Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2. розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, пункту 8 Положення про Міністерство освіти і науки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 жовтня 2014 року № 630, з метою забезпечення дотримання вимог до обробки та захисту персональних даних у Міністерстві освіти і науки України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство освіти і науки України, що додається.

2. Департаменту правового забезпечення (Рудик І.) в установленому законодавством порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство освіти і науки України, під час їх обробки в інформаційних системах МОН.

2. Терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених в Законах України "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних".

5. Персональні дані в інформаційних системах МОН обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою програмних засобів та у паперовій формі (зберігання звернень, запитів на доступ до публічної інформації, які надійшли в паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників МОН).

6. Володільцем персональних даних є МОН.

7. Цей Порядок є обов’язковим до виконання для державних службовців та інших працівників апарату МОН, яким надано доступ до інформації, що містить персональні дані, у межах виконання ними своїх повноважень.

8. Організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних кожної категорії суб’єктів персональних даних, обробку яких здійснює МОН, забезпечує відповідальна особа з питань захисту персональних даних (далі - відповідальна особа), яка визначається наказом МОН.

9. Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону України "Про захист персональних даних".

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є МОН, здійснюється з метою:

1) забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, управління персоналом, військового та податкового обліків;

2) забезпечення права особи на доступ до електронних публічних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, отримання інформації з інформаційних систем, яка необхідна для надання послуг;

3) ведення діловодства з питань управління персоналом, адміністративно-правових відносин, ведення бухгалтерського обліку та звітності та/або підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції МОН;

4) забезпечення реалізації вимог законодавства в сфері оплати праці щодо виплати заробітної плати працівникам МОН через установи банків; щодо матеріальної відповідальності працівників за шкоду, заподіяну МОН внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків; щодо відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями працівників; щодо відомостей про оплату праці працівника;

5) забезпечення реалізації вимог пенсійного законодавства щодо отримання інформації про заробітну плату за попередні періоди та пенсії з особових рахунків;

6) забезпечення реалізації вимог податкового законодавства щодо подання податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску;

7) нагородження державними нагородами України та відзначення державними та відомчими заохочувальними відзнаками працівників МОН, а також працівників підприємств, установ та організацій, що належить до сфери управління МОН;

8) забезпечення реалізації програм, проєктів та проведення заходів у сферах освіти і науки;

9) надання фінансової підтримки для реалізації програм (проєктів, заходів), розроблених інститутами громадянського суспільства;

10) оформлення візової підтримки, сприяння при виїзді за кордон та в’їзді в Україну;

11) забезпечення реалізації вимог бюджетного законодавства та законодавства у сфері господарської діяльності;

12) розгляду та прийняття рішень щодо затвердження / скасування рішень спеціалізованих вчених рад про присудження наукових ступенів та видачі/відмови у видачі дипломів про наукові ступені, щодо затвердження/скасування рішень вчених рад про присвоєння вчених звань та видачі/відмови у видачі атестатів про вчені звання;

13) визнання в Україні документів про наукові ступені (кваліфікаційних документів), які видані громадянам України та іноземцям органами атестації інших держав;

14) державного визнання документів про вищу духовну освіту, наукові ступені та вчені звання, виданих закладами вищої духовної освіти;

15) здійснення організаційного забезпечення оновлення складу Наукового комітету Національної ради України з питань розвитку науки і технологій та Наукової ради Національного фонду досліджень України;

16) забезпечення призначення на посади та звільнення з посад голови та виконавчого директора Національного фонду досліджень України;

17) здійснення щорічних моніторингів і оцінювання наукової, науково-технічної та інноваційної діяльності відповідно до нормативно-правових актів, а також опитувань суб’єктів науково-технічної та інноваційної екосистеми;

18) забезпечення проведення конкурсного відбору наукових, науково-технічних робіт і проєктів, які фінансуються за рахунок зовнішнього інструменту допомоги Європейського Союзу для виконання зобов’язань України у Рамковій програмі Європейського Союзу з наукових досліджень та інновацій "Горизонт 2020";

19) забезпечення призначення та виплати державних стипендій видатним діячам освіти і науки;

20) забезпечення проведення державної акредитації фізичних та юридичних осіб на право проведення наукової та науково-технічної експертизи відповідно до Порядку проведення державної акредитації фізичних та юридичних осіб на право проведення наукової та науково-технічної експертизи, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 12 січня 2004 року № 12, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 січня 2004 року за № 110/8709;

21) забезпечення виплат надавачам послуг з проведення наукової експертизи дисертаційних досліджень (дисертацій);

