проекту повинно бути завершено не пізніше ніж за два дні до визначеного терміну його внесення на розгляд Начальнику Головдержслужби.

У всіх інших випадках, термін для процедури погодження проекту визначається як 5 робочих днів з дня направлення його на погодження.

4.5. Головний розробник направляє на погодження проект завізований особистими ЕЦП керівника структурного підрозділу - головного розробника. Це означає, що не завізований належним чином проект не підлягає подальшому його розгляду.

4.6. Процедура погодження через СЕД Головдержслужби здійснюється паралельно, тобто проект може одночасно опрацьовуватись та погоджуватись усіма заінтересованими структурними підрозділами.