22) забезпечення призначення та виплати державних іменних стипендій найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні відповідно до Положення про державні іменні стипендії найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 листопада 2018 року № 1017;

23) забезпечення призначення та виплати стипендії Президента України переможцям Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика відповідно до Положення про стипендії Президента України переможцям Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика, затвердженого Указом Президента України від 03 жовтня 2008 року № 899/2008;

24) забезпечення призначення та виплати стипендій Президента України переможцям Міжнародного мовно-літературного конкурсу учнівської та студентської молоді імені Тараса Шевченка відповідно до Положення про стипендії Президента України переможцям Міжнародного мовно-літературного конкурсу учнівської та студентської молоді імені Тараса Шевченка, затвердженого Указом Президента України від 01 вересня 2011 року № 884/2011;

25) забезпечення виплат за міжнародними проєктами, учасником яких є МОН;

26) забезпечення проведення конкурсного відбору проєктів фундаментальних наукових досліджень, прикладних наукових досліджень та науково-технічних (експериментальних) розробок молодих вчених, які працюють (навчаються) у закладах вищої освіти та наукових установах, що належать до сфери управління МОН;

27) забезпечення проведення конкурсного відбору фундаментальних наукових досліджень, прикладних наукових досліджень, науково-технічних (експериментальних) розробок, виконавцями яких є заклади вищої освіти та наукові установи, що належать до сфери управління МОН;

28) забезпечення проведення конкурсного відбору проєктів прикладних досліджень з розроблення наукових засад державної політики у сферах освіти і науки, інноваційної діяльності в зазначених сферах, виконавцями яких є наукові установи, що належать до сфери управління МОН;

29) забезпечення проведення конкурсного відбору претендентів на призначення стипендії Кабінету Міністрів України для молодих вчених, які працюють (навчаються) у закладах вищої освіти та наукових установах, що належать до сфери управління МОН;

30) забезпечення проведення конкурсного відбору претендентів на здобуття Премії Верховної Ради України молодим ученим, іменних стипендій Верховної Ради України для молодих учених - докторів наук;

31) необхідність здійснення організаційного забезпечення оновлення персональних складів стипендіальних комісій, рад проректорів з наукової роботи та керівників наукових установ, що належать до сфери управління МОН;

32) забезпечення проведення щорічного конкурсного відбору науково-технічних (експериментальних) розробок за державним замовленням;

33) укладення договорів за державним замовленням;

34) забезпечення проведення щорічного конкурсу на здобуття Премії Кабінету Міністрів України за розроблення і впровадження інноваційних технологій та її виплати;

35) перегляду та перевірки документів про освіту у ЄДЕБО;

36) перегляду та опрацювання звернень закладів освіти у ЄДЕБО;

37) підготовки довіреностей та відповідних актів приймання-передачі;

38) подання звітності, передбаченої законодавством;

39) забезпечення призначення та виплати стипендії Кабінету Міністрів України за видатні заслуги у сфері вищої освіти;

40) забезпечення проведення конкурсу щодо обрання членів Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти;

41) забезпечення проведення конкурсного відбору Науково-методичної ради та науково-методичних комісій Міністерства освіти і науки України;

42) забезпечення проведення відбору щодо обрання членів Громадської ради при МОН.

2. МОН здійснює обробку персональних даних на підставах визначених статтею 11 Закону України "Про захист персональних даних".

Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають МОН послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних.

1. МОН здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:

1) працівників МОН;

2) кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється МОН;

3) кандидатів на призначення державних стипендій Президента України, Кабінету Міністрів України;

4) працівників сфер освіти і науки, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України та відомчими заохочувальними відзнаками МОН;

5) осіб, які звертаються до МОН в порядку, визначеному законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації" та "Про безоплатну правову допомогу";

6) користувачів інформації в інформаційно-комунікаційних системах, держателем яких є МОН;

7) учасників проєктів та заходів, залучення яких здійснюється за рахунок бюджетних коштів відповідних рівнів бюджету, передбаченого законодавством;

8) керівників інститутів громадянського суспільства, керівників проєктів, осіб, залучених до реалізації програм (проєктів, заходів);

9) працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОН;

10) кандидатів на заміщення членів Наукового комітету Національної ради України з питань розвитку науки і технологій та Наукової ради Національного фонду досліджень України;

11) кандидатів на посади голови та виконавчого директора Національного фонду досліджень України;

12) керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступники та особи, уповноважені на заповнення звітних форм;

13) заявників на участь у конкурсному відборі наукових, науково-технічних робіт та проєктів, які фінансуються за рахунок зовнішнього інструменту допомоги Європейського Союзу (представники закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств), експертів (представники закладів вищої освіти та наукових установ);

14) кандидатів на здобуття державних стипендій видатним діячам науки та державних іменних стипендій найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні;

15) заявників (фізичні особи) на отримання свідоцтва на право проведення наукової та науково-технічної експертизи;

16) заявників (представники закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств, що належать до сфери управління МОН), кандидатів на отримання стипендії Кабінету Міністрів України, іменних стипендій Верховної Ради України та премії Верховної Ради України;

17) керівників учасника конкурсного відбору науково-технічних (експериментальних) розробок за державним замовленням, наукових керівників науково-технiчної (експериментальної) розробки та її авторів, які підписують конкурсну заявку;

18) керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників, головних бухгалтерів, керівників планових підрозділів виконавців договорів, які уповноважені на підписання договорів, додаткових угод до договорів та звітних документів за відповідний етап виконання робіт за договором;

19) керівників (їх заступників) органів виконавчої влади, Національної академії наук України, національних галузевих академій наук, підприємств, установ, організацій, уповноважених на підписання документів на участь у конкурсному відборі робіт на здобуття премії Кабінету Міністрів України за розроблення і впровадження інноваційних технологій, представників авторських колективів;

20) фізичних осіб - здобувачів наукових ступенів та вчених звань, їх опонентів (офіційних опонентів), членів спеціалізованих вчених рад, наукових консультантів (наукових керівників);

21) працівників підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МОН;

22) фізичних осіб (одержувачі виплат через апарат МОН);

23) фізичних осіб - підприємці;

24) кандидатів до складу Громадської ради при МОН та членів Громадської ради;

25) кандидатів на здобуття стипендії Кабінету Міністрів України за видатні заслуги у сфері вищої освіти;

26) заявників на участь у конкурсі щодо обрання членів Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти;

27) заявників на участь у конкурсному відборі щодо обрання членів Науково-методичної ради та науково-методичних комісій Міністерства освіти і науки України;

28) фізичних осіб (здобувачів освіти).

2. Склад персональних даних, які обробляються МОН, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

3. МОН опрацьовуються такі персональні дані:

1) працівників МОН:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

військово-облікові дані;

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством;

2) кандидатів на зайняття вакантних посад МОН:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

військово-облікові дані;

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

3) осіб, які звертаються в порядку, визначеному законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації" та "Про безоплатну правову допомогу":

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

інформація про місце роботи;

наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення;

відомості про засоби зв’язку;

інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе.

4) кандидатів на призначення державних стипендій Президента України, Кабінету Міністрів України:

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

5) працівників сфер освіти і науки, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України та відомчими заохочувальними відзнаками МОН:

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

біографічні дані;

6) учасників проєктів та заходів, залучення яких здійснюється за рахунок бюджетних коштів відповідних рівнів бюджету, передбачених законодавством:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про засоби зв’язку;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе;

7) керівників інститутів громадянського суспільства, керівників програм (проєктів, заходів), осіб, які залучені до їх реалізації:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про засоби зв’язку;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

інші дані, які особа добровільно за власним бажанням надає про себе;

8) працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОН:

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

9) здобувачів наукових ступенів та вчених звань, членів спеціалізованих вчених рад, наукових консультантів (наукових керівників), опонентів (офіційних опонентів):

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий підпис;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

дата і місце народження;

громадянство;

стать;

10) кандидатів на заміщення членів Наукового комітету Національної ради України з питань розвитку науки і технологій та Наукової ради Національного фонду досліджень України:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

11) кандидатів на посади голови та виконавчого директора Національного фонду досліджень України:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

12) керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників та осіб, уповноважених на заповнення звітних форм:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

13) заявників на участь у конкурсному відборі наукових, науково-технічних робіт та проєктів, які фінансуються за рахунок зовнішнього інструменту допомоги Європейського Союзу (представники закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств), експертів (представники закладів вищої освіти та наукових установ):

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

14) кандидатів на здобуття державних стипендій видатним діячам науки та державних іменних стипендій найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

15) заявників (фізичні особи) на отримання державного свідоцтва на право проведення наукової та науково-технічної експертизи; заявників (представники закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств, що належать до сфери управління МОН), кандидатів на отримання стипендії Кабінету Міністрів України, іменних стипендій Верховної Ради України та премії Верховної Ради України:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;